La Section du droit des organismes de bienfaisance et à but non lucratif de l’Association du Barreau canadien reconnaît les succès remportés par l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour accroître la proportion de demandes de statut d’organisme de bienfaisance qui sont acceptées grâce à l’utilisation du Projet de modernisation des systèmes de TI des organismes de bienfaisance (PROMO). Cependant, les juristes qui représentent les organismes de bienfaisance sont confrontés à un certain nombre de difficultés considérables (mémoire disponible uniquement en anglais, toutes les citations qui en sont tirées sont des traductions) quant à l’utilisation du portail en ligne « Mon dossier d’entreprise » qui se traduisent par le fait que les clients font face à des retards considérables.
Plus particulièrement, l’obtention d’une autorisation pour accéder à un compte client en ligne de l’ARC au moyen du service de l’Agence appelé « Représenter un client » est inutilement chronophage et inefficace. La section demande qu’une consultation entre les juristes qui utilisent ce service et le personnel de l’ARC qui en connaît tous les rouages soit organisée afin de mieux comprendre la manière dont les renseignements au sujet des nouvelles sociétés, fiducies ou associations qui ne sont pas constituées en société sont recueillis et saisis dans le système, et quelles sont les étapes de vérification menant à l’octroi de l’accès en ligne, par les juristes, aux comptes de leurs clients.
Constitution en société et demande de statut d’organisme de bienfaisance
Les clients engagent fréquemment un juriste pour constituer leur organisation en personne morale et pour traiter la demande de statut d’organisme de bienfaisance dans le cadre du même mandat puisque les documents de constitution en société qui indiquent les objectifs caritatifs sont préparés en même temps que la demande de statut d’œuvre de bienfaisance. Il importe, pour les juristes, d’accéder à la demande de statut d’organisme de bienfaisance avant la constitution en société afin de s’assurer que les objectifs caritatifs du client recouvrent de manière adéquate ses activités de bienfaisance.
Actuellement, les juristes ne peuvent pas accéder au compte de leur client avant sa constitution en société, ce qui les oblige à effectuer cette dernière en premier lieu afin d’obtenir un numéro d’entreprise auprès de l’ARC; numéro qu’ils peuvent alors utiliser pour accéder au compte ARC en ligne de la société au moyen du service « Représenter un client » pour obtenir un numéro d’inscription temporaire et déposer la demande de statut d’œuvre de bienfaisance. Les juristes sont fréquemment obligés d’utiliser des copies papier de la demande avant de finaliser les objectifs caritatifs d’une organisation et de la constituer en société. Comme le fait remarquer la section, cela manque singulièrement d’efficacité, à l’instar de l’impossibilité de télécharger une demande, sauf sous forme de document « imprimer en format PDF » dont l’impression est aléatoire et qui est difficile à modifier.
L’ARC a récemment ajouté une couche de sécurité supplémentaire avant que les juristes puissent accéder au compte d’entreprise de leurs clients. Outre la présentation d’une demande signée par l’une des personnes qui constituent la société en personne morale en passant par le portail « Mon compte d’entreprise », la personne qui est propriétaire ou qui dirige l’entreprise doit donner son consentement à l’ARC par téléphone. Si l’ARC se trouve dans l’incapacité de communiquer avec cette personne, l’autorisation est refusée sans en informer le juriste qui a déposé la demande.
Le fait que l’ARC appelle quelqu’un au téléphone aggrave le problème puisqu’il s’agit généralement d’un numéro masqué. « Compte tenu de cette situation, il est aujourd’hui extrêmement improbable qu’une autorisation soit accordée. Nous avons tous reçu des appels téléphoniques de personnes prétendant travailler pour l’ARC qui veulent obtenir des renseignements personnels, tentent de percevoir de l’argent ou menacent d’envoyer les huissiers si nous ne payons pas. Les appels téléphoniques provenant de l’ARC, spécialement ceux dont le numéro est masqué, ne sont plus un moyen de communication fiable », dit la section.
Quels renseignements le compte d’un client contient-il?
Les juristes ne savent pas quels sont les renseignements recueillis par l’ARC au sujet de la personne qui est propriétaire ou qui dirige l’entreprise. Ils ne savent pas non plus comment le système de l’ARC les saisit et met ces comptes à jour. Lorsqu’un numéro d’entreprise est donné, la section explique que « nous comprenons que les renseignements initiaux sont saisis dans la base de données de l’ARC; renseignements dont nous présumons qu’ils sont tirés des documents de constitution en société. Nous ne savons pas si le système de l’ARC est mis à jour lorsqu’une société signale un changement de dirigeant au ministère applicable ».
Cela pose problème, car une demande d’autorisation d’accès en ligne peut être annulée s’il manque des renseignements concernant le compte. Cela complique la tâche pour les juristes et leurs clients qui souhaitent déterminer si l’ARC possède les renseignements nécessaires pour communiquer avec le propriétaire ou un dirigeant d’entreprise afin de vérifier une demande d’autorisation.
« En tant que juristes représentant une nouvelle entreprise, les membres de la section de l’ABC fournissent tous les renseignements au moyen du processus de constitution en société. Nous ne sommes pas en mesure de fournir le reste des renseignements dont l’ARC a besoin au nom de nos clients, car nous ne sommes pas autorisés à le faire. Par conséquent, il n’est pas rare que l’ARC ne possède pas tous les renseignements dont elle a besoin pour vérifier les demandes d’autorisation », dit le mémoire de l’ABC.
Solutions fondées sur le papier
On peut envisager, pour contourner la difficulté, que les clients communiquent directement avec l’ARC et lui fournissent eux-mêmes les renseignements. Toutefois, la plupart des clients « engagent des juristes en s’attendant à ce qu’ils s’occupent des détails de l’inscription au titre d’œuvre de bienfaisance et du processus au complet, et ne souhaitent pas le faire eux-mêmes », dit la section.
Même s’ils le faisaient eux-mêmes, l’ARC ne laisse pas de numéro auquel on peut la rappeler, si le propriétaire ou dirigeant de l’entreprise se trouve dans l’incapacité de répondre à l’appel, « pour la bonne et simple raison que l’ARC ne dispose pas du personnel nécessaire pour répondre. Si les clients appellent le numéro consacré aux renseignements pour les entreprises pour fournir ces informations, que ce soit en réponse à un appel de l’ARC ou de leur propre chef lorsque nous le leur recommandons, ils pourraient être mis en attente pendant une longue période. Ce n’est pas efficient du point de vue des clients », ajoute la section.
Le seul moyen, pour les juristes, de fournir les renseignements nécessaires est de recourir à des solutions fondées sur le papier qui comprennent l’obtention d’un formulaire d’autorisation signé permettant l’accès hors-ligne et son envoi à l’ARC, par télécopieur, accompagné d’une lettre de confirmation des renseignements concernant les renseignements sur le propriétaire de l’entreprise. Comme le souligne la section, ce processus est « extrêmement inefficace et se traduit par des retards importants (généralement mesurés en semaines) dans les services fournis au client ».
Il faut de meilleures solutions, et la section de l’ABC a hâte de collaborer avec l’ARC pour améliorer le service offert aux juristes et à leurs clients.