Quand croître et quand externaliser?

Votre cabinet reçoit soudainement plus de travail? C’est un bienfait… tout relatif. Certes, qui dit plus de travail dit plus de revenus, mais épuiserez-vous vos adjoints et associés à la tâche?

« À mon expérience, il y a quatre signes qu’un cabinet en est au point où il doit choisir soit de croître, soit d’externaliser, explique Kamila Philip, présidente de Law Firm Marketing Canada. Premièrement : il refuse du boulot par manque de capacité. Deuxièmement : le personnel est débordé (on le voit par les heures supplémentaires qui s’accumulent). Ensuite : le cabinet prend du retard dans les dossiers des clients et a du mal à respecter les échéances. Finalement : il caresse déjà un projet d’expansion, et attend de pouvoir aller de l’avant. »

Dans ces situations, deux voies s’ouvrent à vous : croître ou externaliser. Mais si les deux peuvent être la solution, chacune a ses inconvénients. Par exemple, l’embauche de personnel et l’ajout d’infrastructures peuvent coûter plus qu’ils ne rapportent; tandis que l’impartition de tâches à un fournisseur externe signifie une perte de contrôle sur le résultat.

Quoi faire, alors?

D’abord, il faut regarder les choses en face, financièrement parlant. Les revenus additionnels vont-ils non seulement couvrir les salaires et l’équipement qui s’ajoutent (loyers, services publics, matériel informatique, licences logicielles, ameublement, etc.), mais AUSSI générer un profit?

« Établissez des projections de revenus pour vos nouveaux services ou domaines de pratique, conseille Jared Correia, fondateur et directeur général de Red Cave Law Firm Consulting. De cette façon, vous aurez une idée de l’argent que vous pourrez possiblement toucher et, si vous vous y prenez correctement, de ce qu’il va vous en coûter. »

Si cet examen des réalités financières est prometteur, l’expansion peut être une option sérieuse pour votre cabinet. Autrement, le mieux sera peut-être l’externalisation vers un tiers aux services abordables.

Quoi qu’il en soit, souvenez-vous que « la croissance n’est la voie à prendre que si elle permet d’accomplir des objectifs stratégiques, comme améliorer votre rentabilité », explique Colin Cameron, président de Profits for Partners Management Consulting Inc.

Et même si votre cabinet peut se permettre de prendre de l’expansion, l’externalisation reste envisageable. En effet, c’est parfois la meilleure décision sur le plan des affaires!

Par exemple, l’expansion peut se faire sans embauche de personnel supplémentaire si vous confiez vos tâches routinières et peu lucratives à un fournisseur bon marché.

« Beaucoup de cabinets n’exploitent pas le plein potentiel de leurs avocats, remarque Jordan Furlong, expert-conseil principal à Law 21, une firme de gestion des cabinets juridiques. Lors de mes visites, je vois des associés faire du travail qui reviendrait normalement aux avocats adjoints, et les avocats adjoints faire du travail dont des auxiliaires ou parajuristes pourraient se charger. » Et le client pourrait même accomplir certaines tâches lui-même. Par exemple, remplir les formulaires en ligne, ce qui réduirait les coûts en personnel sans sacrifier la qualité des services.

Une autre situation où l’externalisation est de mise : lorsqu’un cabinet reçoit un projet ponctuel qui augmente temporairement son volume de travail, mais sans garantie que ce volume sera maintenu une fois ledit projet terminé. Le mieux est de s’adjoindre l’aide d’un tiers pour éviter d’avoir à réduire son personnel plus tard.

Enfin, il peut aussi être bon d’externaliser lorsque l’on s’aventure dans un marché, sans savoir si l’aventure est vouée au succès ou à l’échec. « Dans ce genre de démarches exploratoires, moins on paie, mieux c’est – surtout s’il est impossible d’en deviner l’issue –, affirme Jared Correia. De plus, recourir à un fournisseur vous permettra peut-être d’apprendre de lui et d’employer ses systèmes. Vous trouvez que son système de réceptionniste virtuel gère particulièrement bien les demandes? Adoptez-le, tout simplement. »

Bien sûr, l’externalisation – quand elle est possible, ce qui ne sera pas toujours le cas (certains dossiers sont trop délicats et confidentiels pour être confiés à d’autres) – est un pari et comme tous les fournisseurs ne sont pas créés égaux, vous ne toucherez pas toujours le gros lot.

« Il faut bien faire ses recherches avant de retenir les services d’un tiers, et surveiller régulièrement son travail après coup », recommande Jordan Furlong.

Le bon côté de la chose, c’est que vous n’êtes pas non plus placés devant une alternative. En effet, une troisième option s’offre à vous qui combine les avantages de l’expansion et de l’externalisation : les employés virtuels.

Il s’agit là d’employés contractuels ou de pigistes qui travaillent directement pour votre cabinet et sous sa supervision, mais qui le font depuis leurs propres bureaux (habituellement leur domicile) et vous coûtent ainsi moins cher que des avocats adjoints sur place. « Ce peut aussi être un attrait pour l’embauche de jeunes juristes que d’offrir une option de télétravail », soutient Kamila Philip.

James Careless est un contributeur régulier à EnPratique.