Accorder une place aux représentants juridiques

La Section du droit de l’immigration de l’Association du Barreau canadien exhorte Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada à aborder le grave problème systémique de l’exclusion de la représentation juridique.

Aux dires de la section, le problème « se fait particulièrement sentir dans les changements apportés récemment aux programmes et aux politiques connexes à la pandémie de COVID-19, y compris les décisions de mise en œuvre et les procédures de dépôt en ligne qui n’ont pas dévolu un rôle aux représentants de manière appropriée ».

Le mémoire de la section (disponible uniquement en anglais, toutes les citations qui en sont tirées sont des traductions) énumère plusieurs exemples récents d’exclusion des représentants des nouvelles plateformes numériques, y compris les versions initiales de l’attribution de la citoyenneté en ligne, le renouvellement de la carte de résidence permanente et d’autres portails et plateformes qui n’autorisent pas les représentants juridiques à présenter des demandes au nom de leurs clients. Cette situation est inquiétante pour de nombreuses raisons.

Selon l’une d’entre elles, bien que les représentants puissent aider leurs clients officieusement, « le Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés interdit le recours aux représentants non identifiés pour certains types de demandes ». Il n’est pas non plus acceptable de s’attendre à ce que les demandeurs confient leurs coordonnées d’accès personnel à un tiers, même s’il s’agit d’un représentant auquel ils font entièrement confiance. « Les renseignements exigés pour établir un compte MonCIC sont personnels et exigent des demandeurs qu’ils s’engagent à protéger la confidentialité de leur mot de passe », dit la section.

La section s’inquiète également du fait que bien que les juristes soient assujettis aux règles de la responsabilité professionnelle en matière de conservation et de protection des mots de passe électroniques, « ces règles ne s’appliquent pas aux consultants. La mise en place de nouvelles plateformes encouragera les tiers qui ne sont pas soumis aux mêmes obligations déontologiques que les juristes à effectuer des demandes et à créer des comptes au nom d’autrui ».

L’exclusion des représentants juridiques place les demandeurs dans une position difficile, écrit la section. « Les plateformes numériques ont été conçues pour réduire le temps de traitement et pour accroître l’efficacité. Les demandeurs doivent choisir entre les bénéfices d’un service complet, avec un temps de traitement d’une demande sur papier inévitablement plus long, ou le recours à un processus en ligne conçu pour les demandeurs qui gèrent eux-mêmes leur demande. »

La section souligne l’existence de problèmes récurrents concernant l’accès des représentants juridiques au système Formulaire Web / Demande propre à un cas et au Centre de soutien à la clientèle. Le système Formulaire Web / Demande propre à un cas est un moyen efficace pour mettre à jour ou déposer des documents et, eu égard aux difficultés causées par la pandémie pour certains bureaux d’IRCC et certains centres de soutien à la clientèle, le système Formulaire Web est fréquemment le seul moyen de communiquer avec un fonctionnaire d’IRCC. L’exclusion des représentants juridiques du système Formulaire Web les empêche de représenter activement leurs clients.

Un droit essentiel à la représentation juridique

Les processus juridiques liés aux programmes d’immigration et de statut de réfugié peuvent avoir des répercussions à long terme sur les particuliers. « Ainsi, des conclusions selon lesquelles le demandeur a fait de fausses déclarations peuvent nuire aux autres demandes de cette personne dans le domaine de l’immigration, à son admissibilité, et à l’admissibilité future des membres de sa famille », dit la section. Il est d’une importance capitale de veiller à ce que les plateformes soient conçues de manière à accorder un accès aux représentants juridiques des particuliers pour qu’ils puissent conseiller et guider leurs clients de manière appropriée.  

Lorsque les représentants juridiques n’ont aucun moyen d’accéder aux plateformes au nom de leurs clients, cela oblige les demandeurs à aller de l’avant en l’absence de représentation juridique, ce qui, dit la section, « est injuste du point de vue procédural et peut constituer une atteinte à la justice fondamentale. Cela peut conduire à des résultats préjudiciables, particulièrement pour les clients vulnérables qui sont également confrontés à des obstacles culturels et linguistiques ».

Les demandeurs racialisés, qui ont plus de risques de faire face à ces obstacles, subissent les conséquences de cette situation de manière disproportionnée, tout comme c’est le cas des demandeurs comme les personnes aînées, qui ont un accès limité à la technologie et dépendent de l’assistance de professionnels pour accéder aux plateformes et obtenir divers formulaires.

« Les relations entre représentant et client sont fréquemment des relations de longue date fondées sur une profonde confiance », dit la section. « L’accès à des conseils juridiques est un processus pluridimensionnel qui exige une attention et un soutien permanents. Il ne devrait être compromis en aucun cas, même en raison de l’évolution de la technologie. L’atteinte au droit des personnes de se prévaloir de l’aide d’un juriste pour effectuer une demande peut aussi conduire à un contentieux à la fois inutile et onéreux; contentieux qui compromet encore davantage l’accès à la justice. »

Améliorer l’efficacité en amenant les représentants juridiques à participer au processus dès son ouverture

La section reconnaît que certaines des nouvelles plateformes qui excluent les représentants sont « des produits dont la viabilité est limitée » et qui doivent être mis à jour. « Toutefois, le fait de limiter l’accès des représentants juridiques à la première version d’une nouvelle plateforme réduira probablement l’adoption d’un nouveau programme, allant ainsi à l’encontre de certains des objectifs d’IRCC. »

La section illustre son propos avec l’exemple d’un portail créé en 2016 pour le dépôt en ligne des demandes d’étude d’impact sur le marché du travail destiné aux employeurs. « Parce qu’aucun rôle n’y avait été créé pour les juristes, nombreux étaient les employeurs qui ne faisaient pas confiance au système, qui n’a été utilisé que rarement jusqu’à récemment lorsque Service Canada a créé un portail spécifique pour les représentants juridiques. L’adoption généralisée de son utilisation a rapidement suivi alors que les employeurs apprenaient à faire confiance au système. Si la version initiale du système avait donné une place aux représentants juridiques, plus nombreux auraient été ses utilisateurs, ce qui se serait traduit par un traitement des demandes beaucoup plus efficace depuis des années. »

L’enseignement à tirer de cela, selon la section, c’est que « pour qu’une nouvelle technologie visant le client soit adoptée avec succès, les représentants juridiques devraient être inclus dès le départ. »