Pratiques de facturation

Person calculating invoices

Quand facturer – Facteurs Ă  considĂ©rer

Les juristes doivent facturer leurs clients sans dĂ©lai. Une facturation pĂ©riodique (p. ex., mensuelle) est recommandĂ©e dans la mesure du possible, afin de gĂ©rer les attentes des clients. La facturation rappelle rĂ©gulièrement aux clients le travail effectuĂ© et permet d’Ă©viter d’envoyer une facture importante et inattendue Ă  la fin de l’affaire.

L’envoi de factures pĂ©riodiques peut ne pas ĂŞtre possible en vertu de certaines ententes d’honoraires. Par exemple, dans le cadre d’un modèle de service forfaitaire, un juriste peut ĂŞtre en mesure de percevoir ses honoraires au dĂ©but de l’affaire (les juristes doivent vĂ©rifier les règles dans leur compĂ©tence, car certaines ne permettent pas de facturer des honoraires pour des services avant leur exĂ©cution). Par ailleurs, des modalitĂ©s d’honoraires conditionnels font en sorte que mĂŞme si les dĂ©bours peuvent ĂŞtre facturĂ©s pĂ©riodiquement (si prĂ©vu dans l’entente entre le juriste et le client), les honoraires dĂ©finitifs ne seront pas dĂ©terminĂ©s avant la conclusion de l’affaire. Dans tous les cas, cependant, il est essentiel que le juriste communique au client des attentes quant au moment et Ă  la façon dont l’affaire sera facturĂ©e, puis qu’il rĂ©ponde Ă  ces attentes. Comme le disait Kevin Cheung dans un article du Canadian Lawyer Magazine :

Quelle que soit la mĂ©thode que vous choisissez, communiquez ce que vous faites Ă  votre client afin que ses attentes soient dĂ©finies. Ensuite, vous devez suivre assidĂ»ment la routine choisie. S’en Ă©carter déçoit les attentes du client et vous permet de prendre de mauvais plis1.

Pour un client individuel qui sera facturĂ© rĂ©gulièrement, il peut ĂŞtre utile de connaĂ®tre le cycle de paie du client. Si le client est payĂ© selon un cycle prĂ©visible, l’envoi de factures selon un calendrier alignĂ© sur le cycle de paie du client (par exemple, mensuel) peut aider le client Ă  payer le compte plus rapidement2.

Facturer un client sans dĂ©lai après avoir obtenu un succès important pour ce client, alors que la valeur des services du juriste est bien prĂ©sente Ă  l’esprit du client, peut Ă©galement favoriser un paiement rapide3.

Pour en savoir plus :

Relevés de compte

Un relevĂ© de compte doit raconter une histoire. Le juriste doit prĂ©parer un relevĂ© de compte en se disant que son client l’examinera attentivement. Un client qui examine son compte doit avoir une comprĂ©hension claire de ce qui a Ă©tĂ© fait, pourquoi il fallait le faire et, dans la plupart des cas, combien de temps cela a pris. Si un client a besoin d’explications supplĂ©mentaires sur son compte, le juriste doit ĂŞtre prĂŞt Ă  s’expliquer sans hĂ©siter4.

La règle 3.6-3 prescrit que le juriste « doit indiquer clairement et sĂ©parĂ©ment les montants qui correspondent Ă  des honoraires et ceux qui correspondent Ă  des dĂ©bours » dans un relevĂ© de compte remis Ă  un client. Comme indiquĂ© dans le commentaire, les juristes peuvent Ă©galement inclure une rubrique sĂ©parĂ©e « Autres frais » sur un relevĂ© de compte « si le juriste dĂ©sire sĂ©parer certains frais, tels que les coĂ»ts parajuridiques, de traitement de texte ou d’informatique qui ne sont pas des dĂ©bours, et pourvu que le client ait consenti par Ă©crit Ă  de tels coĂ»ts ».

Des considĂ©rations particulières s’appliquent lorsqu’un juriste agit en vertu d’un mandat commun, auquel cas le juriste doit rĂ©partir Ă©quitablement ses honoraires et dĂ©bours entre les clients, Ă  moins que les clients n’en aient convenu autrement5.

Le Law Office Management Committee (« LOMC ») de la Nova Scotia Barristers’ Society propose les conseils suivants sur la comptabilisation du temps, ce qui permettra de s’assurer que la feuille de temps d’un juriste se traduit par un relevĂ© de compte suffisamment transparent pour permettre au client de comprendre les services qui ont Ă©tĂ© exĂ©cutĂ©s.

  • Les juristes devraient consigner sans dĂ©lai le temps consacrĂ© Ă  tout service professionnel.
  • Les juristes devraient dĂ©crire avec prĂ©cision le service professionnel exĂ©cutĂ© et la durĂ©e de ce travail.
  • Les juristes devraient Ă©viter d’utiliser des abrĂ©viations ou acronymes qu’ils sont les seuls Ă  connaĂ®tre pour leurs services professionnels.
  • Les juristes devraient examiner les relevĂ©s de temps pour s’assurer qu’ils sont exempts de fautes d’orthographe et d’erreurs dans les pĂ©riodes consignĂ©es.
  • Les juristes devraient donner une description complète de l’objet du service exĂ©cutĂ© et consignĂ©.
  • Les juristes devraient Ă©viter de consigner une information concernant le service professionnel donnĂ© tellement sommaire que ni eux ni personne d’autre ne peuvent le dĂ©finir ou le dĂ©crire objectivement du point de vue valeur pour le client6.

Le LOMC met Ă©galement l’accent sur la valeur d’une comptabilisation du temps exacte dans de nombreux types d’ententes d’honoraires, comme suit :

Les juristes comprennent la nĂ©cessitĂ© de la gestion du temps et de sa comptabilisation du point de vue de la valeur. Cela ne signifie pas que la mĂ©thode prĂ©dominante ou mĂŞme la mĂ©thode la plus comprise et privilĂ©giĂ©e par les clients pour dĂ©terminer les honoraires professionnels est l’heure facturable. Nous savons que pour de nombreux types de services juridiques, ce n’est tout simplement pas le cas. Au contraire, de nombreux types de services juridiques ont favorisĂ© et continueront de favoriser des honoraires forfaitaires standard qui ont Ă©tĂ© Ă©tablis par les forces du marchĂ©, gĂ©nĂ©ralement acceptĂ©s par les clients et tout Ă  fait appropriĂ©s. Cela Ă©tant dit, nous savons Ă©galement qu’Ă  titre de mesure de l’efficacitĂ©, de la rentabilitĂ©, de la gestion des risques et de la justification de la facturation, il y a peu ou pas de normes de gestion de cabinet juridique qui surpassent la comptabilisation appropriĂ©e et efficace du temps professionnel.

En fait, dans l’Ă©valuation du caractère raisonnable des comptes d’honoraires juridiques forfaitaires, mĂŞme dans les domaines de pratique des services juridiques oĂą ils sont communs, les liquidateurs des dĂ©pens, ainsi que les tribunaux, auront le plus souvent recours Ă  une analyse du temps pris pour exĂ©cuter les services en question et du temps qui aurait dĂ» ĂŞtre pris objectivement pour de tels services. C’est selon ce principe que le LOMC soutient que les juristes qui ne comptabilisent pas le temps le font Ă  leurs risques et pĂ©rils.

En faisant cette dĂ©claration, le LOMC rĂ©alise parfaitement et accepte que certains juristes, dans des types particuliers de pratique juridique, utilisent la forme du modèle Ă  honoraires fixes mentionnĂ© ci-dessus au lieu de comptabiliser le temps; en particulier dans les types d’affaires pour lesquelles le marchĂ© a Ă©tabli une fourchette gĂ©nĂ©rale d’honoraires ou lorsque, dans les circonstances, il est gĂ©nĂ©ralement possible de prĂ©voir ce qu’une affaire particulière impliquera en termes de temps et d’expertise. Ces juristes doivent rester libres de structurer leurs comptes d’honoraires connexes selon ce rĂ©gime, en tenant compte du cadre rĂ©glementaire et dĂ©ontologique global qui s’applique Ă  tout honoraire (y compris la norme ci-dessus) et en gardant Ă  l’esprit que les relevĂ©s de temps contemporains seront un facteur très pertinent pour Ă©valuer le caractère raisonnable de tout compte d’honoraires contestĂ©7.

Pour en savoir plus :

Quoi facturer et quoi ne pas facturer

Le Code type aborde globalement la question de ce qu’il faut facturer en indiquant : « Un juriste ne doit pas demander ou accepter des honoraires ou des dĂ©bours, y compris des intĂ©rĂŞts, Ă  moins qu’ils soient justes et raisonnables et qu’ils aient Ă©tĂ© divulguĂ©s en temps opportun8 ». Les barreaux ne rĂ©glementent pas les approches spĂ©cifiques des juristes sur ce qu’ils facturent ou non9. Toutefois, le commentaire de la règle 3.6-1 Ă©nonce des facteurs qui aideront Ă  dĂ©terminer si un honoraire est juste et raisonnable, comme suit :

  1. le temps et l’effort requis et consacrĂ©s au dossier;
  2. la difficultĂ© du dossier et l’importance du dossier pour le client;
  3. les compĂ©tences ou services particuliers requis et fournis, s’il y a lieu;
  4. les résultats obtenus;
  5. tous honoraires prévus par la loi ou par un règlement;
  6. des circonstances particulières, telles que le report de paiement, l’incertitude du montant accordĂ© ou l’urgence;
  7. la probabilitĂ©, si divulguĂ©e au client, que le juriste ne puisse accepter d’autre travail s’il accepte ce mandat;
  8. toute entente pertinente entre le juriste et le client;
  9. l’expĂ©rience et l’aptitude du juriste;
  10. toute estimation ou Ă©chelle d’honoraires donnĂ©e par le juriste;
  11. le consentement préalable du client relativement aux honoraires10.

En outre, le commentaire de la règle 3.6-1 interdit expressĂ©ment les honoraires cachĂ©s ou les honoraires qui n’ont pas Ă©tĂ© entièrement divulguĂ©s et acceptĂ©s par le client (ou une autre partie si les honoraires du juriste sont payĂ©s par l’autre partie)11.

Bien que l’existence d’une convention de mandat ou d’une lettre d’engagement Ă©crite Ă©tablissant des modalitĂ©s d’honoraires particulières ne dĂ©termine pas si les honoraires d’un juriste sont justes et raisonnables, il va au mieux de l’intĂ©rĂŞt du juriste de pouvoir dĂ©montrer qu’un client a Ă©tĂ© pleinement informĂ© dès le dĂ©but d’une affaire des coĂ»ts potentiels de l’affaire et de la façon dont le client serait facturĂ©, et qu’il a acceptĂ© d’aller de l’avant Ă  partir de cette information :

Les juristes doivent se rappeler que le fardeau de la preuve repose sur eux dans tous les cas de contestation de leurs factures. Autrement dit, le client n’a pas Ă  Ă©tablir qu’une facture contestĂ©e est dĂ©raisonnable, c’est le juriste qui doit Ă©tablir qu’elle est raisonnable. S’il n’y a pas d’entente Ă©crite prĂ©cisant les paramètres du mandat, notamment dans le cas d’un client peu au fait du monde juridique, le juriste concernĂ© s’impose un fardeau qu’il aura de la difficultĂ© Ă  assumer12.

En ce qui concerne les dĂ©bours, il est gĂ©nĂ©ralement admis que les juristes et cabinets juridiques ne doivent demander que le remboursement des dĂ©bours effectuĂ©s pour le compte d’un client. Le paiement des dĂ©bours ne devrait pas gĂ©nĂ©rer de bĂ©nĂ©fice. Comme le soulignait un avis dĂ©ontologique publiĂ© il y a plusieurs annĂ©es par l’American Bar Association :

… il est interdit Ă  un juriste de crĂ©er une source supplĂ©mentaire de bĂ©nĂ©fice pour le cabinet juridique au-delĂ  de ce qui est contenu dans la prestation de services professionnels en soi. Le fonds de commerce du juriste est la vente de services juridiques, pas de papier photocopie, de sandwichs au thon, de temps informatique ou de services de messagerie13.

Les juristes peuvent affronter des dĂ©fis dĂ©ontologiques et logistiques lorsqu’il s’agit de dĂ©terminer s’ils devraient imputer certaines dĂ©penses aux clients et comment le faire. Ainsi, les juristes qui paient des frais mensuels fixes pour accĂ©der Ă  des services de recherche juridique doivent dĂ©terminer s’ils doivent imputer les coĂ»ts de recherche aux clients et de quelle manière. De plus, les coĂ»ts administratifs tels que les frais d’ouverture de dossier devraient ĂŞtre communiquĂ©s au client dès le dĂ©part, de sorte que ce type de coĂ»ts supplĂ©mentaires ne constitue pas une surprise. Comme le dit Kris Dangerfield, avocat gĂ©nĂ©ral principal de la SociĂ©tĂ© du Barreau du Manitoba :

La meilleure protection que vous pouvez avoir en ce qui concerne une plainte ou une Ă©valuation relative aux honoraires est un client bien prĂ©parĂ©. Si un client sait que vous lui facturerez des frais d’ouverture de dossier, le coĂ»t de chaque envoi par messagerie, appel tĂ©lĂ©phonique interurbain ou transmission par tĂ©lĂ©copie, il est peu probable qu’il se plaigne par la suite du caractère raisonnable de votre compte. Si un client sait d’avance qu’un dossier nĂ©cessitera une recherche juridique approfondie, ou que vous devrez embaucher un recherchiste pour accomplir cette tâche, le coĂ»t de cette recherche ne sera pas une surprise. Si vous avez traitĂ© de ces aspects dès le dĂ©part, votre client est en mesure de prendre une dĂ©cision Ă©clairĂ©e quant Ă  savoir s’il est prĂŞt ou non Ă  payer les dĂ©bours et les coĂ»ts qui lui seront facturĂ©s14.

Pour en savoir plus :

Modes de facturation

Les juristes disposent de nombreuses options pour l’envoi de comptes Ă  leurs clients, y compris par courrier ordinaire, par courriel ou par le truchement d’un portail en ligne sĂ©curisĂ©. La mĂ©thode devrait ĂŞtre convenue dès le dĂ©but de l’affaire. Étant donnĂ© la nature sensible des informations parfois contenues dans les comptes juridiques, les juristes doivent obtenir des instructions claires de leurs clients sur l’endroit oĂą envoyer leurs comptes, en particulier lorsque les comptes seront envoyĂ©s par courriel.

Modes de paiement

Plus il est facile pour un client de payer son compte, mieux c’est. Il est donc avantageux pour les juristes d’offrir Ă  leurs clients la possibilitĂ© de payer par carte de crĂ©dit ou de dĂ©bit, ou par virement Ă©lectronique. Les frais associĂ©s Ă  l’offre de telles options de paiement font partie des frais gĂ©nĂ©raux d’entreprise et ne devraient pas ĂŞtre facturĂ©s au client15. Pour tous les modes de paiement Ă©lectronique, les juristes et les cabinets juridiques doivent avoir mis en place des mesures de protection de la confidentialitĂ© des informations des clients. En outre, quel que soit le mode de paiement, les juristes doivent se mĂ©fier de la possibilitĂ© de transactions frauduleuses. La trousse d’outils La dĂ©ontologie du droit dans un contexte numĂ©rique de l’ABC propose des outils pour protĂ©ger et gĂ©rer de manière appropriĂ©e les donnĂ©es numĂ©riques.

Pour en savoir plus :

Traitement des comptes en souffrance et des paiements en retard

Le suivi rapide des comptes en souffrance est important, tant pour se faire payer que pour comprendre les raisons pour lesquelles un client peut ne pas ĂŞtre enclin ou en mesure de payer. Selon Edward Poll, « le non-paiement d’une facture rĂ©vèle l’existence de l’un ou l’autre de quatre types de problèmes :

  • Les clients ne comprennent pas les dĂ©tails ou la valeur de ce que vous avez fait.
  • Ils jugent excessive la somme facturĂ©e parce qu’elle inclut des choses qu’ils n’ont pas demandĂ©es.
  • Ils ne ressentent aucune urgence Ă  payer, prĂ©fĂ©rant mettre l’accent sur des factures ayant une importance plus personnelle.
  • Ils n’ont plus d’argent malgrĂ© leurs bonnes intentions16. »

Edward Poll souligne « qu’aucun des problèmes Ă©voquĂ©s ci-dessus ne suppose une faute professionnelle de l’avocat dans la prĂ©paration de sa facture ». NĂ©anmoins, tout en reconnaissant que l’objectif premier d’une facture est de s’assurer que le juriste est payĂ©, Edward Poll exhorte les juristes Ă  utiliser Ă©galement leur facture comme « aussi un outil de communication. La facture parfaite dit clairement et sans dĂ©tour au client que vous avez amĂ©liorĂ© sa vie17 ».

Factures parfaites mises à part, quelles mesures un juriste peut-il prendre lorsque les factures restent impayées, dans le respect de la déontologie?

Tout d’abord, il est important que les juristes disposent d’une mĂ©thode efficace pour surveiller quels clients sont en retard dans leurs paiements afin d’assurer le suivi. Un compte impayĂ© pouvant ĂŞtre le signe que le client est mĂ©content d’un aspect de la reprĂ©sentation, les juristes doivent assurer une communication rĂ©gulière avec leur client pour avoir la possibilitĂ© de savoir quel est le problème. C’est aussi une bonne raison de facturer les clients rĂ©gulièrement, de sorte que l’insatisfaction a moins de chance de s’envenimer.

Dans un article de 2009 intitulĂ© « Capturing More Time (and Billing It Too!) », Ellen Freedman et Claire Barnes proposent des conseils dĂ©taillĂ©s sur le suivi auprès d’un client concernant un compte impayĂ©.18 GĂ©nĂ©ralement, ce type de suivi est mieux fait par quelqu’un d’autre que le juriste, et de prĂ©fĂ©rence par la personne la plus apte au service Ă  la clientèle disponible. L’objectif du premier appel devrait ĂŞtre de confirmer que le client a reçu la facture. Si ce n’est pas le cas, la facture devrait ĂŞtre envoyĂ©e Ă  nouveau sans dĂ©lai. Si la facture n’est toujours pas payĂ©e, l’Ă©tape suivante consiste Ă  dĂ©terminer s’il y a un problème ou une question au sujet de la facture. Si le client a un problème avec des frais ou dĂ©bours particuliers, une bonne option est de demander au client de retenir temporairement le montant cette partie de la facture afin de pouvoir examiner la question et de payer le solde entre-temps. Une fois qu’un problème est identifiĂ©, il doit ĂŞtre rĂ©solu le plus rapidement possible. En matière de service Ă  la clientèle, un client a tout Ă  fait le droit de recevoir une rĂ©ponse rapide et courtoise Ă  ses questions. Les cabinets juridique peuvent envisager d’autoriser la personne qui effectue les appels au client Ă  annuler des frais jusqu’Ă  un certain pourcentage s’ils estiment que la situation le justifie, Ă  condition que le client paie ensuite rapidement. Lors du suivi des comptes en souffrance, il est important que le cabinet juridique ne soit pas sur la dĂ©fensive, et ne mette pas non plus le client sur la dĂ©fensive. Parallèlement, il est raisonnable de demander des rĂ©ponses prĂ©cises et des dĂ©lais de paiement prĂ©cis Ă  un client. Une fois qu’un dĂ©lai est Ă©tabli, il est essentiel d’assurer le suivi comme convenu et de poursuivre ce suivi jusqu’au paiement du compte19.

Dans les cas oĂą des factures demeurent impayĂ©es, sous rĂ©serve des règles concernant le retrait des services, un juriste peut suspendre le travail supplĂ©mentaire sur le dossier jusqu’Ă  ce que les honoraires soient payĂ©s. Toutefois, avant de le faire, le juriste doit s’assurer que cela ne porte pas prĂ©judice au client, par exemple en cas de date d’audience imminente. Le juriste ne manquera pas non plus d’expliquer au client que le travail sur son dossier est suspendu et pourquoi. Il est essentiel de documenter ces communications20.

Si les factures ne sont toujours pas payĂ©es, le juriste doit se demander s’il est appropriĂ© de se retirer de la reprĂ©sentation21 et, dans l’affirmative, s’il est appropriĂ© de revendiquer son droit Ă  un privilège relativement aux honoraires impayĂ©s. Cependant, les juristes doivent agir avec prudence, car les clients ont souvent des raisons de ne pas payer les honoraires juridiques. Nombre de plaintes pour nĂ©gligence contre un juriste ont commencĂ© comme une demande reconventionnelle Ă  un cabinet dĂ©posant une plainte pour honoraires impayĂ©s.

Il pourrait ĂŞtre prĂ©fĂ©rable d’aborder un problème d’honoraires au moyen d’une mĂ©thode plus neutre, comme la liquidation/taxation ou les services de mĂ©diation fournis par les tribunaux ou par les barreaux provinciaux, s’ils offrent un processus de mĂ©diation des honoraires, comme discutĂ© plus en dĂ©tail plus loin dans cette trousse d’outils. Le Code type permet Ă  un juriste de divulguer des renseignements confidentiels afin d’Ă©tablir ou de percevoir ses honoraires, Ă  condition qu’il ne divulgue pas plus de renseignements que ce qui est exigĂ©22.

Pour en savoir plus :

Notes de fin

1 Kevin Cheung, WIP, taxes and better billing practices, Canadian Lawyer (27 octobre 2020)

2 Pour plus de dĂ©tails, voir Ellen Freedman et Claire Barnes, Capturing More Time (And Billing It Too!) EnPratique de l’ABC (23 avril 2009)

3 Idem

4 Règle 3.6-1[4], Code type p. 62

5 Règle 3.6-4, Code type p. 63

6 Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Law Office Management Standards - # 3 – Timekeeping (23 mai 2014), notes de bas de page omises

7 Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Law Office Management Standards - #5 – Retention and Billing (13 juin 2015), notes de bas de page omises

8 Règle 3.6-1, Code type p. 62

9 Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Law Office Management Standards - #5 – Retention and Billing (13 juin 2015) Certains commentateurs ont critiquĂ© l’absence de directives dĂ©taillĂ©es de la part des barreaux concernant ce que les juristes devraient et ne devraient pas facturer. Voir par exemple Alice Woolley, Time for Change: Unethical Hourly Billing in the Canadian Profession and What Should Be Done About It, 83:3 Canadian Bar Review 859 (2004) Ă  887, et Noel Semple, Shady Billing: Closing the Hall of Shame, Slaw (30 janvier 2018)

10 Règle 3.6-1[1], Code type p. 61

11 Règle 3.6-1[2], Code type p. 61

12 Lawyers’ Insurance Association of Nova Scotia, Law Office Management Standards - #5 – Retention and Billing (13 juin 2015)

13 CitĂ© dans Kris Dangerfield, Who is Paying for the Tuna Sandwiches?, SociĂ©tĂ© du Barreau du Manitoba (2020)

14 Idem

15 Voir Barreau de l’Ontario, « Honoraires, dĂ©bours et paiements », Paiement par carte de dĂ©bit ou de crĂ©dit et Paiement par commerce Ă©lectronique; les barreaux d’autres compĂ©tences ont Ă©galement adoptĂ© cette position.

16 Edward Poll, Honoraires juridiques : la facture parfaite!, lien EnPratique de l’ABC (13 fĂ©vrier 2014)

17 Idem

18 Ellen Freedman et Claire Barnes, Capturing More Time (And Billing It Too!) EnPratique de l’ABC (23 avril 2009); voir aussi Edward Poll, How to Get Paid: It’s In Your Hands (Lien EnPratique de l’ABC) (14 mai 2014)

19 Ce paragraphe rĂ©sume les conseils de Freedman et Barnes. Pour plus de dĂ©tails, voir leur article.

20 Law Society of Alberta, Law Practice Essentials, 12 Dealing with Challenging Clients, 12.13 Effective Billing Practices

21 Règle 3.7-3, Code type p. 67

22 Règle 3.3-5, Code type p. 33