Dépenses autorisées et méthodes de remboursement

Formulaire de demande de remboursement

GÉNÉRALITÉS

  1. Toutes les dĂ©penses doivent ĂȘtre comprises dans le budget approuvĂ©.
  2. Remboursement : Veuillez prĂ©senter les rapports de dĂ©pense dans les 15 jours de la rĂ©union, de l’activitĂ©, etc., accompagnĂ©s de la documentation complĂšte. Un reçu doit accompagner toute demande de remboursement, qu’elle soit pour une demande de remboursement des dĂ©penses ou un paiement par carte de crĂ©dit. Les reçus peuvent ĂȘtre numĂ©risĂ©s et transmis par voie Ă©lectronique Ă  condition que le numĂ©ro de TPS/TVH et le montant total soient clairement visibles. Les demandes de remboursement devraient ĂȘtre prĂ©sentĂ©es accompagnĂ©es d’un formulaire de demande de remboursement des dĂ©penses dĂ»ment rempli.
  3. Comités et sections : Financement alloué aux membres des comités de direction seulement.
  4. Téléconférences : examiner, en premier lieu, la possibilité d'organiser des téléconférences au lieu de réunions en personne.
  5. Les rĂ©unions doivent ĂȘtre organisĂ©es par l'entremise du bureau national soixante (60) jours Ă  l'avance.
  6. Les rĂ©unions se dĂ©rouleront lĂ  oĂč c'est le plus rentable.

A. DÉPLACEMENTS SUR DE LONGUES DISTANCES

  1. Voyage et hĂ©bergement : Vous devez utiliser les services de rĂ©servation du service des RĂ©unions de l'ABC et l'agence de voyages de l'ABC (McCord Travel Management); vous pouvez joindre l'ABC au 1 800 267-8860.
  2. Tarifs aériens : Veuillez utiliser les points Aéroplan dans la mesure du possible et minimiser les coûts de transport en utilisant les tarifs aériens d'excursion; la premiÚre classe et la classe affaires et des haltes ne sont pas autorisées. Nous autorisons certaines dérogations à ces directives dans des circonstances exceptionnelles avec approbation préalable seulement - communiquez avec la personne-ressource du bureau national.
    1. RĂ©servations : Les rĂ©servations pour les voyages devraient ĂȘtre effectuĂ©es dĂšs que possible et jusqu’Ă  quatre semaines Ă  l’avance pour obtenir le meilleur prix.​
    2. Changements : Il incombera au membre du personnel ou au bĂ©nĂ©vole d’acquitter personnellement le prix de toute modification effectuĂ©e aprĂšs la rĂ©servation originale causĂ©e par quelque autre motif qu’un besoin de l’ABC, y compris les frais de modification, les Ă©carts entre les coĂ»ts du voyage, les Ă©carts entre le coĂ»t en points, et tout autre coĂ»t connexe.
    3. Bagages : L’ABC couvrira le coĂ»t d’un bagage enregistrĂ© par membre du personnel ou bĂ©nĂ©vole, qui assumera le coĂ»t de tout bagage supplĂ©mentaire.
    4. SĂ©lection de siĂšge : L’ABC couvrira le coĂ»t de la sĂ©lection de siĂšge pour les membres du Conseil d’administration dont les vols excĂšdent trois heures. Tous les coĂ»ts connexes Ă  la sĂ©lection de siĂšge pour les voyages de moins de trois heures sont Ă  la charge du membre du personnel ou du bĂ©nĂ©vole.
  3. AccĂšs au salon : (prĂ©sidence, vice-prĂ©sidence, prĂ©sidence du ComitĂ© des finances, chef de la direction) Le coĂ»t d'accĂšs au salon est appropriĂ© s'il est moins Ă©levĂ© que le coĂ»t du repas Ă©conomisĂ© par cette personne. Ainsi, on s'attend Ă  ce que le coĂ»t d'accĂšs au salon remplace les dĂ©penses liĂ©es aux repas.
  4. Conjoint ou conjointe : Les voyages Ă  l'Ă©tranger peuvent ĂȘtre envisagĂ©s, sous rĂ©serve de l'approbation prĂ©alable de la directrice des Finances pour ce qui est du personnel, Ă  l’exception du ou de la chef de la direction, et par la personne qui prĂ©side le ComitĂ© des finances pour le ou la chef de la direction et les bĂ©nĂ©voles. Si la personne qui prĂ©side le ComitĂ© des finances soumet ce type de demande, elle doit alors obtenir l'approbation prĂ©alable auprĂšs de la prĂ©sidence ou de la vice-prĂ©sidence.
  5. Annulations : Les membres doivent donner un avis suffisant ou bien assumer eux-mĂȘmes les frais d'annulation.

B. REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT

  1. Transport : Tel que réservé et organisé par l'entremise de l'agence de voyages de l'ABC (McCord Travel Management) et défrayé par l'ABC.
  2. Taxi ou service de covoiturage : Dépenses raisonnables, selon les nécessités.
  3. Automobile (personnelle ou en location) : Entre 48 ¢ et 64,5 ¢ par kilomĂštre, selon le tableau ci-dessous, jusqu'Ă  un maximum des meilleurs taux excursion disponibles pour le transport commercial; fournir les originaux des reçus pour l'essence. Ces taux ont Ă©tĂ© adoptĂ©s dans la directive du Conseil national mixte, Ă  laquelle se conforme le Conseil du TrĂ©sor du Canada, et sont en vigueur depuis le 1er octobre 2020. Ils seront mis Ă  jour tous les ans pour reflĂ©ter les taux les plus rĂ©cents avant d'entamer le processus budgĂ©taire.

    Aux fins du calcul de la pleine valeur monétaire, multipliez le nombre de kilomÚtres par le taux de cents/km pour la province ou le territoire de départ/début du déplacement.
    Tableau de taux de kilométrage selon la province ou le territoire
    Province ou territoire Cents/kilomĂštre
    Alberta 47
    Colombie-Britannique 52
    Manitoba 49,5
    Nouveau-Brunswick 50,5
    Terre-Neuve-et-Labrador 54,5
    Territoires-du-Nord-Ouest 59,5
    Nova Scotia 51
    Nunavut 61
    Ontario 55
    Île-du-Prince-Édouard 49
    Québec 52
    Saskatchewan 49
    Yukon 58
  4. Stationnement : Dépenses raisonnables, selon les nécessités.
  5. HĂŽtel : Les tarifs maximums, tels qu’approuvĂ©s au budget approuvĂ©, taxes comprises.
  6. Repas : Les taux maximums allouĂ©s par repas sont indiquĂ©s ci-dessous :
    Les taux maximums alloués par repas
    Repas Taux
    Petit-déjeuner 20,80 $
    DĂ©jeuner 21,05 $
    DĂźner 51,65 $
    RafraĂźchissements 17,30 $
    Ces taux ont été adoptés dans la directive du Conseil national mixte, à laquelle se conforme le Conseil du Trésor du Canada, et sont en vigueur depuis le 1er octobre 2019. Ils seront mis à jour tous les ans pour refléter les taux les plus récents avant d'entamer le processus budgétaire.

    Les reçus pour les repas et les boissons doivent inclure une liste dĂ©taillĂ©e des articles, ainsi qu’un reçu de carte de crĂ©dit. Le reçu ou la demande de remboursement des dĂ©penses doit indiquer les parties prĂ©sentes et le but de la rĂ©union (le cas Ă©chĂ©ant) si le reçu justifie une demande Ă  l’Ă©gard de repas consommĂ©s par plus d’une personne. La politique de l’ABC sur les voyages prĂ©voit une indemnitĂ© journaliĂšre pour les repas. Le ou la chef de la direction exercera son pouvoir discrĂ©tionnaire pour approuver les demandes excĂ©dant les montants maximums prĂ©vus par la politique.

    Accueil de groupes : Permis avec justification raisonnable Ă  l'appui (en lien avec la promotion des affaires de l'ABC) lors de l'accueil d'un groupe de personnes. Les motifs Ă  l'appui doivent ĂȘtre Ă©noncĂ©s au moment de soumettre les reçus et le nom de toutes les parties doit figurer sur le reçu.
  7. Appels interurbains/Télécopies : Aucun remboursement sans justification des fins professionnelles de l'ABC poursuivies.
  8. DĂ©penses relatives aux personnes Ă  charge :  L’ABC remboursera les frais de garde raisonnables, soit de jusqu'Ă  8 $ l’heure pour un enfant ou un adulte Ă  charge (jusqu’Ă  concurrence de 75 $ par jour) et 15 $ l’heure pour deux enfants ou deux adultes Ă  charge et plus (jusqu’Ă  concurrence de 150 $ par jour). Ces tarifs s'appliquent aux dĂ©penses engagĂ©es pour la garde de personnes Ă  charge indĂ©pendamment du genre de service de garde retenu (c'est-Ă -dire, les services d'un Ă©tablissement, d'une nourrice, d'un gardien ou d'une gardienne ou autre). L’ABC remboursera de telles dĂ©penses engagĂ©es par les membres qui sont convoquĂ©s Ă  des rĂ©unions nationales prĂ©vues du Conseil d’administration, de comitĂ©s, de sous-comitĂ©s, de groupes de travail, de sections ou Ă  des projets spĂ©ciaux en soirĂ©e ou au cours de week-ends.

    Les rĂ©clamations relatives aux frais de garde de personnes Ă  charge ne peuvent ĂȘtre prĂ©sentĂ©es que dans les situations oĂč d'autres types de dĂ©penses peuvent ĂȘtre, Ă  juste titre, rĂ©clamĂ©s Ă  l'ABC et toutes les politiques gĂ©nĂ©rales applicables aux demandes de remboursement en raison du travail effectuĂ© pour l'ABC s'appliquent Ă©galement Ă  cette politique.

    Le remboursement des frais de garde ne peut ĂȘtre rĂ©clamĂ© qu'Ă  l'Ă©gard d'enfants Ă  charge et d’adultes Ă  charge.

    Excepté dans le cas d'une autorisation obtenue du trésorier ou de la trésoriÚre, seule une personne extérieure à la famille peut garder les personnes visées par la demande de remboursement des frais de garde.

    La demande de remboursement doit ĂȘtre accompagnĂ©e des reçus relatifs aux frais de garde rĂ©els et chaque reçu doit prĂ©ciser la date et les heures de travail pour chaque journĂ©e, ainsi que le nom et l'adresse du gardien ou de la gardienne de mĂȘme que le nom des personnes gardĂ©es.
  9. Frais accessoires : Frais (exemples : téléphone, télévision payante, lessive, nettoyage à sec) payés par le membre.

C. FRAIS DE BUREAU

  1. Les frais de bureau des membres doivent ĂȘtre soumis au plus tard quinze (15) jours suivant la fin de l'exercice financier, soit le 31 aoĂ»t. Photocopies : 0,10 $ (impressions); tĂ©lĂ©phone (impressions); aucuns frais de secrĂ©tariat; tĂ©lĂ©copie, tarifs de transmission seulement (impressions) - maximum : 0,25 $ par page. Les comptes soumis aprĂšs quatre-vingt-dix (90) jours ne seront pas remboursĂ©s.

UNE APPROBATION PRÉALABLE DOIT ÊTRE OBTENUE AUPRÈS DU COMITÉ DES FINANCES POUR TOUTE EXCEPTION.  POUR DE PLUS AMPLES RENSEIGNEMENTS, VEUILLEZ COMMUNIQUER AVEC LE BUREAU NATIONAL.