Tactiques de guérilla pour se faire payer

  • 23 juillet 2014
  • Lonny Balbi

Table des matières

  1. Devis pour les honoraires
  2. Mandats de représentation en justice
  3. Provisions
  4. Informer les clients
  5. Garantie de paiement
  6. Facturation périodique
  7. Sages conseils
  8. Conseils d'ordre administratif
  9. Savoir quand dire non
  10. Haute technologie
  11. Faciliter le paiement
  12. Conseils pratiques concernant le recouvrement
  13. Approches directes envers le recouvrement
  14. Recouvrement créatif

Les avocates et les avocats, comme la plupart des gens d'affaires, rencontrent souvent des difficultés face aux clientes et aux clients qui ne règlent pas leurs comptes. En théorie, les avocats devraient avoir un avantage certain en raison de leur capacité à détenir des fonds en fiducie, ce qui devrait leur garantir le plein recouvrement des honoraires et des décaissements. En réalité, les avocats ne peuvent souvent pas obtenir de provisions suffisantes à l'avance et doivent examiner des solutions de rechange.

J'ai toujours démontré un intérêt pour la recherche de façons uniques d'encourager les clients à payer. En 1999, Marla Miller (une avocate d'Edmonton) et moi avons collaboré à une recherche auprès de la collectivité juridique pour découvrir des perles qui pourraient s'avérer pratiques pour les avocats. Depuis ce temps, j'ai trouvé d'autres tactiques pour inciter les clients à régler leurs comptes. Voici les meilleures tactiques de guérilla pour se faire payer.

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A. DEVIS POUR LES HONORAIRES

1. Donner un prix bas.
Les clientes et les clients veulent souvent obtenir une estimation des honoraires. √Čvidemment, il est plus facile de fixer un prix pour certaines t√Ęches que pour d'autres. M√©fiez-vous d'attirer les clients en raison de vos bas prix seulement. Il se peut que l'affaire ne soit favorable ni pour le client, ni pour vous. Si une ou un client potentiel exerce des pressions sur vous pour que vous lui donniez un prix par t√©l√©phone, dites-lui que ce n'est pas juste pour lui et pour vous. Dites-lui que si vous lui donnez un prix trop bas et que les co√Ľts r√©els sont plus √©lev√©s, il risque de l'interpr√©ter comme une ruse intentionnelle visant √† faire de lui un de vos clients. D'un autre c√īt√©, si vous p√©chez par exc√®s de prudence et donnez un prix trop √©lev√©, ce qui fait en sorte que le client d√©cide de ne pas retenir vos services, ce n'est pas juste pour vous. Essayez de lui donner des arguments de vente portant sur la fa√ßon dont vous allez effectuer le travail et non sur le co√Ľt.

2. Donner un prix élevé.
Lorsque vous donnez un prix initial aux clients, il vaut mieux leur donner un prix estimatif pour l'ensemble des t√Ęches plut√īt que de n'indiquer qu'un taux horaire. Commencez par les co√Ľts les plus √©lev√©s et avisez les clients des co√Ľts li√©s au proc√®s, √† l'ex√©cution des examens pr√©liminaires et d'une requ√™te provisoire, √† la n√©gociation des transactions et le co√Ľt de la paperasserie administrative n√©cessaire pour r√©gler la transaction. Le client peut donc constater la fourchette compl√®te des co√Ľts potentiels.

3. Noter les détails des estimations.
Prenez l'habitude de tenir compte des estimations ou des fourchettes d'estimations, y compris toute condition (p. ex., 1 000 $ et décaissements en sus si on déclare que l'autre partie a manqué à son engagement, c.-à-d., aucune négociation, aucun procès) au même endroit dans chaque dossier ou encore, confirmez-les par écrit auprès du client. Si le client soutient ensuite que vous lui avez fait un prix, et les clients ont souvent une mémoire sélective à ce sujet, vous pouvez vous référer à ce qui a réellement été conclu. Par conséquent, vous réduirez au minimum les disputes et les problèmes concernant le paiement.

4. Employer un langage compréhensible à tous.
Parfois, une estimation est plus facile √† comprendre si on compare les frais de justice √† d'autres types de services. Par exemple, lorsque vous laissez l'auto chez le m√©canicien pour des r√©parations, la facture comprend les co√Ľts de la main-d'Ňďuvre (salaire), des pi√®ces (d√©caissements), les frais du garage (autres honoraires) et la TPS. Ensuite, selon le cas pr√©sent√©, l'avocate ou l'avocat peut donner au client ou √† la cliente une estimation du total des co√Ľts en fonction de trois cat√©gories : le co√Ľt minimal, le co√Ľt r√©aliste et le co√Ľt des impr√©vus. Une fourchette des co√Ľts est pr√©sent√©e sous chaque en-t√™te. √Ä la fin de la premi√®re rencontre, le client re√ßoit vos notes pr√©liminaires sur la pr√©vision des honoraires. Vous faites le suivi √† une date ult√©rieure en r√©digeant une lettre formelle comportant les d√©tails des provisions.

5. Estimer des honoraires réalistes.
Apprenez √† estimer les co√Ľts de certaines √©tapes au pr√©alable. Soyez honn√™te en ce qui a trait aux honoraires que vous pr√©voyez demander pour des √©tapes pr√©cises (c.-√†-d., examens pr√©liminaires, proc√®s). Les clients ont besoin de ces renseignements pour les aider √† d√©cider des mesures appropri√©es.

6. Honoraires fixes.
Si vous pouvez estimer les co√Ľts des affaires de routine (transactions immobili√®res), ou de certaines parties des services juridiques (plaidoiries, examens pr√©liminaires, etc.), nombre de clients, clientes pr√©f√®rent l'approche des honoraires fixes. Vous pouvez toujours demander un taux horaire pour le proc√®s ou pour d'autres services. Un syst√®me √† honoraires fixes motive l'avocat, l'avocate √† travailler de fa√ßon efficace et √©conomique pour maximiser ses profits. Le client est au courant des co√Ľts des services et il peut pr√©voir le montant √† son budget. Les ordinateurs ainsi que la r√©daction de formulaires et le d√©veloppement de syst√®mes aident √† r√©duire les frais de justice et, par cons√©quent, √† accro√ģtre les profits en fonction des honoraires fixes. C'est donc l'avocat, et non le client, qui assume les risques.

7. Honoraires minimaux/maximaux.
Des honoraires minimaux/maximaux consistent en une variation de l'arrangement des honoraires fixes. Les honoraires sont établis d'après les résultats obtenus. Si les résultats dépassent certains niveaux, les honoraires maximaux sont imputés. Si les résultats sont inférieurs à un niveau quelconque, des honoraires seront imputés. De cette façon, l'avocat est responsable des risques de perte, mais s'il obtient un excellent résultat, l'avocat reçoit une meilleure compensation. À titre d'exemple, un avocat chargé de mener une requête d'examen et de modification des ordonnances alimentaires pour l'entretien d'un conjoint a avisé son client que les honoraires seraient d'un certain taux s'il réussissait à augmenter le montant de l'entretien d'un conjoint à un maximum de 200 $, et d'un taux horaire supérieur s'il arrivait à obtenir un paiement de plus de 200 $ pour l'entretien d'un conjoint. Toutefois, il se peut que l'on perçoive une entente d'honoraires minimaux/maximaux comme une entente d'honoraires conditionnels, qui peut être nulle dans certaines compétences, ou pour laquelle on exige que des dispositions précises soient exécutoires.

8. Discuter des honoraires dès le début.
Les clients h√©sitent souvent √† poser des questions sur les honoraires. Il incombe √† l'avocat d'aborder le sujet des honoraires et des d√©caissements avec le client d√®s la premi√®re rencontre. T√Ęchez d'offrir une estimation des honoraires √† chaque √©tape de la proc√©dure. Pr√©cisez que l'estimation des honoraires est sujette √† changer en fonction des actions et du niveau de collaboration de l'autre partie. Une discussion sur les honoraires permet de r√©duire les d√©biteurs, les plaintes √† la Soci√©t√© du barreau, le stress et les conflits.

9. Mais pas trop t√īt.
En 1994, le State Bar of California (le Barreau de l'√©tat de Californie) a effectu√© une recherche aupr√®s d'anciens clients d'avocats qui exercent le droit familial. Nombre d'interrog√©s ont mentionn√© que leur avocat avait abord√© le sujet des honoraires trop t√īt dans la proc√©dure et de fa√ßon trop cat√©gorique, laissant l'impression que la premi√®re et unique priorit√© des avocats est d'exercer une pression sur les clients. L'avocat doit √™tre sensible au probl√®me actuel du client et ne pas se concentrer uniquement sur le co√Ľt li√© √† la r√©solution de celui-ci.

10. Formulaires standards.
Dès la première rencontre avec le client ou la cliente, présentez-lui un formulaire standard à remplir pour obtenir les renseignements de base. À la partie inférieure du formulaire, ajoutez un énoncé qui demande au client de choisir un mode de paiement pour le premier rendez-vous : comptant, chèque, Visa, etc. De cette façon, avant même que vous entriez dans la pièce, le clients'attend au moins à devoir payer pour la rencontre initiale.

11. √Čcouter.
√Čtant donn√© les contraintes de temps dans un cabinet achaland√©, l'avocat ou l'avocate chevronn√© pr√©f√®re guider le client √† en venir aux points essentiels de mani√®re rapide et efficace. Toutefois, il a souvent int√©r√™t √† laisser le client raconter son histoire sans trop donner de conseils. L'avocat qui √©coute le client lui permet d'expliquer «sa» version de l'histoire. Il s'agit en soi d'une partie du processus de gu√©rison que les clients cherchent en consultant un avocat. Prenez le temps d'√©couter vos clients. Les clients d√©veloppent une loyaut√© envers leur avocat pour bon nombre de raisons. La r√©ponse la plus fr√©quente des personnes interrog√©es (m√™me avant les r√©sultats obtenus) √©tait l'√©coute et la compr√©hension de la part de leur avocat. Un client fid√®le est plus apte √† r√©gler son compte que celui pour qui vous avez obtenu des r√©sultats sans gagner sa loyaut√©.

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B. Mandats de représentation en justice

12. Mandat de représentation en justice signé.
Demandez au client ou à la cliente de signer un mandat de représentation en justice et de vous verser une somme initiale à titre d'acompte prévue avant d'entreprendre tout travail sur le dossier.

13. Facturation mensuelle.
Le mandat de représentation en justice doit comporter une description claire des procédures de facturation périodique de sorte à réduire les problèmes de recouvrement de manière efficace et d'augmenter la fréquence des factures. Généralement, on établit une facturation mensuelle. Les factures doivent contenir les détails des services fournis chaque mois. Le mandat de représentation en justice doit accorder un délai de paiement de 30 jours, après lequel de l'intérêt est imputé. La première provision versée est destinée au règlement du compte. Dès que la provision initiale est épuisée, elle doit être remplacée. Si le paiement n'est pas reçu de façon opportune, l'avocat se réserve le droit d'abandonner le dossier à moins que d'autres modalités de paiement acceptables ne soient établies. De telles modalités peuvent inclure les cautions ou les cessions. Des rappels concernant le compte sont envoyés de façon mensuelle pour toute somme impayée.

14. Prélever de l'intérêt.
Imputez des int√©r√™ts sur les comptes non r√©gl√©s et n'offrez PAS de taux concurrentiels! Assurez-vous que le client est conscient que l'int√©r√™t que vous imputez est beaucoup plus √©lev√© que celui de la banque ou des cartes de cr√©dit. √Čvidemment, vous devez vous assurer d'avoir pr√©vu l'int√©r√™t au mandat de repr√©sentation en justice.

15. Transferts de fiducie.
Stipulez dans le mandat de représentation en justice que si vous recevez de l'argent en fiducie au nom de votre client, vous recueillerez toute somme qu'il vous doit à partir de ces fonds. Cette tactique peut vous sembler évidente, mais souvent, elle ne l'est pas aux yeux du client.

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C. Provisions

16. Obtenez l'argent à l'avance.
Cette règle simple permet de résoudre tous les problèmes.

17. Vous hésitez à demander une provision?
Placez une photo des personnes ou de la vision auxquelles vous accordez le plus de valeur (p. ex., vos enfants, l'auto ou les vacances de vos r√™ves) sur le mur ou dans la biblioth√®que au-dessus de la chaise du client. Avant de demander une provision, prenez une grande respiration et jetez un coup d'oeil √† la photo. Cette strat√©gie vous facilitera la t√Ęche.

18. Histoires touchantes.
Demandez une provision appropriée à la première occasion propice. Il est préférable de le faire avant d'avoir entendu tous les détails de l'histoire touchante de votre client. Parfois, les avocats et les avocates ressentent trop d'empathie envers leur client, ce qui les empêchent d'insister sur une provision juste. Toutefois, si vous ne veillez pas adéquatement à vos affaires, vous ne pourrez pas aider vos clients à la longue.

19. Règle pratique.
Si vous n'êtes pas le premier avocat affecté au dossier, multipliez la provision par le nombre d'avocats ayant travaillé sur le dossier. P. ex., si vous êtes le deuxième avocat, multipliez la provision par deux.

20. Provisions appréciables.
Songez à demander une provision considérable dans les cas suivants :

  1. Si un client ou une cliente ne peut pas verser une provision de 2 000 $ aujourd'hui, il ne sera pas en mesure de régler un compte remis dans un mois, une fois que vous avez siégé en chambre en leur nom.
  2. Essayez de ne pas sous-estimer le total des honoraires au début de la procédure. Si le client veut se lancer dans une affaire judiciaire difficile, demandez une provision de 10 000 $. (S'il n'est pas en mesure de vous payer, il n'a pas les moyens d'entamer la poursuite).
  3. Demandez une provision «s√©rieuse» et une s√©rie de ch√®ques postdat√©s pour le plein prix de l'estimation d√®s que le client vous embauche. Le client saura les co√Ľts √† l'avance et vous pourrez r√©duire les probl√®mes de recouvrement.

21. Demander au conjoint de payer les frais de justice.
Si vous avez affaire √† un cas de droit familial, certaines comp√©tences permettent une requ√™te provisoire pour avancer une propri√©t√© au conjoint d√©muni ou r√©clamer des co√Ľts afin d'intenter une poursuite (ou pr√©senter une d√©fense) dans un cas familial. Les preuves pour la cour doivent pr√©senter les questions du cas, la complexit√© de celles-ci et une estimation du temps des juristes et des parajuristes ainsi que leurs taux horaires pour arriver aux honoraires totaux. La capacit√© de paiement d'un conjoint compense les besoins de l'autre conjoint. Aussi, confirmez l'intention du client √† poursuivre et d√©fendre l'affaire de bonne foi. L'√©tablissement des prescriptions de la loi au moyen de la jurisprudence serait √©videmment tr√®s avantageux. La r√©ussite d'une requ√™te de ce type mettrait sans doute fin √† l'impasse de votre client quant aux modes de paiement pour le cas.

22. Chèques postdatés.
Lorsqu'un client n'est pas en mesure de verser la provision entière, demandez une série de chèques postdatés qui seront placés en fiducie même si le compte n'est pas en souffrance, de sorte que les fonds de la fiducie s'accroissent.

23. Procès.
Insistez pour que le client paie tous les honoraires et les décaissements prévus liés au procès 30 jours avant le procès et qu'ils soient détenus en fiducie dans l'attente du procès.

24. Renouveller les provisions.
Une fois le compte remis, transf√©rez-le en fiducie pour payer la facture mensuelle, mais envoyez une lettre d'accompagnement au client pour lui demander de renouveller la somme d'origine de la provision. Vous devriez √©galement envoyer un relev√© du solde du compte, tel que le suivant : «La provision que vous avez vers√©e est √©puis√©e. Veuillez fournir une autre provision conform√©ment au mandat de repr√©sentation en justice que vous avez sign√© au d√©but de votre dossier, ainsi que le montant non r√©gl√© du pr√©sent compte. Vous devez verser les sommes exig√©es pour que nous puissions continuer √† traiter votre dossier.» Si le client n'a pas renouvell√© la provision avant que vous ne lui envoyiez la facture du prochain mois, communiquez avec lui imm√©diatement. De cette fa√ßon, vous aurez toujours 1 000 $ ou 1 500 $ en fiducie pour couvrir la plupart des factures mensuelles.

25. Provision permanente?
Modifiez votre mandat de représentation en justice et adoptez la pratique de retenir une partie de la provision initiale (par exemple, 500 $) pour servir de crédit au compte final du client, et d'avoir la permission de porter la provision à tout compte d'attente qui demeure impayé après 30 jours. Si le compte n'est toujours pas réglé à la fin des 30 jours, le travail sera mis en suspens jusqu'à ce que le client ait payé le plein montant du compte et renouvellé la provision.

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D. Informer les clients

26. Renseignements détaillés au client.
Un client renseigné est un client plus heureux et plus susceptible de régler son compte. Bien que la plupart des avocats offrent maintenant un type de lettre concernant la provision ou de mandat de représentation en justice à leurs clients, il se peut que ces derniers aient besoin de renseignements supplémentaires. Certains avocats fournissent une liste détaillée des renseignements qu'ils veulent obtenir du client à la première rencontre ou peu après celle-ci.

27. √Čduquer les clients.
√Čduquez les clients sur la fa√ßon de tirer le maximum de l'argent qu'ils vous versent. √Člaborez un contrat global pour chaque client qui √©tablit le cadre du travail √† effectuer et r√©pond √† certaines des questions les plus fr√©quemment pos√©es. Tenez vos clients au courant des analyses co√Ľts-avantages de leur situation. Expliquez les diverses fa√ßons de maintenir les co√Ľts au minimum et de s'assurer que vos √©changes sont plus efficaces (p. ex., temps perdu au t√©l√©phone, temps perdu aux r√©unions). Si le client juge vos rencontres productives, il sera plus heureux et un client satisfait est plus susceptible de r√©gler son compte.

28. Comme chez le médecin.
N'ayez pas peur de donner de mauvaises nouvelles, m√™me au d√©but. De cette fa√ßon, le client ou la cliente n'aura pas de fausses attentes, ce qui lui √©vitera d'√™tre d√©√ßu et de refuser d'assumer les frais juridiques en bout de ligne. Voici une technique qui aide aux gens √† comprendre la situation. En g√©n√©ral, la plupart des gens n'ont jamais trait√© avec un avocat, mais presque tout le monde a trait√© avec un m√©decin. Mettez l'accent sur le fait qu'on s'attend √† ce que le m√©decin nous donne un diagnostic √©clair√© et honn√™te et non de faux espoirs. Si vous avez le cancer, vous voulez savoir la v√©rit√© pour pouvoir aborder le probl√®me de fa√ßon constructive. Ce principe s'√©tend aussi aux «diagnostics» des avocats.

Aussi, pr√©venez vos clients que vous n'√™tes pas toujours en mesure de leur donner rapidement des r√©ponses et qu'il est possible que vous les envoyiez chez un expert comme un √©valuateur, un comptable agr√©√©, un psychologue ou un √©valuateur d'entreprise pour demander des conseils ou des opinions professionnelles suppl√©mentaires. Pour faire comprendre au client la n√©cessit√© des co√Ľts et des d√©caissements li√©s aux conseils professionnels d'un tiers, expliquez-lui que, tout comme un m√©decin qui demande l'assistance d'autres sp√©cialistes, vous aurez recours aux experts pertinents au besoin.

29. Le client ne signe pas de chèque en blanc.
Rassurez le client que vous ne vous attendez pas √† ce qu'il signe un ch√®que en blanc et que vous discuterez avec lui de ses options et sugg√©rerez des moyens de maintenir les co√Ľts √† un niveau r√©aliste. Ensuite, agissez. De cette mani√®re, lorsqu'il re√ßoit la facture, il saura que vous avez collabor√© √† la prise de d√©cisions concernant les d√©penses juridiques.

30. Surcro√ģt d'activit√©s.
Au cas o√Ļ il y aurait beaucoup d'activit√©s li√©es √† un dossier pendant un mois donn√©, vous devriez envoyer une lettre d'accompagnement avec la facture de mani√®re √† pr√©ciser le travail accompli et la raison pour laquelle il a √©t√© effectu√©. Envoyez des factures d√©taill√©es, qui indiquent le temps consacr√© √† r√©diger des lettres, faire des appels, etc. afin de vous assurer que le client est tenu au courant de tout travail effectu√© et des honoraires pr√©vus.

31. Rapport de situation.
Lorsque vous envoyez des factures mensuelles, incluez toujours une lettre qui précise l'état du dossier, du compte et de la provision. Le rapport de situation devrait fournir suffisamment de renseignements au client pour lui permettre de comprendre les activités liées à son dossier.

32. Discussions fréquentes au sujet des honoraires.
Tenez le client au courant du niveau des frais de justice au cours du dossier. Ayez régulièrement des entretiens avec lui sur l'argent de sorte qu'il se sente plus à l'aise. Les clients tentent souvent d'éviter les questions monétaires. Déconseillez ce comportement.

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E. Garantie de paiement

33. Garantie sur la propriété.
Lorsque le client n'a pas de liquidités suffisantes ou les biens pour verser une provision adéquate dès le début, songez à obtenir une garantie sur la propriété du client pour couvrir vos honoraires. Si le client vous doit toujours des honoraires (assurez-vous qu'il règle toujours la facture des décaissements), obtenez une garantie en enregistrant les ententes concernant les honoraires au bureau d'enregistrement des droits immobiliers s'il y a lieu, ou obtenez une cession irrévocable sur les recettes de vente de la propriété.

34. Opposition sur la maison.
Si les honoraires n'ont pas à être payés avant un certain temps, protégez votre position au moyen de l'enregistrement d'une opposition sur les intérêts de la maison du client. Bien que vous deviez vous montrer prudent s'il s'agit d'une tenance conjointe, si le client a séparé la tenance conjointe, vous pouvez enregistrer l'opposition sur les intérêts de ce dernier. Si le client est propriétaire conjoint de la maison, vous devez obtenir le consentement des deux parties avant d'enregistrer l'opposition.

35. Autres modes de garantie.
Parfois, il arrive que le client fasse faillite à la suite de poursuites judiciaires. Examinez les options suivantes :

  1. Demandez une provision appropriée. Si vous recevez une provision raisonnable et appropriée pour les services juridiques prévus à la veille d'une faillite, le fiduciaire ne peut pratiquer une saisie-arrêt ou saisir sa provision. Cette règle s'applique même si les services n'ont pas encore été rendus.
  2. Intentez une poursuite contre votre client et déposez un bref de saisie immobilière. Dans certaines compétences, une hypothèque sur un foyer conjugal est nulle en raison de la restriction d'aliénabilité prévue par la loi (voir laLoi sur le droit de la famille de l'Ontario ). Vous pouvez choisir d'établir une imposition ou une évaluation non contestée de vos honoraires et, par la suite, enregistrer un bref de saisie;
  3. D√©posez une ordonnance constitutive de charge sur la propri√©t√©. Si vous avez jou√© un r√īle cl√© dans la conservation ou le recouvrement de la propri√©t√©, vous pouvez avoir droit √† une ordonnance constitutive de charge ou √† un privil√®ge qui gr√®ve le bien-fonds ayant √©t√© conserv√© ou recouvr√©;
  4. Revendiquez un privilège en garantie de l'attribution des dépens. Si l'ordonnance du tribunal est en votre faveur et des dépens sont attribués, vous pouvez revendiquer un privilège de procureur en garantie de l'attribution des dépens. Cette dernière survivra à la faillite du débiteur et il est possible de la mettre en pratique si votre client déclare faillite.

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F. Facturation périodique

36. Tout comme régler régulièrement une facture.
Envoyez régulièrement des factures à vos clients et clientes. Les clients ont tendance à régler leurs comptes lorsque les factures sont plus fréquentes et la somme moins élevée. Imaginez ne recevoir la facture de votre carte Visa qu'une ou deux fois par année et avoir à la régler d'un seul coup! Attendre trop longtemps avant d'envoyer une facture élevée a pour effet de créer de l'hostilité et de la panique chez le client, soit des conditions qui ne favorisent pas le règlement des comptes.

37. Autres raisons pour la facturation périodique.
Envoyez périodiquement des factures sans faute toutes les quatre à six semaines, à moins que la facture périodique ne soit inférieure à 500 $. Expédiez même une facture moins élevée tous les quatre à six mois lorsque les activités ont diminué. La facturation périodique fréquente est cruciale pour les raisons suivantes :

  1. Il est moins probable que l'avocat ou l'avocate offre de rabais sur son travail s'il vient tout juste de l'effectuer et si la facture totale est moins élevée;
  2. Vous découvrez dès le début si le client n'a pas l'intention de payer ses comptes;
  3. Le client a l'occasion de bien comprendre les frais de litige, m√™me dans les cas o√Ļ le client r√®glera la facture √† partir du produit ou par mensualit√©, qui ne suffira pas √† couvrir le total cumulatif des comptes d'attente. M√™me les clients prosp√®res trouvent plus facile de r√©gler plusieurs petits comptes que de recevoir des factures √©lev√©es environ tous les six mois;
  4. Le client est plus susceptible de régler son compte en entier alors qu'il a toujours besoin de vos services que lorsque vous avez terminé le travail;
  5. Vos liquidités augmentent;
  6. Les clients ayant des comptes moins √©lev√©s auront plus de facilit√© √† vous payer que ceux qui doivent des sommes consid√©rables. Non seulement le client peut pr√©voir les frais de justice √† son budget, mais lorsqu'il re√ßoit plus de factures moins √©lev√©es d√©crivant le travail effectu√©, il constate que l'avocat d√©montre de l'int√©r√™t envers son dossier et consacre du temps √† r√©soudre ses probl√®mes, ce qui l'«inspire» √† r√©gler son compte.

38. Exception à la facturation mensuelle.
Envoyez des factures mensuelles, sans faute. Exception : après un gain ou une perte importante, envoyez immédiatement la facture!

39. √Čtablir une politique de facturation minimale.
Envoyez toujours une facture mensuelle aux clients lorsque le travail, les heures et les décaissements dépassent la valeur de 500 $.

40. Rappels mensuels sur les comptes.
Envoyez toujours des rappels mensuels sur les comptes.

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G. Sage conseils

41. On récolte ce qu'on a semé.
Encouragez de nouveaux clients qui viennent de changer d'avocat à payer les sommes dues à leur ancien avocat. On récolte ce qu'on a semé. N'acceptez pas un dossier à moins que vous ne soyez en mesure d'obtenir le dossier complet de l'ancien avocat et d'assurer que le client a réglé son compte auprès de ce dernier. Avant tout, on ne peut pas changer sa nature. Si le client ne paie pas son ancien avocat (ne croyez pas que son manque de compétences en matière de l'exercice du droit ne le justifient), vous subirez sans doute le même traitement. Aussi, si nous adoptons tous cette pratique ou si nous gagnons au moins la réputation de la renforcer, c'est à souhaiter que le prochain avocat s'assurera de prendre les mesures appropriées pour le règlement des comptes de vos clients.

42. √Čtablir les attentes du client.
En tant qu'avocates et avocats, nous voulons aider nos clients et nos clientes. Nous prenons connaissance de tous les d√©tails de leur dossier et nous voulons r√©soudre le probl√®me. C'est facile de se laisser emporter par les faits du dossier et leur promettre un r√©sultat pr√©cis. C'est tr√®s facile de leur dire «ne vous en faites pas, je m'en charge».

Les avocats ont un r√īle unique envers le client. Nous repr√©sentons l'autorit√© en la mati√®re, pourtant nous offrons des conseils aux clients. Nous recevons des renseignements de nature d√©licate et confidentielle. Nous avons des responsabilit√©s envers nous-m√™me, la cour et le client. Il s'agit d'une v√©ritable question d'√©quilibre.

√Čtablir les attentes du client t√īt au d√©but du dossier fera progresser les affaires vers une direction beaucoup plus positive. Il est important que le client √©tablisse un niveau d'attentes raisonnable, tant en ce qui a trait au r√©sultat qu'au calendrier et aux co√Ľts pour les aider √† vivre ce moment difficile de leur vie. La premi√®re rencontre offre une bonne occasion de traiter cette situation. Il suffit ensuite de faire un suivi en envoyant de la documentation √©crite (sous forme standard?) au client pr√©cisant tous les d√©tails. Les mandats de repr√©sentation en justice sont √©galement tr√®s utiles √† cette fin.

43. Problème de procrastination.
Nous avons tous des dossiers qui nous causent de l'anxiété et qui nous font remettre les choses au lendemain. Voici quelques suggestions pour traiter ces dossiers dans le but d'augmenter vos chances de vous faire payer :

  1. T√Ęchez de r√©server 20 minutes √† l'√©tude du dossier et d'aborder un seul sujet. Souvent, vous d√©couvrirez que le blocage n'√©tait pas aussi s√©rieux que vous l'aviez imagin√© au d√©part.
  2. Demandez √† votre assistant ou votre assistante d'examiner le dossier √† votre place et de le rendre en un format facile √† g√©rer. Ces t√Ęches peuvent inclure le tri de la correspondance et la synth√®se des plaidoiries et des ant√©c√©dents, de sorte √† faciliter la gestion du dossier.
  3. Certains avocats, certaines avocates conseillent de tenir des r√©unions avec d'autres avocats du bureau pour √©changer des dossiers. Chacun prend la rel√®ve d'un ou de deux cas qui ont √©t√© remis au lendemain. Les dossiers qui vous ont caus√© des ennuis sont donc transmis √† d'autres et vous obtenez de nouveaux dossiers qui pourraient vous int√©resser davantage. Bien s√Ľr, il faut le consentement du client (qui sera sans doute accord√© puisque vous n'avez toujours pas commenc√© √† travailler sur le dossier).
  4. Si le dossier pose un véritable problème, vous avez peut-être intérêt à l'abandonner. Parfois, il suffit d'avoir une discussion franche avec le client pour obtenir son accord. Ensuite, assurez-vous que le transfert du dossier au nouvel avocat se fasse sans heurt. Le client vous en sera reconnaissant et votre vie sera beaucoup plus simple.

44. Vous le valez bien.
Il est important de noter le temps consacr√© √† tous vos dossiers. Souvent, nous avons tendance √† ne pas comptabiliser notre travail pour nombre de raisons, telles que le souci des co√Ľts grandissants ou les clients infortun√©s. Il est pr√©f√©rable de noter toutes les heures consacr√©es et de se laisser la discr√©tion de r√©duire le montant au besoin lors de la facturation. Si vous ne notez pas toutes les heures que vous avez consacr√©es au dossier, vous ne saurez jamais la valeur r√©elle de votre temps.

45. Accomplir le travail!
C'est plus facile d'envoyer une facture au client ou √† la cliente et d'exiger un paiement lorsque vous venez d'accomplir une t√Ęche concr√®te ou lorsque vous envisagez une d√©marche que le client s'attend √† financer.

46. Battre le fer pendant qu'il est chaud et envoyer la facture.
Lorsque vous avez class√© un dossier, surtout apr√®s une rencontre o√Ļ le client √©tait pr√©sent, t√Ęchez de terminer la paperasserie (la transaction ou l'ordonnance d'un tribunal) le plus t√īt possible. L'enthousiasme du client envers la transaction risque de s'att√©nuer si le laps de temps entre la rencontre et la r√©ception de la paperasserie est trop grand. De plus, le client est plus heureux de payer imm√©diatement lorsqu'il voit les r√©sultats, soit apr√®s la transaction pour laquelle il a re√ßu une preuve.

47. Chacun doit payer.
Vous devriez toujours vous faire rémunérer. Faute de grives, on mange des merles. Songez à demander la moitié de votre taux horaire pour la première consultation. Les clients et les clientes qui viennent à votre bureau s'attendront à payer des frais de justice.

48. √Čvaluation matrimoniale.
Certains clients ne voudront pas retenir vos services avant d'avoir eu l'occasion de vous rencontrer et de discuter de leurs probl√®mes d'ordre juridique. Ils ne cherchent peut-√™tre que des conseils sur leurs droits et responsabilit√©s juridiques. Plut√īt que de demander un taux horaire, envisagez d'offrir aux clients un forfait, soit une √©valuation compl√®te de leur probl√®me. Pour des honoraires fixes (300 $) vous offrez √† vos clients l'occasion de vous rencontrer pour revoir les faits et la loi, de discuter des options et des strat√©gies et d'obtenir des brochures et d'autre documentation √©crite pour un seul honoraire payable sur-le-champ. (Les faits montrent que ces personnes finiront par revenir vous voir pour obtenir d'autres conseils juridiques!)

49. C'est un travail ingrat mais quelqu'un doit le faire.
Souvent, nous r√©duisons nos honoraires parce que nous ressentons de l'empathie envers nos clients ou parce que nous avons des remords √† cause des r√©sultats d√©favorables √† la suite de circonstances ind√©pendantes de notre volont√©. Les clients appr√©cient rarement ce geste (et n'expriment gu√®re leurs remerciements). Les clients n'appr√©cient probablement pas ces r√©ductions d'honoraires car ils croient que les honoraires sont √©lev√©s et devraient √™tre r√©duits. Pis encore, les clients ne remarquent sans doute pas que vous r√©duisez vos honoraires! Et bien s√Ľr, vous ressentez de la frustration √† cause du client qui ne paie m√™me pas les honoraires r√©duits de fa√ßon opportune. Si vous avez l'intention de r√©duire vos honoraires, ne le faites pas sans en avoir discut√© avec le client. Discutez avec eux des raisons pour lesquelles vous songez √† r√©duire vos honoraires et dites que vous √™tes pr√™t √† le faire pour autant qu'il r√®gle son compte selon un d√©lai et des conditions raisonnables.

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H. Conseils d'ordre administratif

50. Efficacité au bureau.
Assurez-vous d'être efficace au bureau. Par exemple, optez pour la facturation globale pour un service précis, c.-à-d., pour la rédaction d'une déclaration de divorce. En moyenne, cette pratique est judicieuse.

51. Récompenser le personnel.
Demandez √† votre personnel de soutien de faire des suggestions en ce qui concerne la diminution des d√©penses. Si vous mettez une suggestion en Ňďuvre, r√©compensez le personnel pour les √©conomies r√©alis√©es.

52. Comptable.
Embauchez un comptable compétent.

53. Objectifs.
Fixez des objectifs de facturation et de comptes débiteurs et évaluez les résultats tous les trois mois.

54. Taux de facturation variables.
Songez à des taux de facturation variables pour différents aspects d'un dossier. Vous pouvez décider d'imputer un certain taux pour des services réguliers et un taux légèrement supérieur pour les comparutions devant le tribunal ainsi que pour la préparation et le suivi s'y rapportant.

55. Obtenir de l'aide.
La lettre de provision initiale devrait fournir au client, √† la cliente des conseils sur le r√īle de vos employ√©s et employ√©es. Encouragez les clients √† communiquer avec votre assistant ou assistante juridique pour des renseignements et pour un service plus rapide. Ainsi, vous n'aurez pas un tas d'appels √† retourner tous les jours. Toutefois, si vous facturez le temps du personnel au client, expliquez cette pratique dans le mandat de repr√©sentation en justice.

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I. Savoir quand dire non

56. Dire "non".
Le simple fait que le client ou la cliente a demand√© vos services ne vous oblige pas √† accepter le dossier. Parfois, vous avez int√©r√™t √† simplement dire «non» au client. Cette pratique vous √©vitera des probl√®mes de recouvrement.

57. Choisir ses clients avec soin.
Aussi simple que cela puisse sembler, il est important que, comme avocat ou avocate, vous choisissiez vos clients avec soin. Pensez aux nombreux dossiers problèmes que vous avez gérés par le passé et vous verrez de nombreux signes d'avertissement qui se sont présentés dès le début, et dont vous avez choisi de ne pas tenir compte. Respectez votre conviction profonde et n'acceptez pas le client si vous avez un mauvais pressentiment. Cette pratique s'applique surtout aux jeunes avocats qui n'ont pas beaucoup de travail et se sentent obligés d'accepter tous les clients. Ils ont intérêt à consacrer plus de temps au marketing pour obtenir de bons clients potentiels que de faire du travail pour des clients ingrats qui ne paieront pas.

58. En avoir pour son argent.
Dites à vos clients et à vos clientes que si vous aviez le choix entre le dossier d'un client qui a placé des fonds en fiducie et celui d'un client qui n'a pas d'argent en fiducie, vous opteriez sans doute pour le premier. Les clients vous démontrent leur confiance lorsqu'ils déposent des fonds en fiducie. Vous devez également faire preuve d'engagement. Consacrez d'abord du temps aux dossiers des clients qui ont placé de l'argent en fiducie ou qui paient de façon périodique.

59. La lettre au ton sérieux.
Dans un cas difficile o√Ļ le client ne r√®gle pas son compte, il suffit d'envoyer au client une lettre au ton s√©rieux pour l'informer que vous cessez tout travail jusqu'√† ce qu'il r√®gle son compte en entier ou en grande partie.

60. Cesser le travail!
Arrêtez tout travail pour un client à qui vous avez accordé un délai prescrit et qui n'a toujours pas réglé son compte. Informez le client de ce fait à l'aide du mandat de représentation en justice et d'une lettre de suivi lorsque le compte demeure impayé.

61. Accepter et passer à autre chose.
Il arrivera que vous n'aurez pas les mêmes opinions que vos clients et qu'ils vous congédieront. Dans ces situations, vous devez éliminer vos pertes, fixez vos honoraires de sorte à ne pas subir d'imposition ou d'évaluation et passer à autre chose.

62. Chèques sans provision.
Laissez tomber les clients qui vous envoient des chèques sans provision. Ils ne sont pas fiables et ils vous font perdre du temps de gestion et du temps facturable.

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J. Haute technologie

63. Bo√ģte vocale.
Utilisez la messagerie vocale pour envoyer et recevoir des messages. Le courrier vocal a fait l'objet d'interminables controverses, mais pour la plupart, il peut vous procurer la tranquillit√© d'esprit tout en «enrichissant» votre r√©sultat net.

64. Utiliser l'ordinateur.
L'ordinateur est doté de merveilleuses fonctions. Les logiciels ne sont pas chers. Songez à vous procurer des programmes tels que Amicus Attorney, ou tout autre logiciel de comptabilité, et peut-être même un Palm Pilot. Songez à facturer le client ou la cliente pour la recherche que vous effectuez sur ordinateur.

65. Courriel.
Le courriel peut vous faire r√©aliser des √©conomies de temps et d'argent. Si vous tapez √† un rythme raisonnable, vous pouvez √©viter le temps perdu au cache-cache t√©l√©phonique. Envoyer une note ou une lettre courte (envoyer une copie d'une lettre √† un client en un clic de souris) peut se faire en moins de temps qu'il ne le faudrait pour dicter une lettre, la r√©viser et la signer une fois termin√©e. Vous √©liminerez ainsi les co√Ľts li√©s au personnel de soutien. Les clients appr√©cient l'instantan√©it√© et si vous √™tes plus efficace et que vous r√©pondez plus rapidement, songez √† facturer le client en cons√©quence pour ce service sup√©rieur. Les avocats h√©sitent √† adopter ce moyen de communication de peur que les clients aient des attentes irr√©alistes quant √† la vitesse √† laquelle ils peuvent r√©pondre. Si vous n'√™tes pas en mesure de r√©pondre imm√©diatement au client, choisissez d'envoyer rapidement un courriel comportant le message suivant : «J'accuse r√©ception de votre courriel et je t√Ęcherai de r√©pondre dans la prochaine semaine» (ou un autre √©ch√©ancier raisonnable).

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K. Faciliter le paiement

66. Faciliter le paiement.
Lorsque vous envoyez la facture, incluez une enveloppe de retour affranchie pour faciliter le paiement. Mieux encore, préimprimez l'enveloppe avec le service d'enregistrement de Postes Canada et assurez-vous que les enveloppes sont plus petites que les enveloppes standard pour pouvoir les insérer rapidement lorsque vous envoyez la facture.

67. La facture évidente.
Lorsque vous créez une lettre de relevé, envoyez un relevé de compte sous un en-tête différent ou dans une enveloppe séparée de format commercial et placez le tout dans une enveloppe plus grande. De temps à autre, un client reçoit de la documentation sur le relevé et ne remarque pas le relevé de compte ci-joint.

68. Le client préfère la carte de crédit.
Acceptez des paiements par Visa ou MasterCard et considérez ce qui suit :

  1. Obtenir le consentement écrit du client au préalable pour débiter à sa carte de crédit tout compte impayé après, disons, 30 jours;
  2. Une variation de la pratique susmentionnée consiste à obtenir la signature du client sur un certain nombre de notes de cartes de crédit en dossier avec une entente par écrit stipulant que ces notes serviront à payer les comptes lorsqu'ils sont remis (ou des montants précis chaque mois);
  3. Les clients aiment accumuler les milles aériens;
  4. Ajoutez à chaque facture un formulaire d'autorisation que le client doit remplir et retourner, précisant que le compte doit être payé par carte de crédit. Ou incluez une feuille de paiement qui fait état du montant exigible et avise le client d'envoyer un paiement par carte de crédit par courrier, par téléphone ou par télécopieur. Par exemple :

«Veuillez retourner une copie de cette facture avec le paiement. Pour payer par Visa ou MasterCard, veuillez remplir, signer et retourner la section suivante.

Nom du fichier : _____ No du fichier : ___ Montant à payer : $_____
Paiement par : Visa ? MasterCard ?
No de carte : ___________________________________
Date d'expiration :_____ Nom sur la carte :_____ Signature : _____ »

69. Utilisation novatrice des cartes de crédit.
Au lieu de demander une provision initiale à placer en fiducie, le client peut vous fournir une carte de crédit et signer une note préautorisée. Vous n'avez qu'à facturer le client ou la cliente tous les mois et payer le compte par carte de crédit dans les 15 jours avant que ce dernier ne soit remis. Si le client veut utiliser un autre mode de paiement, il ou elle peut le faire au cours de la période de 15 jours. S'il y a des différends quelconques en ce qui concerne le compte, le client doit en discuter avec vous pendant la période de 15 jours.

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L. Conseils pratiques concernant le recouvrement

70. Avoir la liste sous la main.
Demandez à votre assistant ou assistante juridique d'imprimer une liste des comptes débiteurs le lundi. Gardez cette liste près du téléphone. Lorsque les clients vous appellent, vérifiez si leur nom figure dans la liste et discutez de leur compte pendant l'entretien.

71. Réserver du temps au recouvrement.
Inscrivez à votre calendrier une heure par semaine pour aborder la question de vos comptes débiteurs et ne laissez personne vous déranger pendant ce temps. Investissez cette heure pour vous-même. Vous avez accompli le travail et vous l'avez bien fait. Si vous ne vous accordez pas suffisamment de mérite pour vous faire payer pour le travail accompli, vos clients et vos clientes ne le feront pas non plus.

72. √Čviter de pratiquer une politique d'autruche.
C'est tr√®s facile de «se cacher la t√™te dans le sable» et d'envoyer les factures aux clients aveugl√©ment dans l'espoir qu'ils r√®gleront leur compte. Avant d'envoyer une facture √† un client, appelez-le pour l'en aviser. Informez-le de la somme pour voir s'il r√©agit n√©gativement. Si c'est le cas, abordez le sujet au moment m√™me. Si le client n'a aucun probl√®me avec la somme que vous avez mentionn√©e, il est plus probable qu'il vous paie, car il s'attend √† recevoir une facture de cette somme.

73. Service personnalisé.
Dans la plupart des cas, √©vitez de d√©l√©guer la t√Ęche de recouvrement √† d'autres employ√©s, employ√©es. √Čtudiez tous vos comptes d√©biteurs personnellement chaque mois et jouez un r√īle actif dans le recouvrement de vos comptes. Prenez des mesures rapidement pour r√©duire les risques de ne pas obtenir un paiement. D'un autre c√īt√©, dans certains cas, apr√®s avoir repass√© les comptes d√©biteurs avec votre assistant ou votre assistante juridique, il se peut que vous d√©terminiez que votre assistant a un bon rapport avec le client ou la cliente et qu'il serait mieux plac√© que vous pour recouvrir le montant. Utilisez toutes les ressources √† votre disposition et √† votre avantage.

74. Récompenser le personnel.
Faites en sorte que votre personnel ait un intérêt au recouvrement. Offrez-leur une récompense ou une prime lorsqu'ils réussissent à convaincre un client particulièrement difficile de régler son compte.

75. Agir rapidement.
Dès qu'un problème quelconque lié aux honoraires se présente, discutez-en immédiatement avec votre client ou votre cliente. Plus longtemps un compte demeure impayé, plus il est difficile d'en recouvrir le montant.

76. Contact téléphonique personnalisé.
Si le client ne r√®gle pas son compte avant 30 jours, appelez-le pour l'en aviser plut√īt que d'envoyer une lettre de rappel concernant son compte. Dans tous les cas o√Ļ un compte est en souffrance apr√®s 60 jours, il est absolument essentiel d'appeler le client, surtout si ce dernier veut continuer d'√™tre votre client.

77. Se faire valoir... et pourquoi pas?
Téléphonez à vos clients et clientes pour les aviser que vous venez d'apprendre que leurs comptes sont en souffrance et vous leur demandez de vous donner les renseignements nécessaires de la compagnie de leur carte de crédit pour que vous puissiez régler le compte immédiatement. S'ils n'ont pas les moyens de payer la compagnie de carte de crédit, rappelez-les que l'intérêt que vous imputez à leur compte est supérieur à celui de la carte de crédit. (Comme il se doit!)

78. Quelle est la raison pour laquelle le client ne règle pas son compte?
Il est important de savoir pourquoi vous ne recevez pas de paiement : est-ce parce que la facture est simplement trop élevée? Si c'est le cas, il est possible de régler ce problème très facilement au moyen de modalités de paiement ou d'une autre technique mentionnée dans le présent document. Toutefois, si le client ne paie pas la facture car il n'est pas satisfait de votre représentation, voilà un signe qu'il est temps d'abandonner le dossier. Vous risquez de perdre tous vos honoraires, mais il vaut mieux les perdre maintenant que plus tard.

79. Obtenir un engagement.
Lorsque vous appelez un client, une cliente pour discuter de recouvrement, assurez-vous que le client vous donne son engagement verbal quant aux mesures qu'il doit prendre. Discutez aussi du montant à payer, du mode de paiement, de la méthode d'expédition, de la date à laquelle le paiement sera effectué et de l'approche quant aux paiements futurs. Faites un suivi de l'entretien téléphonique en envoyant une lettre afin de confirmer l'entente. La plupart des gens ne veulent pas manquer à leurs engagements et cette pratique simple pourrait les encourager à régler leur compte.

80. Continuer de faire pression.
Bien qu'il soit important d'envoyer chaque mois des factures, il est essentiel de faire un suivi par téléphone à partir du 30e jour après la tenue du compte acquitté. Il ne devrait pas y avoir de lien direct entre le bureau d'avocats et l'agent de recouvrement, de sorte à faciliter le maintien de bonnes relations entre l'avocat et le client. Par conséquent, demandez à quelqu'un du bureau (gestionnaire de bureau?) et non au secrétaire qui a affaire aux clients régulièrement, de faire les appels de suivi importuns, dans la mesure du possible. Il serait encore mieux qu'un tiers fasse les appels.

81. Autres agents de recouvrement.
Les avocats et les avocates ont tendance à être les moins habiles en ce qui concerne le recouvrement de leurs comptes. Songez à demander à une agence de recouvrement de se charger du recouvrement des comptes en souffrance depuis plus de 90 jours.

82. Se renvoyer la balle.
Vous h√©sitez √† demander √† un client ou une cliente de r√©gler son compte en souffrance depuis longtemps? Mettez la responsabilit√© sur le dos de quelqu'un d'autre. Dites au client que vous devez recouvrir l'argent car votre banquier vous pourchasse. (Le banquier peut √™tre vous, votre conjoint, votre pr√™teur hypoth√©caire, votre conscience.) Cette approche permet de rejeter la responsabilit√© sur un tiers, faisant de lui le «m√©chant».

83. Les règles à suivre pour rédiger des lettres de recouvrement efficaces.
Bien qu'un appel soit le moyen préférable de véhiculer un sentiment d'urgence, les lettres de recouvrement ont leur place. Voici les règles régissant la rédaction de lettres de recouvrement efficaces :

  1. Faites en sorte que la lettre soit simple et facile à comprendre. Rédigez des phrases et des paragraphes courts;
  2. Communiquez √† votre client les raisons pour lesquelles il a int√©r√™t √† r√©gler son compte, et non pas les avantages que vous en tirerez. Les clients se pr√©occupent de leur portefeuille et non du v√ītre;
  3. Expliquez la raison de la lettre (le compte est en souffrance, le client n'a pas respecté ses promesses, etc.) et les mesures que vous exigez du client. Ne laissez aucune place aux mauvaises interprétations et précisez les raisons pour lesquelles le client devrait faire ce que vous demandez (quels sont les avantages pour lui ou elle?) et soyez clair quant aux mesures que vous prendrez si le client refuse toujours de payer.

Aussi, évitez l'emploi des expressions et des mots suivants :

  1. Envoy√© sous ce pli - dites plut√īt voici une copie de;
  2. Communiquer - ce n'est pas assez pr√©cis. Si vous voulez que le client vous t√©l√©phone, dites «pri√®re de me t√©l√©phoner»;
  3. Avant 10 jours - à compter de quelle date? Il vaut mieux indiquer que vous devez recevoir le paiement à votre bureau avant 16 h le 15 février;

84. D'autres lettres de recouvrement.
Le ton de vos lettres de recouvrement doit être de plus en plus sérieux, comme suit :

  1. Après plus de 60 jours - avisez le client que son compte est toujours en souffrance et du montant non réglé. Incluez une copie du compte et informez-le qu'il doit payer immédiatement ou communiquer avec vous sans tarder pour établir d'autres modalités de paiement;
  2. Après plus de 75 jours - envoyez une deuxième lettre au client par courrier certifié ou par courrier recommandé. Menacez d'envoyer le dossier à un agent de recouvrement (ou à un tiers avocat). Il est parfois avantageux d'informer le client des résultats de ce processus de recouvrement (p. ex., un jugement sera enregistré contre le client et toutes les agences d'évaluation du crédit en seront avisées. Son salaire sera saisi et ses biens mis sous séquestre et vendus pour payer le jugement.);
  3. Après plus de 90 jours - envoyez une autre lettre par courrier recommandé au client l'avisant de l'avocat (ou de l'agence) qui se chargera du recouvrement. Donnez-lui une dernière chance de payer avant de prendre une décision finale sur le recouvrement ou la radiation.

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M. Approches directes envers le recouvrement

85. À l'attaque.
Voici une tactique qui fonctionne à merveille! Si un client ou une cliente ne répond pas à vos lettres et à vos appels concernant le paiement, envoyez-lui une copie de la déclaration actuelle ou de la sommation à la Cour des petites créances, l'avisant de la date à laquelle le document sera déposé s'il ne paie pas avant la date mentionnée. Il s'agit d'un rappel très visuel (les clients voient leur nom comme Défendeur) et qui produit d'excellents résultats.

AUTRES CONSEILS!

86. Actionner le pingre.
Adoptez la marche à suivre la plus efficace possible, mais si le montant du compte est élevé, poursuivez le client! En Alberta, au moins, il est de plus en plus efficace de s'adresser à la Cour des petites créances dans la mesure du possible, car au moins 50 p. 100 des cas sont réglés par défaut et, par conséquent, aucune comparution devant le tribunal n'est nécessaire. Lorsque l'affaire est contestée devant la Cour des petites créances, une ordonnance est décernée après une seule étape, ce qui vous évite de faire l'objet d'une imposition ou d'une évaluation et de recevoir ensuite un avis de motion en chambre.

87. Agents de recouvrement à temps partiel.
Souvent, il est rentable d'embaucher un agent ou une agente de recouvrement comp√©tent √† temps partiel dont la seule t√Ęche est de pourchasser les d√©biteurs. M√™me une demi-journ√©e par semaine peut faire des miracles en ce qui concerne le recouvrement des comptes d√©biteurs. Le recouvrement est une t√Ęche d√©plaisante, et √† moins que cette derni√®re ne soit la priorit√© ou la description de travail principale de quelqu'un, elle demeurera toujours sur la «liste des choses √† faire».

88. Agences de recouvrement.
Lorsqu'un compte débiteur est en souffrance depuis plus de 90 jours et que la somme est de 500 $ ou moins, envoyez le compte débiteur à une agence de recouvrement. La difficulté de recouvrir le montant vous-même ne vaut pas l'effort ou le risque d'entacher votre réputation.

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N. Recouvrement créatif

89. Solutions pour le client.
Soyez prêt à offrir des solutions aux clients et aux clientes sur la façon dont ils peuvent obtenir le financement approprié pour vous payer. Vous pouvez faire les suggestions suivantes au client : un prêt de consolidation bancaire pour rembourser toutes ses dettes (y compris ce qu'il vous doit) et faire un versement mensuel simple; avoir recours aux sociétés de financement (mais elles offrent des prêts à des taux d'intérêt plus élevés); augmenter l'hypothèque actuel ou en obtenir un deuxième; demander à un parent ou à un ami de lui prêter de l'argent pour que vous puissiez vous faire payer ou la possibilité de vendre certains biens.

90. Régler le problème.
Nous offrons souvent à nos clients et clientes des conseils pour régler une affaire en acceptant un compromis. Nous finissons par partager. Et pourtant, lorsqu'il s'agit de nos comptes, nous perdons toute objectivité et insistons pour ne recevoir rien de moins que le paiement intégral. Parfois, il vaut mieux arriver à une entente sur un rabais quelconque que de continuer à vous disputer avec le client pour obtenir chaque sou.

91. Rabais.
Offrez un rabais pour paiement h√Ętif de cinq pour cent de tous les honoraires pour tous les comptes r√©gl√©s 10 jours avant la tenue des comptes acquitt√©s. Cette pratique encourage les clients √† payer avant 10 jours pour s'assurer qu'il y a suffisamment de fonds en fiducie pour r√©gler tous les comptes en souffrance imm√©diatement. Vous √©prouverez beaucoup plus de satisfaction √† accorder un r√©pit √† vos clients que de payer les frais d'int√©r√™t bancaires sur la marge de cr√©dit.

92. Cadeaux des Fêtes.
Le 15 novembre, envoyez une lettre à tous les débiteurs en retard pour les informer que, à l'occasion des Fêtes, ils profiteront d'une renonciation à l'intérêt de tout compte en souffrance s'ils paient le capital mentionné le 15 décembre au plus tard.

93. Dernière rencontre gratuite.
Certains avocats, certaines avocates offrent une première rencontre gratuite. Accordez une dernière rencontre gratuite à vos clients et clientes. Fixez un rendez-vous avec eux pour leur donner la lettre précisant l'état du dossier. Demandez-leur s'ils sont satisfaits des résultats de leur dossier et de vous donner de la rétroaction. Ensemble, passez leur compte en revue et établissez des modalités de paiement adéquates pour régler le compte. Soyez fermes. Ne les laissez pas quitter sans avoir établi un plan ferme.

94. Dire merci.
M√™me le comportement des clients peut √™tre modifi√© gr√Ęce au renforcement positif. Vous vous souvenez quand vous vouliez aider davantage votre m√®re lorsqu'elle vous f√©licitait de votre bon comportement? N'oubliez pas de dire merci √† vos clients chaque fois que vous discutez avec eux ou √©crivez-leur pour les remercier lorsqu'ils se comportent bien et qu'ils r√®glent leur compte.

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Par Lonny Balbi, Balbi & Company Legal Centre, 1501 MacLeod Tr. S, Calgary, AB T2G 2N6, courriel : balbico@familylaw.com