La transformation du milieu de travail

Cet article a d’abord paru dans le numéro du novembre/décembre 2013 de National. Reproduit avec autorisation.

Nous sommes en 2013. Est-il temps de commencer à travailler sans se soucier du lieu ou de l’heure?

L’idée qu’un employé travaille où et quand il peut le faire le plus efficacement gagne du terrain — et de solides arguments. Des études démontrent que la latitude de travailler en dehors du bureau accroît la productivité, réduit l’absentéisme et améliore l’équilibre travail-vie personnelle. Dans la récente étude de LinkedIn « What Women Want @ Work », 65 % des répondants disaient souhaiter des conditions de travail plus souples. Parmi les 100 meilleurs employeurs du palmarès de Forbes, 82 % offrent l’option d’un travail flexible.

Dans la profession juridique, où priment les heures facturables et le contact personnel, peut-on adopter un mode de gestion visant à faire travailler les avocats aux endroits et aux moments où ils seront le plus efficaces, privilégiant le rendement plutôt que la présence?

« Les cabinets d’avocats doivent se demander ce qui arrivera s’ils ne suivent pas cette tendance », affirme Robyn Bews, directrice exécutive de WORKshift, entreprise qui se consacre à la transformation du milieu de travail et à la promotion de programmes de travail souples. Les gens ne travaillent plus de la même manière — surtout les jeunes, dit-elle. Toute entreprise qui résiste au changement « risque de devenir une organisation pour laquelle les travailleurs les plus brillants ne veulent plus travailler ».

Alors à moins de vouloir tourner le dos aux « enfants du millénaire » (qui feront 50 % de la population active d’ici 2018), votre cabinet doit offrir des programmes de travail flexibles. C’est ainsi qu’il attirera et conservera des collaborateurs de talent à l’avenir.

Il y a d’autres avantages en jeu. Dans une étude que BMO a réalisée en 2013 auprès de 500 entreprises canadiennes, 65 % des répondants qui offrent une option de télétravail affirmaient qu’elle a un effet positif sur la productivité des employés; 58 % jugeaient qu’elle a amélioré la qualité du travail; et 54 % rapportaient une réduction des frais de bureau et frais généraux.

David Goldenberg, un des fondateurs de VLP (Virtual Law Partners), a constaté que le travail virtuel est efficace pour le genre de services que rend VLP. « Nous avons conçu un cabinet où nous pouvons exploiter la technologie pour nous affranchir des locaux de travail et affranchir nos clients des frais de coûteux bureaux. »

Les avocats sont libres — du moins parfois — de choisir où ils peuvent accomplir leur travail avec le plus d’inspiration, même si c’est en pyjama dans la cuisine. « Qui dit que les meil­leures idées sur­viennent dans un bureau pendant les heures ouvrables?, demande Robyn Bews. Pour moi, les organisations qui parviennent à implanter une culture telle que WORKshift assurent leur avenir. »

Les meilleures applis pour les avocats travaillant à distance

Microsoft Office 365: Excellent pour travailler en collaboration sur des documents Word, en tout lieu.

Insightly: Puissant système — gratuit — de gestion des contacts.

Clio: Assure l’accès facile à tout ce qui est nécessaire à votre travail (affaires, documents, contacts, facturation, agendas et tâches).

Yammer: Réseau social privé permettant d’échanger de l’information entre équipes, peu importe où vous êtes. De nom­breuses entreprises du Fortune 500 l’utilisent.

Box: Permet de conserver et communiquer de l’information en ligne, en toute sécurité. En 2013, Box a annoncé le nouvel outil d’intégration IntApp, permettant aux cabinets de surveiller la sécurité de tout document conservé dans Box.

Dictamus: Appli permettant de dicter un texte et l’envoyer directement, chiffré, à partir de votre téléphone ou tablette. On parle parfois plus vite qu’on n’écrit.

Skype: Un contact personnel virtuel.

Find My Phone / Find My iPhone: Appli permettant de retrouver votre téléphone perdu ou volé.

Le modèle hybride

Le virage virtuel un pas à la fois

Certains domaines de droit se prêtent mieux que d’autres à une plateforme virtuelle. Un modèle hybride a tendance à fonctionner lors­qu’un cabinet ajoute des composantes virtuelles à son mo­dèle traditionnel.

Si l’idée d’entrer dans le monde virtuel vous intéresse, voiici des éléments essentiels à considérer :

Évaluer le modèle en place

Il convient d’examiner les services existants, et tenter de dégrouper les compo­santes pour identifier ceux qui pour­raient être offerts virtuellement. Stephanie Kimbro chez Burton Law propose ensuite « de regrouper les services en les jumelant aux services en ligne d’une manière qui semble raisonnable. »

Sécurité et confidentialité

Il importe d’être diligent dans le choix du fournisseur qui implantera la technologie, dit Kevin West chez Skylaw à To­ronto. « Renseignez-vous sur la sécurité et assurez-vous de remplir les exigences quant aux règles de conduite professionnelle et au maintien de la confidentialité des clients. »

Politiques et procédure

Avant de fournir des services en ligne, il importe de rédiger un manuel de politiques et de procédures définissant l’u­sage de la technologie de sorte que l’in­formation soit acceptée à l’échelle du ca­binet. Faute d’appui et de formation, la mise en œuvre serait difficile, » explique Me Kimbro.

Les conseils des experts

Kevin West, foundateur de SkyLaw

« Aujourd’hui, tout avocat travaille du moins un peu dans un cabinet virtuel, ne serait-ce qu’en utilisant un téléphone intelligent. Il s’agit de déterminer où se trouvent vos clients, combien d’espace il vous faut au bureau et à quel point vous voulez que votre personnel et vos collègues collaborent entre eux. Nous avons trois employés à temps plein et des bureaux, pourtant nous utilisons si bien la technologie que nous sommes agiles et efficaces. Je suis actuellement en Chine, en train de boucler une affaire à Toronto. Sauf le décalage horaire, il n’y a aucune différence pour le client si je travaille sur mon MacBook Air en Chine ou sur mon iMac à mon bureau, parce que tout est dans le nuage. »

Robyn Bews, directrice exécutive, WORKshift

« Vous devez comprendre quelles sont les valeurs de votre organisation, comment vous allez continuer de communiquer vos succès et vos livrables, et comment vous et votre gestionnaire allez vous coordonner. Trouvez une façon de faire savoir à vos collègues que votre absence du bureau ne signifie pas que vous n’êtes pas au travail. Chez nous, nous avons des tableaux blancs où chacun indique quand il travaille à distance; les collègues savent ainsi quand ils peuvent lui envoyer un courriel ou téléphoner. Il est très important de déterminer comment vous continuez d’être accessible à vos collègues. »

David Goldenberg, associé, VLP Law Group (Virtual Law Partners)

« Assurez-vous de bien comprendre ce qu’est la vie virtuelle. Une des choses que nous vérifions quand nous engageons une personne chez VLP est la mesure dans laquelle elle est apte à un travail virtuel d’avocat. Nous voulons par exemple savoir : Est-elle automotivée? Peut-elle travailler de façon autonome? Est-elle à l’aise de ne pas travailler dans un bureau? L’avocat qui envisage cette voie doit se livrer à une véritable introspection. »

Stephanie Kimbro, cabinet juridique virtuel Burton Law

« La gestion du temps et la capacité de travailler de façon indépendante sont vitales. La tech­o- logie est merveilleuse parce qu’elle vous donne la liberté de travailler où et quand vous le voulez – et vous offre différents moyens de communiquer avec vos clients et vos collègues. Mais si vous ne parvenez pas à gérer votre temps et maîtriser la technologie, ce sera improductif. Toute personne qui envisage l’exercice du droit virtuel doit se demander comment elle utilise la technologie et déterminer si ce sera rentable et efficace pour elle. »

Les ressources précieuses

Sites web

Liste de contrôle de l’infonuagique de la Law Society of British Columbia: Cette liste de contrôle indique d’importantes questions qu’un cabinet ou un avocat doit se poser avant d’envoyer des données dans le nuage.

Livres

Online Legal Services for the Client-centric Law Firm par Stephanie Kimbro. Un guide pratique sur le monde des services juridiques en ligne.
  
Workshift: Future-Proof Your Organization for the 21st Century par Jason Morwick, Robyn Bews, Emily Klein et Tim Lorman.

Ce livre présente un plan détaillé pour les organisations adoptant le principe du milieu de travail virtuel et des horaires de travail flexibles.

Katya Hodge est rédactrice auprès National Magazine.