1. Nom
Cette Conférence de L’Association du Barreau canadien (L’Association) a pour nom le Programme d’aide aux juristes (PAJ).
2. Objets
Le Programme d’aide aux juristes (PAJ) reconnaît que les problèmes personnels, les questions de santé mentale et l’accoutumance à des substances altèrent en profondeur la capacité d’une personne à fonctionner sur les plans personnel et professionnel. Il incombe à la profession juridique d’aider ses membres et leurs familles qui vivent, ou risquent de vivre, de telles difficultés.
Les objectifs de ce Programme consistent à :
a) Promouvoir, appuyer et aider la création et la continuation de programmes provinciaux, territoriaux et locaux conçus pour reconnaître et circonscrire les problèmes de consommation d’alcool, de drogues ou d’autres substances chimiques ainsi que le stress, le surmenage et autres problèmes personnels et emotionnels et de contribuer à la réadaptation des étudiant(e)s en droit, des avocat(e)s, des notaires, des juges et des membres de leur personnel–cadre, à l’aide de la prévention, de la prévention des pertes et du bien-être.
b) Coordonner la collecte et l’échange de renseignements entre les divers programmes locaux et fournir l’information technique et professionnelle à ces programmes locaux.
c) Sensibiliser la profession, à l’échelle nationale, aux conséquences des problèmes de consummation d’alcool, de drogues ou d’autres diverse substances chimiques ainsi que le stress, le surmenage et autres problèmes personnels et emotionnels et fournir l’aide requise aux programmes locaux et aux divers organismes de réglementation professionnelle relativement à ces problèmes, ainsi qu’au contrôle et à la guérison et la réhabilitation de ces personnes.
3. Membres et Affilié(e)s
Ce règlement a été adopté sous réserve de la constitution et aux règlements de L’Association.
3.1 Tout membre en règle de L’Association intéressé par les objectifs et les activités du PAJ est admissible à adhérer au PAJ.
3.2 La demande d’adhésion au PAJ doit respecter les modalités prescrites par L’Association et être accompagnée du paiement intégral des frais d’adhésion exigés.
3.3 Affilié(e)s
Les particuliers, les sociétés commerciales, les cabinets ou autres organisations intéressés par les objectifs et les activités du PAJ, non admissibles à adhérer à L’Association, mais répondant aux critères fixés à la discrétion du conseil du PAJ, peuvent devenir affiliés du PAJ.
3.4 Les affilié(e)s ont le droit d’assister aux réunions du PAJ et de participer à ses activités et disposent d’une voix délibérative au sujet des activités du PAJ sans droit de vote, ils ont également le droit d’occuper un poste de dirigeant(e), ou de proposer ou d’appuyer des résolutions.
3.5 La demande de statut d’affilié(e) au sein du PAJ doit être faite selon les modalités prescrites par L’Association et accompagnée du paiement intégral des frais d’adhésion exigés, et dans le cas d’un demandeur qui n’est pas un particulier, du nom de la personne choisie pour représenter l’organisation au sein du PAJ.
3.6 La demande de statut d’affilié(e) doit être examinée par le conseil du PAJ et approuvée par vote majoritaire du conseil. Le renouvellement d’affiliation se fait à la demande de l’affilié(e), sous réserve de l’approbation du conseil.
3.7 Les frais d’affiliation au PAJ sont identiques à ceux applicables aux membres associés de L’Association, payables au moment de l’inscription et ensuite chaque année à l’avance.
3.8 Tout(e) affilié(e) dont les frais d’adhésion annuels sont échus depuis cinq mois cesse d’être membre ou affilié(e) du PAJ.
4. Recrutement et participation
4.1 Le conseil d’administration du PAJ s’efforce de recruter des membres ou des affilié(e)s auprès des programmes d’aide aux juristes dans chaque province et territoire et auprès de chaque conférence nationale, section nationale et de division au sein de L’Association et les encourage à participer aux activités du PAJ.
4.2 Le conseil d’administration du PAJ s’efforce de recruter des membres et des affilié(e)s qui représentent la diversité des membres de L’Association et les encourage à participer aux activités du PAJ.
5. Conseil d’administration
5.1 Composition
Le conseil d’administration du PAJ est composé de neuf administrateur(trice)s, comme suit :
(a) six administrateur(trice)s, dans la mesure du possible, représentent les régions suivantes :
i) la Colombie-Britannique;
ii) l’Alberta, les Territoires du Nord-Ouest et le Yukon;
iii) la Saskatchewan, le Manitoba et le Nunavut;
iv) l’Ontario;
v) le Québec; et
vi) les provinces Maritimes.
(b) un(e) administrateur(trice) nommé(e) par le Forum des juges canadiens;
(c) un(e) administrateur(trice) nommé(e) par L’Association d’assurances du Barreau canadien; et
(d) le(la) directeur(trice) général(e) du PAJ, qui est un(e) administrateur(trice) non votant(e).
5.2 Pouvoirs
Le conseil d’administration veille à ce que le PAJ atteigne ses objectifs et possède les pouvoirs et responsabilités nécessaires à la supervision et au contrôle des affaires du PAJ.
5.3 Comités
Le conseil d’administration peut nommer les comités, avec les membres, les responsabilités, le mandat et le quorum qu’il juge nécessaires ou souhaitables. Au moins un membre de chacun de ces comités est un(e) administrateur(trice).
5.4 Rémunération Les administrateur(trice)s autres que le(la) directeur(trice) général(e) ne reçoivent aucune compensation ou rémunération pour leurs services à titre d’administrateur(trice)s, mais peuvent obtenir le remboursement des dépenses encourues dans l’accomplissement de leurs fonctions.
6. Dirigeant(e)s
6.1 Les dirigeant(e)s du PAJ sont le(la) président(e), le(la) vice-président(e), le(la) secrétaire-trésorier(e) et le(la) président(e) sortant(e).
6.2 Responsabilités des dirigeant(e)s
Le(La) président(e) est l’administrateur(trice) général(e) du PAJ. Il(Elle) préside toutes les réunions du PAJ et du conseil et, sous réserve des directives du conseil, supervise le travail de tous les comités formés par le Conseil. Le(la) président(e) prend toutes les mesures nécessaires pour promouvoir les politiques adoptées par L’Association, le PAJ et son conseil d’administration.
Le(La) vice-président(e) assume les responsabilités du(de la) président(e) en son absence. Il(elle) accomplit les tâches que peuvent lui assigner le(la) président(e) ou le conseil.
Le(La) secrétaire-trésorier(e) consulte et aide les dirigeant(e)s dans l’accomplissement des tâches du conseil et veille à la tenue exacte des dossiers, procès-verbaux et rapports financiers.
Le(La) président(e) sortant(e) assiste les dirigeant(e)s dans accomplissement de leurs fonctions selon ce que ceçi juges approprié.
7. Durée du mandat
7.1 Les administrateur(trice)s, qui ne sont pas dirigeant(e)s, sont élu(e)s pour un mandat de deux ans et peuvent ensuite être réélu(e)s pour deux mandats supplémentaires, durant une période maximale de six ans.
7.2 L’entrée en fonctions pour un poste du PAJ a lieu par voie d’élection au poste de secrétaire-trésorier(e). Par la suite, le(la) dirigeant(e) destitué(e) de ses fonctions occupe chacun des postes jusqu’à celui de président(e) sortant(e).
7.3 Le mandat des dirigeant(e)s et autres administrateur(trice)s débute dans le cadre de la réunion annuelle du PAJ, se poursuit pendant deux ans et se termine dans le cadre de la réunion annuelle.
8. Candidatures et élections
8.1 Un comité des candidatures composé du(de la) président(e)(à titre du(de la) président(e) du comité), du(de la) vice-président(e) et du(de la) président(e) sortant(e) nomme au moins un membre au poste de secrétaire-trésorier(e) (qui peut déjà être administrateur(trice)) et au moins un membre pour chaque poste d’administrateur(trice) dont le mandat vient à expiration. Les candidatures sont annoncées aux membres du PAJ par courrier régulier, télécopieur ou courriel au moins 90 jours avant la tenue de la réunion annuelle du PAJ. Les membres du PAJ peuvent proposer d’autres candidatures, par écrit, au(à la) président(e) avant la réunion annuelle ou sur place, lors de la réunion annuelle.
8.2 Le Comité des candidatures tente de déployer le maximum d’efforts pour nommer des membres qui représentent les différentes régions géographiques du Canada et reflètent la diversité des membres de L’Association. Le Comité des candidatures sollicitera des candidatures auprès du(de la) président(e) de chaque programme d’aide aux juristes correspondant d’une division de L’Association.
8.3 L’élection aura lieu lors de la réunion annuelle du PAJ. Chaque membre présent à la réunion annuelle a un droit de vote. Le(la) président(e) compte tous les votes. Le(la) candidat(e) qui recueille la majorité des votes pour le poste de secrétaire-trésorier(e) est élu(e) à cette fonction. Si le premier tour de scrutin ne recueille pas un vote majoritaire, on procèdera à un deuxieme scrutin afin de choisir parmi les deux candidat(e)s qui ont obtenir le plus de votes. Les candidat(e)s ayant recueilli le plus grand nombre de votes pour un poste d’administrateur(trice) seront élu(e)s à cette fonction.
9. Postes vacants
9.1 Lorsqu’un poste d’administrateur(trice) ou un autre poste au sein du conseil d’administration devient vacant, en raison d’un décès, d’une démission ou d’une destitution, les autres administrateur(trice)s peuvent décider par vote majoritaire de combler ce poste jusqu’à la prochaine réunion annuelle du PAJ.
10. Destitution
10.1 Tout dirigeant(e) ou administrateur(trice) peut être démis(e) de ses fonctions pour avoir manqué aux devoirs de sa charge à l’issue d’un vote majoritaire du conseil. Le(la) directeur(trice) général(e) doit envoyer un avis de l’intention de proposer la destitution du(de la) dirigeant(e) ou de l’administrateur(trice) au conseil au moins 30 jours avant la réunion. Le(la) dirigeant(e) ou l’administrateur(trice) visé(e) par cette destitution doit avoir la possibilité de s’exprimer sur cette proposition ou d’être représenté(e) par un(e) avocat(e) lors de la réunion, après le dépôt de la motion de destitution mais avant la tenue du vote. Le vote a lieu par scrutin.
10.2 Si la motion de destitution est présentée dans le cadre d’une téléconférence du conseil, le vote doit être tenu par scrutin après la réunion. Les bulletins de vote sont envoyés par le(la) directeur(rice) général(e) qui les retourne ensuite par télécopieur ou courriel en indiquant une date de retour au moins 15 jours à compter de la date d’envoi des bulletins de vote.
11. Réunions du conseil d’administration
11.1 Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par année. Une réunion du conseil doit se tenir immédiatement avant ou après la réunion annuelle du PAJ. Les autres réunions du PAJ peuvent se dérouler au moment et au lieu déterminés par le(la) président(e) ou le conseil d’administration. Les réunions peuvent se dérouler par téléconférence ou par d’autres moyens permettant à tous les participant(e)s à la réunion de s’entendre et de communiquer entre eux(elles).
11.2 Le(la) président(e) envoie un avis de l’heure, du lieu et du but général de la réunion à chaque administrateur(trice), au moins 10 jours avant la tenue de la réunion par courrier régulier, télécopieur ou courriel.
12. Réunions des dirigeants(e)s
12.1 Les dirigeant(e)s peuvent se réunir en personne ou par téléconférence pour régler des affaires qu’ils(elles) jugent nécessaires.
12.2 Le(la) président(e) envoie à chaque dirigeant(e) un avis indiquant l’heure et le but général de la réunion au moins trois jours ouvrables avant la date de la réunion, par télécopieur ou par courriel.
13. Réunions des membres
13.1 Réunion annuelleLe PAJ tient une réunion annuelle de concert avec le congrès annuel de L’Association. Le(la) président(e) envoie aux membres et aux affilié(e)s du PAJ un avis indiquant l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion au moins 30 jours avant la réunion, par courrier régulier, télécopieur ou courriel.
13.2 Réunions extraordinaires
Le PAJ peut tenir une réunion extraordinaire sur convocation du(de la) président(e). Le(la) président(e) doit convoquer une réunion extraordinaire suite à la réception d’une demande signé d’un moins 10% des membres du PAJ en précisant l’objet de la réunion. Le(la) président(e) envoie un avis de l’heure et du lieu de la réunion extraordinaire, ainsi que la nature des affaires qui y seront traitées ainsi qu’un nombre de renseignements suffisant pour permettre aux membres de se former une opinion éclairée sur les affaires à traiter, aux membres et affilié(e)s du PAJ dans un délai de 30 jours avant la tenue de la réunion, par courrier régulier, télécopieur ou courriel.
13.3 Quorum Au moins six membres du PAJ présents lors d’une réunion constituent un quorum pour l’administration des affaires.
14. Directeur(trice) général(e)
14.1 Le conseil d’administration peut recommander au(à la) directeur(trice) exécutif(ve) de L’Association la candidature d’un(e) directeur(trice) général(e) du PAJ afin d’administrer les affaires du PAJ au quotidien. Le(la) directeur(trice) général(e) du PAJ relève du conseil d’administration et il est responsable de ses actes envers le(la) président(e) entre les réunions du conseil d’administration. Le(la) directeur(trice) général(e) se charge de mener à bien la mission, les objectifs et les politiques du PAJ et accomplit les devoirs et les fonctions que lui assigne le conseil d’administration.
15. Représentation de la position de L’Association
15.1 Toute mesure prise par le PAJ doit recevoir l’approbation du Bureau d’administration de L’Association avant d’être exécutée à titre de décision de L’Association. Toute résolution ou recommandation adoptée ou mesure prise par le PAJ, à la demande du conseil d’administration du PAJ, doit être soumise, par le(la) président(e) au Bureau d’administration de L’Association, afin qu’elle devienne une décision de L’Association.
16. Modifications
16.1 Le présent règlement peut être modifié, abrogé et remplacé par tout règlement, par un vote majoritaire des membres du conseil d’administration et confirmés par résolution des membres du PAJ dans le cadre d’une réunion annuelle ou d’une réunion extraordinaire convoquée à cette fin. Ces modifications entrent en vigueur à compter de leur adoption d’une résolution par le Conseil de L’Association.