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Format imprimableÀ vos instruments!
Les outils essentiels d’une bonne gestion d’un cabinet
La juriste qui exerce le droit seule ouau sein d’un petit cabinet est une femme-orchestre. En plus de dénicherses propres clients et deles représenter, elle doit aussi se chargerde la gestion de son entreprise.
Afin d’épargner un temps précieux, différents types d’outils de gestion sont disponibles. Me Magali
Fournier, qui oeuvre au sein du cabinet Fournier Avocats Inc., à Montréal, nous permet d’y voir plus clair.
1. Le logiciel de gestion
Le logiciel de gestion permet, entre autres, une tenue minutieusede la comptabilité, ce quifacilite et accélère la facturation. Une fois les chiffres entrés dans labanque de données, ils se retrouventà tous les endroits nécessaires, sans devoir les recopier. On diminueainsi de beaucoup le risque d’erreur.
Certains logiciels offrent également latenue de compte en fidéicommis. Un rappelest fait lors de la facturation que dessommes sont conservées au nom d’unclient. Adieu les oublis!
2. Le logiciel de gestion documentaire
Certains logiciels de gestion incluent lagestion documentaire. Ils classent les données,les documents et les procédures et permettent de les retracer facilement à l’aide de moteurs de recherche sophistiqués. Certains logiciels génèrent même automatiquement les en-têtes de procédures.
3. Le calendrier
Qu’il soit inclus ou non dans le logiciel degestion, Me Fournier est d’avis que cet outilest essentiel. L’idéal est un calendrier où l’information est mise en réseau. Chaque membre du personnel peut alors savoir exactement où se trouvent les juristes du cabinet. Idéal pour vérifier si quelqu’un d’autre peut vous remplacer à la Cour!
4. La liste de tâches à effectuer
Il faut en avoir une, quelle qu’en soit la forme. Lorsque celle-ci est mise en réseau, la juriste et son adjointe peuvent ajouter des tâches et les enlever au fur et à mesure qu’elles sont effectuées, réduisant le risque d’oublis puisque deux personnes en assurent le suivi.
5. Le logiciel de mise en note des conversations téléphoniques
Après une conversation téléphonique, l’avocat n’a qu’à cliquer sur une icône de l’écran d’ordinateur; une fenêtre s’ouvre et l’heure et la dates’inscrivent automatiquement. Il ne reste plus qu’à résumer brièvement la conversation. Un outil précieux lorsque, quelques semaines plustard, l’avocate essaie de se souvenir de la teneur des négociations de règlement. Il n’est pas nécessaire d’avoir un logiciel perfectionné, les conversations peuvent être notées directement dans le traitement de texte. L’essentiel, selon Me Fournier, c’est de le faire.
Le désavantage des logiciels de gestion? Leur coût, évidemment. Mais selon Me Fournier, leurs avantages sont nettement supérieurs : ils permettent d’épargner tempset argent, tout en diminuant le risque d’erreurs et d’oublis.
— Stéphanie Marin