Optimiser une présentation informatisée : guide pour juristes

  • 12 aoĂ»t 2014
  • Julie Stauffer

Comme nombre d’avocats ou d’avocates, l’idĂ©e d’intĂ©grer des prĂ©sentations informatisĂ©es dans votre pratique vous laisse des sueurs froides. Après tout, vous ĂŞtes une ou un professionnel du droit, et non une ou un expert en informatique, un technicien ou une technicienne de l’audiovisuel ou un concepteur, conceptrice graphique.

Mais de plus en plus, d’un bout Ă  l’autre du Canada, des avocats avant-gardistes ont dĂ©jĂ  fait le saut et dĂ©couvert qu’une prĂ©sentation bien planifiĂ©e, en format PowerPoint ou en utilisant un logiciel spĂ©cial pour les procès, peut amĂ©liorer votre force de persuasion en cour, vos communications avec la clientèle et vos efforts de marketing.

La technologie n’est pas difficile Ă  maĂ®triser – si vous savez comment fonctionne le courrier Ă©lectronique et les logiciels de traitement de texte, vous ĂŞtes capable de prĂ©parer une prĂ©sentation Ă  l’ordinateur. Étant donnĂ© la convivialitĂ©, le faible coĂ»t et la fiabilitĂ© des nouvelles technologies de prĂ©sentation, les excuses traditionnelles ne tiennent plus. Les avocats qui vivent dans le passĂ© et qui adhèrent encore aux critiques exagĂ©rĂ©es de la technologie risquent de manquer le bateau. Voici, en quelques pages, pourquoi vous devez adopter les prĂ©sentations informatisĂ©es, de quel Ă©quipement vous aurez besoin et comment en optimiser l’usage.

Les avantages au tribunal

Tout simplement, les prĂ©sentations par ordinateur constituent le moyen le plus efficace de communiquer avec des jurys qui ont grandi Ă  l’Ă©poque de la tĂ©lĂ©vision. Les Ă©tudes dĂ©montrent que 72 heures après avoir entendu des preuves, un jury n’en retient que 10 pour cent. Si vous prĂ©sentez l’information visuellement, la mĂ©moire en retient 20 pour cent. Mais si vous combinez les prĂ©sentations verbales et visuelles, un jury se souviendra de 65 pour cent de votre argumentation.

Si vous essayez d’expliquer les erreurs d’une procĂ©dure mĂ©dicale, comparer deux documents cĂ´te Ă  cĂ´te, ou esquisser une sĂ©quence complexe d’Ă©vĂ©nements, une image racontera votre histoire mieux que des mots. Quelques gros points permettent, sur le plan graphique, de donner plus d’impact Ă  vos plaidoiries ou de rĂ©sumer des tĂ©moignages clĂ©s, alors qu’une animation peut puissamment recrĂ©er une scène d’accident.

De plus, quand vous prĂ©sentez des preuves avec des moyens Ă©lectroniques, tant la ou le juge que le jury peuvent les visionner clairement et rapidement. Plus besoin d’attendre pendant que tout le monde feuillette un volumineux document pour trouver les pages requises, ou que chacun examine une pièce tour Ă  tour. Et s’il est vrai que certains juges prĂ©fèrent des mĂ©thodes plus traditionnelles, d’autres se sont rendu compte qu’il est plus facile, plus rapide et plus efficace de visionner un CD que de se taper des tas de documents imprimĂ©s.

Au moins un plaideur en droit des assurances de la Colombie-Britannique est convaincu. Michael Maryn, de Maryn & Associates, affirme qu’il a rĂ©ussi Ă  dĂ©montrer l’impact d’une blessure Ă  son client au moyen d’une prĂ©sentation PowerPoint. « Notre boulot, comme avocats, c’est d’aider les jurĂ©s Ă  comprendre les enjeux », explique-t-il. En se fondant sur sa propre expĂ©rience, Me Maryn croit que les prĂ©sentations visuelles sont plus efficaces que les seuls plaidoyers verbaux.

Avantages au bureau

Les prĂ©sentations informatisĂ©es peuvent aussi renforcer l’efficacitĂ© de vos messages au bureau, du marketing de la pratique Ă  la communication avec les clients et clientes. Milton Zwicker, du cabinet Zwicker, Evans & Lewis, Ă  Barrie (Ontario), se spĂ©cialise dans le droit des logements en copropriĂ©tĂ© et de la planification successorale. Il fait passionnĂ©ment la promotion des diagrammes crĂ©Ă©s sur ordinateur Ă  l’aide de son logiciel Inspiration pour expliquer Ă  ses clients et clientes les testaments, contrats et autres documents juridiques complexes. Dans tous les cas, il estime que les diagrammes transmettent le sens mieux que les mots.

Songez qu’au moins la moitiĂ© des poursuites pour nĂ©gligence professionnelle rĂ©sultent d’une incomprĂ©hension d’un message par le client ou la cliente, ou du fait qu’un avocat ou une avocate ait nĂ©gligĂ© de communiquer un renseignement. VoilĂ  certes un puissant motif d’envisager les prĂ©sentations visuelles.

Sur le plan du marketing, une prĂ©sentation informative en PowerPoint peut constituer un excellent moyen d’impressionner des clients actuels ou potentiels. Me Zwicker, par exemple, donne souvent des sĂ©minaires sur le droit des condominiums Ă  des conseils d’administration et Ă  des propriĂ©taires de condos. Au cabinet Thompson Dorfman Sweatman, s.r.l., Ă  Winnipeg, les prĂ©sentations PowerPoint sont utilisĂ©es dans le cadre de rencontres avec des clients, de rĂ©unions de groupe au sein du cabinet, et dans des confĂ©rences de marketing Ă  des groupes de secteurs industriels.

S’Ă©quiper

Après vous être convaincu de la puissance des présentations informatisées, et après vous être engagé à doter votre cabinet des technologies requises, vous devrez vous procurer le bon équipement. La section qui suit vous propose une ventilation des équipements et logiciels disponibles pour vous aider à démarrer.

La quincaillerie

MĂŞme si la prĂ©sence de projecteurs a tendance Ă  se gĂ©nĂ©raliser dans les salles de tribunal, les cabinets qui font des prĂ©sentations sur une base rĂ©gulière ont intĂ©rĂŞt Ă  acquĂ©rir un modèle portable. Un bon projecteur Ă  haute rĂ©solution coĂ»te environ 2500 $. Par le passĂ©, les prĂ©sentateurs et prĂ©sentatrices devaient choisir entre la capacitĂ© portable et la clartĂ© de l’image, mais avec les progrès technologiques rĂ©cents, de très petits projecteurs donnent une image très nette. Recherchez un modèle qui offre entre 1000 et 1100 lumens ANSI, ou entre 2000 et 2500 si vous l’utilisez dans une très grande salle. Des modèles bon marchĂ© de 500 Ă  600 lumens sont disponibles, mais vous devrez Ă©teindre les lumières pour les utiliser.

L’autre important facteur, c’est la rĂ©solution, qui dĂ©termine la quantitĂ© de dĂ©tails visibles Ă  l’auditoire. Choisissez un projecteur avec une rĂ©solution au moins Ă©gale Ă  celle de l’Ă©cran de votre ordinateur portable, pour que l’auditoire puisse voir exactement ce que vous voyez sur votre portable.

Si vous prĂ©voyez des prĂ©sentations au tribunal, cela peut valoir la peine de vous procurer une camĂ©ra-documents (aussi appelĂ©e vidĂ©o-visualiseur) de fabricants comme Elmo (www.elmousa.com), Doar (www.doar.com) et WolfVision (www.wolfvision.com). Ces machines ressemblent aux vieux rĂ©troprojecteurs, mais comprennent une camĂ©ra vidĂ©o qui capte et projette une image de l’objet placĂ© dessous. Cela permet de prĂ©senter des documents que vous n’avez pas eu le temps de scanner, ou indiquer le dĂ©tail d’une pièce Ă  conviction tridimensionnelle, au lieu de la passer aux jurĂ©s. Le prix d’un tel appareil peut varier entre 2000 et 7000 $, selon la rĂ©solution; la location peut devenir une option intĂ©ressante si vous avez l’intention d’en faire un usage très occasionnel.

Si vous avez de l’argent Ă  brĂ»ler, vous pouvez toujours vous procurer un prĂ©sentateur sans fil, un gadget pratique qui vous permet de vous dĂ©placer durant votre prĂ©sentation, au lieu d’ĂŞtre attachĂ© Ă  votre ordinateur.

Finalement, songez Ă  dĂ©penser quelques centaines de dollars pour un Ă©cran portable. MĂŞme si vous pouvez projeter vos images sur un mur blanc, un Ă©cran vous donnera plus de flexibilitĂ©, et l’enduit optique signifie une meilleure image avec plus de couleur saturĂ©e et de contraste. SĂ©lectionnez un modèle avec un Ă©cran dont la hauteur est environ 1/6 de la distance entre l’Ă©cran et la dernière rangĂ©e de sièges; il sera assez lĂ©ger pour ĂŞtre facilement portable.

Logiciels

Programmes de présentation standard des suites bureaucratiques

En matière de logiciel de présentation, plusieurs avocats et avocates comptent sur PowerPoint, au cabinet comme au tribunal.

PowerPoint peut certainement combler vos besoins sur les plans marketing et clientèle. Le logiciel vous permet de crĂ©er des diapositives de texte et d’importer des images, des animations et des vidĂ©o clips. MĂŞme si vous optez pour la prĂ©sentation verbale traditionnelle, PowerPoint peut servir Ă  organiser vos idĂ©es. Et comme le logiciel fait partie de Microsoft Office, il y a de bonnes chances qu’il soit dĂ©jĂ  installĂ© dans votre ordinateur.

Lors de procès, de mĂ©diations ou d’audiences, PowerPoint peut devenir un moyen très efficace d’organiser votre cause. De fait, la plus rĂ©cente version de PowerPoint vous offre plusieurs des caractĂ©ristiques que possĂ©daient jusqu’Ă  rĂ©cemment seulement les produits très sophistiquĂ©s comme TrialDirector (p. ex. surligner facilement une partie de texte dans un document, ou agrandir ce texte dans une boĂ®te de lĂ©gende.)

MĂŞme si PowerPoint domine le marchĂ©, il existe d’autres programmes similaires, tel Harvard Graphics (www.harvardgraphics.com) ou Corel Presentations, qui fait partie de la suite WordPerfect Office (www.corel.com).

Logiciel de présentation pour procès

Ce que PowerPoint et ses semblables ne peuvent offrir, cependant, c’est la capacitĂ© d’organiser et de manipuler diffĂ©rentes pièces de preuve. Pour ça, vous aurez besoin de logiciels spĂ©cialisĂ©s comme TrialDirector (www.trialdirector.com), TrialPro (www.trialpro.com), Sanction (www.sanction.com), Visionary ou Summation. En dĂ©pit de diffĂ©rences de fonctionnalitĂ© entre chacun des logiciels, ils permettent tous aux avocats et avocates de rappeler des documents, de surligner des pièces, d’annoter des images, d’importer des graphiques, de monter et de prĂ©senter des vidĂ©os, et bien plus. Ă€ vous de choisir le programme qui convient le mieux Ă  vos besoins.

De l’avis gĂ©nĂ©ral, TrialDirector (inData Corp.) et Sanction (Verdict Systems) sont les joueurs dominants. Chaque logiciel a des caractĂ©ristiques semblables et chacun a ses propres forces. TrialDirector inclut DocumentDirector (un visualiseur qui projette des extraits de tĂ©moignages et des images scannĂ©es de documents, conservĂ©es dans une base de donnĂ©es), DepositionDirector (permet de combiner des dĂ©positions audio-vidĂ©o et un dĂ©filement sans heurt d’une transcription) et TimeCoder (crĂ©ation de transcriptions vidĂ©o numĂ©riques). TrialDirecteur est reconnu pour sa convivialitĂ© et sa capacitĂ© de rappeler des pièces et des documents en appuyant sur un bouton. Sanction regroupe toutes ses caractĂ©ristiques dans un seul programme, et s’est imposĂ© par sa capacitĂ© Ă©largie de montage et de lecture de vidĂ©os. La plus rĂ©cente version offre aussi des fonctions amĂ©liorĂ©es pour renommer, annoter, des filigranes numĂ©riques et « dual monitor control ».

Les trousses de prĂ©sentation pour procès incluent de puissantes bases de donnĂ©es qui peuvent traiter des millions de documents, des centaines d’heures de vidĂ©os, ainsi que des graphiques et des animations. Durant un procès, il est possible d’interroger la base de donnĂ©es, d’en retirer les donnĂ©es recherchĂ©es et de les intĂ©grer en cours de prĂ©sentation.

John Olah, associĂ© du cabinet torontois Beard Winter LLP, utilise TrialDirector lors de confĂ©rences de règlements, de nĂ©gociations, mĂ©diations et procès. Selon lui, la capacitĂ© de rassembler des photos, des illustrations, des transcriptions et des vidĂ©o clips permet de faire des prĂ©sentations beaucoup plus convaincantes. « Ça permet d’aller plus loin que PowerPoint », dit-il.

Pour Kara Crawford, du cabinet Thompson Dorfman Sweatman LLP, qui utilise Sanction, la fonction « base de donnĂ©es » s’avère essentielle Ă  son travail de litige et d’arbitrage. « Quand vous avez des milliers de documents, explique-t-elle, un système de bases de donnĂ©es est vraiment le seul moyen d’organiser, de trier et de rĂ©cupĂ©rer des renseignements de manière efficace. »

Dans tous les cas, vous pouvez faire l’essai d’un logiciel de dĂ©monstration avant de prendre la dĂ©cision d’acheter. Et ne vous inquiĂ©tez pas pour votre budget si vous dĂ©cidez d’acquĂ©rir la version complète : les prix varient gĂ©nĂ©ralement entre 600 et 1000 $ US.

Maîtriser la technologie

Quand vous additionnez les coĂ»ts, n’oubliez pas de prĂ©voir un budget de formation, essentiel si vous dĂ©sirez optimiser votre achat. Les experts et expertes estiment qu’il faut affecter au moins le tiers du budget de la technologie Ă  la formation – un seuil que la plupart des entreprises n’atteignent pas. Et quoiqu’il ne soit pas difficile de maĂ®triser les fonctions de base des logiciels de prĂ©sentation juridique, la formation permet d’apprendre Ă  utiliser les fonctions les plus avancĂ©es.

Quand vous rencontrez des problèmes, un soutien technique compĂ©tent peut devenir crucial. Les petits et moyens cabinets peuvent avoir de la difficultĂ© Ă  trouver un bon service de soutien, surtout Ă  l’extĂ©rieur des grandes villes. Il y a de fortes chances que votre service de soutien informatique ne connaisse pas votre logiciel juridique spĂ©cialisĂ©, et les entreprises qui desservent le secteur juridique ne sont pas toujours organisĂ©es en fonction de petits cabinets. Tout cela ajoute Ă  l’importance de la formation Ă  l’interne.

Planifier la présentation

Une fois le matĂ©riel acquis et le logiciel maĂ®trisĂ©, la prĂ©paration des prĂ©sentations constitue le prochain dĂ©fi. Commencez par rechercher les images qui traduiront le mieux vos arguments clĂ©s, puis structurez le reste de votre prĂ©sentation autour de ces ancrages visuels. Visez autour de 20 diapositives Ă  l’heure, surtout si les gens doivent prendre des notes. L’image ne dit pas tout, cependant – vous devez aussi parler ! DĂ©veloppez le texte Ă  l’Ă©cran, expliquez les images Ă  votre auditoire, et ajoutez anecdotes ou exemples.

Lors de procès, tirez le plus possible profit du potentiel visuel et auditif de votre dĂ©monstration de preuve. Plus le jury s’intĂ©ressera Ă  votre cause, plus il comprendra vos arguments. Toutefois, si vous apportez votre prĂ©sentation au tribunal, il est important de rĂ©aliser un juste Ă©quilibre : assurez-vous que la prĂ©sentation est juste et prĂ©cise, et Ă©vitez tout Ă©lĂ©ment inflammatoire, erronĂ©e ou trompeur.

Ne laissez pas votre enthousiasme pour la chose numĂ©rique vous priver des avantages de mĂ©thodes moins technologiques. Si vous dĂ©sirez garder certaines donnĂ©es disponibles Ă  l’Ă©cran durant toute la prĂ©sentation, les cartes d’affichage ou les chevalets de confĂ©rence constituent d’excellents choix.

RĂ©ussir une impression visuelle

Si vous manquez de connaissances en conception graphique, songez à embaucher une ou un professionnel qui peut créer plus rapidement que vous ne le pourriez une présentation claire et attrayante.

Si vous prĂ©fĂ©rez le contrĂ´le qui accompagne la crĂ©ation personnelle d’une prĂ©sentation, prenez le temps de bien vous renseigner. Trop de prĂ©sentateurs et de prĂ©sentatrices sont coupables d’encombrer leurs diapositives, d’utiliser des couleurs trop saturĂ©es qui agressent les yeux de leurs auditeurs et auditrices, ou de choisir des fontes illisibles – des erreurs qui rĂ©duisent l’impact du message et vous font paraĂ®tre comme un amateur.

« Si vous allez vous donner la peine d’enfiler votre complet de 500 $, et que vous avez tous ces gadgets et les tĂ©lĂ©commandes, une prĂ©sentation bon marchĂ© sera mal assortie », dĂ©clare Lise Daoust, de la sociĂ©tĂ© Simply Presentations, Ă  Ottawa. Elle propose les conseils suivants pour des diapositives efficaces et bien conçues.

Couleur
Il est facile d’exagĂ©rer avec la couleur. Évitez la palette de base offerte par PowerPoint : elle contient des couleurs très fortes, saturĂ©es, comme fuschia, turquoise brillant et jaune serin. Ă€ la place, cliquez sur Changer de couleur sous PersonnalisĂ© pour choisir des couleurs et des teintes plus agrĂ©ables Ă  l’Ĺ“il. Des couleurs calmes comme les bleus, magentas, et verts sont d’excellents choix pour les arrière-plans. Combinez-les Ă  des couleurs chaleureuses comme le jaune ou l’orange pour vos diagrammes et textes, et votre contenu retiendra l’attention.

Texte
L’une des plus grosses erreurs des dĂ©butants et dĂ©butantes, c’est d’insĂ©rer trop de renseignements dans une diapositive. Limitez-vous Ă  un maximum de six mots par ligne, et six lignes par diapositive, et remettez au besoin une version imprimĂ©e contenant tous les dĂ©tails Ă  vos interlocuteurs et interlocutrices. De manière plus importante, assurez-vous que le caractère du texte est assez gros pour ĂŞtre lu par l’ensemble de l’auditoire, y compris les personnes Ă  l’arrière de la salle. Une grandeur de 33 points ou plus est recommandĂ©e.

Choisissez une police de caractères linĂ©ale (sans serif) comme Tahoma, Arial, Gilles Sans ou Helvetica. Elles sont bien plus lisibles Ă  l’Ă©cran que des polices comme Times Roman ou Palatino. Limitez-vous Ă  une ou deux polices de caractères, et variez la grandeur pour accentuer ou crĂ©er des contrastes. Évitez le recours aux majuscules pour accentuer : l’auditoire aura plus de difficultĂ© Ă  les lire.

Arrière-plan
Quand il s’agit de choisir un arrière-plan, les motifs sont Ă  proscrire, tout comme les designs encombrĂ©s. Souvenez-vous que les arrière-plans existent comme appui au contenu, et non pour voler la vedette. Optez pour une couleur unique, ou au plus une lĂ©gère accentuation graduelle.

Images
Vous pouvez exagĂ©rer des graphiques très facilement; alors assurez-vous que chaque image transmet un message clĂ©. « Accentuez, ne dĂ©corez pas », dĂ©clare Mme Daoust. De la mĂŞme façon, les images inutiles, les transitions et les effets sonores auront pour effet de dĂ©tourner l’attention de votre message.

Sur un plan plus technique, scannez votre image Ă  72 points par pouce (dpi) si vous prĂ©voyez l’utiliser Ă  l’Ă©cran. Toute augmentation du nombre de points est inutile et ne fait qu’alourdir vos fichiers. Également, dĂ©coupez vos images avant de les importer dans votre logiciel de prĂ©sentation, encore une fois pour limiter le poids du fichier.

Organisation
PrĂ©sentez vos renseignements de façon cohĂ©rente. Ne centrez pas votre texte sur une diapositive, pour ensuite le justifier Ă  gauche sur la suivante, ou passer des gros points ronds aux points carrĂ©s. Assurez-vous Ă©galement de laisser beaucoup d’espace autour de votre texte et de vos images, pour qu’ils puissent « respirer ».

Le mot de la fin

Selon Dan Pinnington, directeur de practicePRO et expert en technologie juridique, tout se rĂ©sume Ă  la planification, la prĂ©paration et la rĂ©pĂ©tition : « Planifiez la prĂ©sentation, rassemblez tous les morceaux, assurez-vous de savoir comment utiliser la technologie, et exercez-vous – pas seulement une fois, mais plusieurs fois. »

N’utilisez jamais une technologie avec laquelle vous n’ĂŞtes pas confortable », conseille l’avocat Michael Slater, de Vancouver, « parce qu’une fois que vous ne comprenez plus et que vous faites une erreur, ce qui se passe Ă©chappe Ă  votre contrĂ´le ».

Finalement, si tous ces avertissements vous laissent nerveux, rappelez-vous que les prĂ©sentations Ă  l’ordinateur, malgrĂ© les risques, peuvent rapporter gros.

Ressources Additionnelles (en anglais seulement)

Julie Stauffer est rédactrice à la pige à Guelph (Ontario).