Les pages de la présente section vous feront parcourir les rudiments de la comptabilité générale et de fiducie, notamment un exemple de plan comptable pour une entreprise individuelle ou un cabinet d'avocats de petite taille, certains commentaires sur l'achat d'un logiciel comptable et certains conseils comptables.
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Si vous recevez un montant important, comptez-le avec soin en présence de la personne qui vous l'a donné et d'un autre témoin et demandez-leur de parapher la copie du reçu que vous conserverez.
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Lorsqu'un chèque en fiducie est présenté à un avocat ou une avocate pour qu'il le signe, il devrait être accompagné d'une copie papier de la carte du grand livre de fiducie du client ou de la cliente de sorte que l'avocat puisse vérifier qu'il y a suffisamment de fonds au crédit du client pour couvrir le chèque.
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Il convient de vérifier les règles du barreau régissant le dépôt de votre propre argent dans votre compte en fiducie pour couvrir les erreurs de la banque.
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Ne transférez pas d'acompte de la fiducie à votre compte général pour payer les honoraires tant que vous n'aurez pas fait parvenir un relevé de compte écrit à votre client. Le relevé de compte devrait être envoyé au client avant le retrait des fonds de la fiducie ou en même temps.
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Lorsque vous envoyez un relevé de compte que vous avez le droit de payer à partir de la fiducie, retirez l'argent de votre compte en fiducie dès que vous avez envoyé le relevé de compte. Cela améliorera votre flux de trésorerie et préviendra toute allégation de regroupement des fonds personnels et de ceux de la fiducie.
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Ne payez jamais les dépenses personnelles ou de l'entreprise à partir du compte en fiducie, même si vous avez le droit de prendre l'argent. Transférez plutôt les fonds à votre compte général et payez les dépenses à partir de ce compte.
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Obtenez des chèques en fiducie et de votre compte général de couleurs différentes afin de réduire la possibilité de libeller par erreur un chèque à partir du mauvais compte.
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Lorsque vous magasinez pour un logiciel de comptabilité, demandez à obtenir une liste des utilisateurs et utilisatrices de votre région et appelez-les pour savoir s'ils ont eu des problèmes en utilisant le programme.
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Pour effectuer un budget, commencez avec le formulaire de planification annuelle, qui contient vos objectifs pour la prochaine année. Créez un tableur basé sur votre plan comptable. Utilisez des formules pour analyser l'effet des différentes décisions concernant des revenus, des dépenses et des dépenses en capital. Le cas échéant, révisez votre plan.
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Tenez-vous au courant des nouveautés dans les lois fédérales conçues pour limiter le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes grâce au site Web de la Fédération des ordres professionnels de juristes du Canada et le site Web du CANAFE
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Lorsque vous versez des fonds de fiducie à une autre personne que le propriétaire ou vous-même pour payer votre compte, demandez au propriétaire du fonds de signer une directive autorisant le débours.
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Ne retirez pas d'argent de votre compte en fiducie. Utilisez toujours un chèque de façon à créer une piste de vérification appropriée.
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Le fait de placer l'argent d'un client dans un compte en fiducie distinct qui porte intérêt peut entraîner une augmentation de la charge relative à la tenue de livres, alors assurez-vous que les intérêts générés en valent la peine.
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Au lieu de conserver un fonds de petite caisse, versez un montant en espèces et libellez un chèque général à votre ordre qui couvrira les montants qui vous sont dus (appuyé d'une facture ou d'un reçu de caisse enregistreuse). Faites la même chose pour les employés qui utilisent leur propre argent pour des petits montants.
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Demandez une carte de crédit que vous utiliserez uniquement pour les frais de bureau.
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Si vous avez des employés, employées, demandez un numéro d'employé auprès de Revenu Canada. On vous fournira des livres établissant l'impôt sur le revenu et d'autres déductions. Vous devez remettre tous les mois les retenues des employés et votre cotisation. Vous devez également donner à vos employés un talon de chèque de paie indiquant la période travaillée, le salaire brut, les retenues et le salaire net.