Quelle que soit la taille de votre cabinet ou le lieu où il se trouve, il est vital à votre viabilité que vous compreniez bien le côté commercial de l’exercice du droit, et que vous y portiez attention.
Pour assurer votre succès et votre survie à long terme, vous devez veiller activement au bon ordre des finances de votre cabinet. Une saine situation financière et des entrées de fonds régulières vous permettront d’engager, de former et de conserver des collaborateurs compétents, d’équiper convenablement votre bureau et d’offrir un excellent service à la clientèle. D’habitude, le client qui reçoit un excellent service paie ses factures à temps et vous envoie d’autres bons clients, ce qui mène à une activité rentable et gratifiante.
Éléments à prendre en considération
Pour élaborer et mettre en œuvre efficacement un plan financier, vous devriez maîtriser au moins les rudiments de la comptabilité et de la gestion d’entreprise : plan d’entreprise, revenus et dépenses, budget de fonctionnement, rentabilité, flux de trésorerie, heures facturables, recouvrement des frais, comptes clients, choix de clients et choix de dossiers. Retenez les services d’un comptable professionnel pour vous conseiller en ce qui concerne la fiscalité, la structure du cabinet et l’opportunité de constituer une personne morale. Engagez une personne compétente en tenue de livres pour gérer les comptes au quotidien, en ne négligeant pas de surveiller son travail. N’abdiquez pas cette responsabilité.
Comment la technologie peut être utile
L’investissement dans la technologie est essentiel à la gestion de votre cabinet et à la prestation de vos services. Il s’agit d’un élément fondamental du succès de votre cabinet. Il existe sur le marché de nombreux logiciels : comptabilité de fiducie, comptabilisation des heures et facturation, grand livre, gestion des dossiers et autres systèmes de gestion des documents (permettant un accès rapide et facile à vos documents papier et données électroniques).
Les logiciels d’assemblage de documents permettent d’automatiser la création de documents que vous utilisez fréquemment. De nombreux avocats autonomes et petits cabinets utilisent un logiciel de reconnaissance vocale comme Dragon Naturally Speaking au lieu de taper leurs textes. Le temps requis pour apprendre à Dragon de reconnaître votre voix a été sensiblement réduit depuis quelques années.
L’utilisation de scanneurs peut réduire la quantité de papier que votre cabinet utilise et, par conséquent, les coûts d’entreposage. Ce ne sont là que des exemples de la technologie susceptible d’améliorer l’efficacité et la rentabilité de votre cabinet. Pour plus amples renseignements sur la technologie et les produits disponibles, je recommande l’ouvrage The 2011 Solo and Small Firm Legal Technology Guide, de Sharon Nelson, John Simek et Michael Maschke. Il a été publié par la Section de la gestion des cabinets de l’Association du Barreau américain, et il peut être acheté en ligne. C’est une ressource excellente et peu coûteuse pour quiconque envisage d’investir dans la technologie juridique.
Le simple fait d’acheter un produit donné ne garantit toutefois pas le succès financier. Vous devez disposer d’une personne dans le cabinet (peut-être vous-même) qui l’utilisera, et vous devez prévoir le temps et les fonds voulus pour la formation à l’égard de chaque produit. Avant de vous précipiter sur le plus récent produit, dressez un inventaire des outils que vous avez déjà et de leurs fonctions, et déterminez si vous les utilisez ou non à leur pleine capacité. Vérifiez quels produits pourraient et devraient être mis à jour, et renseignez-vous auprès de collègues dignes de foi sur leur expérience avec différents produits. Vous devriez prévoir un budget pour le remplacement et la mise à jour périodiques de votre technologie, étant entendu que toute technologie devient un jour désuète.
Conseils sur la facturation et la perception des comptes
Quand l’économie ralentit, la sélection des clients et des dossiers, ainsi que l’établissement de mandats précis, qui sont toujours importants, deviennent encore plus vitaux au succès de votre cabinet. Vous ne devriez pas céder à la panique et vous sentir obligé d’accepter chaque demande de représentation qui vous est adressée. Pour que votre cabinet soit viable, vous devez prendre des mesures pour vous assurer que vous serez payé pour les services rendus – à moins de choisir délibérément d’offrir des services pro bono.
Réfléchissez soigneusement avant d’agir pour quiconque ne veut pas signer une entente sur le mandat ou verser un acompte. Si une personne ne veut pas ou ne peut pas verser un acompte, comment pouvez-vous être sûr qu’elle paiera vos factures une fois les services rendus?
Si vous acceptez de représenter un client, consignez d’emblée par écrit les termes de votre entente. Cette entente ou lettre-contrat qui précise clairement ce que vous avez à faire est un précieux outil de gestion des risques, de gestion financière et de communication. (Vous pouvez consulter à ce sujet la page des modèles de lettre-contrat dans CBA.org, dans la Trousse de documents modèles sur les conflits d’intérêts.)
Signez une nouvelle lettre-contrat pour chaque nouveau dossier que vous acceptez, même d’un client existant. Dans chaque cas, indiquez clairement ce que vous êtes chargé de faire et ce que votre mandat ne comprend pas. Une lettre-contrat qui précise clairement les services à fournir ainsi que vos politiques et modalités concernant le fonctionnement de votre bureau, les communications et la facturation aide à réduire le risque de malentendu entre vous et votre client au sujet de votre rôle et des responsabilités du client.
Discutez des honoraires lors de l’entrevue initiale. Votre lettre-contrat devrait préciser clairement comment et quand vous facturez, et quels sont les méthodes et les délais de paiement, les frais d’intérêt, les débours et la TVH. Elle devrait aussi indiquer les conséquences pour le client en cas de non-paiement des comptes. Faites comprendre que vous vous attendez à ce que vos services soient payés sans délai. Discutez avec votre client du moment dans le mois où il préfère recevoir les factures, et du taux d’intérêt que vous imposez en cas de retard de paiement. Le client pourra ainsi mieux gérer son budget et comprendra que le paiement de vos comptes devrait être une priorité. Si vous n’acceptez pas déjà le paiement par carte de crédit, envisagez de le faire. Les frais que vous devrez payer seront sans doute largement compensés par la réduction de vos comptes clients.
Assurez-vous que l’acompte demandé suffit à couvrir votre travail initial, et que votre entente prévoit le renflouement de l’avance dès que le solde baisse sous un montant donné. Précisez quelles sont les conséquences si le compte n’est pas renfloué. Indiquez clairement que vous ne vous considérerez pas comme étant engagé pour un dossier tant que votre bureau n’a pas reçu la lettre-contrat et l’acompte demandé.
Une fois que vous commencez le travail, tenez un registre détaillé et à jour des heures que vous y consacrez. Vous pourrez ainsi dresser sans délai un relevé de compte exact et détaillé, tant que le client est toujours reconnaissant du travail que vous avez accompli. Facturez régulièrement, aux moments convenus, ce qui fera comprendre que vous attachez vous-même une valeur à votre travail et devrait améliorer votre encaisse. Plus vous attendez pour dresser et envoyer une facture, plus vous attendrez pour être payé. Un logiciel de comptabilisation des heures et de facturation est un outil précieux pour produire des factures exactes, sans délai.
Surveillez étroitement vos comptes clients et vos travaux en cours. Ne laissez ni les uns ni les autres atteindre des montants déraisonnables. Soyez attentif à vos sources de clientèle, aux domaines les plus rentables et aux clients les plus intéressants, de façon à savoir où concentrer vos efforts. Des logiciels juridiques bien utilisés peuvent vous aider à extraire toute cette information de vos dossiers.
Pas de panique
Si dans l’économie actuelle vous constatez que votre chiffre d’affaires baisse, évitez de céder à la panique et d’accepter toute demande de représentation qui vous est adressée. Établissez un plan et respectez-le. Si vous avez du temps sur les mains, considérez que c’est une bonne occasion de travailler à accroître l’efficacité de votre cabinet. Mettez vos précédents à jour. Renseignez-vous sur la technologie. Communiquez avec vos clients. La plupart des nouveaux dossiers viennent de clients existants ou grâce aux recommandations de clients existants.
Deborah E. Gillis, c.r., est avocate et consultante à Bedford (Nouvelle-Écosse). Elle conseille les avocats en matière de gestion des risques, de gestion du cabinet et de planification de la relève. On peut la joindre à l’adresse dgillis@dgillislegalservices.ca.