L’ABC de la création d’une politique pro bono pour votre cabinet juridique

  • 13 octobre 2009

Le développement d’une politique pro bono pour votre cabinet juridique constitue une bonne décision d’affaires et favorise une compréhension extérieure des procédures de votre cabinet et de son engagement en droit d’intérêt public. Ce texte, destiné à tous les cabinets juridiques, décrit les éléments clés d’une politique sur les services bénévoles, propose un modèle de politique simple et donne un aperçu de ce qui se fait dans d’autres cabinets juridiques.

Les conseillers et conseillères juridiques de contentieux du secteur public ou en milieu universitaire peuvent utiliser ce document pour parfaire ou développer une politique pro bono en milieu de travail. Plusieurs éléments de ce modèle de politique ne varieront pas d’un milieu de travail à l’autre, quoiqu’il puisse exister des différences relatives à l’usage de ressources et d’équipements publics, par exemple.

Le Comité permanent sur les services publics de l’ABC a préparé ce document dans l’espoir que les cabinets juridiques et d’autres employeurs de conseillers juridiques s’en serviront pour revoir leur approche au travail pro bono et modifieront ou créeront une politique de services bénévoles efficace.

A.Énoncez la vision du cabinet en matière de services bénévoles

La question clé :

Définir l’engagement du cabinet en matière de services bénévoles.

Contexte :

  • Certains cabinets juridiques s’attendent que tous leurs avocats et avocates exécutent des travaux juridiques communautaires à titre bénévole. D’autres cabinets mesurent la contribution annuelle globale en services pro bono et s’assurent qu’elle rencontre leurs objectifs.
  • Une résolution de l’Association du Barreau canadien demande à chaque membre de la profession juridique de viser une contribution de 50 heures par année, ou 3 pour cent de la facturation, en services bénévoles.
  • Les politiques de cabinets juridiques contiennent parfois un énoncé de mission qui explique les motifs de l’appui et de la promotion du travail pro bono par le cabinet.

Clause modèle :

[Nom du cabinet] reconnaît les problèmes d’accessibilité de la justice rencontrés par certains membres de la société aux prises avec des problèmes juridiques. À titre d’avocats et d’avocates, nous sommes bien placés pour leur venir en aide. Notre cabinet appuie le travail pro bono et se donne comme objectif d’offrir à la communauté 50 heures de service bénévole par avocat, par année [ou] l’équivalent de 3 pour cent de notre facturation annuelle.

B. Identifier les bénéficiaires éventuels de services pro bono

La question clé :

Qui est admissible aux services bénévoles du cabinet ?

Contexte :

  • Les politiques de services bénévoles peuvent être générales ou elles peuvent identifier le type de clients ou de clientes, ou de causes que cibleront les services bénévoles. La politique pro bono peut affirmer, par exemple, que les services bénévoles du cabinet s’adressent d’abord :
    • aux travailleurs et travailleuses pauvres exclus de l’aide juridique mais incapables de se payer les services d’un avocat ou d’une avocate
    • à une population spécifique au sein de la communauté – p. ex. les aînés, les handicapés, les séropositifs et sidatiques, les étudiants, les étudiantes, les prisonniers, les prisonnières, etc.
    • à certains types de problèmes juridiques, tels les contestations en vertu de la Charte, les recours collectifs, ou les causes de droit administratif
    • à des champs de pratique définis. Par exemple, dans certains États américains, on encourage les avocates et avocats gouvernementaux à faire du service bénévole dans des champs qui les éloignent de l’appareil gouvernemental (testaments et successions, divorces à l’amiable, procurations, prestations d’anciens combattants et faillites personnelles).
  • Une politique pro bono peut proposer que les avocats acceptent des mandats pro bono pour élargir leur champ d’expertise ou parfaire leurs compétences. Par exemple, des avocats qui rencontrent peu de clients et de clientes pourraient être encouragés à accepter quelques causes pro bono comportant une interaction avec la clientèle.
  • Les cabinets peuvent tenter d’équilibrer les mandats pro bono de leurs avocats, pour que dans le cours d’une année, chaque avocat assume un assortiment de causes allant à procès et d’affaires nécessitant des conseils juridiques, et également une combinaison de causes majeures et mineures.

Clause modèle :

Nous encourageons les avocats et avocates à accepter des mandats pro bonodans tout secteur où il existe un besoin et au sein duquel l’avocat ou l’avocate possède une expertise ou cherche à se perfectionner. Notre cabinet est particulièrement intéressé à offrir des services bénévoles à des personnes à faible revenu qui ne sont pas admissibles à l’aide juridique. Nous offrirons aussi [par exemple… des services bénévoles à des groupes communautaires qui travaillent auprès de personnes défavorisées dans la communauté… des services bénévoles à des organisations de bienfaisance dans la poursuite de leurs objectifs, si leur budget ne permet pas de payer des honoraires réguliers… à des causes type qui contestent les critères d’admissibilité et la portée de l’aide juridique.]

C. Décrire la procédure pour accepter ou refuser un mandat pro bono

La question clé :

Quelles étapes un avocat doit-il franchir avant d’accepter une cause pro bono ?

Contexte :

  • Comme dans toute autre nouvelle cause acceptée par un avocat ou une avocate, le cabinet doit s’assurer que la cause pro bono ne risque pas d’entraîner de conflit avec le mandat d’une cliente ou d’un client existant.
  • Les cabinets ont habituellement un système d’approbation de mandat pro bono avant le début du travail. Par exemple, un cabinet pourrait :
    • nommer un avocat à titre de coordonnateur pro bono ayant le droit d’approuver ou de refuser toute demande de service bénévole; ou
    • obliger un avocat à soumettre sa demande, avec motifs, au gestionnaire des litiges ou au comité de gestion pour approbation.
  • Il convient d’exiger l’identification des causes pro bono avant de les accepter et de les entreprendre. Une cause ne devrait pas être assignée aux services bénévoles de manière rétroactive, parce que le client est dans l’impossibilité de payer les honoraires.

Clause modèle :

Avant d’entreprendre un mandat pro bono, tout avocat ou avocate doit se conformer à la politique du cabinet d’identification des conflits entre clients, clientes, et demander l’approbation [de la coordonnatrice ou du coordonnateurpro bono… du gestionnaire des litiges… du comité de gestion.]

D. Établir l'obligation envers le client qui reçoit des services bénévoles

La question clé :

Quelle est la responsabilité de l’avocat ou de l’avocate (et du cabinet) envers une cliente ou un client pro bono?

Contexte :

  • Les clients et clientes pro bono ont droit au même niveau et à la même qualité de services qu’un client payant.
  • Les clients pro bono ont autant le droit de donner des instructions au conseiller juridique ou à la conseillère juridique que le client payant.
  • Les clients pro bono ont droit au même secret professionnel et au même respect de la confidentialité qu’un client payant.
  • Certains cabinets ne demandent pas aux clients pro bono de payer des honoraires ou des déboursements. À la place, des fonds sont réservés aux débourssements. D’autres cabinets ne paient pas les déboursements des clients pro bono et travaillent avec des partenaires communautaires pour couvrir ces coûts. Certains cabinets offrent des services pro bono à des tarifs substantiellement réduits ou à des tarifs très inférieurs, et demandent de ce fait aux clients, ou aux partenaires communautaires, de contribuer au paiement de la facture.
  • Une lettre d’entente devrait énumérer les détails de la relation client/avocat : le travail que doit exécuter l’avocat ou l’avocate pour le client ou la cliente pro bono; une estimation du nombre d’heures de travail; les attentes concernant la contribution du client; et un énoncé quant à la responsabilité des déboursements.

Clause modèle :

Notre cabinet promet au client ou à la cliente pro bono la même qualité de service que nous tentons d’offrir à tout client. Nous définirons notre engagement envers le client pro bono dans une lettre d’entente. Le client n’a pas à payer d’honoraires pour les services juridiques reçus dans une cause pro bono. Toutefois, le client est responsable des déboursements, à moins d’entente écrite contraire. Nous tenterons d’aider le client à assumer ces coûts en tentant d’obtenir une assistance financière de la communauté et du cabinet juridique.

E. Description de la gestion administrative des causes pro bono au sein du cabinet

La question clé :

Quelles procédures utilise-t-on pour suivre le cheminement d’une cause pro bono dans les systèmes de comptabilité, de classement et autres systèmes administratifs du cabinet ?

Contexte :

  • La meilleure pratique, c’est de suivre une cause pro bono exactement comme on suit toute autre cause. Cela inclut l’assignation d’un numéro de dossier, la consignation du temps consacré à la cause, et l’ajout de déboursements et autres dépenses au dossier. Le travail pro bono ne devrait jamais être inclus dans les registres de temps facturable, cependant, étant donné qu’il ne sera pas transformé en créance.

Clause modèle :

Tout travail pro bono doit être consigné dans les systèmes administratifs du cabinet et suivi en utilisant les mêmes procédures que les autres causes, à l’exception des créances.

F. Déterminer les ressources disponibles pour le travail pro bono

La question clé :

Comment définit-on un usage acceptable des ressources du cabinet pour des services bénévoles ?

Contexte :

  • Une politique pro bono peut identifier les ressources librement accessibles au travail pro bono (p. ex. la bibliothèque et les services de recherche en ligne), ainsi que les ressources limitées (p. ex. les appels interurbains).
  • Les politiques pro bono peuvent considérer la manière dont ces services sont dispensés dans une cause pro bono :
    • personnel : secrétaires, parajuridiques, recherche
    • équipement : ordinateurs, photocopieuse, télécopieurs, scanners
    • autres ressources : salles de réunion, fournitures de bureau, Internet
  • Les politiques pro bono pour les employées et employés du secteur public doivent mailler avec les politiques gouvernementales interdisant l’utilisation des bureaux, du personne, de l’équipement et de fournitures du gouvernement à des fins non gouvernementales. Aux États-Unis, les politiques pro bono des États permettent un usage minimal de ressources gouvernementales pour des mandats pro bono mais interdisent par exemple de photocopier des documents de plusieurs pages ou d’utiliser les services de secrétaires.

Clause modèle :

Les ressources de notre cabinet sont disponibles à toute avocate ou tout avocat chargé d’une cause pro bono. Toutefois, l’avocat doit discuter des coûts et des implications avec [la coordonnatrice, le coordonnateur pro bono… l’associé gestionnaire… l’administrateur, l’administratrice du cabinet] si le temps de secrétariat, les frais d’interurbains et les frais de photocopies risquent de dépasser un niveau minimal.

G. Expliquer comment le cabinet mesurera la contribution pro bono d'un avocat

La question clé :

Quel impact aura l’acceptation d’un mandat pro bono sur l’évaluation d’un avocat ou d’une avocate, sur ses heures facturables, sur sa rémunération et ses chances d’avancement ?

Contexte :

  • Évidemment, c’est à ce chapitre que l’engagement réel d’un cabinet envers les services bénévoles se révèle. Un cabinet qui reconnaît vraiment la valeur du travail pro bono pour l’avocat ou l’avocate, le cabinet juridique et la communauté s’assurera qu’un avocat soit récompensé, jamais pénalisé, pour avoir accepté un mandat pro bono.
  • Dans certains cabinets, la politique affirme que le service bénévole aura le même effet sur sa rémunération qu’un mandat payant. Ailleurs, on reconnaît la contribution juridique d’avocates et d’avocats salariés et d’associés, associées, en comptant – entièrement ou en partie – les heures pro bono dans leur objectif ou exigence globale d’heures facturables.

Clause modèle :

Nous reconnaissons la valeur du travail pro bono pour nos avocats, avocates, pour le cabinet et pour la communauté. Les heures consacrées aux causes pro bono seront incluses dans les contributions horaires de l’avocat ou de l’avocate au cabinet et auront une valeur dans le processus de rémunération. Les avocats seront évalués favorablement pour leur empressement à entreprendre des activités bénévoles, et l’acceptation de mandats pro bono améliorera leurs chances d’avancement.

H. Définir les liens avec les programmes pro bono et les organisations communautaires

La question clé :

Comment le cabinet se met-il en rapport avec des bénéficiaires appropriés de services pro bono ?

Contexte :

  • Dans certaines provinces, des organisations ont été créées pour établir des liens entre les avocats et avocates disposés à offrir des services bénévoles et les clients, clientes, qui en ont besoin. Les mandats dePro Bono Law BC et de Pro Bono Law Ontario sont similaires, et comprennent la promotion de l’accessibilité de la justice en créant des occasions pour les avocats de dispenser des services pro bono aux personnes à faible revenu.
  • Ailleurs au pays, des organisations à but non lucratif offrent des services d’information juridique au public, et recrutent des avocats et avocates qui acceptent des quarts de travail dans les cliniques juridiques. Ces cliniques peuvent mettre l’accent sur la famille, l’immigration, les relations propriétaire / locataire, les problèmes juridiques des jeunes, etc.
  • Pour mettre en œuvre une politique pro bono, un cabinet peut chercher des contacts au sein de la communauté, établir des rapports avec des groupes de service communautaire et des organisations à but non lucratif, de manière à identifier le meilleur moyen de rendre service.

Clause modèle :

Les clients et clientes pro bono seront bien accueillis au cabinet. Nous chercherons aussi, en tant que cabinet, à établir des rapports avec des organisations appropriées dans la communauté, leur expliquant notre politiquepro bono et invitant un nombre limité de demandes de service bénévole.

I. Expliquer comment le cabinet évaluera et rapportera ses contributions pro bono

La question clé :

Comment le cabinet suivra-t-il et reconnaîtra-t-il le travail pro bono ?

Contexte :

  • L’évolution des causes pro bono d’un cabinet peut être inscrite à l’ordre du jour de ses réunions d’affaires régulières.
  • Partout au pays, des prix sont présentés en hommage aux services bénévoles rendus par des avocats et avocates. Par exemple, la Conférence des jeunes avocats, avocates et notaires de l’ABC reconnaît la contribution d’un nouvel avocat avec son Prix pro bono des jeunes avocats et notaires. La Division de la Colombie-Britannique de l’ABC remet aussi un prix annuel pour une contribution pro bono exceptionnelle d’un membre. Pro Bono Law BC publie un reportage régulier sur la contribution exceptionnelle d’une ou d’un juriste bénévole, tandis que Pro Bono Law Ontario parraine un dîner annuel avec remise de prix.

Clause modèle :

Nous ferons le point sur l’évolution des causes pro bono à nos réunions d’affaires sur une base trimestrielle, et nous reconnaîtrons les contributions pro bono d’avocats et d’avocates individuels dans nos communications internes et à l’extérieur du cabinet, au mérite. Une fois l’an, nous parrainerons une activité pour célébrer les efforts bénévoles de notre cabinet.

Modèle de politique pro bono

Énoncez la vision du cabinet en matière de services bénévoles

A. [Nom du cabinet] reconnaît les problèmes d’accessibilité de la justice rencontrés par certains membres de la société aux prises avec des problèmes juridiques. À titre d’avocats et d’avocates, nous sommes bien placés pour leur venir en aide. Notre cabinet appuie le travail pro bono et se donne comme objectif d’offrir à la communauté 50 heures de service bénévole par avocat, avocate, par année [ou] l’équivalent de 3 pour cent de notre facturation annuelle.

Identifier les bénéficiaires éventuels de services pro bono

B. Nous encourageons les avocats et avocates à accepter des mandats pro bono dans tout secteur où il existe un besoin et au sein duquel l’avocat ou l’avocate possède une expertise ou recherche à se perfectionner. Notre cabinet est particulièrement intéressé à offrir des services bénévoles à des personnes à faible revenus qui ne sont pas admissibles à l’aide juridique. Nous offrirons aussi [par exemple… des services bénévoles à des groupes communautaires qui travaillent auprès de personnes défavorisées dans la communauté… des services bénévoles à des organisations de bienfaisance dans la poursuite de leurs objectifs, si leur budget ne permet pas de payer des honoraires réguliers… à des causes type qui contestent les critères d’admissibilité et la portée de l’aide juridique.]

Décrire la procédure pour accepter ou refuser un mandat pro bono

C. Avant d’entreprendre un mandat pro bono, tout avocat ou avocate doit se conformer à la politique du cabinet d’identification des conflits entre clients et clientes, et demander l’approbation [de la coordonnatrice ou du coordonnateur pro bono… du gestionnaire des litiges… du comité de gestion.]

Établir l’obligation envers le client qui reçoit des services bénévoles

D. Notre cabinet promet au client pro bono la même qualité de service que nous tentons d’offrir à tout client ou cliente. Nous définirons notre engagement envers le client pro bono dans une lettre d’entente. Le client n’a pas à payer d’honoraires pour les services juridiques reçus dans une cause pro bono. Toutefois, le client est responsable des déboursements, à moins d’entente écrite contraire. Nous tenterons d’aider le client à assumer ces coûts en tentant d’obtenir une assistance financière de la communauté et du cabinet juridique.

Description de la gestion administrative des causes pro bono au sein du cabinet

E. Tout travail pro bono doit être consigné dans les systèmes administratifs du cabinet et suivi en utilisant les mêmes procédures que les autres causes, à l’exception des créances.

Déterminer les ressources disponibles pour le travail pro bono

F. Les ressources de notre cabinet sont disponibles à toute avocate ou avocat chargé d’une cause pro bono. Toutefois, l’avocat doit discuter des coûts et des implications avec [la coordonnatrice ou le coordonnateur pro bono… l’associé gestionnaire… l’administrateur ou l’administratrice du cabinet] si le temps de secrétariat, les frais d’interurbains et les frais de photocopies risquent de dépasser un niveau minimal.

Expliquer comment le cabinet mesurera la contribution pro bono d’un avocat

G. Nous reconnaissons la valeur du travail pro bono pour nos avocats, avocates, pour le cabinet et pour la communauté. Les heures consacrées aux causes pro bono seront incluses dans les contributions horaires de l’avocat ou de l’avocate au cabinet et auront une valeur dans le processus de rémunération. Les avocats seront évalués favorablement pour leur empressement à entreprendre des activités bénévoles, et l’acceptation de mandats pro bono améliorera leurs chances d’avancement.

Définir les liens avec les programmes pro bono et les organisations communautaires

H. Les clients et clientes pro bono seront bien accueillis au cabinet. Nous chercherons aussi, en tant que cabinet, à établir des rapports avec des organisations appropriées dans la communauté, leur expliquant notre politique pro bono et invitant un nombre limité de demandes de service bénévole.

Expliquer comment le cabinet évaluera et rapportera ses contributions pro bono

I. Nous ferons le point sur l’évolution des causes pro bono à nos réunions d’affaires sur une base trimestrielle, et nous reconnaîtrons les contributions pro bono d’avocates et d’avocats individuels dans nos communications internes et à l’extérieur du cabinet, au mérite. Une fois l’an, nous parrainerons une activité pour célébrer les efforts bénévoles de notre cabinet.

Savez-vous comment vous mettre en rapport avec des clients pro bono valables?

Il existe au Canada des organisations ayant pour but d’établir des liens entre les avocats disposés à offrir des services bénévoles et les clients qui en ont besoin. Pour en savoir plus, visitez les sites Web suivants :