Résolutions technologiques pour 2014

Ne dites pas qu’il reste 24 jours avant Noël, mais plutôt 30 jours avant un nouveau départ!

Le 1^er janvier 2014 peut être une bonne occasion pour les avocats exerçant seuls ou en petits cabinets de réaliser des avancées technologiques au sein de leurs pratiques – pour améliorer la productivité, réduire les coûts et peut-être rejoindre le 21^e siècle. Voici cinq propositions intéressantes pour les résolutions technologiques de la nouvelle année.

Obtenez un gestionnaire de mots de passe

Les mots de passe nous empoisonnent la vie, mais ils sont indispensables non seulement pour protéger les dossiers des clients et les comptes financiers, mais aussi pour envoyer en sécurité les documents juridiques en format PDF ou les autres documents électroniques.

[traduction] « Je ne sais plus combien d’avocats j’ai rencontré qui transfèrent leurs dossiers par voie électronique sans une quelconque forme de protection requérant un mot de passe », déclare Steve Ellwood, directeur d’Ellwood Evidence Inc., un cabinet de soutien dans le contentieux médico-légal situé à Toronto. « D'autres encore utilisent toujours le même mot de passe partout. Si une personne parvient à le déchiffrer, elle obtient l’accès à l’intégralité des comptes bancaires, cartes de crédit et dossiers de l’avocat. »

La proposition de Steve Ellwood : obtenez un logiciel de gestion des mots de passe tel que 1Password. [traduction] « 1Password vous permet de conserver tous les mots de passe en un seul endroit. Il suffit de vous rappeler du mot de passe 1Password pour avoir accès à vos mots de passe à partir de n’importe quel navigateur », dit-il. « Mieux encore, 1Password peut créer des mots de passe uniques pour chacun de vos sites et remplir automatiquement les champs prévus pour le mot de passe lorsque vous les visitez. Si un pirate informatique se procure le mot de passe de votre carte de crédit, il lui sera impossible d’accéder à tous vos comptes! »   

Procurez-vous une tablette ou un dispositif de stockage connecté au réseau

Il est vrai que les ordinateurs portables sont très utiles, tout comme les téléphones intelligents. Mais, de nos jours, les avocats exerçant seuls ou en petits cabinets devraient dépenser davantage pour s’offrir aussi une tablette, que ce soit en modèle iPad ou Android.

[traduction] « La tablette est une plateforme qui permet de recueillir des informations de façon pratique – les notes prises à la main, les enregistrements vocaux pour la transcription automatique, les recherches de cas – qui, en raison de sa taille est plus facile à utiliser qu’un téléphone », affirme David Whelan, gestionnaire des informations juridiques au Barreau du Haut-Canada. [traduction] « Les avocats plaidants devraient pencher plus vers les iPad de Apple, car beaucoup d’applications visant les procès fonctionnent seulement avec le système iOS (système d'exploitation d'Apple). Sinon, la préférence entre les iPad ou les Androids n’est pas aussi importante que ça, sauf peut-être lorsqu’il s’agit de la taille. »

[traduction] « Le matériel informatique de stockage est aussi très important », ajoute M. Whelan. « Un bon dispositif de stockage connecté à un réseau, comme MyCloud de Western Digital ou GoFlex de Seagate, offre un espace énorme d'entreposage accessible à partir de plusieurs appareils. C’est une solution de rechange moins chère que l’utilisation d’un serveur qui conserve tous les fichiers. »

Faites en sorte que les systèmes soient compatibles entre eux, et de n’importe où

Les cabinets de petite taille commencent souvent par rassembler toutes les ressources dont disposent les associés, y compris toutes sortes d’ordinateurs et de systèmes d'exploitation utilisés par ces derniers. Malheureusement, il y aura des problèmes de communication et de partage de fichiers si certains des ordinateurs sont des PC et les autres des Mac.

[traduction] « C’est la raison pour laquelle nos bureaux sont en train d’installer Microsoft Office 365 », souligne Valerie Davey, consultante en gestion et marketing auprès du cabinet MacLeod. Bien qu'il dispose de trois bureaux — deux à Toronto et un à Barrie, le cabinet MacLeod n'emploie seulement que quatre personnes. [traduction] « C’est un service en ligne qui nous permet de partager les dossiers, les coordonnées et les informations sur Outlook par le biais de plateformes et d’appareils », déclare M^me Davey. « Cela permet à tout le monde de consulter les dossiers et le calendrier des réunions des autres, à partir de n’importe quelle plateforme informatique qu’ils utilisent. »

[traduction] « La mobilité et la compatibilité sont importantes pour nos clients qui sont des cabinets », affirme Chris Lamming, chargé de compte principal chez MBC Managed IT Services à Toronto. « Ils travaillent souvent à l’extérieur de leurs bureaux avec leurs téléphones ou tablettes. Depuis l’installation d’Office 365's Exchange Online, ils peuvent accéder à leurs boîtes de courrier à partir de n’importe quel PC, Mac, tablette ou appareil mobile sans aucuns frais et sans se heurter au casse-tête lié à la gestion d’un serveur d’échange sur place. »

Maîtrisez les médias sociaux

LinkedIn et Twitter sont des sources utiles pour prendre connaissance des dernières nouvelles et tendances concernant les juristes. Même la Cour suprême du Canada annonce ses décisions sur Twitter (@SCC_CSC).

La difficulté est d’être capable de suivre de près les médias sociaux sans consacrer toute une journée à surveiller le flot incessant des nouvelles qui rentrent à la minute. La solution est de procurer des logiciels de surveillance des médias sociaux tels que Feedly (pour LinkedIn) et Hootsuite ou TweetDeck (pour Twitter) qui vous permettent de choisir les sources à surveiller, et vous alerte lorsque ces sources communiquent sur les médias sociaux.

[traduction] « Avec les logiciels Feedly et TweetDeck, je peux spécifier les organismes, les ministères, les juristes et les avocats que je veux suivre sur LinkedIn et Twitter; ces logiciels font le reste pendant que je fais mon travail », affirme Lisa Stam, avocate spécialisée en droit du travail et de l’emploi et en droits de la personne chez Baker & McKenzie LLP à Toronto; elle écrit également sur le blogue de canadaemploymenthumanrightslaw.com.

[traduction] « Les blogues et les lecteurs RSS jouent un rôle primordial dans la gestion des connaissances étant donné la multitude de renseignements de nature juridique et de mises à jour jurisprudentielles très utiles et crédibles publiés sur des blogues, plutôt que dans des articles destinés aux clients, des revues spécialisées ou des documents à feuilles mobiles », affirme M^me Stam. « J’utilise le logiciel Feedly pour organiser les différents blogues que je suis pour que les informations soient transmises directement sur mon ordinateur ou appareil, sans que je doive les chercher sur Internet personnellement. »

Dites adieu à Windows XP

Windows XP est l’un des systèmes d’exploitation de Microsoft les plus stables et conviviaux. Mais les bonnes choses ont aussi une fin; même pour les juristes économes. La raison en est que [traduction] « Microsoft cessera tout soutien pour Windows XP le 8 avril 2014 », déclare Drew Mathers, propriétaire de Almost-Painless Computing, une entreprise située à Toronto. « Après cette date, il n’y aura plus de mises à jour de sécurité, ce qui veut dire que l’utilisation Windows XP présentera des risques de sécurité. »

Les avocats exerçant seuls ou en petits cabinets peuvent faire face à ce problème en installant Windows 7, Windows 8 ou Windows 8.1 sur les ordinateurs dont ils se servent. Toutefois, M. Mathers recommande de se procurer Windows 8.1 déjà installé sur un nouvel ordinateur, plutôt que d’installer une nouvelle version sur un ancien ordinateur. La raison en est que [traduction] « le fabricant aura déjà effectué un test de compatibilité sur le nouveau matériel, ce qui n’est pas le cas avec votre ancien appareil », explique-t-il. « Vérifiez également avec les vendeurs des logiciels spécialisés dont vous vous servez pour vous assurer qu’ils ont été testés pour voir s’ils sont compatibles avec la version Windows que vous choisissez. Il est fort probable que vous devrez aussi mettre à jour vos logiciels spécialisés. »

James Careless est un journaliste indépendant.