Conférence des juristes d'expression française des provinces et territoires de common law

Nom

Le nom de cette Conférence est la « Conférence des juristes d'expression française des provinces et territoires de common law » (la Conférence).

Objets

La Conférence a pour objectifs:

• de sensibiliser l'Association, ses divisions et ses membres à l'exercice de la common law en français en identifiant et faisant connaître à ses membres les outils de travail et les ressources dans ce domaine;
• d'oeuvrer auprès des sections nationales et des divisions, des conférences et des comités permanents de l'Association pour promouvoir l'organisation de rencontres, de formation juridique permanente et la mise en œuvre de programmes en français;
• d'oeuvrer à l'organisation de programmes de common law et de programmation en français lors des assemblées de l'Association;
• d'oeuvrer auprès des organisations qui s'intéressent à la common law en français;
• de surveiller l'évolution des droits linguistique au Canada;
• de promouvoir l'égalité linguistique au sein de la profession juridique et de l'Association; et
• d'informer et de sensibiliser les intervenants impliqués dans l'espace juridique francophone canadien par la publication régulière d'un bulletin.

Langue du travail

Sauf dans les cas nécessaires, la langue de travail de la Conférence sera le français.

Membres et cotisations

Les membres associés a le droit d'assister aux réunions de la Conférence, de participer à ses activités et dispose d'une voix délibérative sans droit de vote, d'occuper une poste de dirigeant(e) de la Conférence, ou de proposer ou d'appuyer des résolutions.

1. Tout membre en règle de l'Association qui est membre d'un barreau dans une province ou territoire de common law peut devenir membre régulier de la Conférence. Tout autre membre en règle de l'Association peut devenir membre associé de la Conférence.
2. Toute demande d'adhésion à la Conférence doit être effectuée conformément aux règles prescrites par l'Association et doit être accompagnée des cotisations dues.
3. La Conférence fixe le montant des cotisations d'adhésion de ses membres, en collaboration avec les conférences et les sections de divisions correspondantes et avec l'approbation du Conseil de l'Association. Les cotisations sont dues au moment de l'adhésion et par la suite chaque année à l'avance au début de l'exercice financier de l'Association qui suit l'adhésion.
4. Tout membre de la Conférence dont les cotisations annuelles sont échues depuis plus de cinq mois cesse d'être membre de la Conférence. Toute personne qui cesse d'être membre de l'Association cesse également d'être membre de la Conférence.
5. Droit de membres associés

Comité éxécutif

La Conférence sera administrée par un Comité exécutif composé :

• des dirigeant(e)s de la Conférence;
• des président(e)s des conférences, sections et comités permanents de divisions correspondantes qui acceptent de participer dans les activités de la Conférence et les fonctions du Comité exécutif;
• de conseillers(ères) spéciaux(ales) non-votants, nommés par les dirigeant(e)s et les président(e)s correspondantes de divisions dans le but de collaborer à l'administration de la Conférence.

Dirigeant(e)s

Les dirigeant(e)s de la Conférence sont le(la) président(e), le(la) vice-président(e), le(la) secrétaire-trésorier(e) et le(la) président(e) sortant(e). Chaque dirigeant(e) dispose d'un vote.

Président(e)s des groupes de divisions

Lorsqu'une division présente plus d'un(e) président(e) correspondantes de divisions, un(e) seul(e) d'entre eux(elles) sera un membre votant du Comité exécutif. C'est la division qui choisit ce membre votant. Les autres président(e)s ne disposent d'aucun droit de vote.

Responsabilité des dirigeant(e)s

Les dirigeant(e)s ont, sous réserve des décisions prises par la Conférence ou le Comité exécutif, un pouvoir général de supervision sur les affaires de la Conférence. Les dirigeant(e)s peuvent former et supprimer des comités et autoriser l'allocation de tous les fonds tels qu'approuvés et réservés à l'usage de la Conférence, mais ne doivent autoriser aucun engagement ou contrat impliquant le versement d'une somme, au cours de l'exercice financier, dont le montant serait supérieur aux fonds alloués à la Conférence pour son usage.

Les responsabilités incombant aux dirigeant(e)s sont les suivantes:

• le(la) président(e), sous réserve des pouvoirs de gestion du Comité exécutif, a la responsabilité de la conduite des activités et de la gestion des biens de la Conférence. Le(La) président(e) est membre de droit de tous les comités. Il(Elle) préside toutes les réunions de la Conférence et du Comité exécutif.
• le(la) vice-président(e) aide le(la) président(e) dans l'accomplissement de ses fonctions. Il(Elle) préside les réunions de la Conférence et du Comité exécutif en l'absence du(de la) président(e).
• le(la) secrétaire-trésorier(ère) consulte et aide les dirigeant(e)s dans l'accomplissement des tâches de la Conférence, maintient, conserve et diffuse les procès-verbaux de la Conférence et du Comité exécutif, et s'occupe des affaires financières de la Conférence.
• le(la) président(e) sortant(e) aide les dirigeant(e)s dans l'accomplissement de ses fonctions.

Responsabilité du Comité éxécutif

Le Comité exécutif planifie les activités de la Conférence, la représente, gère ses affaires entre chaque réunion et accomplit toutes les autres tâches qui peuvent occasionnellement lui être assignées. Le Comité exécutif exerce les pouvoirs et remplit les obligations nécessaires pour superviser et contrôler les affaires de la Conférence.

Entre les réunions des membres, le Comité exécutif est habilité à remplir les fonctions dévolues aux membres de la Conférence. Lors de chaque réunion, le Comité exécutif doit fournir aux membres de la Conférence un compte rendu de toute action entreprise depuis la dernière réunion des membres de la Conférence.

Le Comité exécutif peut consulter, par voie de référendum tenu par correspondance, les membres de la Conférence. La majorité des votes exprimés à ce référendum détermine la politique de la Conférence concernant la question soumise au vote. Ce référendum doit être tenu conformément aux règles établies par le Comité exécutif.

Mandat

L'entrée en fonctions pour un poste de diregeant(e) de la Conférence a généralement lieu par voie d'élection au poste de secrétaire-trésorier(ère). Par la suite, le(la) dirigeant(e) destitué(e) de ses fonctions selon les conditions applicables occupe chacun des postes jusqu'à celui de président(e) sortant(e). Le mandat de chaque poste débute à l'issue de la réunion annuelle de la Conférence et se poursuit pendant deux ans et se termine à l'issue de la réunion annuelle.

Le mandat pour les conseillers(ères) spéciaux(ales) est un an. Les conseillers(ères) spéciaux(ales) qui sont membres en règle de la Conférence peuvent être nommés à nouveau.

Nominations et élections

Comité des candidatures

Le Comité exécutif nomme un Comité des candidatures formé de trois membres choisis parmi les membres réguliers de la Conférence dont un provient du Comité exécutif, qui préside le Comité. Une majorité des membres constitue le quorum du comité.

Élections

Le(La) président(e) de la Conférence envoie aux membres un avis d'élection, avec une liste des postes vacants, 90 jours avant la date de la réunion annuelle de la Conférence. 

Tout membre intéressé à combler un des postes vacants doit faire parvenir sa candidature au Comité des candidatures, dans les 45 jours qui suivent la publication de l'avis d'élection.

Le Comité des candidatures propose au Comité exécutif, 15 jours avant la date des élections, une liste de candidat(e)s qui ont soumis leur candidature. À insuffisance de cette liste le Comité comblera la liste parmi les candidat(e)s de son choix.

Les élections ont lieu lors de la réunion annuelle de la Conférence. Les membres réguliers en règle de la Conférence a le droit de voter. Le vote par procuration est interdit. L'élection se fait par scrutin à moins qu'une résolution dûment adoptée au cours de la réunion ne décide d'un autre mode d'élection. 

Le vote se fait séparément pour chaque poste contesté. Le(la) candidat(e) qui obtient plus de la moitié des votes est élu(e). Si aucun(e) des candidat(e)s n'obtient une majorité, un second tour de scrutin est tenu entre les deux candidat(e)s ayant obtenu le plus de votes.

Dans la mesure du possible, les dirigeant(e)s devront exercer dans les différentes régions géographiques des provinces et territoires de common law. Au fins de cette Conférence, ces régions sont : la Colombie-Britannique, l'Alberta ou les territoires; le Manitoba ou la Saskatchewan; l'Ontario; et les provinces atlantiques.

Le Comité des candidatures déploie le maximum d'efforts pour que les dirigeant(e)s représentent la diversité des membres de l'Association, conformément aux politiques établies par l'Association en cette matière.

Poste vacant

Lorsqu'un poste devient vacant, en raison d'un décès, d'une démission, d'une destitution ou pour tout autre motif, les autres membres du Comité exécutif peuvent décider par vote majoritaire de combler ce poste ou de le laisser vacant. Si le Comité exécutif décide de combler ce poste vacant, les autres membres du Comité exécutif élisent un(e) candidat(e) par une majorité des votes. Le successeur occupe son poste jusqu'à l'expiration du mandat du poste vacant.

Destitution

Si un(e) dirigeant(e) ou conseiller(ère) spécial(e) n'assiste pas à trois réunions successives du Comité exécutif, son siège devient automatiquement vacant à moins qu'il(elle) ne soit excusé pour des motifs valables par le Comité exécutif.

Un(e) dirigeant(e) ou conseiller(ère) spécial(e) peut être démis(e) de ses fonctions pour avoir manqué aux devoirs de sa charge à l'issue d'un vote majoritaire du Comité exécutif. La personne ressource de la Conférence doit envoyer un avis de l'intention de proposer la destitution de(de la) dirigeant(e) ou conseiller(ère) spécial(e) au Comité exécutif au moins 30 jours avant la réunion. Le(la) dirigeant(e) ou conseiller(ère) spécial(e) visé(e) par cette destitution doit avoir la possibilité de s'exprimer sur cette proposition ou d'être représenté(e) par un(e) avocat(e) lors de la réunion, selon ce que le(la) dirigeant(e) ou conseiller(ère) spécial(e) décide, après le dépôt de la motion de destitution mais avant la tenue du vote. Le vote a lieu par scrutin.

Si la motion de destitution est présentée dans le cadre d'un appel-conférence du Comité exécutif, le vote doit être tenu par scrutin après la réunion. Les bulletins de vote sont envoyés par la personne ressource de la Conférence qui les retourne ensuite par télécopieur ou courriel en indiquant une date de retour au moins 15 jours à compter de la date d'envoi des bulletins de vote.

Démission

Un(e) dirigeant(e) ou conseiller(ère) spécial(e) peut démissionner en donnant un avis par écrit au(à la) président(e), au(à la) secrétaire-trésorier(ère) ou au Comité exécutif. La démission prend effet au moment indiqué dans l'avis ou, si ce moment n'est pas précisé, au moment de son acceptation que détermine le(la) président(e) ou le Comité exécutif.

Réunion des membres

Réunion annuelle

La Conférence tient une réunion annuelle de la Conférence conjointement avec l'Assemblée annuelle de l'Association. Le(La) président(e) avise les membres au préalable, de l'heure, du lieu et de l'ordre du jour provisoire de la réunion annuelle, au moins 30 jours avant la tenue de la réunion. 

Réunions extraordinaires

La Conférence peut tenir une réunion extraordinaire pour traiter des affaires de la Conférence pourvu que le(la) président(e) donne un préavis de trente jours. Elle doit également tenir une réunion extraordinaire si dix pour cent des membres de la Conférence en font la demande, par écrit adressée à le(la) président(e); cette réunion a alors lieu dans un délai de 60 jours à compter de la réception de la demande. Un préavis de l'heure, du lieu et de l'objectif visé par la réunion extraordinaire doit être envoyé au moins 30 jours avant la tenue de la réunion. 

 

Quorum

Dix membres en règle de la Conférence présents dès le début d'une réunion de la Conférence dûment convoquée constituent un quorum.

Décision des membres

Tout acte exécutoire doit recueillir une majorité des voix des membres régulier en règles présents et votants. Le vote par procuration est interdit.

Réunions du Comité exécutif

Le Comité exécutif se réunit sous convocation du(de la) président(e), ou au moins deux dirigeant(e)s. Un préavis indiquant la date, le lieu et l'objet d'une réunion en personne doit être envoyé à chaque membre du Comité exécutif au moins 30 jours préalablement à la réunion. Cette réunion peut être tenue conjointement avec la réunion annuelle de la Conférence.

Appel-conférence

Le Comité exécutif peut également se réunir par le biais d'un appel-conférence à la demande de(de la) président(e), ou au moins deux dirigeant(e)s. Un préavis indiquant la date et l'objet de ladite réunion doit être envoyé à chaque membre du Comité exécutif au moins trois jours avant la tenue de la réunion.

Quorum

Pour toute réunion du Comité exécutif, une majorité des dirigeant(e)s et président(e)s correspondant(e)s de divisions constitue un quorum.

Décisions

Toute action liant le Comité requiert la majorité des votes de membres présents et votants. Ceci peut être effectué par courriel.

Réunions des dirigeant(e)s

Les dirigeant(e)s peuvent tenir des réunions par le biais d'appels-conférences en vue d'expédier les affaires selon qu'ils(elles) le jugent nécessaire.

Quorum

Au moins trois dirigeant(e)s, y compris le(la) président(e) ou le(la) vice-président(e), constituent un quorum pour l'administration des affaires. Les décisions sont prises à l'issue d'un vote majoritaire des dirigeant(e)s présent(e)s, qui peut être fait par courriel. Advenant un partage des votes, le(la) dirigeant(e) présidant la réunion a une voix prépondérante.

Avis

Tout avis exigé par ce règlement peut être envoyé par la poste, par télécopieur, ou par courriel ou encore publié dans une publication officielle de la Conférence ou de l'Association.

Représentation de la position de l'Association

Toute démarche de la Conférence doit recevoir l'approbation du Bureau d'administration de l'Association pour que celle-ci devienne effective, à titre d'action de l'Association. Toute résolution ou recommandation adoptée ou toute démarche entreprise par la Conférence, à la demande du Comité exécutif ou de la Conférence, doit être rapportée par le(la) président(e) au Bureau d'administration de l'Association pour qu'elle soit considérée comme une action de l'Association.

Modifications

Le présent règlement peut être modifié lors d'une réunion du Comité exécutif par une majorité des votes des membres du Comité exécutif présents et votants, ou lors d'une Assemblée annuelle de la Conférence par un vote majoritaire des membres de la Conférence présents et votants. Ces modifications entrent en vigueur à compter de l'adoption d'une résolution par le Conseil de l'Association.