La stratégie est la clé des accomplissements lors des retraites d’un cabinet

  • 20 avril 2017
  • Carolynne Burkholder-James

Retreat

Selon les experts, les retraites des cabinets juridiques ne devraient pas se limiter Ă  jouer au golf. Avec un peu de prĂ©paration, un objectif et un ordre du jour clairs, ces retraites peuvent reprĂ©senter une bonne occasion pour renforcer l’esprit d’Ă©quipe et planifier de façon stratĂ©gique.

Sandra Bekhor est la prĂ©sidente de Bekhor Management, une sociĂ©tĂ© de consultants, Ă  Toronto, qui propose des services de commercialisation et de planification stratĂ©gique aux cabinets professionnels et aux entreprises de petite et moyenne tailles. Selon elle, les retraites des cabinets juridiques peuvent ĂŞtre une occasion pour les juristes de sortir de l’exercice du droit au quotidien et d’axer leur attention sur le contexte juridique plus gĂ©nĂ©ral.

« Chaque cabinet a des objectifs de plus haut niveau sur lesquels personne n’a la chance de s’arrĂŞter pendant la semaine, car tous les efforts sont axĂ©s sur le fonctionnement au quotidien », dit-elle. « Si vous ne trouvez pas de temps hors des heures de travail, hors des rencontres avec les clients et de la gestion de votre personnel, l’Ă©tude de ces objectifs est constamment remise au lendemain. »

Lynn Foley, associĂ©e dans le groupe de consultants fSquared Marketing, qui aide les cabinets juridiques dans les domaines de la planification stratĂ©gique, de la commercialisation et du dĂ©veloppement des affaires et de la clientèle, affirme que l’amĂ©lioration de la culture dans le milieu de travail et de l’esprit d’Ă©quipe est l’objectif de nombreuses retraites de cabinets juridiques.

« En fonction de la taille du cabinet, il se peut que les juristes ne se connaissent mĂŞme pas tous », dit-elle. « Il se peut qu’ils ne se rencontrent que lors de rĂ©ceptions organisĂ©es par le cabinet ou lorsqu’ils se croisent dans les couloirs. »

Sortir des quatre murs du bureau peut s’avĂ©rer une parfaite occasion pour apprendre Ă  connaĂ®tre ses collègues et approfondir les relations avec eux, dit Mme Foley, qui travaille Ă  West Vancouver (C.-B.).

« GĂ©nĂ©ralement, lorsque les gens sont au bureau, toute leur attention est axĂ©e sur leur travail », dit-elle. « Une retraite suscite une atmosphère dans laquelle les gens peuvent se dĂ©tendre un peu. »

Cependant, lorsque les cabinets juridiques planifient une retraite, il importe, selon Mme Foley, qu’ils sachent ce qu’ils veulent en tirer au lieu de se borner Ă  organiser une retraite parce que le cabinet organise toujours une retraite.

« Une fois que vous avez pris le temps de rĂ©flĂ©chir au sujet, concevez un ordre du jour officiel », recommande-t-elle. Mais assurez-vous de laisser du temps pour le renforcement de l’esprit d’Ă©quipe et pour les activitĂ©s sociales.

Sandra Bekhor est du mĂŞme avis, recommandant que les cabinets juridiques prennent le temps de dĂ©terminer ce qu’ils souhaitent accomplir lors d’une retraite.

« Je pense que le meilleur moyen de faire en sorte que les retraites des cabinets juridiques soient fructueuses, c’est d’y travailler Ă  l’avance », dit-elle. « Une fois que vous avez dĂ©terminĂ© la raison de la retraite donnĂ©e, il faut souvent faire beaucoup de travail prĂ©alable avant la retraite elle-mĂŞme. Vous devez retrouver des donnĂ©es, effectuer un sondage, rĂ©aliser des entrevues, soit au sein du cabinet, soit avec les clients. Vous devez vous renseigner sur au moins certaines des tendances dans le secteur. »

Pour Sandra Bekhor, il importe de regrouper tous ces renseignements avant le dĂ©but de la retraite « afin d’Ă©viter de perdre votre temps Ă  vous regarder dans le blanc des yeux ou Ă  fixer le mur d’en face ».

« Je recommande que les cabinets juridiques accordent une certaine pĂ©riode Ă  un objectif stratĂ©gique qu’ils veulent atteindre », dĂ©clare Mme Foley. « Ainsi, si l’objectif stratĂ©gique est d’amĂ©liorer la culture de prospection parmi les jeunes juristes du cabinet, nous pourrions envisager qu’un confĂ©rencier de l’extĂ©rieur fasse un exposĂ© sur les divers outils pouvant ĂŞtre utilisĂ©s Ă  cette fin et la façon dont ils peuvent ĂŞtre mis en Ĺ“uvre. Je recommande en outre de se fonder sur des exemples rĂ©els. Par consĂ©quent, si certains des associĂ©s sont influents, ils pourraient prĂ©senter les mĂ©thodes qu’ils emploient avec succès. »

Madame Foley recommande en outre que l’ordre du jour de la retraite prĂ©voie des discussions et activitĂ©s en petits groupes.

« Les avocats et les associĂ©s peuvent se retrouver et discuter des exemples rĂ©els, des clients et secteurs visĂ©s, en fonction de ces objectifs stratĂ©giques », dit-elle.

Le but est que les juristes retournent au travail avec une nouvelle vision et qu’ils soient prĂŞts Ă  mettre en Ĺ“uvre ce qu’ils ont appris, ajoute Mme Foley. « Je recommande de veiller Ă  ce que lorsqu’un avocat revient de l’une de ces retraites, il y ait puisĂ© des outils, des connaissances et l’Ă©lan nĂ©cessaires pour rentrer au bureau le lundi et dire “je sais dans quelle direction mon cabinet veut se diriger. Je connais mon rĂ´le en son sein. J’ai les outils et les compĂ©tences. Voici ce que je peux faire” ».

Le suivi est lui aussi important, dit Mme Foley, qui recommande de communiquer avec les juristes qui ont participĂ© Ă  la retraite pour voir comment l’objectif stratĂ©gique est mis en Ĺ“uvre environ six semaines après la retraite.

« La retraite est une première Ă©tape du processus pour atteindre les objectifs stratĂ©giques visĂ©s », dit-elle. « Si vous vous efforcez d’atteindre cet objectif stratĂ©gique fixĂ© lors de la retraite du cabinet, vous devriez Ă©valuer vos progrès au moins tous les trimestres. »

La mise en Ĺ“uvre est tout aussi importante que la retraite elle-mĂŞme, affirme Sandra Bekhor.

« Une retraite a trois Ă©tapes », explique-t-elle. « La première prĂ©cède la retraite, la seconde est la retraite elle-mĂŞme et la troisième est l’après-retraite. Elles sont toutes les trois aussi importantes l’une que l’autre. Le processus devrait durer toute une annĂ©e. Soit vous ĂŞtes en phase de planification de la prochaine retraite, soit vous mettez en Ĺ“uvre le plan d’action dĂ©cidĂ© lors de la dernière. »

Selon Mme Bekhor, la mise en Ĺ“uvre des plans d’action est le but de « l’après-retraite ».

« Concevez un plan pour gĂ©rer le plan d’action afin qu’il porte ses fruits et n’hĂ©sitez pas Ă  faire des modifications au fil de son Ă©volution », recommande-t-elle. « Les plans d’action ne sont pas nĂ©cessairement l’apanage des participants Ă  la retraite. Tous les membres du cabinet peuvent participer Ă  leur mise en Ĺ“uvre. »

Les cabinets devraient Ă©galement, autant que possible, effectuer un suivi du rendement du capital investi.

« Les retraites peuvent engouffrer une large portion du budget », dit Mme Foley. « ConsidĂ©rez ce Ă  quoi vous avez passĂ© votre temps lors de la retraite. Par exemple, vous avez discutĂ© de ce secteur, de ce client, de ce domaine de pratique donnĂ©. Regardez si le travail dans ces domaines a augmentĂ©. »

Si les dirigeants de cabinets juridiques pensent que les retraites ne valent pas l’argent qu’elles nĂ©cessitent pour leur mise en place, Mme Bekhor leur recommande de voir s’ils ont organisĂ© des retraites par le passĂ© et de les envisager avec un regard critique.

« Il faut comprendre ce qui s’est passĂ©. Pourquoi les retraites antĂ©rieures n’ont-elles pas Ă©tĂ© positives? » dit-elle. « Sans planification appropriĂ©e, les retraites peuvent ĂŞtre un gaspillage de temps. La planification est essentielle. »

Carolynne Burkholder-James est avocate dans le cabinet Heather Sadler Jenkins LLP.