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Comment gérer vos rentrées de fonds : traitez votre banquier comme un allié

par Edward Poll

Certains avocats et avocates se demandent encore si le droit est une profession ou une entreprise. Considérer le droit comme une entreprise commerciale de fourniture de services à des particuliers et des organismes n’empêche pas l’avocate ou l’avocat d’être un véritable professionnel - cela signifie simplement qu’il faut aborder le droit avec un esprit commercial. Et lorsqu’il s’agit de mouvements de trésorerie, votre banquier ne peut qu’abonder dans ce sens.

Les avocats ont tendance à considérer les banquiers plutôt comme des adversaires qui ne prêtent de l’argent que si vous en avez vraiment besoin alors qu’en réalité les avocats et les cabinets juridiques sont en général des clients intéressants pour les banques désireuses de prospérer. Les banques tiennent en estime les avocats dans la mesure où ils représentent des clients et clientes « éventuels », avec relativement peu de risque, et constituent d’excellentes sources de référence pour amener de nouveaux clients.

Pour que votre cabinet entretienne des rapports fructueux avec les banques, il lui faut d’abord établir une relation durable et solide. La banque doit en effet comprendre la dynamique commerciale particulière à votre cabinet et se familiariser avec votre capacité de gérer le facteur de risque inhérent à tout contrat de prêt ou autre opération bancaire.

Les banques considèrent les cabinets juridiques comme des entreprises, avec tous les aspects financiers que cela implique, soit les mouvements de trésorerie, les comptes à recevoir et l’état des revenus et profits. Les avocats doivent informer leurs banquiers du mode de fonctionnement de leur entreprise, avec franchise et ouverture, de façon à nouer une véritable et solide relation de confiance.

Savoir gérer les rentrées de fonds et dresser et utiliser un tableau de financement jette les bases d’une relation solide et fructueuse entre la banque et votre cabinet. Cet état de l’évolution de la situation financière peut arborer plusieurs appellations : un budget de trésorerie, un état de paiement ou des prévisions financières. Quel que soit le nom qu’on lui donne, cet état financier est important pour procéder à une révision une fois par mois, au minimum, si ce n’est plus souvent. C’est l’état financier le plus important, quelle que soit le type d’entreprise.

La gestion efficace des rentrées de fonds se résume souvent aux mesures que l’avocat ou l’avocate peut prendre pour placer des fonds le plus vite possible dans le compte bancaire du cabinet. Il faut débuter de votre côté par une facturation innovatrice et plus efficace - par exemple, en classant vos factures en souffrance en commençant par celles qui sont demeurées impayées le plus longtemps, en répartissant les factures par ordre alphabétique (par quart de l’alphabet) chaque semaine afin d’échelonner les collectes d’argent à venir, ou en facturant le 25e jour du mois afin que les clients reçoivent leur état de compte et versent leur paiement avant la fin du mois ou encore en facturant immédiatement après la clôture d’un dossier particulièrement réussi.

En combinant ces quatre méthodes avec les six conseils suivants, vous faciliterez grandement vos relations avec la banque. Au fil du temps, ces méthodes peuvent réellement faire prospérer votre cabinet et inciter davantage votre banque à vous aider en cas de besoin :

1. Déposez vos chèques sans délai

C’est la première règle à suivre en matière de gestion de rentrées de fonds. Une avalanche d’imprévus désastreux peut survenir en attendant le dépôt du chèque à la banque.

Par exemple, le client ou la cliente peut, entre-temps, être irrité pour quelque raison que ce soit et effectuer un arrêt de paiement sur le chèque. Il peut arriver aussi que le chèque soit déposé sur le compte bancaire du client au moment où il est à découvert. Le client peut aussi avoir été sommé de comparaître à titre de partie défenderesse dans une poursuite judiciaire assortie de procédures de dépôts de fonds. Dans cette situation, le compte du client peut être « marqué » pour une somme d’argent suffisamment importante pour entraîner le rejet du chèque que vous présentez à la banque. Il arrive aussi, comme on l’a vu récemment à la Nouvelle-Orléans, que la banque du client ait tout simplement « disparu » de la circulation sans qu’aucune preuve documentaire des fonds subsiste, laissant présager que le délai sera très long avant que la banque puisse reconstituer ses livres et donc vous remettre l’argent dû.

Dans chacune de ces situations, si le chèque avait été déposé immédiatement, la banque du client aurait libéré ces fonds et le montant aurait été en échange crédité à votre compte.

2. Maintenez un solde quotidien moyen élevé

La plupart des banques calculent « le solde quotidien moyen » dans votre compte de banque. C’est une des plus importantes données sur lesquelles la banque se fonde pour analyser une demande de prêt; vous devriez donc maintenir un solde aussi élevé que possible.

Ce qui peut être fait, soit en laissant au compte une grosse somme d’argent, soit en déposant des fonds restreints mais pour une période prolongée. Vous pouvez conserver des fonds dans le compte plus longtemps en déposant des revenus immédiatement après les avoir perçus et en étalant le paiement des factures tout au long du mois. Ne payez pas tous vos comptes en même temps : cela creuserait exagérément votre solde bancaire alors que votre compte devrait plutôt indiquer un flot régulier de fonds.

3. Envisagez la solution des prélèvements bancaires automatiques

Les banques peuvent vous fournir un « compte de passage » calculé selon une fréquence quotidienne. Fixez le montant d’argent minimum, comme 2 500 $ par exemple, qui doit demeurer en permanence dans votre compte général. La somme exacte dépend du montant total des chèques et des dépôts qui transitent par votre compte de banque tous les mois. Vous devez donc demander à la banque de placer à part tous les fonds qui dépassent ce montant prédéterminé à la fin de chaque journée et de transférer ces fonds « en surplus » dans un compte de dépôt du marché monétaire (avec intérêt) jusqu’à ce que vous en ayez besoin. Vous pouvez aussi demander à la banque de vous appeler, ou de transférer automatiquement les fonds du compte de dépôt du marché monétaire vers votre compte général, advenant que le solde se situe au-dessous du montant minimum pré-établi.

4. Négociez sans délai l’accès aux dépôts

Certaines banques placent une « retenue » sur les fonds déposés jusqu’à ce que les fonds soient compensés par l’entremise du système bancaire. Ce processus peut prendre jusqu’à sept jours. Cependant, vous pouvez négocier avec la banque afin d’obtenir qu’elle vous donne un accès immédiat aux fonds déposés.

5. Déposez tous les chèques remis par vos clients, clientes

Suivez ce conseil même si le montant reçu ne correspond pas au montant dû dans l’état de compte. Faites une photocopie du chèque avant de le déposer. Après le dépôt (effectué en personne), appelez le client et demandez-lui la raison de la différence entre le montant du chèque et le montant réellement dû. Vous finirez bien sûr par récupérer cette différence; cependant, entre-temps, vous aurez au moins déposé le montant perçu et aurez pu en profiter.

La seule exception à ce principe survient lors d’un contentieux et qu’un chèque porte la mention « payé en totalité » alors que le montant du chèque est inférieur au montant qui vous est dû.

6. Servez-vous intelligemment des comptes en fiducie

Collaborez avec votre banquier en vue de convenir d’un processus efficace de retraits sur les comptes en fiducie. Des honoraires fixes ou des provisions peuvent être retirés du compte en fiducie d’un client selon les modalités et conditions précisées dans le contrat d’engagement de vos services. Déposez les provisions dans un compte général si le contrat précise votre exclusivité (ce qui vous retire de la valeur du marché) ou divisez-le en deux : une provision non remboursable et un solde qui sera retiré au fur et à mesure de l’exécution du mandat. Lorsque la banque connaît à fond votre méthode, elle n’a plus besoin d’attendre que le client donne son consentement après le fait et vous permet ainsi d’obtenir l’argent plus vite.

Les avocats devraient choisir une banque qui leur fournit les types de services dont ils ont besoin et qui se montre réceptive à leurs besoins. Une banque efficace peut gérer à la fois les opérations essentielles et un vaste éventail d’autres services qui facilitent d’autant la fonction « entreprise » du cabinet juridique.

Les banques et les cabinets juridiques sont des entreprises de services professionnels et peuvent nouer à leur avantage mutuel des relations commerciales fructueuses s’ils y mettent toute l’attention voulue. Si vous avez besoin, de façon imprévue, d’une aide importante - par exemple, s’il s’agit d’un emprunt urgent pour couvrir des fonds relatifs à un loyer, la paie des employés, des fournitures et un nouvel espace de bureau dans le cas d’un incendie, d’une inondation ou de tout autre désastre – les services de gestion de mouvements de trésorerie offerts par votre banque vous permettront d’obtenir le prêt qui aidera votre cabinet à rester à flot.

Edward Poll (edpoll@lawbiz.com) est CMC et mentor de procureurs et de cabinets juridiques à Los Angeles pour les aider à devenir plus rentables. Il est l’auteur de Attorney and Law Firm Guide to the Business of Law : Planning and Operating for Survival and Growth, 2nd ed. (ABA, 2002), Collecting Your Fee: Getting Paid from Intake to Invoice (ABA, 2003) et, plus récemment, de Selling Your Law Practice: The Profitable Exit Strategy (LawBiz, 2005).