Comment transformer votre cabinet en bureau (presque) sans papier

  • 05 juin 2008
  • Ann Macaulay

Arbres de la planète, rĂ©jouissez-vous! Le bureau sans papier n’est plus une utopie, c’est dĂ©jĂ  une rĂ©alitĂ© pour plusieurs avocats. Les progrès technologiques des dernières annĂ©es ont permis aux avocats d’arrĂŞter de classer des rames de papier, et facilitĂ© une conservation Ă©lectronique des dossiers. Un jour, tous les avocats travailleront vraisemblablement ainsi, affirment plusieurs juristes qui ont dĂ©jĂ  dit adieu aux classeurs remplis de documents.

Selon les partisans du bureau sans papier, la commoditĂ© pour les avocats, l’efficacitĂ© pour les clients et, Ă©ventuellement, de substantielles Ă©conomies pour les cabinets juridiques justifient pleinement ce passage du papier Ă  l’Ă©lectronique.

« L’Ă©lectronique, c’est l’avenir du milieu de travail », affirme Carole Curtis, avocate en droit de la famille Ă  Toronto. « Il ne sera pas possible d’Ă©liminer complètement le papier, mais il peut et il devrait y en avoir beaucoup moins. » Son cabinet juridique a entrepris de passer du papier Ă  l’Ă©lectronique en 2000. « Nous avons commencĂ© Ă  tout scanner sur le disque dur et Ă  nous dĂ©barrasser du papier. Quand l’avocat de la partie adverse nous envoie une lettre, nous la scannons, elle est conservĂ©e Ă©lectroniquement dans l’ordinateur et le papier est recyclĂ©. Nous ne conservons pas le papier. Nous ne le classons pas dans le dossier du client. Nous n’imprimons pas nos courriels. Le dossier rĂ©el est Ă©lectronique. »

Quand elle prononce des confĂ©rences sur le bureau sans papier, Me Curtis affirme que la plupart des avocats adhèrent au principe, et que certains sont mĂŞme enthousiastes. Elle est toutefois surprise que l’idĂ©e se soit propagĂ©e si lentement dans les milieux juridiques : « La rĂ©sistance des avocats Ă  relĂ©guer le papier Ă  un statut infĂ©rieur est très intĂ©ressante », dĂ©clare-t-elle.

Selon Me Curtis, plusieurs avocats aiment bien l’idĂ©e de scanner des documents sur le disque dur, mais ils hĂ©sitent Ă  se dĂ©barrasser du papier. « Ils sont horrifiĂ©s Ă  l’idĂ©e d’un vrai monde sans papier. » Plusieurs personnes s’inquiètent que la mĂ©thode actuelle de lecture des documents tombe en dĂ©suĂ©tude dans un proche avenir, alors que la conservation de documents a fait ses preuves depuis des siècles. « J’ai cette inquiĂ©tude aussi, dit Me Curtis, mais cela ne m’empĂŞche pas d’aller de l’avant. J’aurai tout simplement Ă  transfĂ©rer les donnĂ©es Ă  un format diffĂ©rent. »

Les avocats veulent conserver certains dossiers en format papier, tels les documents de cour ou l’information financière. La dĂ©cision qui devra ĂŞtre prise Ă  cet Ă©gard ne sera pas « blanc ou noir ».

Le fait que ses secrĂ©taires ne passent pas leur temps Ă  classer et Ă  manipuler du papier constitue l’un des principaux avantages du bureau Ă©lectronique, dit Me Curtis. « Nous payons nos secrĂ©taires bien trop cher pour en faire des employĂ©es qui trient et classent du papier. Mon personnel a trouvĂ© merveilleux de ne pas ĂŞtre responsable de papier, dit-elle. Et personne, au cours des six dernières annĂ©es, n’a eu Ă  demander : oĂą est le dossier Jones? Parce que tout le monde sait oĂą il se trouve, dans l’ordinateur. »

Changer d’attitude

Les adversaires argumentent que le bureau sans papier est annoncĂ© depuis des dĂ©cennies et que l’utilisation du papier a de fait augmentĂ©. Les utilisateurs d’ordinateurs peuvent facilement presser le bouton « Imprimer » et accumuler un vaste Ă©ventail de documents en format papier. Certains Ă©voquent l’importance de toucher le papier et de conserver un dossier. « Le vĂ©ritable bureau sans papier sera acceptĂ© par les avocats quand ils accepteront une vĂ©ritable toilette sans papier. »

Le plus grand obstacle au bureau sans papier « n’est pas technologique, il est conceptuel », dĂ©clare John Salloum, avocat responsable du groupe national de marketing et de publicitĂ© au cabinet Heenan Blaikie s.r.l. L’information n’est plus conservĂ©e dans une chemise, elle se trouve dans un rĂ©pertoire sur le disque dur. Personne ne peut manipuler le dossier ou toucher le papier – et certains avocats y voient un concept difficile Ă  gĂ©rer. Il faudrait d’abord examiner les attitudes.

« Vous devez changer votre façon de voir les dossiers des clients », poursuit Me Salloum. Choisissez le domicile du dossier : est-il conservĂ© Ă  une seule adresse Ă©lectronique ou Ă  plusieurs? Par exemple, les courriels peuvent ĂŞtre conservĂ©s dans des dossiers Ă©lectroniques avec d’autres documents et de la correspondance, plutĂ´t que dans Outlook.

Me Salloum conserve dans Outlook des dossiers classĂ©s selon les clients et les causes. « Dans le dossier du client se trouve chaque affaire Ă  laquelle j’ai travaillĂ©. Et toute la correspondance reçue de ce client est classĂ©e au mĂŞme endroit. J’ai aussi un rĂ©pertoire dans Windows organisĂ© selon la mĂŞme mĂ©thode : il y a le nom du client et chacune de ses affaires. Alors, si je cherche quelque chose de ce client, je sais que je n’ai qu’Ă  vĂ©rifier Ă  deux endroits. »

Ce dont vous aurez besoin

Voici quelques outils qui vous aideront à réaliser un bureau sans papier :

  • un scanner
  • un programme comme Adobe Acrobat pour crĂ©er des documents PDF
  • un moteur de recherche pour la gestion de vos documents
  • un système de secours

Achetez un bon scanner et scannez chaque document dès qu’il est reçu par le cabinet. Il y a sur le marchĂ© un vaste Ă©ventail de scanners, des petits portables aux copieurs numĂ©riques Ă  haute vitesse qui peuvent mĂŞme remplacer la photocopieuse du bureau. Procurez-vous un scanner avec un alimentateur de documents pour que personne n’ait Ă  se tenir debout près de l’appareil en scannant une feuille Ă  la fois.

Les documents scannés peuvent être conservés comme une image Tiff ou en format de document portable (PDF). Achetez le logiciel Acrobat Reader pour créer ou modifier des documents PDF.

Une fois le document scannĂ©, utilisez un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ROC) pour traduire le texte et le rendre interrogeable. « Une fois que le document est passĂ© par la ROC, classez-le Ă  un endroit oĂąGoogle Desktop peut l’indexer, dit

Me Salloum. Et voilĂ , en gros, comment le système fonctionne. »

Me Salloum se souvient que son adjoint administratif a regimbĂ© quand il a commencĂ© son système « scanner et dĂ©chiqueter ». L’adjoint lui a demandĂ© : « Vous voulez vraimentdĂ©chiqueter les originaux? » Il reconnaĂ®t que certains avocats peuvent justifier la conservation de documents – ceux avec des signatures par exemple. Mais Me Salloum dit ne pas avoir besoin de conserver les dossiers originaux dans son cabinet.

Recherche de fichiers dans votre ordinateur de bureau

Recherchez le moteur de recherche qui fonctionne le mieux dans votre système. L’utilisation d’un moteur de recherche ne rallie pas tout le monde, mais il peut faciliter la recherche de fichiers et de courriels. Me Salloum fait l’Ă©loge de Google Desktop (http://desktop.google.com), logiciel gratuit qu’il utilise comme gestionnaire de documents personnels. Google Desktop sert d’outil de recherche pour ses dossiers de courriels, pour les entrĂ©es Ă  l’agenda, les rĂ©pertoires de rĂ©seau, ainsi que les dossiers et fichiers dans le rĂ©pertoire Windows, et mĂŞme des rĂ©pertoires partagĂ©s entre praticiens. La recherche se fait simultanĂ©ment dans tous ces rĂ©pertoires. « Par consĂ©quent, si je n’ai jamais travaillĂ© dans un dossier en particulier, ou s’il s’agit d’une thĂ©matique que je ne connais pas, je peux entrer une locution et je trouve souvent des documents que j’ai Ă©crits dans le passĂ© et cela m’aide Ă  cerner la question plus rapidement », dit-il.

Simon Chester, collègue de Me Salloum Ă  Heenan Blaikie, utilise Copernic(http://www.copernic.com)  comme moteur de recherche pour son ordinateur de bureau. Il s’agit d’un produit gratuit conçu par une entreprise montrĂ©alaise. « J’utilise constammentCopernic Desktop sur mon ordinateur pour tout indexer, y compris mon historique Web, dĂ©clare Me Chester. Alors, si j’ai visitĂ© un site Web il y a trois jours et ne m’en souviens pas, ces renseignements seront Ă©galement affichĂ©s. »

Selon Me Chester, l’efficacitĂ© d’une recherche rapide l’attire particulièrement – et il n’est pas le seul. Des avocats de tout âge s’intĂ©ressent Ă  ces outils de recherche. Il s’est rĂ©cemment adressĂ© Ă  un groupe de praticiens solo ou en petits cabinets de rĂ©gion dont l’âge moyen Ă©tait de 60 ans. « J’Ă©tais renversĂ© par leur ouverture Ă  cette technologie », poursuit Me Salloum.

Cela n’est guère surprenant, compte tenu de l’amĂ©lioration constatĂ©e par Me Chester dans son propre cabinet avec la gestion numĂ©rique des documents. Il Ă©voque notamment « un service Ă  la clientèle amĂ©liorĂ©, un accès organisĂ© Ă  toutes les composantes d’un dossier. Le logiciel amĂ©liore la vitesse de rĂ©action et la constance. Vous savez que vous avez un outil qui trouvera la jurisprudence plutĂ´t que de dire : Ah oui, je pense que ce jugement Ă©tait dans une de ces quatre boĂ®tes… lĂ -bas… sur un de ces trois dossiers. Je ne me souviens pas exactement oĂą je l’ai mis, mais je prendrai le temps qu’il faut pour le retrouver. »

En dĂ©pit de la paranoĂŻa qui entoure l’abandon dĂ©finitif des documents papier, les entreprises sont gĂ©nĂ©ralement de plus en plus Ă  l’aise avec les formats numĂ©riques. Et comme le souligne Me Chester, « les lois ont Ă©tĂ© modifiĂ©es au point oĂą tout document numĂ©rique est maintenant considĂ©rĂ© comme l’Ă©quivalent fonctionnel du document papier. Alors, il n’y a vraiment aucune raison – du point de vue juridique – pour affirmer la supĂ©rioritĂ© du papier sur les documents Ă©lectroniques. »

L’enseignement du maĂ®tre

Adobe Acrobat est l’ingrĂ©dient clĂ© du bureau sans papier, affirme David Masters, un avocat de Montrose (Colorado) et auteur de volume The Lawyer’s Guide to Adobe Acrobat. Selon lui, le format PDF est idĂ©al pour conserver et manipuler des documents. La cour fĂ©dĂ©rale des États-Unis et tous les systèmes de classement judiciaire qu’il connaĂ®t utilisent les systèmes de classement des causes en format PDF.

Après avoir transformĂ© son propre bureau en milieu sans papier et dĂ©posĂ© ses documents Ă©lectroniquement au tribunal au moyen de fichiers PDF, l’avocat Masters a compris qu’Ă©ventuellement, tous les avocats seraient obligĂ©s d’apprendre Ă  faire la mĂŞme chose. « Si vous voulez devenir un avocat efficace durant ce siècle, vous devrez pouvoir fonctionner avec des fichiers PDF. » Il conseille cependant aux avocats de ne pas tenter de s’en tirer avec le programme gratuit d’Acrobat Reader. « C’est insuffisant. Vous devez dĂ©penser de l’argent » et mettre Adobe Acrobat Ă  niveau.

La plupart des avocats affirment vouloir reproduire jusqu’Ă  un certain point la façon de travailler avec des documents papier, par exemple pour annoter les documents. AvecAcrobat, un avocat peut prendre une pile de documents, y attacher des notes et surligner des choses, dit Me Masters. Les usagers peuvent annoter les documents, ajouter des signets et souligner des sections. Ils peuvent ajouter des pages, les retirer ou les faire pivoter. « Toutes ces dĂ©marches ressemblent Ă  la manipulation de documents papier dans les dossiers. C’est très facile avecAcrobat et avec des fichiers PDF. Au fond, c’est tout ce que la plupart des avocats ont besoin de faire. »

Adobe a rĂ©cemment ajoutĂ© des caractĂ©ristiques Ă  l’intention du marchĂ© juridique, y compris le numĂ©rotage et la rĂ©daction Bates.

Faites une sauvegarde de votre système… souvent!

« Qu’arrive-t-il Ă  mes documents si mon ordinateur se plante », s’inquiètent plusieurs avocats. « Ma rĂ©ponse, dit Me Masters, est la suivante. Qu’arriverait-il Ă  vos documents si votre bureau Ă©tait incendiĂ©, ou inondĂ©, ou dĂ©truit par un sĂ©isme, une tornade ou un ouragan? OĂą sont les copies de sauvegarde de vos dossiers papier? Les documents numĂ©risĂ©s peuvent ĂŞtre sauvegardĂ©s et copiĂ©s. Vous pouvez en distribuer des copies Ă  divers endroits. C’est bien plus sĂ©curitaire que des documents sur papier. »

Le meilleur moyen de sauvegarder des fichiers, c’est de le faire de plusieurs façons, dit Me Masters. « Ruban magnĂ©tique, disques durs portables, synchronisation, copies CD/DVD pĂ©riodiques. Copiez les donnĂ©es et sortez-les du bureau. Faites-le souvent et testez rĂ©gulièrement votre capacitĂ© Ă  rĂ©cupĂ©rer des fichiers dans les mĂ©dias de sauvegarde. »

« La sauvegarde, c’est le sine qua non du bureau sans papier », dit Me Curtis. Ă€ son bureau, les fichiers sont sauvegardĂ©s tous les jours, tâche qui ne s’avère pas difficile. « Nos ordinateurs sont programmĂ©s pour commencer une sauvegarde Ă  minuit. Cela prend environ cinq heures. Et tous les matins, ma secrĂ©taire ou mon commis comptable prennent le ruban magnĂ©tique, la mettent dans leur bourse et la transportent Ă  l’extĂ©rieur du bureau chaque jour. Au plus, nous pourrions perdre une journĂ©e de donnĂ©es. Ă€ tous les trois mois, j’emporte une bande Ă  la maison et je la conserve Ă  domicile pendant deux ans. J’ai donc une seconde sauvegarde. Et tout ça peut se faire rien qu’en mettant une bande grosse comme une cassette dans un sac Ă  main ou dans une serviette, et en l’apportant Ă  la maison tous les jours. Mais lĂ  n’est pas le dĂ©bat. C’est la sauvegarde elle-mĂŞme, qui constitue un Ă©lĂ©ment essentiel du programme. Cela nĂ©cessite vraiment un effort minime. »

Allez chercher de l’aide

Si vous ne connaissez pas beaucoup la technologie, embauchez une personne pour vous aider Ă  dĂ©marrer. Me Curtis emploie un expert externe qui travaille beaucoup avec des petits cabinets juridiques et des entreprises. « C’est ce que doivent faire les avocats, dit-elle. Je suis choquĂ©e quand des avocats me disent – et ils sont nombreux – que leur fils ou leur fille de 14 ans sont leur ressource informatique. C’est ridicule. » Ils sont peut-ĂŞtre habiles en informatique, mais ils n’ont pas le sens des affaires.

Me Curtis utilise GoToMyPC (www.gotmypc.com), un site qui assure une connexion sĂ©curitaire et privĂ©e entre ordinateurs branchĂ©s sur Internet. Le logiciel permet Ă  l’utilisateur, oĂą qu’il soit sur la planète, de communiquer avec son ordinateur. MĂŞme sa personne-ressource peut communiquer Ă  distance avec les ordinateurs du cabinet et effectuer au besoin des rĂ©parations. La capacitĂ© de travailler Ă  distance dans des dossiers de clients durant les voyages d’affaires constitue un grand avantage.

« C’est fantastique de pouvoir communiquer avec mon ordinateur Ă  partir d’une chambre d’hĂ´tel, dit Me Curtis, qui n’apporte pas dans ses voyages de clĂ© USB ou de disque, ni mĂŞme un ordinateur parce que la plupart des hĂ´tels ont maintenant des centres d’affaires oĂą vous avez accès Ă  des ordinateurs. »

Vous avez déjà fait un bout de chemin

Le passage Ă  un bureau sans papier n’est pas aussi difficile que vous le croyez. La plupart des cabinets juridiques utilisent dĂ©jĂ  la facturation Ă©lectronique et plusieurs font leurs inscriptions au rĂ´le de cette façon, soit en utilisant Outlook ou un logiciel de gestion de la pratique comme Amicus ou AbacusLaw. « Il y a donc deux Ă©lĂ©ments importants de la pratique qui s’effectuent sans papier, dĂ©clare Me Masters. Et les gens n’y pensent mĂŞme pas. »

Regardez de près votre pratique. Avez-vous des dossiers qui traĂ®nent pendant des annĂ©es? Travaillez-vous en Ă©quipe? Comment travaillez-vous avec votre adjoint? Quelles sont les attentes de vos clients? Utilisez-vous un tĂ©lĂ©copieur ou vos documents sont-ils surtout expĂ©diĂ©s par courriel? Les rĂ©ponses Ă  ces questions dĂ©termineront l’ampleur de la tâche qui vous attend si vous dĂ©cidez de transformer votre cabinet en bureau sans papier.

Presque personne n’utilise une machine Ă  Ă©crire de nos jours – la grande majoritĂ© des cabinets produisent des documents Ă©lectroniquement au moyen d’ordinateurs et de logiciels de traitement de texte. Ainsi, la prĂ©paration de documents se fait dĂ©jĂ  sans papier. « Il ne reste que l’entretien des dossiers des clients », dĂ©clare Me Masters, estimant que 90 % des cabinets juridiques conservent toujours leurs dossiers de clients en format papier. Il se demande pourquoi. « Trois quarts de leur pratique s’effectuent dĂ©jĂ  sans papier et pourtant ils ne veulent pas franchir cette dernière Ă©tape. »

Me Masters recommande aux avocats de s’asseoir et d’examiner leur mĂ©thode d’organisation des dossiers de clients en format papier, et simplement de reproduire cette mĂ©thode dans le monde numĂ©rique. Il conseille de faire d’abord des petits pas et d’atteindre graduellement un rythme de croisière. « N’attendez pas. Faites-le tout de suite, dit-il. Quand une masse critique de cabinets, de tribunaux et d’entreprises clientes auront complĂ©tĂ© leur transformation, les autres devront suivre ou ĂŞtre laissĂ©s de cĂ´tĂ©. Quand vous aurez vous-mĂŞme atteint votre point de basculement, vous vous hâterez d’en finir et vous demanderez pourquoi vous aviez attendu si longtemps. »

Commencez avec la prochaine affaire qui se prĂ©sente Ă  votre cabinet et traitez-la numĂ©riquement, ou prenez un dossier existant et transformez-le, pour l’entretenir ensuite Ă©lectroniquement pendant un certain temps. DĂ©veloppez un système au sein duquel vous ĂŞtes confortable, et trouvez une façon simple de nommer et de sauvegarder des fichiers.

Ce n’est pas très complexe, poursuit Me Masters. Bien sĂ»r, il y aura des obstacles Ă  franchir. « Il nous a fallu quelques annĂ©es pour rĂ©gler le titrage des fichiers, l’organisation des dossiers et des choses du genre. Mais une fois que vous avez trouvĂ© ce que vous cherchez, prenez cette structure et commencez Ă  l’appliquer aux nouveaux mandats. Et commencez Ă  transformer les dossiers existants, dans la mesure du temps disponible. Ă€ un certain point – et je vous assure que les gens agissent ainsi – après qu’ils ont deux ou trois affaires sans papier, ils se hâtent de tout transformer! C’est tellement plus facile. »

Me Masters exerce le droit dans une petite ville et ses clients ne sont pas des entreprises du Fortune 500, mais il croit qu’Ă©ventuellement, les grandes entreprises qui emploient de grands cabinets juridiques presseront leurs conseillers juridiques Ă  l’externe de communiquer avec eux Ă©lectroniquement. Il estime que la technologie est au moins dix fois plus efficace que le système des documents en papier.

Il conseille fortement aux avocats de considĂ©rer le passage Ă  l’Ă©lectronique aussi rapidement que possible. Me Masters cite Ă  cet Ă©gard une maxime employĂ©e depuis longtemps par les avocats « Ă©lectroniques » : « Les ordinateurs ne remplaceront pas les avocats. Mais les avocats avec des ordinateurs remplaceront les avocats sans ordinateur. »

Ann Macaulay est une rédactrice de Toronto.