Conservation des documents hypothécaires

Mortgage Documents

La trousse d’instructions hypothĂ©caires procure des conseils pratiques aux avocats et avocates qui rĂ©pondent aux demandes du prĂȘteur lors de transactions immobiliĂšres rĂ©sidentielles. Cette page porte sur la conservation des documents hypothĂ©caires. 

La situation

Par le passĂ©, une fois qu’un achat immobilier Ă©tait rĂ©alisĂ©, l’avocat ou l’avocate envoyait les documents signĂ©s au prĂȘteur client, avec copie Ă  l’emprunteur client, et fermait le dossier. Maintenant, le prĂȘteur peut demander Ă  l’avocat ou l’avocate de conserver un Ă©ventail de documents originaux aprĂšs la clĂŽture et de s’engager Ă  les fournir sans dĂ©lai. Compte tenu des coĂ»ts d’entreposage et de rĂ©cupĂ©ration, il peut s’agir d’un fardeau important. 

MODÈLE D’INSTRUCTIONS DU PRÊTEUR

Vous convenez de conserver et de prĂ©senter, en tout temps et sans dĂ©lai, tous les autres documents applicables indiquĂ©s Ă  la section X du rapport dĂ©finitif sur le titre.

CONSEILS PRATIQUES

  • Pensez Ă  la meilleure façon de gĂ©rer la responsabilitĂ© d’entreposage et de rĂ©cupĂ©ration que le prĂȘteur vous a imposĂ©e. Par exemple, qu’est-ce qui peut ĂȘtre numĂ©risĂ© et stockĂ© en format Ă©lectronique dans une installation sĂ©curisĂ©e avec copie de sauvegarde et dans un format que vous contrĂŽlez physiquement, Ă  l’intĂ©rieur ou Ă  l’extĂ©rieur de votre bureau? Quel systĂšme pouvez-vous utiliser pour rendre la rĂ©cupĂ©ration aussi efficace et abordable que possible? Comment vos collĂšgues abordent-ils cette question?
  • Prenez note que certaines provinces et certains territoires ont des dispositions lĂ©gislatives visant les documents Ă©lectroniques, leur donnant le mĂȘme effet que les documents sous format papier signĂ©s. Par exemple, voir la Loi de 2000 sur le commerce Ă©lectronique de l’Ontario. 

Mise en garde et commentaires