Survivre au chaos en période de crise

  • 26 ao√Ľt 2014
  • Robert Patzelt

Table des matières

  1. Introduction et avis de non-responsabilité
  2. Rétablissement après désastre
  3. Plan de rétablissement après désastre
    1. Introduction
    2. Objectif du plan
    3. Le plan
    4. Attitudes requises pour la préparation de plans en prévision de catastrophe
    5. Production du plan
    6. Formation et essais : les clés du succès
  4. Fichiers de secours en cas de désastre
  5. √Čvaluation des risques
  6. Préparation : que faut-il faire faire avant un désastre
    1. Polices d’assurances
    2. Protection physique
    3. Sécurité
    4. Séismes
    5. Préavis
  7. Protection informatique
  8. Faire face au désastre
    1. Indices d’un besoin de counselling ou d’assistance
    2. Aide aux employées, employés
    3. N’oubliez pas les enfants
  9. Rapports avec les assureurs
  10. Protection contre les d√©g√Ęts d’eau
  11. Conclusion
  12. ANNEXE 1: Liste de contr√īle des √©v√©nements possibles et des risques
  13. ANNEXE 2: Liste de ressources d’urgence
  14. ANNEXE 3: Inventaire informatique

1. Introduction et avis de non-responsabilité

« La vie, c’est ce qui vous arrive pendant que vous faites d’autres projets. »

—John Lennon

√Ä notre √©poque, planifier l’impensable est devenu essentiel pour toute entreprise, y compris les cabinets juridiques. En tant qu’avocats et avocates, on nous demande d’aider nos clients et nos clientes dans les moments de d√©tresse et de difficult√©s, mais serions-nous pr√™ts √† faire face √† l’adversit√© si notre cabinet √©tait soumis √† un √©v√©nement ou √† une s√©rie d’√©v√©nements qui entravaient sa capacit√© de poursuivre ses activit√©s normales ?

Cette ressource documentaire est offerte aux membres de l’ABC pour qu’ils puissent √™tre en position de faire face √† toute catastrophe – des probl√®mes informatiques √† la destruction compl√®te de leur bureau.

D√©sastre : √©v√©nement funeste, malheur tr√®s grave; d√©g√Ęt, ruine qui en r√©sulte.

Rétablissement : action de rétablir; remise en fonction ou en vigueur; retour à la santé.

—Le petit Robert, dictionnaire de la langue fran√ßaise, √©dition mise √† jour, Dictionnaires Le Robert, Paris.

Avis de non-responsabilité

Ce document contient des donn√©es, des commentaires, des listes de contr√īle et des tableaux qui ont pour but de minimiser les dommages et les cons√©quences n√©gatives r√©sultant de pertes, en particulier celles qui entra√ģnent des interruptions de service. Il ne s’agit pas d’une analyse compl√®te des th√®mes couverts, et les lecteurs et lectrices ont tout avantage √† entreprendre leur propre recherche et analyse, fonctionnelle, juridique ou autre.

© 2003, Sanddollar Analytics Inc. Tous droits r√©serv√©s. Cette ressource documentaire a √©t√© offerte √† l’Association du Barreau canadien (ABC) sous licence, √† l’intention des seuls membres de l’ABC et participants au FJP en ligne, qui peuvent la visionner, la t√©l√©charger ou la copier √† des fins professionnelles, pour usage dans leur cabinet juridique. Aucune partie de ce document ne peut √™tre transcrite, reproduite ou conserv√©e dans un syst√®me accessible ou traduite dans une langue ou un langage informatique sous toute forme ou par tout moyen, m√©canique, √©lectronique, magn√©tique, optique, manuel ou autre sans le consentement √©crit pr√©alable de Sanddollar Analytics Inc. Toute demande d’autorisation peut √™tre achemin√©e par le biais de l’ABC.

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2. Rétablissement après désastre

Ce document a √©t√© r√©dig√© en 2003, une ann√©e durant laquelle les Canadiens et Canadiennes se sont retrouv√©s √† la merci d’une s√©rie de d√©sastres importants, y compris une √©pid√©mie de SRAS, une panne majeure de courant, des incendies de for√™ts destructeurs dans l’Ouest canadien et l’ouragan Juan dans les provinces atlantiques. Tous ces √©v√©nements sont survenus en moins d’un an et tous servent √† rappeler que nous ne pouvons plus compter que le cours des choses suive toujours le sc√©nario des « affaires comme √† l’habitude ». Un √©v√©nement catastrophique peut se produire en tout temps et souvent, sans avertissement.

En 2001, les √Čtats-Unis ont √©t√© soumis √† l’attaque terroriste la plus d√©vastatrice de l’histoire, et ses effets se font toujours sentir aujourd’hui. L’Association du Barreau de New York estime que des milliers d’avocats et d’avocates ont d√Ľ se relocaliser √† cause de la destruction du World Trade Center.

√Ä part la terrible trag√©die humaine, les √©v√©nements de cette journ√©e fatidique ont eu pour effet de r√©orienter les efforts de redressement, qui avaient jusque l√† port√© principalement sur les technologies de l’information, vers les enjeux de continuit√© des affaires : comment communiquer, comment rester en affaires, comment revenir le plus vite possible aux « affaires comme √† l’habitude ». Voici quelques-unes des le√ßons apprises :

  • Des membres essentiels du personnel peuvent ne pas √™tre disponibles.
  • Les communications – t√©l√©phone, Internet et fax – sont essentielles. Voir LISTE DE RESSOURCES D’URGENCE.
  • Les plans de r√©tablissement apr√®s d√©sastre sont essentiels; ils doivent en outre √™tre mis √† jour, test√©s et conserv√©s en s√Ľret√©, √† l’ext√©rieur du bureau.
  • Les vuln√©rabilit√©s, les forces et les d√©pendances doivent √™tre correctement analys√©es.
  • Les employ√©es, employ√©s, sont essentiels, ainsi que les plans de communications et les moyens d’assurer leur mise en oeuvre. Voir FAIRE FACE AU D√ČSASTRE pour des renseignements additionnels sur l’assistance requise durant les p√©riodes de grand stress.

Plusieurs personnes fonctionnent en croyant qu’une crise, √ßa n’arrive qu’aux autres. D’autres croient que les caract√©ristiques uniques de leur organisation les immunisent contre les cons√©quences n√©gatives d’un d√©sastre. Par exemple, ils peuvent avoir le sentiment que leurs organisations sont trop petites pour subir des cons√©quences graves. De fait, le contraire peut √™tre vrai. Des organisations plus petites peuvent manquer d’√©lan ou poss√©der insuffisamment de redondances pour leur permettre de faire face √† d’intenses pressions.

Des d√©sastres comme les attaques terroristes contre le World Trade Center et la panne massive du mois d’ao√Ľt 2003 font in√©vitablement les manchettes et captent notre attention, mais la majorit√© des d√©sastres sont des « catastrophes tranquilles », comme une panne d’ordinateur ou la perte d’une ou d’un employ√© cl√©. √ätes-vous pr√©par√©s √† affronter de tels impr√©vus ?

Quelles sont les cons√©quences d’une panne informatique majeure pour votre cabinet ? On estime qu’environ 45 pour cent de toutes les pertes de donn√©es d’ordinateur sont caus√©es par des surtensions √©lectriques ou des pannes de courant. On estime que les syst√®mes d’ordinateurs et de t√©l√©communications subissent environ 120 probl√®mes √©lectriques √† tous les mois. Durant un d√©sastre, il y a une augmentation marqu√©e des communications t√©l√©phoniques, qui peut s’accompagner d’une perte simultan√©e des moyens de t√©l√©communications, laquelle peut aussi perturber le fonctionnement normal du cabinet. De plus, les ordinateurs peuvent √™tre menac√©s autrement, notamment par des pannes de quincaillerie, des erreurs de logiciels, des virus et des pirates informatiques, sans oublier le vol. Voir RISQUES POUR LES DONN√ČES.

Quand un incendie endommage ou d√©truit votre bureau, √™tes-vous en mesure d’enclencher rapidement et efficacement les d√©marches aupr√®s de votre assureur ? √ätes-vous en mesure de faire de la facturation et de poursuivre vos activit√©s ? La majorit√© des incendies ont lieu √† l’ext√©rieur des heures normales de bureau (70 pour cent des incendies de bureau se d√©clarent entre 21 heures et 9 heures) quand il n’y a personne pour sonner l’alarme, pour appeler le service des incendies ou pour √©teindre le feu. En se pr√©parant pour les d√©sastres et leurs cons√©quences, il faut surtout reconna√ģtre que les d√©sastres ont des formes vari√©es et que personne n’y est immunis√©. Pour une liste plus compl√®te, voir la LISTE DE CONTR√ĒLE DES √ČV√ČNEMENTS ET RISQUES. Cela dit, une approche proactive √† la planification antisinistre peut aider √† pr√©venir des incidents n√©gatifs, √† minimiser leur impact et √† revenir d√®s que possible et le plus efficacement possible √† la normale.

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3. Plan de rétablissement après désastre

a. Introduction

Un plan de r√©tablissement apr√®s d√©sastre permet d’assurer que les services et produits essentiels soient disponibles durant et apr√®s un incident perturbateur, permettant au cabinet de retrouver ses bureaux, ses donn√©es et ses biens plus rapidement. Parmi les principaux jalons du processus, mentionnons l’identification des ressources n√©cessaires √† la poursuite des affaires y compris le personnel, l’√©quipement, les renseignements, les donn√©es et les autres exigences organisationnelles (aussi appel√©es planification de la continuit√© des affaires). Tout plan de r√©tablissement apr√®s d√©sastre devrait √™tre un processus proactif qui inclut :

  • les mesures √† prendre
  • les ressources √† utiliser, et
  • les proc√©dures √† suivre.

b. Objectif du plan

En bref, vous essayez de :

  • r√©duire les risques de pertes. Un cabinet mettra naturellement l’accent sur les locaux physiques, l’√©quipement informatique, l’√©quipement de communications (notamment le t√©l√©phone, le t√©l√©copieur et l’Internet), les dossiers et documents de clients et clientes, les finances et la comptabilit√©.
  • proposer des moyens rentables de se pr√©parer aux risques. Cela se raccorde √† la couverture d’assurances et, √† plus long terme, r√©duit les frais d’assurances.
  • assurer un r√©tablissement rapide et ordonn√© (√©viter la panique). La communication est essentielle pour rassurer les employ√©es, employ√©s, et clientes, clients, pour contr√īler les rumeurs et g√©rer les relations avec les m√©dias. Si vous contr√īlez la situation et √™tes en position de pouvoir exercer un leadership, les clients et les autres seront rassur√©s et vous appuieront durant la crise.

c. Le plan

Un plan de rétablissement après désastre comprend des solutions de rechange pour la poursuite des affaires et se divise en trois parties chronologiques :

i. r√©ponse √† l’incident

  • prendre charge
    • communiquer avec les services d’urgence au besoin (service des incendies, ambulances, corps policiers, etc.)
  • un plan de notification du personnel et des autres parties int√©ress√©es, telles que les clients, assureurs et fournisseurs
    avertir les membres du personnel de leur r√īle (o√Ļ et quand vous aurez besoin d’eux)
    • communiquer avec les clients pour passer la situation en revue, discuter des dossiers, etc.
    • communiquer avec les fournisseurs
    • enclencher le processus de r√©clamation aupr√®s des assureurs
    • rediriger le courrier, les appels t√©l√©phoniques, etc.
  • identifier les dommages et l’impact potentiel
  • mettre le plan en place et coordonner les ressources

ii. poursuite des services essentiels

  • durant la phase de continuation, la plan aidera √† assurer que les services essentiels soient offerts et que leur interruption soit minimis√©e
  • liste de contr√īle
    • op√©rations bancaires
    • liste de paie
    • espace de bureaux et mobilier
    • √©quipement : ordinateur, imprimante, t√©l√©copieur, photocopieuse, etc.
    • fournitures de bureau : papeterie, cartes d’affaires, etc.

iii. rétablissement et redressement

  • r√©parations et reconstruction

  • red√©ploiement du personnel

  • acquisition des ressources n√©cessaires au r√©tablissement des op√©rations normales

d. Attitudes requises pour la préparation de plans en prévision de catastrophe

Préparez-vous au pire, espérez le meilleur. Le pessimisme constitue un élément clé de tout plan en prévision de désastre. Planifiez en fonction de la pire hypothèse. Voici quelques questions à considérer :

Qu’arriverait-il :

  • si vos documents cl√©s √©taient d√©truits dans un incendie ?
  • si l’acc√®s √† vos bureaux √©tait interdit pour un temps prolong√© ?
  • si un ou plusieurs membres du personnel √©taient bless√©s ou tu√©s ?
  • si vos syst√®mes informatiques tombaient en panne ?
  • si vos clients et clientes ne pouvaient plus communiquer avec vous ?

L’√©laboration du pire sc√©nario est utile. En se pr√©parant au pire, les probl√®mes mineurs peuvent √™tre r√©gl√©s plus facilement. Le pire sc√©nario est celui qui emp√™che le cabinet de poursuivre ses activit√©s, comme un incendie qui d√©truit vos bureaux.

Quelles fonctions et quels membres du personnel sont essentiels ? Pour bien d√©velopper votre plan de r√©tablissement apr√®s d√©sastre, vous devrez passer en revue les t√Ęches de tous les membres du personnel. Qui fait quoi, o√Ļ et quand ? Analysez vos proc√©d√©s d’affaires et estimez le temps qu’il faudra, pour certains d’entre eux, de redevenir fonctionnels. Par exemple, l’acc√®s √† votre registre d’audiences et √† votre calendrier peut √™tre plus critique dans l’imm√©diat que, disons, les services de paie. Une petite organisation peut simplement √©mettre des ch√®ques √† titre d’avances (des montants proches de ceux qui seraient normalement re√ßus) et faire les ajustements √† une date ult√©rieure. Obtenir un espace de bureaux peut √™tre plus difficile que remplacer des ordinateurs perdus. Dans un cabinet d’une ou deux personnes, le ou les membres pourraient continuer √† travailler √† partir de leur domicile, qui pourrait √™tre √©quip√© d’ordinateurs tout √† fait compatibles. Par contre, si votre bureau et votre domicile se trouvent au m√™me endroit et qu’ils sont tous deux d√©truits, votre situation est encore plus p√©nible. Vous avez le fardeau additionnel d’avoir √† r√©gler les questions d’affaires et personnelles en m√™me temps.

Essayez d’identifier les risques auxquels vous pourriez vous trouver confront√©s. Plusieurs exemples ont d√©j√† √©t√© not√©s. Demandez-vous ce qui peut arriver √† votre personnel, √† vos biens mat√©riels et √† vos syst√®mes – juridiques, financiers et techniques. Voyez ce qui peut perturber vos installations, et identifiez les √©l√©ments d’information et de communications essentiels, ainsi que les actions avant-pertes en mati√®res d’assurances et de pr√©vention. √Ä la lumi√®re de ces risques, quel est l’impact potentiel et comment vous pr√©pareriez-vous pour garder votre cabinet ouvert ? Pour une liste plus compl√®te, voir LISTE DE CONTR√ĒLE DES √ČV√ČNEMENTS POSSIBLES ET DES RISQUES.

e. Production du plan

Dans le cadre de vos pr√©paratifs de production d’un plan de r√©tablissement apr√®s d√©sastre, vous devriez :

  • identifier les proc√©d√©s essentiels et les √©ch√©anciers de r√©tablissement. Voir FICHIERS DE SECOURS EN CAS DE D√ČSASTRE.

  • √©tablissez des priorit√©s pour les fonctions de votre cabinet juridique. Ces priorit√©s doivent √™tre fond√©es sur les exigences minimales requises pour r√©aliser des niveaux acceptables de prestation de services et la p√©riode maximale de temps durant laquelle vous pouvez interrompre vos activit√©s sans causer de s√©rieux dommages √† votre situation financi√®re et √† votre r√©putation. Cela inclut une analyse de l’interruption de services pendant des p√©riodes de temps prolong√©es. La perte de revenus, les d√©penses additionnelles et des intangibles comme la perte de r√©putation comptent parmi les autres impacts √† consid√©rer.

  • D√©finissez vos exigences minimales. Quels √©l√©ments sont essentiels au fonctionnement du cabinet ? Que pouvez-vous obtenir temporairement √† l’ext√©rieur ?

  • Prot√©gez le mieux possible vos exigences minimales, du moins celles qui sont justifiables sur le plan financier. Dans chaque plan, il y aura plusieurs lignes de conduite, mais certaines peuvent √™tre peu r√©alistes ou √©conomiquement prohibitives. Dans les organisations plus grandes, un r√©seau redondant pleinement op√©rationnel peut co√Ľter jusqu’√† 3,5 fois plus cher que le syst√®me de base. Pour les petites organisations, ce n’est pas pratique, surtout si des √©l√©ments cl√©s peuvent fonctionner temporairement sur une base de substitution. Par exemple, un petit cabinet peut avoir la capacit√© d’ex√©cuter manuellement ce qui est fait √©lectroniquement. Une grande organisation ne peut se permettre un service de paie manuel, mais un petit cabinet le peut. Peut-√™tre le fait-il d√©j√†. De petits cabinets ont peu (ou pas) de personnel en technologies de l’information. Ils n’ont pas de succursales qui peuvent prendre la rel√®ve.
  • Votre plan doit inclure une documentation √©crite pour les r√©ponses, la continuation et le r√©tablissement.

f. Formation et essais : les clés du succès

Testez votre plan et formez les employ√©es, employ√©s. Il est essentiel que les employ√©s connaissent l’existence du plan et son fonctionnement. Ne testez pas le plan lors d’un v√©ritable d√©sastre : ce n’est pas le temps. Et une simulation de d√©sastre peut co√Ľter tr√®s cher et s’av√©rer tr√®s complexe. Il est cependant possible de tester les √©l√©ments individuels du plan √† diff√©rents moments. Un essai partiel permettra de v√©rifier par exemple si les listes de contacts sont √† jour et pr√©cises, ou de tester la pyramide d’appels qui permet de joindre tous les membres du cabinet, en conformit√© avec le plan.

Des exercices sur papier permettent au groupe de prendre connaissance et de tester des √©l√©ments du plan. Testez chaque d√©marche et tentez de d√©terminer si c’est la d√©marche indiqu√©e, s’il y a une meilleure fa√ßon de l’ex√©cuter et si les actions sont ex√©cut√©es dans la s√©quence opportune. Vous pouvez les comparer √† votre « pire sc√©nario ». Un peu comme les exercices d’incendie √† l’√©cole, vous pouvez cr√©er une fonction similaire dans votre cabinet en testant certains √©l√©ments, comme la restauration de donn√©es des copies de sauvegarde.

M√™me avec un plan, il y a beaucoup √† faire avant un incident. Deux √©l√©ments cl√©s s’adressent aux questions d’assurances. Voir ASSURANCES AVANT PERTES. On peut √©galement favoriser la pr√©vention ou la limitation des d√©g√Ęts. Voir PROTECTION PHYSIQUE AVANT PERTES.

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4. Fichiers de secours en cas de désastre

Cette activit√© a pour but d’assurer la protection et la conservation des renseignements essentiels au r√©tablissement apr√®s d√©sastre. Advenant un arr√™t complet, les fichiers de donn√©es de votre cabinet – listes de clients, de clientes et de renseignements – peuvent avoir plus d’importance et peuvent √™tre plus difficiles √† r√©cup√©rer que les syst√®mes physiques qui les abritent.

Produisez deux ensembles de fichiers de secours contenant vos donn√©es informatiques. Le premier sera conserv√© dans un coffre √† l’√©preuve du feu dans votre bureau, et un second √† l’ext√©rieur du bureau. Assurez-vous que le site ext√©rieur est suffisamment √©loign√© pour qu’un incident ou un d√©sastre local ne d√©truise pas les deux copies de sauvegarde.

Conservez une copie de tous les fournisseurs de services, avec leur nom, leur adresse, leur numéro de téléphone et une personne ressource, pour tous les ordinateurs et équipements essentiels du bureau.

Voici une liste de fichiers importants à conserver dans vos fichiers de secours en cas de désastre :

  • les donn√©es sur la client√®le : noms, adresses, num√©ros de dossiers (pour tous les dossiers ouverts). C’est une bonne id√©e d’avoir un index des dossiers de clients et un index des dossiers conserv√©s √† l’ext√©rieur du bureau. Les renseignements sur les conflits d’int√©r√™t sont √©galement tr√®s importants.
  • le registre d’audiences et l’agenda des avocates et avocats individuels, ainsi qu’une copie de r√©f√©rence pour le cabinet. N’oubliez pas les renseignements √† l’ext√©rieur du syst√®me, dans les assistants personnels num√©riques ou dans les calendriers de poche. Ils pourraient √™tre perdus dans un d√©sastre. VOIR LISTE DE CONTR√ĒLE POUR COPIES DE SAUVEGARDE.
  • les ententes et documents de pratiques et les contrats d’association, y compris les registres de proc√®s-verbaux.
  • les greffiers des diff√©rentes cours et les coordonn√©es du personnel essentiel des principales cours.
  • les noms, adresses, et num√©ros de t√©l√©phone, y compris les cellulaires et les num√©ros au chalet, de tous les membres du cabinet. Les mots de passe pour la messagerie vocale et les ordinateurs, des renseignements m√©dicaux au besoin. Assurez-vous de conserver ces renseignements et les autres fichiers de secours √† des endroits s√Ľrs.
  • les renseignements cl√©s sur les associ√©es, associ√©s, y compris, les NIP, emplacements des testaments, des procurations, des coffrets de s√Ľret√© (contenu, information sur les signataires, emplacement de la clef).
  • les num√©ros d’affaires (p. ex. TPS, TVQ, etc.).
  • les comptes d’affaires et bancaires : noms, adresses, num√©ros de t√©l√©phone, num√©ros de comptes et information sur le signataires y compris la soci√©t√© responsable du service de paie. Les listes de paie, d’avantages, et autres renseignements sur les ressources humaines peuvent √©galement avoir de l’importance. Les comptes fournisseurs, les comptes clients et autres renseignements financiers essentiels sont tout aussi importants.
  • les noms, adresses, num√©ros de t√©l√©phone, num√©ros de polices et contacts pour les assureurs, courtiers et agentes, agents, pour toutes les polices d’assurances : biens, erreurs et omissions, responsabilit√© civile, documents importants, sant√©, invalidit√© et vie.
  • contacts d’urgence (repr√©sentante ou repr√©sentant personnel, m√©decin, comptable et autres) pour tous les avocats, avocates et membres du personnel, y compris les proches √† appeler, les renseignements sur l’√©cole et les soins aux enfants. Pour les avocats pratiquant seuls, il est important d’avoir des avocats suppl√©ants qui peuvent prendre les dossiers en main advenant une blessure ou une maladie.
  • les num√©ros d’enregistrement et de licence de tous les logiciels du cabinet, y compris les logiciels charg√©s au pr√©alable sur les ordinateurs.
  • les num√©ros de s√©rie ou d’enregistrement du mat√©riel de bureau (t√©l√©copieur, scanners, t√©l√©phones, machines √† dicter, etc.) et de la quincaillerie informatique; les noms, adresses et num√©ros de t√©l√©phone des fournisseurs et locateurs; les num√©ros de comptes et de baux (y compris les dates d’expiration).
  • une liste de tous les contrats d’entretien et les renseignements sur les garanties.
  • une liste de tous les achats importants comprenant la date et le prix d’achat (un simple fichier √©lectronique ou un fichier avec re√ßus et factures).
  • une liste des documents de la biblioth√®que et des abonnements.
  • des fonds de caisse et des ch√®ques en blanc. La poursuite des envois de ch√®ques par le cabinet signale que les affaires se poursuivent normalement. Consid√©rez aussi un retrait maximum de votre guichet automatique ou de votre compte bancaire, pour assurer une liquidit√© advenant une interruption des services bancaires durant cette p√©riode critique.
  • songez √† conserver du papier en-t√™te, des enveloppes, et des cartes d’affaires √† l’ext√©rieur du bureau. Comme pour les appels redirig√©s et le paiement des factures avec une r√©serve de ch√®ques, l’emploi ininterrompu du papier en-t√™te laisse entendre que tout est sous contr√īle.

Les gens ont tendance √† mettre l’accent sur les fichiers et dossiers √©lectroniques et souvent, c’est pleinement justifi√©. Mais il est tout de m√™me important de ne pas trop limiter son champ de vision. Les dossiers englobent bien plus que des fichiers √©lectroniques ou des dossiers √©crits. Ils incluent les journaux personnels, des cartes, des plans, des photos, etc. M√™me en passant √† des syst√®mes informatiques modernes, certains cabinets conservent toujours des dossiers archiv√©s dans des classeurs, dont nous avons besoin de temps √† autre.

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5. √Čvaluation des risques

Dans le cadre du processus de r√©tablissement apr√®s d√©sastre, il est utile de pr√©parer un tableau des risques et cons√©quences. C’est un √©l√©ment essentiel de l’identification des vuln√©rabilit√©s. Rien de tr√®s √©labor√© ou complexe : de fait, plus simple est le tableau, plus il sera utile. Voyez ci-dessous quelques exemples. Apr√®s avoir √©num√©r√© les risques, ainsi que leurs probabilit√©s et cons√©quences, on peut se concentrer sur les mesures pr√©ventives et sur le plan de r√©tablissement comme tel.

Voici un exemple d’un tableau d’√©valuation de risques, avec quelques exemples.

Indice de probabilité :

5 - très élevée
4 - élevée
3 - moyenne
2 - contr√īlable
1 - très faible

Indice d’impact :

5 - terminal
4 - dévastateur
3 - critique
2 - contr√īlable
1 - irritant

L'impact des catastrophes et des risques
Risque (incident ou conséquence) Probabilité (élevée à faible) (5 à 1) Impact humain (élevée à faible) (5 à 1) Impact sur les biens (élevée à faible) (5 à 1) Impact sur la pratique (élevée à faible) (5 à 1) Ressources internes Ressources externes Mesures de prévention
Associ√© mort ou gravement bless√© 2 5 N/D 4 Cabinet de deux associ√©es, associ√©s, seulement; elle est responsable de la plupart des dossiers clients et des conseils sp√©cialis√©s en fiscalit√©. Nous pouvons obtenir des conseils en fiscalit√© d’autres cabinets. S’assurer que les clients et clients sont confortables avec les deux associ√©s, associ√©es, pour minimiser les pertes; √©tablir des contacts dans d’autres champs du droit.
Vol d’ordinateurs au bureau 2 (4 pour les portables) 1 4 4 Autres ordinateurs du cabinet et un vieil ordinateur √† la maison; ne suis pas certain si tous les associ√©es, associ√©s, ont les m√™mes donn√©es. Possibilit√© d’achat rapide d’un nouvel ordinateur. S’assurer que tous les ordinateurs du cabinet sont compatibles; sauvegarde r√©guli√®re et compl√®te du syst√®me d’exploitation, des logiciels et des fichiers;
inclure les coordonnées du fournisseur.
Incendie 1 – √©difice moderne, bien prot√©g√© 4 5 5 Bureaux √† domicile Grande disponibilit√© d’espace locatif;
possibilit√© d’acqu√©rir du mat√©riel et des fournitures de bureau
Besoin d’assurances suffisantes;
d’un syst√®me de sauvegarde;
assurer compatibilité des bureaux à domicile.

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6. Préparation : que faut-il faire faire avant un désastre

Avec un peu de planification et un peu de chance, il est possible de limiter les d√©g√Ęts et m√™me d’√©viter carr√©ment un d√©sastre.

a. Polices d’assurances

Examinez votre police d’assurances tous les ans. Plusieurs titulaires ont d√©couvert apr√®s un sinistre que leur police ne couvrait pas ad√©quatement leurs v√©ritables pertes. Une assurance insuffisante pourrait √™tre d√©vastatrice, sur le plan financier.

Passez en revue la liste ci-dessous et discutez-en avec votre conseiller ou votre conseillère en assurances, pour vous assurer que vos besoins sont pleinement satisfaits :

  • D√©terminez quels risques ou causes de perte sont couverts par votre police d’assurance. Consid√©rez aussi des questions comme la valeur de remplacement au lieu de la valeur actuelle, une couverture tous risques comprenant les d√©g√Ęts caus√©s par les inondations, les s√©ismes, les gicleurs et autres d√©g√Ęts d’eau, les co√Ľts de nettoyage et de restauration, et le paiement d’un loyer temporaire. Ils se peut qu’un avenant √† la police ou un endossement sp√©cial soit n√©cessaire pour ajouter ces couvertures.
  • Consid√©rez la valeur de vos biens en cas de perte.
  • Consid√©rez les niveaux acceptables de franchise, et leur impact sur les primes d’assurances.
  • D√©terminez la quantit√© d’assurances (la valeur √† assurer) requise pour √©viter des effets surprises de clauses d’assurance partielle.
  • Consid√©rez un endossement pour couvrir les co√Ľts de mises √† niveau pour vous conformer aux codes existants.
  • Assurez-vous d’avoir une couverture d’assurances pour d’autres √©ventualit√©s, telles :
    • une interruption des activit√©s du cabinet (valeur, dur√©e) pour compenser la perte de revenus (si vous √™tes propri√©taire de l’√©difice, il y a possibilit√© de perte de revenus locatifs)
    • le paiement temporaire d’un loyer
    • des d√©penses additionnelles pour couvrir des co√Ľts extraordinaires (location temporaire d’√©quipement, restauration de donn√©es perdues, employ√©es et employ√©s temporaires additionnels)
    • le nettoyage, la restauration, la d√©molition ou le transport de d√©bris
    • une couverture contre le crime
    • des pannes d’√©quipement
    • des ordinateurs /les m√©dias √©lectroniques
    • des documents importants, y compris le co√Ľt de recr√©er des fichiers
    • l’assurance invalidit√©, sant√© et vie
  • Consid√©rez ce que votre assureur attendra de vous en cas de perte.
  • Consid√©rez le genre de dossiers et de documentation dont vous aurez besoin pour enclencher rapidement et correctement vos d√©marches d’assurances.
  • Si vous avez un bureau √† domicile, songez √† inclure les ordinateurs et autres articles de bureau dans votre police d’assurance de propri√©taire occupant. Consid√©rez aussi la valeur des articles personnels laiss√©s au bureau du cabinet.
  • √Čtudiez la possibilit√© de confier vos assurances maison, biens et automobile au m√™me assureur, pour √©viter des br√®ches dans votre couverture. Notez que les assurances biens ne couvrent pas tous les risques, tels les d√©g√Ęts d’eau, de neige ou de glace, s’ils sont caus√©s par la n√©gligence du propri√©taire ou par une explosion de vapeur (certaines maisons sont chauff√©es √† l’eau chaude).
  • √Čtudiez la possibilit√© d’une assurance parapluie de responsabilit√© civile, pour une somme nominale, afin d’augmenter votre protection contre les sinistres par propagation.

b. Protection physique

Incendies

Les d√©tecteurs de fum√©e et de chaleur sont de bons appareils de gestion des risques. Les d√©tecteurs de chaleur sont pr√©f√©r√©s, √©tant donn√© qu’un incendie entra√ģne une hausse appr√©ciable de la temp√©rature avant de produire de la fum√©e. En utilisant un d√©tecteur de fum√©e, utilisez un bon d√©tecteur √† ionisation , qui aura d√©tect√© des √©l√©ments invisibles dans l’air avant que la fum√©e ne devienne visible. Rappelez-vous aussi de v√©rifier les piles fr√©quemment.

Assurez-vous d’avoir des extincteurs en bon √©tat de fonctionnement, avec une inspection mensuelle et un service annuel. Il est utile, par ailleurs, que tous les membres du personnel soient form√©s, pour savoir comment s’en servir.

Entreposez les produits inflammables, tels les solvants de nettoyage et autres combustibles, dans des cabinets pare-feu.

Interdisez de fumer, sauf dans une aire fumeurs ou √† un endroit d√©sign√© √† l’ext√©rieur.

Inondations et d√©g√Ęts d’eau

Pour vous prot√©ger des d√©g√Ęts d’eau, essayez d’emp√™cher l’infiltration ou les fuites d’eau, et assurez-vous que vos biens sont situ√©s aussi loin que possible des sources possibles de d√©g√Ęts d’eau.

Assurez-vous de bien entretenir le toit et de v√©rifier tout indice d’infiltration d’eau. Les toits plats sont plus vuln√©rables parce que l’eau s’y accumule davantage, augmentant les chances d’infiltration.

√Čvitez les entreposages souterrains ou dans des endroits √† proximit√© de tuyaux d’eau et d’√©gouts.

Faites régulièrement vérifier et entretenir votre système de gicleurs.

Voir PROTECTION CONTRE LES D√ČG√āTS D’EAU.

c. Sécurité

Identifiez clairement les aires fermées au public ou réservées au personnel. Les visiteurs et visiteuses devraient être accompagnés dans ces aires.

Assurez-vous qu’il y ait, dans les aires de r√©ception, un membre du personnel ou un obstacle √† l’entr√©e dans les aires r√©serv√©es au personnel.

La sécurité physique inclut :

  • s√©curiser √† intervalles opportuns et √† la fin de chaque journ√©e les portes, fen√™tres, aires de chargement / r√©ception et autres points d’entr√©e. Il ne faut pas fermer √† clef ou obstruer les sorties d’urgence ou d’incendie.
  • entretenir sur une base r√©guli√®re les syst√®mes de contr√īle d’acc√®s et les syst√®mes d’alarme, et former le personnel et les contractuels externes (p. ex. concierge, etc.) √† bien s’en servir.
  • s’assurer que les employ√©es, employ√©s, ont un endroit o√Ļ mettre sous clef leurs objets de valeur (p. ex. bourses, ordinateurs portables, etc.).
  • s’assurer que les employ√©s qui travaillent √† une heure tardive peuvent se rendre √† leur voiture ou au transport en commun en toute s√©curit√©.
  • s’assurer que les anciens employ√©s rapportent toutes les clefs, cartes d’identit√©, cartes d’acc√®s, et faire les changements n√©cessaires aux serrures et codes d’acc√®s.

d. Séismes

Au Canada, les principales zones sismiques sont situ√©es sur la c√īte ouest et dans la vall√©e du Saint-Laurent, mais un s√©isme peut se produire partout. Voici des actions qui peuvent avoir pour effet de minimiser les dommages r√©sultant d’un tremblement de terre :

  • ancrer au mur les biblioth√®ques et classeurs
  • fixer au mur les chauffe-eau
  • √©tayer les √©tag√®res, les tablettes et autres pour les emp√™cher de basculer
  • fixer les ordinateurs et petits appareils au bureau avec du Velcro ou un produit similaire
  • verrouiller les tiroirs et meubles pour les emp√™cher de s’ouvrir
  • utiliser des vis √† oeilletons ferm√©s pour fixer des articles, tels des tableaux ou des miroirs, aux murs
  • s’assurer que le personnel sache comment trouver et fermer l’eau ou le gaz et installer, avec autorisation, un dispositif de fermeture du gaz.

e. Préavis

Dans certaines situations, si vous √™tes chanceux, vous aurez un pr√©avis d’un d√©sastre tel qu’une inondation, un ouragan ou une interruption ordonn√©e par l’autorit√© civile. Dans ces cas, vous avez l’occasion de vous prot√©ger. Bien s√Ľr une √©vacuation en toute s√©curit√© constitue une priorit√© premi√®re. Consultez votre plan de r√©tablissement apr√®s d√©sastre, √©coutez les bulletins de nouvelles, et prenez les actions pr√©ventives suivantes :

  • Sauvegardez vos fichiers d’ordinateur et emportez autant de donn√©es informatiques et d’√©quipement que possible.
  • Fermez tous les interrupteurs principaux et les entr√©es de gaz. Assurez-vous que vous et votre personnel savez o√Ļ se trouve votre disjoncteur et qu’il est bien √©tiquet√©. Les locataires peuvent ou non avoir la capacit√© de fermer leur alimentation √©lectrique, qui peut faire partie d’un syst√®me plus grand.
  • Placez les objets de valeur dans un endroit s√©curitaire, pr√©f√©rablement ailleurs qu’√† votre bureau, ou √† l’int√©rieur de l’√©difice.
  • Couvrez les biens importants inamovibles avec un plastique √©pais, et attachez le plastique le plus fermement possible.
  • Fixez les objets sans attache et √©loignez-les des portes, des fen√™tres ou des aires vitr√©es.
  • Fermez toutes les portes et fixez les fen√™tres pour r√©duire le danger d’√©clats de verre ou de dommages caus√©s par les pr√©cipitations ou le vent.
  • Laissez le moins possible d’objets sur le plancher.

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7. Protection informatique

Conseils de sécurité informatique

On ne peut insister trop sur l’importance de sauvegarder des logiciels et des fichiers de donn√©es. Faites des sauvegardes √† intervalles r√©guliers et v√©rifiez les copies sauvegard√©es pour vous assurer que les donn√©es sont r√©cup√©rables. Remplacez les bandes de sauvegarde annuellement (pr√©f√©rablement √† tous les six mois). Il existe sur le march√© tout un √©ventail de bandes de sauvegarde √©conomiques et de dispositifs de stockage amovibles. Assurez-vous de tester votre copie de sauvegarde. Voir LISTE DE CONTR√ĒLE POUR COPIES DE SAUVEGARDE. Vous devez apprendre √† vous m√©fier de l’int√©grit√© de votre syst√®me. Rappelez-vous que tous les syst√®mes informatiques sont sujets aux pannes.

Un des probl√®mes des syst√®mes de sauvegarde, c’est qu’ils deviennent d√©suets aussi rapidement que les autres produits informatiques. Les vieux syst√®mes de sauvegarde ne permettent souvent pas de sauvegarder des fichiers ouverts. Ces fichiers doivent √™tre consid√©r√©s, √©tant donn√© que plusieurs programmes de courriels et de programmes ou bases de donn√©es de gestion sont toujours ouverts. Certaines entreprises se sp√©cialisent dans la r√©cup√©ration de donn√©es de bandes et d’√©quipements d√©suets ou de disques durs endommag√©s. Envisagez d’avoir un ordinateur ou un serveur en double avec des logiciels identiques et des capacit√©s de sauvegarde, conserv√©s ailleurs qu’au bureau. Ce peut √™tre une solution pratique pour les avocats, avocates et notaires qui travaillent √† la fois au bureau et √† domicile.

Consid√©rez des logiciels d’« √©criture miroir » (op√©ration d’√©criture s’effectuant simultan√©ment sur l’unit√© de disque en service et sur un disque miroir, en l’occurrence le disque dur) : si vous subissez une panne de serveur, vous pourrez acc√©der aux documents sauvegard√©s depuis 90 jours.

Consid√©rez aussi les technologies de synchronisation des donn√©es ou de duplication. Plusieurs logiciels de gestion de causes permettent d’acc√©der aux registres d’audiences et √† l’information sur les causes quand une ou un avocat est sur la route, mais ils effectuent aussi une synchronisation quotidienne pour s’assurer que plusieurs ordinateurs aient la m√™me information. Ainsi, s’il y a une panne de r√©seau, plus d’un ordinateur a acc√®s aux donn√©es essentielles. Une fois que le serveur est r√©par√© et fonctionnel, vous n’avez qu’√† resynchroniser, un peu comme si vous synchronisez votre ANP avec votre PC.

La protection contre les virus est un outil essentiel de gestion des risques. Achetez un anti-virus et abonnez-vous à un service de mise à jour en ligne. De nouveaux virus sont créés sans arrêt et vous devez vous assurer que votre protection est constamment mise à jour.

Les utilisateurs et utilisatrices d’Internet devraient utiliser un coupe-feu qu’ils devront r√©guli√®rement mettre √† l’essai et r√©parer. Les coupe-feu ont aussi l’avantage de r√©duire le nombre de fen√™tres-pubs irritantes √† votre √©cran.

D√©veloppez et mettez en pratique une politique de conservation des dossiers, ainsi qu’un processus de suppression des fichiers. Un tel processus contribuera √† vous d√©barrasser des vieux courriels embarrassants.

Prot√©gez les mots de passe du syst√®me en les changeant de fa√ßon r√©guli√®re – des cibles en mouvement sont bien plus difficiles √† abattre. Ne donnez pas de mots de passe d’acc√®s √† distance √† d’autres personnes, m√™me √† l’int√©rieur du cabinet, et n’adoptez pas de mots de passe faciles √† deviner (par exemple, votre nom, ou le nom de l’entreprise). Surtout, n’affichez pas les mots de passe √† un endroit o√Ļ ils peuvent √™tre trouv√©s facilement. Certaines personnes conservent leurs mots de passe dans leur porte-monnaie ou dans leur bourse, sur leur bureau ou affich√©s sur le mur. Croyez-le ou non, la plupart des pirates informatiques n’utilisent pas la haute technologie pour obtenir leurs acc√®s. Ils utilisent le t√©l√©phone, ou fouillent dans les poubelles. Avec l’usage de plus en plus r√©pandu de l’acc√®s √† distance, l’int√©grit√© du mot de passe devient encore plus importante. Consid√©rez le cryptage comme moyen de protection accrue.

D√©veloppez des politiques et des proc√©dures de s√©curit√© et v√©rifiez r√©guli√®rement qu’on s’y conforme. Si vous √™tes une ou un praticien solo ou dans un tr√®s petit cabinet, imposez-vous la m√™me discipline que dans un grand cabinet, en changeant fr√©quemment les mots de passe, etc. Vous √™tes tout aussi expos√©s et peut-√™tre m√™me plus vuln√©rables.

Liste de contr√īle pour sauvegardes

Le processus humain :

1. √Ä qui a-t-on confi√© la t√Ęche d’ex√©cuter les sauvegardes ? Assurez-vous qu’elle est confi√©e √† un individu sp√©cifique, y compris √† un suppl√©ant ou une suppl√©ante (pour les moments o√Ļ le premier se trouve en vacances, en cong√© de maladie, etc.).

2. Cr√©ez un ensemble de protocoles. Assurez-vous d’avoir des politiques √©crites sur la mani√®re d’ex√©cuter des sauvegardes (voir le processus ci-dessous). L’id√©al, c’est d’ex√©cuter des sauvegardes tous les jours, √† la m√™me heure, pour d√©velopper des automatismes. Certains programmes permettent de r√©aliser des sauvegardes apr√®s les heures normales de bureau. D√©pendant de l’ampleur de la sauvegarde, le processus peut durer quelques minutes ou quelques heures. Une sauvegarde a pour but de permettre la restauration de donn√©es courantes. Assurez-vous d’avoir des politiques √©crites sur la mani√®re de restaurer les donn√©es et de former des personnes √† cette fin.

3. Votre politique doit assurer l’existence d’un registre √©crit de toutes les sauvegardes. La plupart des programmes de sauvegarde cr√©ent automatiquement un rapport de registres. Examinez le registre p√©riodiquement pour vous assurer que la sauvegarde a √©t√© compl√©t√©e et qu’il n’y a pas eu de probl√®mes.

4. Testez votre syst√®me et votre copie de sauvegarde. Il n’y a qu’une fa√ßon de v√©rifier l’int√©grit√© de votre sauvegarde – c’est de faire une restauration compl√®te. Cela permet de v√©rifier que la sauvegarde est compl√®te, que l’√©quipement est compatible et que le processus lui-m√™me est sain. Tenez un registre des qualit√©s de votre syst√®me, pour pouvoir en trouver un semblable. Rappelez-vous, votre syst√®me informatique peut √™tre endommag√© ou d√©truit et vous aurez besoin de restaurer les donn√©es sur un √©quipement diff√©rent.

5. Testez vos syst√®mes de sauvegarde sur un syst√®me informatique compatible pour confirmer davantage l’int√©grit√© du processus. Voici quelques pistes pour assurer une sauvegarde r√©ussie :

  • Y a-t-il une configuration et suffisamment de m√©moire disponible pour contenir votre base de donn√©es de sauvegarde ? Les r√©glages du serveur peuvent devoir √™tre identiques pour compl√©ter une sauvegarde r√©ussie.
  • Les noms d’utilisateurs, d’utilisatrices, et les mots de passe sur votre serveur sont-ils synchronis√©s avec ceux du serveur sur lequel vous ex√©cutez les restaurations ? Souvent, il y a deux dossiers pour un utilisateur – un au niveau du serveur, l’autre au niveau de la base de donn√©es.
  • Quelles sont les exigences pour rediriger vos utilisateurs vers un serveur diff√©rent ?

Le processus physique :

6. Ex√©cutez des sauvegardes tous les jours. Une sauvegarde quotidienne compl√®te vous assure de donn√©es aussi compl√®tes que possible et qu’au pire, votre cabinet ne perd qu’une journ√©e de travail.

7. Assurez-vous d’ex√©cuter une sauvegarde COMPL√ąTE. Cela inclut les logiciels et les donn√©es.

  • Sauvegardez tout, ne vous limitez pas √† ce qui se trouve sur le serveur. Il faut inclure les donn√©es des portables, des ordinateurs personnels (y compris les ordinateurs √† domicile) et d’autres √©quipements tels que les ANP.
  • Assurez-vous que les fichiers ouverts sont sauvegard√©s. Plusieurs courriels, fichiers de bases de donn√©es et syst√®mes comptables sont toujours ouverts. Des fichiers en usage peuvent aussi √™tre ouverts et impossibles √† sauvegarder. Des logiciels de sauvegarde plus anciens peuvent ne pas sauvegarder les fichiers ouverts.

Les équipements physiques :

8. Utilisez vos bandes en alternance, et n’utilisez pas la m√™me bande √† r√©p√©tition. Utilisez une s√©rie de bandes et prenez la plus vieille bande pour la plus r√©cente sauvegarde. L’avantage des sauvegardes r√©guli√®res et quotidiennes, c’est que si vous souffrez d’une forme de corruption des donn√©es, vous pouvez reculer dans le temps jusqu’au moment pr√©c√©dant la corruption.

9. Remplacez les bandes r√©guli√®rement. Le temps et l’usure sont les ennemis de toute pi√®ce d’√©quipement et les bandes de sauvegarde ne font pas exception. G√©n√©ralement, les bandes doivent √™tre remplac√©es √† tous les six mois. Vous pouvez utiliser ces bandes pour des sauvegardes plus vastes, comme une fin de mois ou une fin d’ann√©e. Envisagez de changer de bandes au moment de passer √† l’heure avanc√©e ou de revenir √† l’heure normale. C’est un bon aide-m√©moire.

Et finalement, le plus important (à part la sauvegarde elle-même) :

10. Assurez-vous d’avoir un lieu d’entreposage √† l’ext√©rieur du bureau pour vos bandes de sauvegarde et vos politiques √©crites. Vous avez tout avantage √† ex√©cuter des sauvegardes entre les ordinateurs et serveurs dans le m√™me bureau, mais cela ne vous servira √† rien si la bande repose sur un meuble d√©truit par le m√™me sinistre qui a d√©vast√© le reste du bureau. Et vous avez besoin non seulement des donn√©es mais aussi des proc√©dures de restauration des fichiers.

Risques pour les données

Les ordinateurs sont omnipr√©sents dans l’exercice contemporain du droit. Leur importance ne les immunise cependant pas aux menaces externes, comme les virus ou les dommages physiques, et internes, comme les pannes de syst√®me. Une panne de disque dur, par exemple, est l’une des pr√©occupations les plus communes et d√©concertantes pour les utilisateurs et utilisatrices d’ordinateurs. Parmi les autres risques, mentionnons :

les pannes de logiciels : Des designs d√©fectueux ou des bogues informatiques peuvent entra√ģner la perte de donn√©es. Par exemple, en sauvegardant un fichier certains logiciels peuvent supprimer un vieux fichier avant de compl√©ter la sauvegarde du nouveau, au lieu de cr√©er un fichier temporaire et de renommer avec le bon nom de fichier apr√®s la sauvegarde. Si, avec ce logiciel fautif, votre ordinateur plante en sauvegardant le fichier, vous pouvez perdre l’ancien et le nouveau.

les virus : Les virus sont des programmes malicieux qui peuvent causer toutes sortes de dommages, y compris la perte de donn√©es et m√™me des dommages aux programmes qui tentent d’√©liminer le virus. Voir VIRUS.

l’erreur humaine : La suppression accidentelle d’un ou de plusieurs fichiers demeure l’une des erreurs les plus communes des utilisateurs. Diff√©rents m√©canismes – fen√™tres de rappel, fonction d’annulation de suppression – existent pour pr√©venir de tels incidents. Malgr√© tout, vous pouvez toujours commettre une erreur en sauvegardant sur un fichier existant, ou perdre un fichier en le renommant. Un conseil : changez l√©g√®rement le nom des √©bauches subs√©quentes – par exemple liste-dr1.doc, liste.dr2.doc, etc. Votre sauvegarde quotidienne peut aussi vous permettre de r√©parer une erreur semblable.

corruption du syst√®me de fichiers : Il y a plusieurs fa√ßons d’endommager ou de corrompre le syst√®me de fichiers, sur le disque dur, contenant les programmes et les donn√©es. Un bon entretien et un balayage r√©gulier du syst√®me de fichiers constituent de bonnes mesures pr√©ventives.

panne de quincaillerie : Votre disque dur abrite la plupart de vos programmes et donn√©es. Par cons√©quent, une panne peut devenir un √©v√©nement tr√®s d√©bilitant. Ce risque justifie les sauvegardes quotidiennes. Des pannes de courant au mauvais moment (par exemple au moment d’ex√©cuter des op√©rations d√©licates sur le disque dur) peuvent entra√ģner la perte de nombreux fichiers. Il existe d’autres causes de pertes de donn√©es, comme les erreurs de m√©moire, etc. Vous n’avez pas besoin d’√™tre une ou un sp√©cialiste de l’informatique pour comprendre l’impact de ces pertes. Il suffit de reconna√ģtre que vos programmes sont √† risque et de mettre en place les meilleures mesures de pr√©vention.

malfaisance humaine : Le vol et le sabotage existent, malheureusement. Votre bureau peut subir une effraction ou votre portable peut √™tre subtilis√© √† l’a√©roport. Une ou un employ√© m√©content peut causer de r√©els dommages. Les sauvegardes n’emp√™cheront pas le vol ou le sabotage mais ouvrent la voie √† une restauration ad√©quate.

Les Virus

Qu’est-ce qu’un virus ?
Un virus est un programme malicieux con√ßu, dans sa forme la plus inoffensive, comme nuisance; dans sa forme la plus invasive, il peut causer des dommages irr√©parables. Les virus peuvent se cacher dans tout programme, sur un CD, sur une disquette, dans des attachements de courriel ou dans des t√©l√©chargements de l’Internet.

Une fois qu’un virus s’infiltre dans votre syst√®me, il peut se copier sur d’autres fichiers et disques accessibles √† l’utilisateur ou l’utilisatrice. Il y a trois grandes cat√©gories de virus : les virus de macro, les virus parasites, et les virus syst√®me.

Les virus de macro ex√©cutent automatiquement des commandes de programmes. Ils se reproduisent tout seuls. Si vous acc√©dez √† un document qui contient un virus macro et que la macrocommande est ex√©cut√©e, l’ordinateur devient infect√© et tout document sur votre ordinateur qui utilise cette application devient infect√©. C’est le type le plus commun de virus et la raison principale de sa propagation, c’est le nombre d’√©changes entre utilisateurs et utilisatrices.

Les virus parasites s’attachent √† des programmes ex√©cutables et quand vous lancez le programme, vous lancez aussi le virus. Votre syst√®me d’exploitation croit erron√©ment que le virus fait partie du programme et lui permet d’acc√©der √† une partie du programme o√Ļ il peut se reproduire, s’installer dans la m√©moire ou lib√©rer sa charge.

Les virus syst√®mes se greffent sur une zone ou un fichier du syst√®me d’exploitation pendant l’op√©ration de d√©marrage d’un ordinateur. Le logiciel de d√©marrage est le premier logiciel install√© dans votre ordinateur et le virus le remplace avec son propre contenu « modifi√© ».

Protection antivirus
Voici quelques mesures de protection à votre disposition :

  • ex√©cutez des sauvegardes de tous les logiciels, syst√®mes d’exploitation et fichiers. Si un virus vous infecte, vous pourrez alors restaurer votre syst√®me.
  • utilisez des logiciels antivirus et mettez-les √† jour r√©guli√®rement. Cela permet √† votre syst√®me de d√©tecter, de rapporter et m√™me, dans certains cas, de d√©truire des virus.
  • soyez prudent quant √† l’origine de vos programmes, donn√©es, etc. Tel qu’indiqu√©, la capacit√© d’infection augmente beaucoup quand les utilisateurs et utilisatrices partagent des fichiers. V√©rifiez la source de toute information :
    • t√©l√©chargez avec soin du Web
    • ouvrez les attachements de courriels avec prudence. N’ouvrez pas les attachements de sources inconnues
    • v√©rifiez les fichiers re√ßus sur des disquettes, etc.
  • songez √† installer un coupe-feu.

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8. Faire face au désastre

En faisant face √† un d√©sastre, les pressions p√©riph√©riques peuvent √™tre aussi destructrices que le d√©sastre lui-m√™me. Consid√©rez non seulement l’effet d’un d√©sastre sur les syst√®mes physiques de votre bureau, mais aussi l’impact sur le personnel et leurs familles imm√©diates. Il est parfaitement normal de s’inqui√©ter pour sa s√©curit√© et pour celle des autres.

Voici quelques actions à prendre :

  1. Ne vous bl√Ęmez pas pour l’√©v√©nement. Reconnaissez que vous serez frustr√© par moments √† cause de votre incapacit√© √† contr√īler tout ce qui se passe autour de vous.
  2. Conservez une routine aussi normale que possible à la maison et au travail. Tentez de limiter les demandes qui ne sont pas directement reliées à votre but de restauration de la normalité pour vous, votre entreprise et votre famille.
  3. M√™me si cela ne vous para√ģt pas facile, essayez de partager vos sentiments avec une autre personne. La col√®re, la tristesse et le chagrin sont des r√©actions normales.
  4. Demande de l’aide, y compris d’autres avocats, avocates, et de conseill√®res et conseillers professionnels. Le Programme d’aide aux juristes de l’ABC est une merveilleuse ressource. Concentrez-vous sur vos forces et vos capacit√©s.
    1. Indices d’un besoin de counselling ou d’assistance

      • les montagnes russes √©motionnelles – facile √† frustrer, sautes d’humeur, pleurer sans motif, culpabilit√© accablante, manque de confiance en soi, d√©pression, tristesse, sentiments de d√©sespoir, nouvelles phobies (p. ex. refus de quitter son domicile, peur des foules, etc.)
      • sympt√īmes physiques – maux de t√™te, douleurs d’estomac, sympt√īmes de rhume ou de grippe, vision t√©lescopique, sons √©touff√©s
      • autres – difficult√©s de sommeil, difficult√© √† communiquer ses pens√©es, confusion, d√©sorientation, difficult√© √† se concentrer et champ d’attention limit√©, consommation accrue de drogues et d’alcool, rendement r√©duit au travail et difficult√© √† maintenir un √©quilibre de vie
    2. Aide aux employées, employés

      Les employées, employés, compteront sur votre leadership et votre appui. Dans une situation de désastre qui touche à plusieurs personnes dans la même région, ils voudront partager leurs préoccupations professionnelles et personnelles. Vous voudrez sans doute envisager :

      • des avances en esp√®ces
      • une continuation des salaires
      • des heures de travail r√©duites ou flexibles
      • « care packages »
      • des th√©rapies
      • des garderies de jour ou des services de garde
    3. N’oubliez pas les enfants

      Les enfants ne r√©agissent pas comme les adultes face √† un d√©sastre. Ils n’ont pas besoin d’y √™tre expos√©s directement. Ils peuvent √™tre affect√©s en voyant un √©v√©nement √† la t√©l√©vision ou en entendant des adultes en parler. Les enfants peuvent √† tout moment ressentir la peur, la confusion et l’ins√©curit√©.

      Il est tr√®s important de r√©pondre √† leurs questions honn√™tement. Ils auront besoin de beaucoup d’encouragement. Limitez les discussions de d√©tails trop crus et assurez-vous de ne pas diminuer leur perception de s√©curit√©. Ils vont int√©rioriser certaines de vos anxi√©t√©s, comme vos pr√©occupations financi√®res. Essayez de maintenir une routine normale √† la maison et √† l’√©cole, et continuez de participez aux activit√©s r√©cr√©atives. R√©duisez temporairement vos attentes scolaires et pr√©f√©rez des t√Ęches m√©nag√®res moins exigeantes.

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9. Rapports avec les assureurs

Informez vos assureurs

Informez les assureurs des pertes et obtenez des conseils avant d’autoriser des r√©parations et des d√©penses d’urgence. Demandez-leur s’ils paieront pour les frais de subsistance (h√ītel, buanderie, etc.) si vous √™tes dans l’impossibilit√© de travailler et de vivre √† domicile, et v√©rifiez si de tels versements ont un effet r√©ducteur sur les paiements pour les dommages aux biens et l’interruption des activit√©s du cabinet.

Réclamations

Conservez un registre des r√©parations temporaires pour pr√©venir des dommages additionnels, et des articles partiellement endommag√©s. Conservez tous les re√ßus, m√™me si vous ne savez pas si la d√©pense est admissible (vous aurez tout de m√™me besoin des re√ßus aux fins d’imp√īt ou de comptabilit√©, m√™me s’ils ne sont pas admissibles √† des fins d’assurances). Mieux vaut jeter un re√ßu ult√©rieurement que de ne pas avoir la documentation.

Advenant que vous soumettiez une r√©clamation pour une interruption des activit√©s du cabinet ordonn√©e par l’autorit√© civile, conservez un registre des communications au sujet des ordres d’√©vacuation, y compris l’auteur de l’ordre, le temps et la date. L’√©vacuation d’une zone par le chef du service des incendies ou le chef de police √† la suite d’un d√©versement chimique constitue un exemple d’une √©vacuation ordonn√©e par l’autorit√© civile. Vous pouvez ne pas recevoir de directive √©crite ou officielle et, dans plusieurs cas, il peut s’agir d’une recommandation d’√©vacuer. Plus vous serez document√©s, meilleures sont vos chances que votre r√©clamation ne soit pas rejet√©e. Comparez vos renseignements avec ceux d’autres entreprises touch√©es de fa√ßon similaire.

Faites une liste des biens endommag√©s ( des photos et des vid√©os sont recommand√©s) et comparez-la √† votre liste avant d√©sastre. Si vous n’avez pas de liste, v√©rifiez aupr√®s des employ√©es, employ√©s, et des associ√©es, associ√©s, et utilisez d’autres sources de renseignements pour rafra√ģchir votre m√©moire (p. ex. regardez de vieilles photos, visitez un bureau similaire, dessinez un plan d’√©tage, allez voir des entreprises de mat√©riel de bureau, etc.). Vous serez surpris du nombre d’articles manquants sur votre premi√®re liste.

Collectez tous les renseignements qui vous aideront √† prouver la valeur des biens d√©truits ou endommag√©s. N’oubliez pas les sources secondaires, comme des factures, des contrats de vente, des re√ßus, et des relev√©s de cartes de cr√©dit.

Reconstruction des dossiers perdus

Si vous n’avez pas une sauvegarde compl√®te de tous ces renseignements, vous devrez peut-√™tre reconstruire l’information manquante ou perdue, qui peut inclure :

  • des dossiers bancaires : rendez-vous √† votre banque ou caisse, chez votre aide-comptable ou comptable. Vous recherchez des ch√®ques, des transactions Internet, des d√©p√īts, des bilans, des documents de pr√™ts.
  • des renseignements sur les clients, clientes et fournisseurs : bilans, re√ßus, commandes, factures.
  • les services de l’imp√īt : les derni√®res d√©clarations et les plus r√©cents jugements

Notification

Il est tr√®s important d’informer sans d√©lai le personnel – c’est une √©tape essentielle de gestion et de contr√īle. Si vous exercez un leadership, ils vous suivront. Acceptez que vous devrez chercher √† gagner du temps.

Communiquez avec les clients et fournisseurs et expliquez-leur votre situation. Vous serez en mesure (selon la gravit√© de la situation) de remplir la plupart ou la totalit√© de vos engagements, m√™me s’il faut en revoir quelques-uns.

Informez vos créanciers de délais de paiement, de factures perdues, etc. Essayez de négocier de nouveaux échéanciers de paiement, ou des réductions ou des reports de frais ou de pénalités.

Demandez à vos utilités publiques de restaurer le service le plus rapidement possible, surtout si votre bureau est inutilisable. Dans une telle situation, les paiements devraient être interrompus.

D√©p√īt d’une d√©claration de sinistre

Rassemblez tous les renseignements sur votre police d’assurance (num√©ros et coordonn√©es des personnes ressources). Ayez recours aux services de votre agente, agent ou courtier d’assurances. Vous avez le fardeau de la preuve, en d√©posant votre r√©clamation. Vous avez donc besoin de bons renseignements et d’une documentation pr√©cise.

Discutez avec l’experte ou l’expert en sinistres du traitement de la r√©clamation. Demandez des paiements provisoires. D√©posez une preuve provisoire de pertes. Lors de d√©sastres majeurs, il peut y avoir des proc√©dures sp√©ciales. Dans certains cas, les assureurs, sur r√©ception de la preuve d’assurance, √©mettent imm√©diatement des ch√®ques pour un certain pourcentage des sommes assur√©es pour acc√©l√©rer le processus de r√©clamation.

Voici quelques questions cl√©s pour votre expert en sinistres ou votre agent d’assurances :

  • confirmation de l’√©tendue de votre couverture
  • confirmation de l’opportunit√© des r√©parations et du nettoyage que vous √™tes sur le point d’entreprendre
  • pr√©occupations au sujet de la reprise des activit√©s
    • quelles d√©penses sont couvertes s’il faut d√©m√©nager √† un autre endroit
    • la couverture pour perte de revenus si vous avez d√Ľ interrompre vos activit√©s √† la suite d’une ordonnance civile
    • la couverture pour perte de revenus, m√™me s’il n’y a pas eu de dommages ou de pertes physiques directs

Aidez l’experte ou l’expert en sinistre √† vous aider. Rendez-vous disponible et donnez-lui un acc√®s rapide et facile aux renseignements dont il a besoin. Une communication et une compr√©hension claires sont importantes. Fournissez une estimation provisoire des dommages et des co√Ľts, y compris une estimation du d√©lai requis pour un redressement complet. Aidez-les √† pr√©voir une r√©serve suffisante pour votre r√©clamation, surtout s’il y a eu interruption des activit√©s du cabinet.

  • Faites une liste pr√©liminaire des d√©marches que vous allez prendre pour une relance partielle ou compl√®te de votre cabinet. Votre plan √©crit de r√©tablissement apr√®s d√©sastre vous sera tr√®s utile : en offrir un exemplaire √† votre expert en sinistres cr√©era une forte impression et aidera ce dernier ou cette derni√®re dans le processus de r√©clamation. Il ou elle verra qu’il ou elle a affaires √† une personne pr√©par√©e et minutieuse.
  • Consid√©rez tous les besoins financiers, y compris la masse salariale et la dette obligataire, qui auront un effet sur le cabinet durant la p√©riode de redressement.
  • Conservez d’excellents dossiers des d√©penses suppl√©mentaires. Il s’agit de d√©penses encourues pour acc√©l√©rer la reconstruction du cabinet, y compris :
    • la location temporaire d’√©quipement de remplacement
    • les frais d’exploitation √† un autre emplacement
    • les frais de d√©m√©nagement
    • des frais sp√©ciaux pour modifier les lignes t√©l√©phoniques, etc.

En r√®gle g√©n√©rale, le calcul des pertes durant une interruption d’activit√©s se fonde essentiellement sur une estimation √† partir des dossiers historiques. Il faut s’assurer que l’estimation de la perte soit raisonnable. Certains revenus de pratique ne sont pas facilement calcul√©s. Par exemple, si une grande partie de vos honoraires provient d’√©ventualit√©s, vos revenus auront tendance √† √™tre moins r√©guliers que ceux d’une ou d’un sp√©cialiste des testaments et successions. Les documents suivants constituent de bonnes sources d’information :

  • les anciens bilans financiers – surveillez de pr√®s vos d√©penses, elles ont tendance √† √™tre plus constantes d’une p√©riode √† l’autre
  • les formulaires d’imp√īt sur le revenu
  • d’autres dossiers de pratique, des factures, des relev√©s de d√©penses, des cartes de cr√©dit, des renseignements bancaires

Prenez des notes durant vos conversations. Confirmez les discussions et les ententes par un suivi √©crit. Comparez vos exp√©riences et vos notes avec celles d’autres personnes dans une situation similaire.

Utilisez vos renseignements, avant et apr√®s pertes, pour vous assurer d’un r√®glement juste et raisonnable. S’il ne l’est pas, parlez-en √† votre experte ou expert en sinistres. Si vous jugez toujours la somme offerte insuffisante, portez le r√®glement en appel et prenez les dispositions requises pour vous donner droit √† des r√©clamations et √† des paiements futurs.

Discutez avec votre conseiller financier de tout traitement spécial auquel vous pouvez avoir droit dans le processus de règlement des pertes.

M√©fiez-vous des d√©cisions prises dans le feu de l’action

Engagez des entrepreneurs de bonne r√©putation, enregistr√©s aupr√®s de la Commission des accidents de travail et poss√©dant une police d’assurance-responsabilit√©. √Čvitez les mauvaises d√©cisions prises dans le seul int√©r√™t de faire √©voluer le dossier plus rapidement. Obtenez des estimations de plus d’un entrepreneur et des contrats √©crits.

Essayez de synchroniser vos paiements et les prestations d’assurances. Assurez-vous qu’un paiement final n’est pas exig√© avant la fin des travaux. Si les pertes que vous avez subies sont r√©pandues dans votre r√©gion, √† la suite d’une inondation par exemple, il se peut que vous ayez plus de difficult√© √† trouver des entrepreneurs et d’autres services.

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10. Protection contre les d√©g√Ęts d’eau

Les d√©g√Ęts d’eau surviennent fr√©quemment, et sont caus√©s par la pluie, les inondations ou des dommages aux tuyaux. Pourquoi insister sur les d√©g√Ęts d’eau ? Parce qu’il est possible de pr√©venir un tel incident, ou d’en r√©duire l’ampleur.

Les d√©g√Ęts d’eau sont le plus souvent caus√©s par des gicleurs, des inondations et de fortes pluies. G√©n√©ralement, les d√©g√Ęts d’eau sont tr√®s salissants et leur r√©paration n√©cessite beaucoup de travaux. Les dommages futurs caus√©s par des moisissures ou des spores de moisissure, qui croissent rapidement dans certaines conditions et qui sont hautement toxiques, ne font qu’ajouter au probl√®me.

Pour limiter les d√©g√Ęts d’eau, il faut d’abord ass√©cher l’√©difice. Vous n’aurez pas beaucoup de succ√®s si vous essayez d’ass√©cher des objets pendant que la structure reste humide. Voici quelques conseils :

  • enlevez tout ce qu’il est possible d’enlever – rideaux, papeterie, etc. Il faudra peut-√™tre enlever les tapis. V√©rifiez le sous-tapis, qui agit souvent comme une √©ponge.
  • trouvez les endroits o√Ļ l’eau a eu la chance de s’accumuler – derri√®re les tablettes, sous les meubles, dans les salles de rangement et les placards. Concentrez d’abord sur les endroits les plus humides.
  • assurez une bonne circulation d’air. Ouvrez les fen√™tres et installez des ventilateurs et des d√©shumidificateurs. Vous pouvez utiliser du carton pour b√Ętir des souffleries simples pour diriger la circulation d’air aux endroits choisis. Essayez de maintenir la temp√©rature entre 10 et 15 degr√©s Celsius, avec un niveau d’humidit√© entre 25 et 33 pour cent. N’essayez pas de chauffer avant d’avoir d√©shumidifi√© et circul√© l’air.
  • couvrez les surfaces √† s√©cher avec un papier absorbant, et changez-le souvent.

S√©chage √† l’air

En s√©chant des livres √† l’air, essayez d’enlever les couvertures en plastique et ins√©rez des essuie-tout √† intervalles r√©guliers dans le livre, mais pas jusqu’au fond, et placez-le debout, avec le bout le plus humide en haut. S’il est impossible de le faire tenir, d√©posez-le √† plat. N’intercalez pas toutes les pages, vous risquez de causer des dommages permanents. Changez les essuie-tout r√©guli√®rement. Plusieurs documents juridiques ont des couvertures √©paisses. Dans ce cas, placez une pellicule √† l’√©preuve de l’eau pour emp√™cher l’humidit√© de s’infiltrer dans les pages int√©rieures. Vous pouvez suspendre des livres, documents, magazines et photos √† une corde, √† moins d’√™tre tr√®s tremp√©s.

Le papier congel√© se conservera pour un maximum de six ans. La cong√©lation commerciale par air puls√© fonctionne le mieux, √† cause de sa capacit√© de r√©duire les temp√©ratures rapidement. Un cong√©lateur horizontal r√©sidentiel avec une temp√©rature de -10 Celsius est convenable pour de petites quantit√©s de documents. √Ä moins qu’ils ne soient extr√™mement tremp√©s, la plupart des articles de papier pourront √™tre restaur√©s √† un niveau acceptable d’humidit√© en moins de 48 heures.

Ne congelez pas des tableaux, des meubles, de la pierre, du verre, de la céramique, des métaux, des photos et des négatifs, ou des objets de bois verni.

G√©n√©ralement, les meubles peuvent √™tre s√©ch√©s √† l’air. Ne frottez pas la salet√© et la boue sur un meuble – il suffit de rincer et de s√©cher.

Plusieurs entreprises peuvent vous aider s’il s’agit d’un nettoyage √† grande √©chelle. Elles ont acc√®s aux √©quipements et aux ressources humaines requises. Vous pouvez vous occuper sans aide d’incidents mineurs.

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11. Conclusion

Pour conclure, il est important de souligner quelques idées :

1. Un plan de r√©tablissement apr√®s d√©sastre n’a rien de magique et ne n√©cessite aucune formation sp√©cialis√©e. C’est comme l’exercice du droit : il requiert une analyse approfondie et de la discipline. On ne pourra jamais trop insister sur la discipline. Un plan doit √™tre d√©velopp√©, consign√© par √©crit et test√©; les utilisateurs et utilisatrices doivent le conna√ģtre et savoir comment l’utiliser.

2. Il n’existe pas de plan parfait. Chacun est diff√©rent. Personne ne peut anticiper tous les √©l√©ments d’un d√©sastre. Un plan trop complexe a toutes les chances d’√™tre ignor√© au moment o√Ļ on en aura le plus besoin. Les mises √† jour seront trop lourdes et le co√Ľt de d√©veloppement d’un tel plan risque d’√™tre prohibitif. Les attributs uniques de chaque organisation entra√ģnent des plans diff√©rents. Commencez avec un plan simple et r√©duite. Tout plan (m√™me imparfait) est meilleur que l’absence de plan.

3. Le but de l’√©ducation, ce n’est pas d’apprendre, mais d’agir. Le but d’un r√©tablissement apr√®s d√©sastre est le m√™me – l’ACTION. C’est un appel aux armes, porteur de confiance et d’outils de leadership applicables aux circonstances les plus n√©gatives. L’ex√©cution de votre plan de r√©tablissement apr√®s d√©sastre d√©pend d’un nombre de facteurs mais la preuve a √©t√© faite, √† maintes reprises, qu’une bonne communication et un leadership font la diff√©rence en situation de d√©sastre.

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ANNEXE I: Liste de contr√īle des √©v√©nements possibles et des risques

La liste ci-dessous d incidents et risques n’est pas compl√®te, mais presque. Vous pourrez trouver que certains d’entre eux ne sont gu√®re pertinents, ou tr√®s lointains. C’est un outil pour vous faire envisager un vaste √©ventail de risques, afin d’assurer une analyse et un plan plus complets.

Activit√© humaine (y compris l’activit√© criminelle)

  • Vol
  • Incendie criminel
  • Bombe et alerte √† la bombe
  • Panne de logiciel (p. ex. virus, cyber-attaques et pirates informatiques)
  • Perte d’employ√©es, employ√©s, avec des t√Ęches, des cl√©s et des codes essentiels
  • Sabotage (clients, clientes, employ√©es et employ√©s m√©contents et autres)
  • √Čmeutes et d√©sordres publics
  • Guerre et insurrection
  • Terrorisme et prises d’otages
  • Perte d’acc√®s – interruption par l’autorit√© civile, temp√™te de neige, gr√®ves ou autres perturbations caus√©es par les communications, le transport ou le secteur des services
  • Erreur humaine caus√©e par l’insuffisance de formation, d’entretien, la n√©gligence, l’inconduite, la toxicomanie ou la fatigue

Désastres naturels

  • Neige, blizzard, verglas, gr√™le
  • Tornade, ouragan et temp√™te de vent
  • Incendie de for√™t
  • Orages violents
  • Inondations
  • S√©cheresse prolong√©e
  • S√©ismes
  • Boue et glissements de terrain
  • Raz de mar√©e
  • √Čruption volcanique

D√©sastres d’infrastructure

  • Incendie ou explosion (d’une source int√©rieure ou ext√©rieure)
  • Dommages par la fum√©e
  • Panne de courant, interruption de carburant ou d’√©nergie
  • Panne de t√©l√©communications
  • Panne de serveur ou de quincaillerie
  • D√©g√Ęts d’eau (inondation, gicleurs)
  • Panne d’approvisionnement en eau
  • Refoulement ou panne d’√©gout
  • Pollution ou d√©versement chimique
  • Effondrement structurel
  • Irradiation

Accidents divers

  • Transport – v√©hicules automobiles, navires, trains, avions
  • Blessures corporelles
  • Transport de produits chimiques ou nucl√©aires
  • Bris d’aqueduc ou d’√©gout
  • Bris de lignes d’√©lectricit√© ou de communications
  • Bris de pipeline

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ANNEXE II: Liste de ressources d’urgence

Il est tr√®s important d’avoir une liste de ressources d’urgence √† votre port√©e. Cette liste devrait inclure les services publics et priv√©s dont vous pourriez avoir besoin. Si une ressource est essentielle, vous avez avantage √† inclure des personnes ou entreprises de rechange, advenant l’impossibilit√© d’avoir recours √† votre premier choix.

CONSEIL : Vous serez surpris et surprise de l’utilit√© de cette liste, qui servira sans doute plus souvent que pr√©vu. Les gens l’ont trouv√©e utile dans toutes sortes de situations qui ne tombent pas dans la cat√©gorie des d√©sastres.

Coordonnées essentielles

  • num√©ros de t√©l√©phone
  • num√©ros de t√©l√©phone cellulaire
  • num√©ros de t√©l√©copieur
  • adresses de courriel
  • autres coordonn√©es (p. ex. chalet, indicatif d’appel de radio pour bateau, etc.)
  • adresses
  • la personne ressource la plus importante
  • mat√©riel ou services fournis (s’il s’agit d’un fournisseur)
  • num√©ros de dossier ou de comptes, au besoin

Votre liste de ressources d’urgence peut aussi inclure :

  • service des incendies
  • ambulances
  • police
  • amis et voisins (qui peuvent offrir une assistance personnelle)
  • plombier
  • √©lectricien
  • serrurier
  • menuisier
  • fournisseur d’√©lectricit√©
  • fournisseur de gaz
  • courtier/agent (ainsi que le nom de la compagnie d’assurances et votre num√©ro de police)
  • autres avocates et avocats (dont l’aide peut √™tre utile)
  • s√©curit√©
  • propri√©taire de l’√©difice ou service de s√©curit√© (au besoin)
  • personne ressource – mat√©riels de bureau
  • personne ressource – ordinateurs
  • personnel de soutien en technologies de l’information
  • m√©dias locaux (radio, t√©l√©, journaux)
  • autres personnes ressources (en conformit√© avec votre plan de r√©tablissement apr√®s d√©sastre)

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ANNEXE III: Inventaire informatique

Créez un formulaire pour vos ordinateurs, périphériques et logiciels et attachez les coordonnées des fournisseurs au formulaire. Conservez une copie de cette documentation avec votre plan de rétablissement après désastre. Il est souhaitable de mettre le formulaire à jour après chaque achat important. Parmi les fournisseurs, il faut inclure les entreprises qui vous ont vendu, loué ou réparé des appareils ou logiciels. Cet outil est très utile quand vous essayez de reconstruire votre bureau. Vous pourrez plus facilement et plus rapidement déterminer ce que vous devez acheter.

Renseignements à inclure :

  • quincaillerie (p. ex. ordinateur, moniteur, imprimante, clavier, etc.)
  • information relative √† la quincaillerie (p. ex. RAM, capacit√© du processeur, m√©moire du disque dur, etc.)
  • p√©riph√©riques (lecteur ZIP, modem, scanner, etc.)
  • logiciels (noter le titre, la version, les mises √† jours et le num√©ro et le nombre des licences)
  • mod√®le
  • num√©ro de s√©rie ou num√©ro d’identification
  • date d’achat / location
  • co√Ľt
  • coordonn√©es des fournisseurs (nom d’entreprise, adresse, t√©l√©copieur, t√©l√©phone, courriel, personne ressource et num√©ro de compte)

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Par Robert Patzelt