Pratiques exemplaires en matière de licenciement : la préparation est la clé

« Embauchez lentement, mais licenciez rapidement », dit un avocat en droit de l’emploi de Toronto.

Il peut être extrêmement stressant et embarrassant de renvoyer des juristes adjoints et des employés de soutien. Cependant, il n’est pas recommandable de laisser des gens traîner et s’attarder dans le cabinet, soutient Lisa Stam, de SpringLaw, à Toronto. Il existe des manières de procéder d’une façon relativement douce avant, pendant et après la rencontre de licenciement.

Lorsque vous décidez de couper les ponts, assurez-vous de le faire de la façon la plus respectueuse qui soit afin de préserver la dignité de la personne, suggère Tara Matheson, de Duncan Craig, à Edmonton. Faites preuve de professionnalisme, soyez concis et allez droit au but.

Tout processus de licenciement, évidemment, commence par la question de la relation de cause. La violence, le harcèlement, le vol ou la fraude peuvent tous être des raisons de renvoi immédiat. Si votre cabinet a recours à une politique de mesures disciplinaires progressives, évaluez si le licenciement est justifié et assurez-vous que les mesures relatives à la politique ont été suivies.

S’il n’y a pas de cause, déterminez si vous devez respecter des exigences minimales de la loi provinciale. L’employé a-t-il un contrat? « Parfois, les employeurs oublient de jeter un coup d’œil à un contrat signé dix ans plus tôt, toujours en vigueur », précise Mme Matheson.

Outre la cause, il est important de bien réfléchir aux ramifications de la cessation d’emploi de la personne au sein du cabinet, y compris la façon d’informer les clients et la façon de procéder à partir du jour suivant.

En ce qui concerne la rencontre de cessation d’emploi, préparez les documents, y compris une lettre dans laquelle vous précisez la cause du renvoi, s’il y en a une, le moment où la dernière paie sera déposée et le moment où le relevé d’emploi sera délivré; fournissez aussi un sommaire des options de prestation et de couverture, ainsi que les options de transformation de l’assurance vie. Le montant de toute offre de rémunération supplémentaire doit être indiqué.

« Allez à la rencontre en possession de tous ces renseignements, car l’employé a le droit de partir avec l’impression de savoir ce qui l’attend possiblement », déclare Mme Matheson, qui souligne également qu’une rencontre de cessation d’emploi qui est menée de la mauvaise façon peut entraîner des dommages-intérêts accrus si le licenciement est suivi d’un processus de contentieux.

Tenez la réunion dans un endroit privé, préférablement à la fin de la journée pour que la personne mise à pied n’ait pas traversé le milieu de travail devant ses collègues. Si la personne est visiblement fâchée après la rencontre, laissez-lui récupérer ses effets personnels le jour suivant. Évitez les licenciements le vendredi ou juste avant un congé ou une longue fin de semaine afin de permettre à la personne de recourir au soutien dont elle a besoin, y compris à des juristes, à des conseilleurs ou à des fournisseurs de soins de santé.

Tenez une rencontre en personne avec, tout au plus, deux représentants de la direction ou du service des RH du cabinet, sans quoi elle pourrait s’avérer intimidante. Si la rencontre tourne mal, les deux représentants peuvent témoigner de façon indépendante de ce qui s’est produit. Après la rencontre, chaque personne devrait en décrire le déroulement sur papier, signer le rapport, le dater et le conserver dans un dossier. « Plusieurs de ces rencontres se passent parfaitement bien, affirme Mme Matheson. Néanmoins, si elles dérapent, il est avisé de posséder certains documents qui expliquent le point de vue des personnes qui y ont pris part ».

Soyez prêt à expliquer les raisons du renvoi de l’employé. Dans un cas de licenciement justifié, préparez un énoncé d’une ou deux phrases et adjoignez-le au scénario. Un employé peut soutenir que certains événements ont ou n’ont pas eu lieu, mais cette rencontre n’est ni le lieu ni le moment d’en discuter, car une décision a déjà été prise. Dans le cas d’un licenciement non justifié, ne déformez pas la situation en affirmant, par exemple, que l’entreprise réduit ses effectifs si ce n’est pas le cas. Il est parfaitement acceptable de déclarer que l’employé ne correspond pas au profil recherché.

Décidez d’avance si l’entreprise est prête à fournir une référence. « Vous pouvez rédiger une lettre de recommandation neutre, dit Mme Matheson, dans laquelle vous déclarez que l’employé a travaillé de telle date à telle date, à tel poste et à tel salaire. Les lettres de recommandation peuvent rimer avec certaines responsabilités si vous présentez sous un faux jour les circonstances entourant le licenciement. Ainsi, si vous renvoyez quelqu’un parce que vous n’êtes pas satisfait de son rendement, nous ne vous conseillons certainement pas de donner des références positives à un autre employeur. »

Avant de renvoyer un avocat ou une avocate, pensez à la façon dont cela sera perçu à l’extérieur du cabinet. Essayez de maintenir de bonnes relations et de vous séparer en bons termes. La communauté juridique peut être petite et le cabinet ne sortira pas gagnant s’il acquiert la réputation d’avoir un roulement du personnel important et d’adopter des comportements hostiles à l’endroit de ses employés.

« Vous ne voulez pas que les clients croient que votre travail est mal organisé et bâclé, car ils vont avoir cette perception pour l’ensemble de votre travail, avertit Sean Bawden, de Kelly Santini, à Ottawa. Même si la personne est terrible, il n’est pas nécessaire que le monde sache que vous étiez au courant et que vous avez approuvé sa façon de faire. »

« Lorsque des juristes sont renvoyés, leur relation avec le cabinet ne prend pas fin immédiatement, affirme M. Bawden. Qu’adviendra-t-il des relations avec les clients et des dossiers dont ils s’occupent? Qui accomplira le travail et comment les clients apprendront-ils le départ de leur juriste? »

Assurez-vous de récupérer les téléphones, ordinateurs, cartes-clés et cartes de crédit appartenant au cabinet. Les gens enregistrent souvent des coordonnées et des photos personnelles sur leurs téléphones et ordinateurs. Permettez-leur donc d’y accéder.

« Il n’est généralement pas nécessaire d’accompagner la personne licenciée jusqu’à l’extérieur de la propriété, dit M. Bawden, à moins que vous ayez la certitude absolue qu’elle va voler ou briser quelque chose. »

M. Bawden a entendu des histoires d’employeurs qui escortaient l’ancien employé jusqu’à sa voiture et même jusqu’aux limites du stationnement, ce qui rend une situation désagréable encore pire. C’est dans ces cas qu’il peut y avoir des dommages-intérêts majorés et punitifs.

« Plus vous en faites pour faciliter la transition, mieux c’est pour les deux parties, croit Mme Stam, de Springlaw. Pour des raisons émotionnelles, pour des raisons financières et pour des raisons de risque juridique, il est dans l’intérêt supérieur de tout un chacun d’aider la personne à minimiser les effets du processus et à obtenir un nouveau poste. »

« Faites preuve d’empathie si cette personne est traumatisée par la cessation d’emploi, conseille Mme Stam. Ne causez pas des dommages supplémentaires en étant dur. »

Créez un message de cessation d’emploi avec la personne en question en discutant notamment de son contenu et en déterminant si le cabinet devrait envoyer un courriel aux clients.

« Ne payez pas l’indemnité de licenciement la plus basse possible, avertit Mme Stam. Offrez une indemnité légèrement supérieure, ce qui est plus susceptible de régler le cas et de mettre fin à l’affaire, solution qui s’avèrera beaucoup plus rentable pour le cabinet. Il n’est pas beaucoup plus onéreux de continuer à verser des avantages sociaux, alors faites-le. »

Dans la mesure du possible, donnez une période de préavis de travail pour permettre à la personne de se trouver un nouvel emploi, pour autant qu’il n’y ait pas d’enjeux en matière de confidentialité. « Dites-lui qu’elle n’a plus besoin de venir au bureau. Vous pouvez ensuite cesser de lui fournir des données supplémentaires, mais laisser son profil sur le site Web, ce qui lui permet quand même de rechercher un nouvel emploi », affirme Mme Stam.

« Toutefois », ajoute-t-elle, « à un moment donné, prenez la décision de passer à autre chose. La personne retombera sur ses pieds. Tout ira bien. »

Ann Macaulay est une auteure et rédactrice établie à Toronto.