Faire face aux perturbations de la pratique

  • 26 juillet 2017
  • Ann Macaulay

Nombreuses sont les choses qui peuvent perturber votre cabinet juridique, allant d’Ă©vĂ©nements inattendus, comme une maladie soudaine ou une catastrophe naturelle, Ă  des choses plus prĂ©vues telles qu’une grossesse ou un dĂ©mĂ©nagement dans de nouveaux locaux. Heureusement, nombreuses aussi sont les mesures que vous pouvez prendre pour en minimiser les possibles rĂ©percussions. Le chaos ne fait pas bon mĂ©nage avec la planification avancĂ©e et l’organisation.

« Qu’avez-vous prĂ©vu au cas oĂą vous vous faites renverser par un autobus? » C’est la première question Ă  vous poser, affirme l’ancienne avocate Joanne Clarfield Schaefer qui travaille pour JSchaefer Coaching Ă  Toronto et a dĂ» prendre un congĂ© de maladie inattendu en raison d’une dĂ©pression tout Ă  fait imprĂ©vue.

Joanne Clarfield Schaefer conseille aux juristes de dresser une liste au cas oĂą ils ne seraient pas en mesure de travailler. La liste devrait comporter notamment leurs mots de passe, les numĂ©ros de tĂ©lĂ©phone et les noms de leurs clients, ainsi que ceux des principales personnes au sein de leur cabinet. Si vous ne pouvez ni communiquer ni vous rendre au bureau, quelqu’un devrait tout savoir de votre pratique, ajoute-t-elle. Elle recommande d’avoir ce qu’elle appelle « un double d’urgence », quelqu’un « Ă  qui vous faites confiance et pouvez confier vos dossiers et vos clients, et Ă  qui vous pouvez demander de prendre votre place si vous ĂŞtes dans la totale incapacitĂ© de travailler ». Cette personne devrait possĂ©der votre mot de passe pour pouvoir agir sans dĂ©lai en prenant votre place et en accĂ©dant Ă  vos dossiers.

Faites le nĂ©cessaire pour laisser des traces et permettre de savoir exactement oĂą en sont tous les dossiers sur lesquels vous travaillez (le plus probablement ce sera sous format Ă©lectronique), recommande Joanne Clarfield Schaefer. Assurez-vous que tout est en ordre pour que votre « double » puisse immĂ©diatement se rendre Ă  votre bureau et assumer votre rĂ´le sans prĂ©judice pour vos clients.

Restez en contact avec un rĂ©seau de juristes exerçant dans des domaines similaires qui peuvent assumer certains de vos dossiers en cas d’urgence. « Ayez une personne proche que vous pouvez appeler, qui exerce de prĂ©fĂ©rence dans le mĂŞme domaine que vous depuis Ă  peine quelques annĂ©es de plus », dit Joanne Clarfield Schaefer. Elle recommande de constituer un groupe de conseillers, quelques personnes avec lesquelles vous pouvez parler au tĂ©lĂ©phone une fois par mois qui sont toutes dans la mĂŞme situation et qui peuvent discuter de problèmes de pratique. « Discutez avec ce groupe de la façon de faire face Ă  ce genre de chose. »  

Ces personnes pourraient parler en votre nom au cabinet ou aux clients si vous n’ĂŞtes pas en mesure de le faire vous-mĂŞme. « Que voulez-vous dire et Ă  qui faites-vous confiance pour le faire? » demande Joanne Clarfield Schaefer. « Que souhaitez-vous dire aux clients? Votre Ă©tat vous permet-il de prendre cette dĂ©cision? »

Kristen Bucci dit qu’une large part de son plan d’urgence est de nommer une personne « en qui elle a toute confiance pour prendre les rĂŞnes si quelque chose devait arriver ». Kristen Bucci, du cabinet Zochodne Bucci Professional Corporation Ă  Thunder Bay (Ontario), demande Ă  son associĂ©e d’assister Ă  toutes ses rencontres avec ses clients. « Nous comparaissons Ă©galement ensemble devant les tribunaux, afin qu’elle connaisse les dossiers aussi bien que moi. »

Elle recommande en outre de numĂ©riser les dossiers autant que possible. « Tout document qui entre dĂ©sormais dans ce bureau est scannĂ© et sauvegardĂ© sous forme numĂ©rique », dit-elle, afin de garantir que toute personne puisse accĂ©der Ă  tout. Veillez Ă  ce que la personne responsable des TI dans votre cabinet effectue rĂ©gulièrement, de prĂ©fĂ©rence toutes les nuits, une copie de sauvegarde conservĂ©e hors les murs. En cas d’inondation ou d’incendie au bureau, au moins les dossiers numĂ©riques seront-ils disponibles. Selon elle, il importe de vous assurer de possĂ©der une bonne assurance invaliditĂ©, y compris une couverture des pertes d’exploitation.

Le cabinet Digby Leigh & Company de Vancouver Nord est exploitĂ© avec une plateforme infonuagique depuis plusieurs annĂ©es de façon Ă  ce que tous ses membres puissent accĂ©der Ă  tous les dossiers oĂą qu’ils se trouvent dans le monde. « Si une catastrophe survient maintenant », dit le reprĂ©sentant du cabinet, « en cas de panne d’Ă©lectricitĂ©, nous allons dans un cafĂ©-restaurant, nous rentrons chez nous, nous allons lĂ  oĂą il y a de l’Ă©lectricitĂ©, et nous continuons tout simplement Ă  travailler ».

La plupart des juristes vivront au moins un dĂ©mĂ©nagement pendant leur carrière. Cependant, il y a gĂ©nĂ©ralement un prĂ©avis avant le changement de locaux. S’ils sont bien organisĂ©s, la perturbation sera minime. Cela aide de disposer d’une pĂ©riode de chevauchement d’un mois entre l’ancien et le nouveau bureau, dit Me Leigh, qui ajoute que son cabinet a rĂ©ussi Ă  dĂ©mĂ©nager il y a quelques annĂ©es avec une interruption de seulement une demi-journĂ©e. CommencĂ© Ă  midi un vendredi, le dĂ©mĂ©nagement Ă©tait arrivĂ© dans le nouveau bureau Ă  dix-huit ou dix-neuf heures et sorti des boĂ®tes le samedi. Le lundi matin, tout fonctionnait normalement.

Les meilleurs conseils de Me Leigh pour un dĂ©mĂ©nagement rĂ©ussi : planifiez tĂ´t et « organisez-le comme une clĂ´ture importante ». Me Leigh a nommĂ© des gestionnaires de projet internes qui ont collaborĂ© avec un architecte pour s’assurer des dĂ©tails de la planification du nouvel espace de travail, il n’a participĂ© qu’Ă  la prise des dĂ©cisions majeures.

Tout comme pour les dĂ©mĂ©nagements, les congĂ©s de maternitĂ© sont gĂ©nĂ©ralement planifiĂ©s très Ă  l’avance. Joanne Clarfield Schaefer, qui accompagne beaucoup de cabinets quant aux questions de congĂ©s de maternitĂ©, conseille aux avocates de gĂ©rer les attentes avant de partir en congĂ©; les vĂ´tres, celles de vos clients et celles de votre cabinet. Pensez aux incidences sur votre carrière et ce qu’il adviendra de votre salaire, de votre prime, du taux horaire, de l’Ă©valuation du rendement et de la sociĂ©tĂ© de personnes.

RĂ©flĂ©chissez Ă  ce que vous allez dire Ă  vos clients Ă  propos de votre congĂ©. Au moins un mois avant la date prĂ©vue pour l’accouchement, indiquez-leur le nom de la personne qui va ĂŞtre chargĂ©e de leur dossier. DĂ©terminez les paramètres de votre congĂ© et sachez si vous souhaitez continuer Ă  suivre les affaires de vos clients et recevoir toutes les informations concernant leur dossier. DĂ©cidez si vous voulez Ă©crire des articles ou assister Ă  des sĂ©ances de formation continue pendant votre congĂ©. « Trouvez un moyen de garder un lien avec la profession, car la transition est difficile au retour », affirme Joanne Clarfield Schaefer, qui recommande de garder le contact avec quelqu’un qui peut vous tenir au courant de ce qui se passe dans le cabinet en votre absence. Cet « accompagnateur de congĂ© » est « vos yeux et vos oreilles au cabinet qui vous tiendra au courant de ce qui se passe, des nouvelles, des personnes engagĂ©es », dit-elle, de façon Ă  ne pas vous sentir totalement coupĂ©e du cabinet pendant votre absence.

Au fond, s’agissant de quelque perturbation que ce soit de votre pratique, les juristes « ont une obligation fiduciaire envers leurs clients et doivent veiller Ă  ce que leurs dossiers soient transmis sans que cela nuise au client ou en rĂ©duisant les incidences autant que possible », dĂ©clare Joanne Clarfield Schaefer. Envisagez vos responsabilitĂ©s Ă  la lumière de ce fait, dit-elle. « Allez-vous engager quelqu’un Ă  titre temporaire? Comment choisir la personne? Le fait qu’elle va se charger de vos dossiers vous inquiète-t-il? Vous devez rĂ©pondre Ă  toutes ces questions. » 


Liste de vérification de Joanne Clarfield Schaefer pour gérer les congés

  1. Élaborez un plan de mesures d’urgence qui inclut vos mots de passe, des listes de numĂ©ros de tĂ©lĂ©phone et clients et personnes essentielles de votre cabinet.
  2. Veillez Ă  la continuitĂ© des affaires en vous assurant que vous possĂ©dez la couverture d’assurance appropriĂ©e, une copie de sauvegarde des donnĂ©es hors de votre bureau, un inventaire de vos actifs et une liste de personnes Ă  appeler.
  3. Pour les congĂ©s, qu’ils soient prĂ©vus ou imprĂ©vus, nommez un « double en cas d’urgence » qui peut assumer vos fonctions immĂ©diatement et intĂ©gralement sans prĂ©judice ni coĂ»ts inutiles pour le client.
  4. Trouvez un conseiller de confiance qui peut gĂ©rer en votre nom les communications internes et externes avec les clients d’une façon appropriĂ©e.
  5. Envisagez une couverture d’assurance invaliditĂ© pour assurer une rentrĂ©e d’argent pendant les congĂ©s imprĂ©vus.
  6. Les juristes exerçant seuls devraient se constituer un groupe de conseillers avec lequel communiquer une fois par mois pour discuter de questions liĂ©es Ă  la gestion de la pratique, y compris les mesures Ă  prendre en cas d’urgence.

Ann Macaulay rédige fréquemment des articles pour EnPratique de l'ABC.