Dépenses autorisées et méthodes de remboursement

Formulaire de demande de remboursement

GÉNÉRALITÉS

  1. Toutes les dĂ©penses doivent ĂȘtre comprises dans le budget approuvĂ©.
  2. Comités et sections : financement alloué aux membres des comités de direction seulement.
  3. Téléconférences : examiner, en premier lieu, la possibilité d'organiser des téléconférences au lieu de réunions en personne.
  4. Remboursement : veuillez soumettre, dans les plus brefs délais, les comptes de dépenses accompagnés de la documentation appropriée.
  5. Les rĂ©unions doivent ĂȘtre organisĂ©es par l'entremise du bureau national soixante (60) jours Ă  l'avance.
  6. Les rĂ©unions auxquelles assiste le personnel du bureau national se dĂ©roulent lĂ  oĂč c'est le plus rentable.

VOYAGE

  1. Voyage et hĂ©bergement : vous devez utiliser les services de rĂ©servation du service des RĂ©unions  et ConfĂ©rences de l'ABC et l'agence de voyages de l'ABC (McCord Travel Management); vous pouvez joindre l'ABC au 1 800 267-8860.
  2. Tarifs aériens : veuillez utiliser les points Aéroplan dans la mesure du possible et minimiser les coûts de transport en utilisant les tarifs aériens d'excursion; la premiÚre classe et la classe affaires et des haltes ne sont pas autorisées. Nous autorisons certaines dérogations à ces directives dans des circonstances exceptionnelles avec approbation préalable seulement - communiquez avec la personne-ressource du bureau national.
  3. AccĂšs au salon : (prĂ©sidence, vice-prĂ©sidence, prĂ©sidence du ComitĂ© des finances, chef de la direction) le coĂ»t d'accĂšs au salon est appropriĂ© s'il est moins Ă©levĂ© que le coĂ»t du repas Ă©conomisĂ© par cette personne. Ainsi, on s'attend Ă  ce que le coĂ»t d'accĂšs au salon remplace les dĂ©penses liĂ©es aux repas.
  4. Conjoint ou conjointe : le remboursement des frais de voyages Ă  l'Ă©tranger peut ĂȘtre envisagĂ©, sous rĂ©serve de l'approbation prĂ©alable de la personne qui prĂ©side le ComitĂ© des finances. Si cette derniĂšre personne soumet ce type de dĂ©penses, elle doit alors obtenir l'approbation prĂ©alable auprĂšs de la prĂ©sidence ou de la vice-prĂ©sidence.
  5. HÎtel : les tarifs maximums, tels qu'approuvés au budget, taxes comprises.
  6. Annulations : les membres doivent donner un avis suffisant ou bien assumer eux-mĂȘmes les frais d'annulation.

REMBOURSEMENT (Veuillez fournir les originaux des reçus et surligner les taxes.)

  1. Transport : tel que réservé et organisé par l'entremise de l'agence de voyages de l'ABC (McCord Travel Management) et défrayé par l'ABC.
  2. Taxi : dépenses raisonnables, selon les nécessités; fournir les originaux des reçus.
  3. Automobile : 49,5 ¢ - 66,0 ¢ par kilomĂštre, selon le tableau ci-dessous, jusqu'Ă  un maximum des meilleurs taux excursion disponibles pour le transport commercial; fournir les originaux des reçus pour l'essence. Ces taux ont Ă©tĂ© adoptĂ©s dans la directive du Conseil national mixte, Ă  laquelle se conforme le Conseil du TrĂ©sor du Canada, et sont en vigueur depuis le 1er janvier 2019. Ils seront mis Ă  jour tous les ans pour reflĂ©ter les taux les plus rĂ©cents avant d'entamer le processus budgĂ©taire.

    Aux fins du calcul de la pleine valeur monétaire, multipliez le nombre de kilomÚtres par le taux de cents/km pour la province ou le territoire de départ/début du déplacement.
    Tableau de taux de kilométrage selon la province ou le territoire
    Province ou territoire Cents/kilomĂštre
    Alberta 49,5
    Colombie-Britannique 54,5
    Manitoba 51,5
    Nouveau-Brunswick 53,5
    Terre-Neuve-et-Labrador 57,5
    Territoires-du-Nord-Ouest 66
    Nova Scotia 53
    Nunavut 61
    Ontario 57
    Île-du-Prince-Édouard 52,5
    Québec 54
    Saskatchewan 51
    Yukon 64
  4. Stationnement : dépenses raisonnables, selon les nécessités; fournir les originaux des reçus.
  5. HÎtel : coût de la chambre remboursé par l'ABC en fonction du budget approuvé; fournir les originaux des reçus.
  6. Repas : les taux maximums allouĂ©s par repas sont indiquĂ©s ci-dessous :
    Les taux maximums alloués par repas
    Repas Taux
    Petit-dĂ©jeuner 20,25 $
    DĂ©jeuner 19,85 $
    DĂźner 50,00 $
    Frais accessoires 17,30 $
    Les originaux des reçus sont exigés. Ces taux ont été adoptés dans la directive du Conseil national mixte, à laquelle se conforme le Conseil du Trésor du Canada, et sont en vigueur depuis le 1er octobre 2018. Ils seront mis à jour tous les ans pour refléter les taux les plus récents avant d'entamer le processus budgétaire.

    Accueil de groupes : permis avec justification raisonnable Ă  l'appui (en lien avec la promotion des affaires de l'ABC) lors de l'accueil d'un groupe de personnes. Les motifs Ă  l'appui doivent ĂȘtre Ă©noncĂ©s au moment de soumettre les reçus et le nom de toutes les parties doit figurer sur le reçu.
  7. Appels interurbains/Télécopies : aucun remboursement sans justification des fins professionnelles de l'ABC poursuivies; fournir les originaux des reçus.
  8. Garde de personnes Ă  charge :  jusqu'Ă  8 $ par heure (jusqu'Ă  concurrence de 80 $ par jour) pour des dĂ©penses engagĂ©es pour la garde d'un enfant ou d'un adulte Ă  charge, et jusqu'Ă  15 $ par heure (jusqu'Ă  concurrence de 150 $ par jour) pour des dĂ©penses engagĂ©es pour la garde de deux enfants ou de deux adultes Ă  charge et plus. Ces taux s'appliquent aux dĂ©penses engagĂ©es pour la garde de personnes Ă  charge, pendant des rĂ©unions rĂ©guliĂšres qui ont lieu en soirĂ©e ou au cours de week-ends, et indĂ©pendamment du genre de services de garde retenus (c'est-Ă -dire, les services d'un Ă©tablissement, d'une nourrice, d'un gardien ou d'une gardienne ou autre).
  9. Frais accessoires : frais (exemples : téléphone, télévision payante, lessive, nettoyage à sec) payés par le membre.
  10. Remboursement : soumettre les dépenses, par écrit, sur les formulaires de l'ABC (disponibles au bureau national), accompagnés des documents d'appui, à l'intérieur des 15 jours suivant la réunion, l'événement, etc.

FRAIS DE BUREAU

  1. Les frais de bureau des membres doivent ĂȘtre soumis au plus tard quinze (15) jours suivant la fin de l'exercice financier, soit le 31 aoĂ»t. Photocopies : 0,10 $ (impressions); tĂ©lĂ©phone (impressions); aucuns frais de secrĂ©tariat; tĂ©lĂ©copie, tarifs de transmission seulement (impressions) - maximum : 0,25 $ par page. Les comptes soumis aprĂšs quatre-vingt-dix (90) jours ne seront pas remboursĂ©s.

UNE APPROBATION PRÉALABLE DOIT ÊTRE OBTENUE AUPRÈS DU COMITÉ DES FINANCES POUR TOUTE EXCEPTION.  POUR DE PLUS AMPLES RENSEIGNEMENTS, VEUILLEZ COMMUNIQUER AVEC LE BUREAU NATIONAL.