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Chaque mois, EnPratique présentera sa chronique « Splendeurs et misères d’un changement de carrière », laquelle relate les aléas et défis vécus par Sandra L. Schulz, c.r., une avocate et médiatrice qui exerce en pratique privée de son bureau à domicile en Alberta.
Splendeurs et misères d’un changement de carrière : Partie VI – « Le chaos après-conférence »
par Sandra L. Schulz, c.r.
J’adore me rendre à des conférences -- En fait, c’est l’après-conférence que je déteste.
Lorsque je reviens d’une conférence, je passe en général plusieurs jours dans un état de véritable jubilation à sortir de mes valises et de mon ordinateur les multiples acquis et découvertes que j’y ai glanés. Après un bout de temps, ayant besoin d’un document ou étant lasse de vivre dans ce désordre, je finis par entasser le tout sur mon bureau.
Et puis la poussière s’accumule peu à peu sur ma pile et j’en viens à détester ce désordre encombrant et inutile. Au fil des jours, mon enthousiasme pour l’attrait de ces nouveautés diminue au point que je finis par oublier complètement ces idées que je trouvais sur le coup si brillantes. Et, finalement, les piles aussi poussiéreuses qu’ennuyeuses trouvent leur ultime refuge dans mon bac à recyclage.
Quelle perte de temps et de papier! J’avais manifestement besoin d’instaurer sans tarder un système susceptible de maximiser l’apprentissage acquis et les contacts établis pendant ces conférences, mais facile et simple à appliquer.
Décidée à trouver une méthode pour juguler le chaos qui suivait inéluctablement chaque conférence, je triais mes piles pour finalement les diviser en quatre catégories distinctes :
- la documentation
- les notes prises pendant la conférence
- les cartes d’affaires
- la brochure de la conférence et la liste des délégués, déléguées
La documentation
Je m’attaquais à la pile la plus proche, soit celle de la documentation. Je me disais que je pourrais toujours la lire plus tard, mais en examinant la pile « à lire » qui, juchée sur le coin de mon bureau, menaçait de s’écrouler, je me doutais bien que cet acte de bravoure n’arriverait pas de sitôt. Je savais d’expérience que, à l’instar des programmes d’exercice physique, si je ne trouvais pas le moyen de me forcer à accomplir cette tâche, elle ne le serait jamais.Je décidais donc de suivre une méthode en deux étapes. D’une part, je me fixerai un moment chaque semaine pour la lecture. J’inclinais logiquement pour une heure où je serais moins occupée et où l’envie d’entamer une nouvelle tâche me ferait défaut. Ce moment particulier est, dans mon cas, comme pour beaucoup d’autres je crois, le vendredi après-midi.
D’autre part, je décidais d’aller régulièrement déjeuner avec des collègues ayant les mêmes champs d’intérêts que moi pour en discuter et échanger de nouvelles idées et réflexions sur notre pratique. Ainsi, je serais bien obligée non seulement de lire ces fameux documents, mais aussi d’y réfléchir et d’examiner la manière d’en faire bénéficier ma pratique. Et, connaissant mes amis, notre groupe finirait par lancer des idées inédites et intéressantes que nous n’aurions sans doute jamais eues chacun de notre côté.
Les notes
La force des habitudes acquises pendant tant d’années d’université me pousse à prendre une tonne de notes chaque fois que j’assiste à une conférence. Mais ensuite que faire de toutes ces notes?En les relisant en diagonale, je réalisai que j’avais soigneusement surligné les points les plus importants ou, selon mes pronostics, que je mettrai en pratique un de ces jours. J’aurais donc gagné du temps si j’avais, dès le départ, pris en note seulement les éléments importants ou si j’avais surligné au fur et à mesure dans l’optique de m’y référer aisément après la conférence.
Je remarquais aussi que je pouvais mettre en œuvre sur-le-champ certaines des idées ainsi relevées. Je décidai donc de les mettre à part et de les consigner dans ma liste de « Choses à faire ». Je laissai de côté les idées et/ou projets que je pourrai peut-être essayer à l’avenir ou des idées intéressantes mais non applicables dans l’immédiat.
Je pris donc la décision de répartir mes notes sous deux rubriques distinctes, soit une liste de choses que je désirais mettre en application dès mon retour de la conférence et une liste de bonnes idées impraticables sur l’heure, mais à ne pas oublier pour l’avenir. Ainsi en rentrant de la conférence, j’aurais une liste toute prête de choses à essayer sans délai et une liste d’idées à examiner dans le futur. Cette liste d’idées serait classée dans mon nouveau dossier intitulé « Dossier idées », que je sortirai et consulterai durant ces fameux vendredis après-midi réservés au « rattrapage lecture ».
Les cartes d’affaires
La pile suivante comprenait les cartes d’affaires que des gens rencontrés au cours de la conférence m’avaient remises. Par bonheur, j’avais eu la bonne idée d’écrire de brefs renseignements au sujet des détenteurs de ces cartes, ce qui me permettrait de me souvenir d’eux et de m’éclairer sur les raisons pour lesquelles j’avais jugé important de conserver leur carte. Certaines d’entre elles arboraient le nom du conjoint, leur champ d’intérêt, une chose que je leur avais promise ou que je désirais qu’ils me fournissent. Je m’attelais donc à cette tâche de suivi et rangeais les cartes dans mon classeur réservé aux cartes d’affaires.La brochure de la conférence et la liste des délégués et déléguées
Résistant à la tentation de jeter sans réfléchir ces deux dernières dans le bac à recyclage, je jugeais bon d’y jeter d’abord un coup d’œil et de voir comment en tirer le meilleur parti. Je réalisai rapidement que la liste des délégués regorgeait de noms intéressants pour ma pratique. Certains de ces contacts étaient des panélistes invités à la conférence, d’autres enseignaient des cours sur le sujet de la conférence, tandis que d’autres encore travaillaient dans le domaine. Je pouvais ainsi visualiser tous les usages possibles à partir des noms énumérés sur cette liste : sources de renseignements, panélistes à inviter à des conférences, voire des contacts pour du travail qu’on me confie éventuellement. La meilleure chose à faire, décidai-je, serait de ranger cette liste dans la couverture intérieure du classeur de la conférence pour la retrouver rapidement dès que j’en aurai besoin.J’ai ensuite jeté un coup d’oeil sur la brochure et relevé la page énumérant les noms des organisateurs, organisatrices et des panélistes de la conférence. Faire connaissance avec ces spécialistes, et même les aider à organiser des conférences du même acabit, faciliterait mes futurs contacts téléphoniques avec eux en vue de solliciter leur avis professionnel sur des dossiers. Une fois ces relations établies, je finirai peut-être par participer, en leur compagnie, à des débats de spécialistes ou à la prestation de conseils juridiques. Après tout, c’est souvent sur les personnes de votre connaissance plus que sur vos connaissances elles-mêmes qu’on se fie pour vous confier des contrats intéressants. Je détachai donc la liste des noms de la brochure et la glissai dans la documentation relative aux conférences. Je rédigeai en outre une petite note dans mon « Dossier idées » pour m’en servir à un moment donné, au cas où je prendrais part à l’organisation d’une conférence. Ainsi, ce qui ressemblait à une pile de paperasse inutile prenait soudain l’allure d’une véritable mine d’informations précieuses.
Je m’assis à mon bureau en me réjouissant de son aspect (relativement) net. Les seuls indices témoignant de ce chaos « après-conférence » étaient les traces de poussière que je m’empressais de faire disparaître d’un simple geste de la main. Je trouvais que c’était un excellent départ dans ma croisade vers la maximisation des avantages tirés de ma présence à une conférence. Le secret consistait désormais à maintenir cette discipline et à m’y tenir sans relâcher ma vigilance.
Trucs pour organiser votre « après-conférence »
1. Passez vos notes en revue et soulignez les poins essentiels et les idées auxquelles vous voulez donner un suivi. Mieux encore : surlignez au fur et à mesure que vous prenez des notes. Faites déjà votre sélection pendant la conférence, n’écrivez que les notes qui comptent pour vous.
2. Fabriquez-vous un « Dossier idées » dans lequel vous consignerez toutes les idées intéressantes pour votre pratique, mais inapplicables dans l’immédiat.
3. Constituez-vous un dossier réservé aux personnes ressources ou un Rolodex. Utilisez les cartes d’affaires ramassées comme sources de renseignements. Immédiatement après avoir rencontré la personne, prenez des notes sur des éléments que vous tenez à conserver en priorité (par ex., le lieu de rencontre avec cette personne, pourquoi cette personne est un contact utile, ses coordonnées et renseignements personnels, etc.)
4. Planifiez chaque semaine un moment particulier pour vous mettre à jour dans les lectures utiles à votre pratique. Arrangez-vous pour que cette heure spéciale coïncide avec un moment plus calme dans votre emploi du temps.
Prochain épisode : La panne (et cette fois-ci, il est bien question d’informatique!)