Selon l'Agence du revenu du Canada, l’administration fiscale canadienne chargée de gérer la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée, un nom est important. Ne demande pas des crédits d’impôt sur les intrants (CII) qui veut. Vous devez connaître le nom de votre client ou consommateur.
Le nom d’un fournisseur ou du destinataire d’une facture qui ne correspond pas à celui inscrit dans les dossiers de l’ARC est l’une des principales questions liées aux audits de TPS/TVH et raisons pour le refus des CII. Une personne peut demander des CII si elle est inscrite aux fins de la TPS/TVH, réalise des activités commerciales et paie la TPS/TVH à un fournisseur de produits ou services ou des deux. Lorsque l’ARC réalise un audit, elle peut refuser les CII demandés par la personne et émettre une cotisation correspondant au montant demandé au titre des CII, plus des pénalités et intérêts.
L’ARC est très à cheval sur les détails, et les noms sur les factures doivent correspondre à une inscription aux fins de la TPS/TVH du fournisseur (vendeur) ET au nom du bénéficiaire (acheteur, personne responsable d’acquitter la facture) qui demande un CII. Si le nom qui figure sur la documentation à l’appui de la demande ne correspond pas, l’ARC décide régulièrement qu’il n’a pas été satisfait au Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH) et refuse les CII demandés.
Le Règlement sur les renseignements nécessaires à une demande de crédit de taxe sur les intrants (TPS/TVH) exige que les pièces justificatives (facture, reçu, bordereau de carte de crédit, note de débit, livre ou registre de comptabilité, convention ou contrat écrit ou autre document) contiennent, outre d’autres exigences, tous les renseignements suivants :
- le nom ou le nom commercial du fournisseur ou de l’intermédiaire,
- le numéro d'inscription à la TPS/TVH du fournisseur (si la contrepartie pour la fourniture excède 30 dollars canadiens),
- le nom ou le nom commercial du bénéficiaire ou de son mandataire ou représentant dûment autorisé (si la contrepartie pour la fourniture excède 150 dollars canadiens).
Si le nom du fournisseur ne correspond pas au nom qui figure au dossier de l’ARC pour le numéro d'inscription à la TPS/TVH, l’ARC peut alors refuser les CII demandés par le bénéficiaire. Ce dernier est tenu de veiller à ce que le fournisseur ait indiqué un numéro d'inscription à la TPS/TVH valide. Il peut vérifier le numéro d'inscription à la TPS/TVH dans le registre électronique de l’ARC. Vous devez saisir le numéro de TPS/TVH inscrit sur la facture ainsi que le nom du fournisseur. Si le numéro d'inscription à la TPS/TVH et le nom ne correspondent pas au contenu de la base de données de l’ARC, vous en serez informé et vous devriez communiquer avec le fournisseur pour obtenir son nom exact.
Les problèmes surviennent parfois lorsque des sociétés à dénomination numérique « font affaire sous le nom de » ou un nom différent (p. ex., Chez Bob). Le nom légal d’une société qui figure sur ses statuts constitutifs est parfois différent d’un nom commercial. Si le fournisseur n’a pas fourni à l’ARC le nom sous lequel il fait affaire ou son nom commercial, la demande de CII peut se compliquer.
De même, si les pièces justificatives utilisées par un bénéficiaire qui a demandé les CII ne contiennent pas le nom exact, les CII peuvent être refusés. Nous avons vu de nombreux cas où l’ARC refuse un CII, qui est demandé par un inscrit qui a demandé un numéro d'inscription à la TPS/TVH (seuls les inscrits peuvent demander les CII). Parfois, le nom ne correspond pas au numéro d'inscription à la TPS/TVH et l’ARC refuse d’accorder les CII. La personne qui les demande est tenue de veiller à ce que la documentation contienne le nom exact. Si le nom qui figure sur une facture est incorrect, le bénéficiaire devrait demander au fournisseur de corriger la facture.
L’ARC exige que les noms correspondent afin d’éviter qu’une société ne demande des CII d’autres sociétés. Ainsi, si une personne possède plus d’une société et que chacune d’elles demande des CCI pour toutes les factures du groupe de sociétés, l’ARC perdra des revenus fiscaux. Par conséquent, pour garantir que personne ne cumule les CII, l’ARC exige des correspondances précises quant aux noms.
Ceci peut poser un problème aux associés en nom collectif et aux sociétés en commandite. Il est fréquent qu’un associé signe des contrats au nom de la société en commandite. Si le fournisseur fait la facture au nom de l’associé en nom collectif en tant que bénéficiaire au lieu d’y inscrire le nom de la société en commandite, l’ARC pourrait refuser les CII demandés par la société en commandite (qui a généralement procuré les fonds pour entreprendre un projet).
Cyndee Todgham Cherniak est l’avocate fondatrice du cabinet LexSage à Toronto.