Annexe: Association canadienne des conseiller(ère)s juridiques d'entreprises - règlements

Nom

Cette conférence est connue sous le nom de l'Association des conseiller(ère)s juridiques d'entreprises (une conférence de L'Association du Barreau canadien) [« l'ACCJE »].

Objet

L'ACCJE a pour objet :

• de fournir une tribune nationale aux conseiller(ère)s juridiques d'entreprises, qui sont engagé(e)s activement dans l'exercice du droit au nom de personnes morales, d'entreprises commerciales, d'associations ou institutions, d'organisations à but non lucratif, d'instances ou agences gouvernementales ou réglementaires, de sociétés de la Couronne ou des corporations municipales, afin de promouvoir le développement de leurs compétences professionnelles et la poursuite de leur carrière en tant que conseiller(ère)s juridiques d'entreprises.
• de mieux faire comprendre et reconnaître le travail et le rôle professionnel des conseiller(ère)s juridiques d'entreprises;
• de fournir des produits et services destinés à aider ses membres réguliers à assumer leur rôle de conseiller(ère)s juridiques d'entreprises et à permettre à ses membres associés à participer et réseauter avec ses membres réguliers;
• de parrainer et appuyer des séminaires et autres rencontres et de publier et promouvoir des publications qui contribueront à l'avancement de la formation professionnelle de ses membres; et
• d'entreprendre toutes activités légales, dans le cadre de ces objets, à moins que ces activités ne soient interdites par ces Règlements ou par les Règlements de L'Association du Barreau canadien (« L'ABC »).

Membres et cotisations

Peut être membre régulier de l'ACCJE quiconque:

• est membre actif de L'ABC et n'offre pas de services juridiques au public; et
• fournit des services juridiques, à titre d'employé(e) d'une personne morale, d'une entreprise commerciale, d'une association ou institution, d'un organisme sans but lucratif, d'une instance ou agence gouvernementale ou réglementaire, d'une société de la Couronne ou d'une corporation municipale.

Un membre associé est un membre actif ou membre spécial de L'ABC qui n'est pas admissible aux termes de l'article 3.1.

Le Conseil d'administration peut, avec l'appui des deux-tiers de ses membres et l'approbation du Conseil de L'ABC, établir d'autres catégories de membres de l'ACCJE.

Droits des membres

• Seuls les membres réguliers ont droit de vote aux réunions ainsi que pour l'élection des membres du Conseil d'administration.
• Aucune autre catégorie de membres n'est autorisée à voter.
• Le Conseil d'administration peut fixer les droits, privilèges et conditions d'adhésion accordés aux membres de chaque catégorie, pourvu qu'ils ne soient pas incompatibles avec les présent Règlements.

Le Conseil d'administration peut :

• établir la procédure régissant les demandes d'adhésion ainsi que la procédure de retrait à un membre, de sa qualité de membre, pour non-paiement des cotisations ou pour toute autre cause; et
• fixer les conditions d'adhésion de chaque candidat(e) et approuver ou rejeter toute demande d'adhésion.

Le Conseil d'administration peut fixer les cotisations d'adhésion de ses membres, tel qu'approuvé par le Conseil de L'ABC. Les cotisations sont payables au moment de l'adhésion et par la suite, le premier jour de chaque mois dont la date de facturation correspond à la date à laquelle ils ont adhéré à L'ABC.

Conseil d'administration

Le Conseil d'administration de l'ACCJE se compose des 23 membres (« administrateur(trice)s ») suivants:

• le(la) président(e);
• le(la) vice-président(e);
• le(la) trésorier(ière);
• le(la) directeur(trice) exécutif(ve) de L'ACCJE/secrétaire du conseil, qui agit à titre d'administrateur(trice) de droit non votant(e);
• une personne nommée par le Bureau d'administration de L'ABC (« représentant(e) de L'ABC »);
• un(e) membre régulier qui est aussi admissile à devenir membre de la Conférence des jeunes avocat(e)s et notaires de L'ABC (« représentant(e) des jeunes juristes »);
• seize administrateur(trice)s régionaux(ales), comme suit:
  • cinq de l'Ontario;
  • deux de la Colombie-Britannique et du Yukon;
  • deux de l'Alberta (dont l'un(e) du nord et l'autre du sud);
  • deux du Québec;
  • un(e) de la Nouvelle-Écosse;
  • un(e) du Nouveau-Brunswick;v
  • un(e) de Terre-Neuve et Labrador ou de l'Île-du-Prince-Édouard;
  • un(e) de la Saskatchewan, des Territoires du Nord-Ouest ou du Nunavut; et
  • un(e) du Manitoba; et
• le(la) président(e) sortant(e).

Le Conseil d'administration assume la gestion et supervise les affaires de l'ACCJE et en fixe les politiques. Il peut adopter des règles selon ce qu'il juge souhaitable pour la poursuite des affaires.

Réunions du Conseil

Le Conseil d'administration se réunit au moins quatre fois par année, dont au moins deux réunions se tiennent en personne et il fixe la date, l'heure et le lieu des autres réunions qu'il peut juger convenable.

Le(la) président(e), le(la) directeur(trice) exécutif(ve)/secrétaire ou au moins trois administrateur(trice)s peuvent convoquer des réunions spéciales du Conseil d'administration. Les personnes autorisées à convoquer des réunions spéciales peuvent en fixer la date, l'heure et le lieu, et doivent indiquer la nature des affaires qui y seront traitées.

Le Conseil d'administration peur se réunir par le biais d'un appel-conférence.

Avis des réunions

Un avis doit être envoyé par le(la) directeur(trice) exécutif(ve)/secrétaire à chaque administrateur(trice) au moins dix jours avant la tenue d'une réunion régulière.

Un avis doit être envoyé par le(la) secretaire à chaque administrateur(trice) au moins cinq jours avant la tenue d'une réunion spéciale et doit indiquer la nature des affaires qui y seront traitées.

Les avis de réunions peuvent être envoyés par la poste, par téléphone, par télécopieur, par courriel ou tout autre moyen de communication.

Vote

Un tiers des administrateur(trice)s constitue un quorum pour la conduite des affaires. Le calcul du quorum se fait sans tenir compte du(de la) directeur(trice) exécutif(ve)/ secretaire.

Un(e) administrateur(trice) peut participer à une réunion du Conseil par téléphone ou tout autre moyen de communication permettant à toutes les personnes participant à la réunion d'entendre chaque participant. Tout(e) administrateur(trice) participant à une réunion grâce à un tel moyen est considéré comme étant physiquement présent à cette réunion.

Tout acte exécutoire doit recueillir une majorité des voix des administrateur(trice)s présents à cette réunion.

Les administrateur(trice)s ne peuvent pas voter par procuration.

Advenant un partage des voix, c'est le(la) président(e) qui a une voix prépondérante.

Les administrateur(trice)s sont censé(e)s participer aux réunions du Conseil d'administration et assister à la conférence de printemps et à l'assemblée annuelle, à moins d'en être empêché(e)s par des obligations personnelles ou professionnelles inévitables. Les administrateur(trice)s régionaux(ales) représentent les intérêts de leurs Chapitres respectifs et, dans cette optique, s'efforcent de participer aux activités de Chapitre afin de rester au fait des questions de Chapitre.

Les administrateur(trice)s, autres que le (la) directeur(trice) exécutif(ive)/secretaire, ne reçoivent aucune rémunération pour leurs services mais le Conseil peut, par résolution, autoriser le remboursement des dépenses engagées dans l'exécution de leurs fonctions.

Dirigeant(e)s

Les dirigeant(e)s de l'ACCJE sont le(la) président(e), le(la) vice-président(e), le(la) trésorier(ière) et le(la) directeur(trice) exécutif(ive)/secretaire.

Fonctions des dirigeant(e)s

À moins de dispositions contraires dans le présent Règlement, les dirigeant(e)s assument les pouvoirs et responsabilités qui relèvent de leur charge, et s'acquittent aussi des autres tâches que le Conseil d'administration peut leur confier.

Les dirigeant(e)s se chargent des questions de ressources humaines concernant le personnel de l'ACCJE, y compris les évaluations de rendement et la rémunération. Le(la) président(e), le(la) vice-président(e) et le(la) trésorier(ière) se chargent d'évaluer le rendement du(de la) directeur(trice) exécutif(ive) et de formuler des recommandations pour sa rémunération, sous réserve de l'approbation du Conseil.

Le(la) président(e) est l'administrateur(trice) principal(e) de l'ACCJE et, sous réserve des pouvoirs de gestion du Conseil d'administration, il ou elle a la responsabilité de la conduite des activités et de la gestion des biens de l'ACCJE. Il ou elle est membre de droit de tous les comités et peut collaborer au travail de chaque comité selon qu'il ou elle juge bon.

Le(la) vice-président(e) ou un(e) autre administrateur(trice) nommé(e) par le Conseil représente l'ACCJE au Bureau d'administration de L'ABC. Le(la) vice-président(e) préside le Comité de coordination des Chapitres afin d'assurer des communications ouvertes et continues entre les Chapitres et le Conseil d'administration. Le Comité exécutif peut charger un(e) autre administrateur(trice) de l'aider à assumer ces responsabilités.

Le(la) trésorier(ière) se charge d'examiner les états financiers de l'ACCJE et les comptes de dépenses du(de la) directeur(trice) exécutif(ve)/secretaire, fait son rapport lors de chaque réunion du Conseil sur la situation financière de L'ACCJE, et soumet un budget annuel à l'approbation du Conseil. Le(la) trésorier(ière) ou un(e) autre administrateur(trice) nommé(e) par le Conseil représente L'ACCJE au Comité des finances de L'ABC pour un mandat de deux ans.

Comité exécutif

Le Comité exécutif se compose du(de la) président(e), du(de la) vice-président(e), du(de la) trésorier(ière), du(de la) directeur(trice) exécutif(ve)/secretaire, et de deux autres administrateur(trice)s maximum, nommé par le Conseil d'administration.

Le Comité exécutif exerce les pouvoirs du Conseil d'administration à l'égard de la gestion de l'ACCJE entre les réunions du Conseil d'administration, sous réserve seulement des restrictions imposées par la résolution du Conseil.

La majorité des membres du Comité exécutif constituent le quorum pour la conduite des affaires.

Candidatures et élections

Le Comité des candidatures et des prix propose, lors de chaque assemblée annuelle de l'ACCJE, une liste de candidat(e)s aux postes de président(e), vice-président(e) et trésorier(ière) et aux postes à combler pour le(la) représentant(e) des jeunes juristes et des administrateur(trice)s régionaux(ales).

Conditions d'admissibilité

Les candidat(e)s doivent être membre régulier et posséder les qualifications exigées d'un(e) administrateur(trice) telles qu'approuvées par le Conseil d'administration. L'expérience acquise préalablement dans un Chapitre constitue un atout, mais n'est pas obligatoire.

Les candidat(e)s aux postes de président(e), de vice-président(e) et de trésorier(ière), doivent avoir, si possible, occupé au moins un terme les fonctions d'administrateur(trice) régional(e) ou représentant(e) des jeunes juristes. Les candidat(e)s aux postes de président(e) et de vice-président(e) doivent avoir, si possible, occupé au moins un poste de dirigeant(e).

Pour assurer la représentation des membres de l'ACCJE, le Comité des candidatures et des prix examine la composition et les sièges vacants au Conseil d'administration, selon les critères suivants et détermine les secteurs qui ne sont pas suffisamment représentés. Le Comité encourage les membres réguliers et les Chapitres à proposer des noms de candidat(e)s susceptibles de combler ces vacances. Les critères sont les suivants :

Type d'industrie

• Services financiers/bancaires
• Technologie/communications
• Services
• Production industrielle
• Transports
• Gouvernement/municipalités/secteur public
• Énergie

Effectif des cabinets juridiques (nombre de juristes)

• Grand (plus de 9)
• Moyen (entre 3 et 9)
• Petit (de 1 à 2)

Diversité

• Sexe
• Langue (français/anglais)
• Groupe de minorité visible, race, couleur, origine nationale ou ethnique
• Autres attributs tels que l'âge, le handicap, le statut marital ou familial, la religion ou l'orientation sexuelle.

The Comité des candidatures et des prix sollicite des candidatures parmi les Chapitres et les membres régiliers.

La liste des candidat(e)s proposé(e)s pour les postes d'administrateur(trice)s régionaux(ales) sera constituée des candidat(e)s proposé(e)s par les Chapitres au moins 30 jours avant la tenue de l'assemblée annuelle.

Si le nombre de candidat(e)s proposé(e)s est insuffisant, le Comité des candidatures et des prix comble les candidats manquants sur la liste proposée.

Les administrateur(trice)s sont élu(e)s par un vote majoritaire des membres réguliers présents lors de l'assemblée annuelle.

Si un siège ne peut être comblé, il sera comblé par un(e) représentant(e) du même groupe, en alternance ou selon une autre méthode, selon ce qu'aura décidé le Comité des candidatures. Les groupes sont les suivants :

• Groupe 1 : Ontario, Québec
• Groupe 2 : Manitoba, Saskatchewan, Territoires du Nord-Ouest, Nunavut
• Groupe 3 : Alberta, Colombie-Britannique, Yukon)
• Groupe 4 : Terre-Neuve et Labrador, Nouvelle-Écosse, Nouveau-Brunswick, Île-du-Prince-Édouard.

Le Comité des candidatures et des prix a le pouvoir discrétionnaire de prendre les décisions qu'il juge nécessaires pour résoudre toute situation problématique dans les nominations et élections.

Mandat

Le représentant(e) des jeunes juristes et les administrateur(trice)s régionaux(ales) sont élu(e)s pour un mandat de deux ans. Leurs mandats peuvent être renouvelés pour une période supplimentaire de deux ans. Le Comité des candidatures et des prix peut, dans des circonstances exceptionnelles, les nommer à nouveau pour un maximum de deux mandats d'une année chacun. Après une absence de quatre ans, un membre régulier peut briguer de nouveau un mandat au Conseil d'administration.

Le(la) président(e), le(la) vice-président(e) et le(la) trésorier(ière) sont élu(e)s pour un mandat d'une année. Aucun(e) dirigeant(e) ne peut occuper sa charge durant plus de deux mandats consécutifs.

Le mandat commence à la clôture de l'assemblée annuelle au cours de laquelle l'administrateur(trice) est élu(e).

Démission, destitution et postes vacants

Tout(e) administrateur(trice) ou dirigeant(e) peut démissionner en donnant un avis par écrit au(à la) président(e), au(à la) directeur(trice) exécutif(ve)/secrétaire ou au Conseil d'administration. Cette démission entre en vigueur à la date stipulée dans l'avis ou, si aucune date n'est indiquée, à la date de l'acceptation de sa démission par le(la) président(e) ou le Conseil d'administration.

Un(e) administrateur(trice) qui perd son statut au cours de son mandat peut continuer d'agir comme administrateur(trice) jusqu'à la prochaine assemblée annuelle ou l'expiration de son mandat, sur résolution du Conseil d'administration.

Tout(e) administrateur(trice) autre que le(la) représentant(e) de l'ABC ou le(la) président(e) sortant(e) peut être destitué(e) de ses fonctions par un vote majoritaire de tous les membres réguliers présents à une réunion convoquée à cette fin.

Un(e) dirigeant(e) peut être destitué(e) de ses fonctions par un vote des deux-tiers de tous les membres du Conseil d'administration.

Assemblées de l'ACCJE

Assemblées annuelles

l'ACCJE tient une assemblée annuelle des membres de l'ACCJE. Le(La) directeur(trice) exécutif(ive)/secrétaire avise les membres, dans les publications appropriées de L'ABC et de l'ACCJE, de la date, de l'heure et du lieu de l'assemblée annuelle ainsi que de l'ordre du jour provisoire.

Assemblées extraordinaires

l'ACCJE peut tenir une assemblée extraordinaire des membres ou d'une catégorie de membres pourvu que le(la) président(e) donne un préavis de trente jours. Elle doit également tenir une assemblée extraordinaire si 10 % des membres de l'ACCJE en font la demande, par écrit, au(à la) président(e); cette assemblée a alors lieu dans un délai de 60 jours à compter de la réception de la demande. L'avis de l'assemblée extraordinaire doit être signifié par le(la) directeur(trice) exécutif(ive)/secrétaire au moins 30 jours avant l' réunion et indiquer la date, l'heure et le lieu de l'assemblée ainsi que la nature des affaires qui y seront traitées.

Votes

Les membres réguliers présents à une réunion constituent le quorum nécessaire à la conduite des affaires.

Tout acte exécutoire doit recueillir une majorité des voix des membres réguliers présents à cette réunion.

Les membres ne peuvent pas voter par procuration.

Comités

Comités du Conseil

Le Conseil d'administration peut, par une résolution, constituer ou abolis des comités du Conseil. Chacun de ces comités comprend au moins deux administrateur(trice)s et exerce, dans la mesure prévue dans la résolution, les pouvoirs du Conseil relatifs à la gestion de l'ACCJE. Le(la) directeur(trice) exécutif(ve)/secretaire est membre de droit de tous les comités.

La majorité des membres d'un comité du Conseil constitue le quorum d'un comité.

Autres comités

Les autres comités qui n'ont pas le pouvoir du Conseil d'administration à l'égard de la gestion de l'ACCJE, peuvent être désignés, nommés ou abolis par le(la) président(e) ou par le Conseil, à condition que ce dernier puisse, dans tous les cas, se réserver le droit de désigner, nommer ou abolir un comité. Des personnes non membres du Conseil d'administration peuvent être nommées pour siéger à ces comités. Ces comités doivent être présidés par un(e) administrateur(trice). Les membres de ces comités sont nommés pour un mandat de deux ans.

Comité des candidatures et des prix

Le Comité des candidatures et des prix est composé du(de la) président(e) sortant(e)(à titre de président(e) du Comité), du(de la) président(e) et des président(e)s de trois Chapitres en alternance, tels que choisis par le(la) président(e) du Comité.

La majorité des membres du Comité constituent le quorum pour la conduite des affaires.

Advenant un partage des votes, c'est le(la) président(e) sortant(e) qui a une voix prépondérante.

Le Comité des candidatures et des prix se charge en outre d'évaluer les qualités des candidat(e)s et de formuler des recommandations qu'il adresse ensuite au Comité exécutif en vue du Prix annuel RVA Jones et tout autre prix que l'ACCJE aura décider d'instituer.

Comité de coordination des Chapitres

Le Comité de coordination des Chapitres est composé du(de la) vice-président(e), et des président(e)s de Chapitres.

La majorité des membres du Comité constituent le quorum pour l'administration des affaires.

Chapitres et régions

Le Conseil d'administration peut constituer des Chapitres de l'ACCJE. Les Chapitres se composent des membres de l'ACCJE ayant leur place d'affaire dans une région désignée. Les membres de l'ACCJE qui désirent créer un Chapitre doivent en aviser par écrit le(la) président(e).

Les régions géographiques dans lesquelles un Chapitre peut être constitué sont:

• l'Ontario;
• la Colombie-Britannique et le Yukon;
• l'Alberta;
• le Québec;
• les provinces de l'Atlantique (Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Terre-Neuve et Labrador, et Île-du-Prince-Édouard);
• les Prairies (Saskatchewan, Manitoba, Territoires du Nord-Ouest et Nunavut).

Plusiers Chapitres peuvent être constitués dans chaque région géographique.

Le Conseil d'administration peut prescrire les règles quant à l'organisation, la gestion, la procédure et les engagements financiers des Chapitres.

Sous réserve de ces règles, chaque Chapitre gère ses propres activités de la façon qui semble le mieux convenir à l'accomplissement de la mission de l'ACCJE.

Le Conseil d'administration peut rescinder ou reformuler les désignations des Chapitres s'il juge les modifications souhaitables au mieux des intérêts de l'ACCJE.

Contrats, chèques, dépôts et fonds

Les contrats

Sous réserve du Protocole conclu entre l'ABC et l'ACCJE le 21 avril 1997, le Conseil d'administration peut autoriser ses dirigeant(e)s ou mandataires à s'engager par contrat et à signer tout document au nom de l'ACCJE. Cette autorisation peut être générale ou s'appliquer à des cas particuliers.

Les chèques, traites, etc.

Tous les chèques, traites ou autres ordres de paiement, les billets ou autres titres de créance, délivrés au nom de l'ACCJE, sont signés par les dirigeant(e)s ou mandataires de l'ACCJE de la façon prescrite par résolution spécifique du Conseil d'administration.

Dépôts

Tous les fonds de l'ACCJE non utilisés à d'autres fins sont déposés au crédit de l'ACCJE dans une banque, compagnie de fiducie ou autre endroit que le Conseil d'administration peut choisir ou que peut désigner un(e) dirigeant(e) ou un(e) agent(e) du Conseil d'administration.

Vote par correspondance

Le vote sur toutes les questions, y compris l'élection du Conseil d'administration, peut se faire par correspondance, par télécopieur ou par courrier électronique.

Modifications

Ce Règlement peut être modifié lors d'une réunion du Conseil d'administration par une majorité des votes des administrateur(trice)s présents et votants, ou lors d'une assemblée annuelle de l'ACCJE par un vote majoritaire des membres réguliers présents et votant. Ces modifications entrent en vigeur à compter de l'adoption d'une résolution par le Conseil de l'ABC.