Investissez dans votre productivité grâce à la sous-traitance

  • 01 novembre 2014
  • Carolynne Burkholder-James

La sous-traitance ne se limite pas Ă  l’envoi de travaux juridiques ordinaires Ă  un cabinet Ă  l’Ă©tranger qui peut les rĂ©aliser Ă  moindres frais, c’est aussi un moyen d’amĂ©liorer l’efficience en s’assurant que les juristes exerçant seuls ou en petits cabinets ne gaspillent pas un temps prĂ©cieux Ă  faire un travail que d’autres professionnels peuvent faire tout aussi bien.

De la tenue des comptes aux photocopies, en passant par la conception d’un site Web et mĂŞme la recherche juridique, la sous-traitance peut aider les juristes exerçant seuls ou en petits cabinets Ă  devenir plus productifs.

J.M. (Michelle) Farrell, une juriste exerçant seule Ă  Richmond Hill (Ontario), dit que la sous-traitance l’a aidĂ©e dans sa pratique en tant que juriste, mĂ©diatrice et arbitre.

Elle a Ă©tĂ© juriste auprès du gouvernement pendant 15 ans avant de quitter ce poste pour crĂ©er Farrell Law & Mediation, qu’elle dĂ©crit comme un « bon vieux cabinet de pratique gĂ©nĂ©rale » qui offre « des services abordables aux familles ouvrières »*.

Alors qu’elle fondait son cabinet il y a deux ans, Me Farrell a consacrĂ© du temps Ă  la recherche des outils de gestion de la pratique qui pourraient l’aider Ă  dĂ©velopper ses affaires et Ă  devenir plus efficiente.

« Il existe une multitude de ressources pour un juriste exerçant seul », dit-elle.

Elle a d’abord engagĂ© une sociĂ©tĂ© pour l’aider Ă  asseoir sa prĂ©sence en ligne; un processus qu’elle n’a pas encore finalisĂ©.

« Une grande partie du cabinet juridique de l’avenir rĂ©sidera en ligne. Je n’ai pas le temps de dĂ©velopper ma propre prĂ©sence en ligne, et je suis loin d’ĂŞtre experte en la matière », dĂ©clare-t-elle. « C’est un des Ă©lĂ©ments de la pratique qu’il est tout Ă  fait sensĂ© de sous-traiter. »

Me Farrell a Ă©galement utilisĂ© les services d’un bureau virtuel qui rĂ©pondait Ă  ses appels tĂ©lĂ©phoniques et prenait les messages en son nom. Le bureau virtuel louait aussi des lieux de rĂ©union Ă  l’heure pour la mĂ©diation, et des bureaux oĂą elle pouvait rencontrer des clients.

« J’avais ainsi l’image d’une vĂ©ritable entreprise professionnelle », dit la juriste qui, depuis, a emmĂ©nagĂ© dans des locaux partagĂ©s.

Vanessa C. Davies utilise elle aussi la sous-traitance pour développer ses affaires.
La juriste exerçant seule œuvre dans les domaines de la défense pénale et du droit administratif à partir du cabinet Davies Law Office.

Me Davies dit que, pour elle, exercer seule est « l’emploi rĂŞvĂ© ».

« C’est exactement ce que je voulais faire lorsque je me suis inscrite Ă  la facultĂ© de droit. Et voilĂ , j’ai rĂ©ussi », dit-elle. « Que demander de mieux? »

Me Davies dit avoir décidé de sous-traiter certaines de ses tâches pour économiser son temps.
« La sous-traitance, en fin de compte, dĂ©coule tout simplement d’une bonne vieille analyse de rendement », dĂ©clare Me Davies. « Que vaut mon temps? Combien de temps prendrai-je pour faire une certaine tâche? Combien puis-je me permettre de payer pour ne pas faire cette tâche et pouvoir faire mon travail? »

Ainsi, elle déclare avoir, au départ, tenté de faire sa propre tenue des comptes.

« Je gaspillais un temps fou et je remettais toujours la comptabilitĂ© Ă  demain », dit-elle. « Je me suis dit que j’allais appeler un aide-comptable pour qu’il m’explique comment faire. »

Elle a communiquĂ© avec un aide-comptable d’Ottawa qui lui a donnĂ© des conseils.
« Ses premiers mots ont Ă©tĂ© : “Vanessa, combien facturez-vous de l’heure? ” J’ai rĂ©pondu et il m’a dit : “Moi, je demande 18 $ de l’heure. Cela ne vaut pas la peine que vous passiez votre temps Ă  apprendre ce que je fais. Laissez-moi donc le faire pour vous!” Je n’ai pas hĂ©sitĂ© », affirme-t-elle. « Depuis, il a organisĂ© mes comptes. »

Me Farrell aussi utilise les services d’un aide-comptable, bien qu’elle fasse la majoritĂ© du travail elle-mĂŞme.

« C’est rassurant de savoir qu’une autre paire d’yeux vĂ©rifie ce que vous faites », dit-elle.
Selon Me Davies, sous-traiter certaines tâches lui a permis d’ĂŞtre plus productive et mieux centrĂ©e sur son travail.

« Investissez dans votre productivitĂ© en engageant quelqu’un qui vous aidera Ă  demeurer organisĂ© », conseille-t-elle aux autres juristes exerçant seuls ou en petit cabinet. « Il faut dĂ©penser un peu pour gagner davantage. »

Sarah Picciotto, fondatrice de OnPoint Legal Research Law Corporation, qui offre des services de recherche juridique, d’analyse et de rĂ©daction Ă  plus de 300 cabinets juridiques, dĂ©clare que la sous-traitance peut permettre aux juristes de faire des Ă©conomies, Ă  long terme.

« Nos clients nous disent que si nous pouvons les soulager de certaines tâches, ils peuvent consacrer leur temps Ă  faire d’autres choses pour dĂ©velopper leur pratique et leur propre sociĂ©tĂ© », dit-elle. « Un grand nombre de nos clients sont des juristes qui exercent depuis longtemps, et ils ne font des recherches et analyses que très rarement. Il est donc sensĂ© d’engager des spĂ©cialistes pour le faire. Nous sommes plus efficients. »

OnPoint aide souvent des petits cabinets et des juristes exerçant seuls en effectuant des recherches dans des domaines peu connus du droit, dit Me Picciotto.

« Dans un grand cabinet, si un dossier touche Ă  un domaine du droit auquel une personne ne connait rien, elle peut aller en discuter avec un collège ou demander Ă  un collaborateur de faire des recherches et de trouver la rĂ©ponse », dit-elle. « Les juristes exerçants seuls n’ont pas cette possibilitĂ©. »

Selon Me Picciotto, qui exerce Ă  Vancouver, les juristes exerçants seuls et les petits cabinets doivent relever d’autres dĂ©fis qui leur sont propres et pour lesquels la sous-traitance est la solution idĂ©ale. Ainsi, ils ne peuvent demander Ă  un collaborateur de les aider Ă  traiter un gros dossier. C’est lĂ  que son cabinet peut aider.

« Je viens juste de parler Ă  l’un de nos clients, qui m’a dit : “Mince, j’ai un procès et deux appels qui arrivent en mĂŞme temps, sans crier gare ». Il exerce seul et n’a pas l’intention d’engager un collaborateur pour deux mois de travail acharnĂ© », dit-elle. « Il nous a confiĂ© la rĂ©daction d’un mĂ©moire, ce qui le libère un peu. Il ne va pas s’Ă©chiner Ă  travailler 24 heures sur 24. »

Outre l’Ă©conomie de temps, selon Me Davies la sous-traitance prĂ©sente un autre avantage.

« Cela contribue Ă  l’essor de l’Ă©conomie. Je suis heureuse de pouvoir aider un autre entrepreneur Ă  dĂ©velopper son entreprise », dit-elle. « Au sortir d’une rĂ©cession telle que celle que nous vivons, les entrepreneurs sont le moteur de la croissance. Nous devons nous entre-aider. »

Carolynne Burkholder-James est stagiaire chez Heather Sadler Jenkins LLP Ă  Prince George (C.-B.). Avant de s’orienter vers le droit, elle a Ă©tĂ© journaliste pendant cinq ans.

*N.d.T. Toutes les citations reproduites dans le présent article sont des traductions