Dépenses autorisées et méthodes de remboursement

Formulaire de demande de remboursement

1. Généralités

Depuis ses dĂ©buts, L’Association du Barreau canadien dĂ©pend de l'adhĂ©sion volontaire des membres et de leur contribution en temps et en Ă©nergie. En consĂ©quence, L’Association entend rembourser toutes les dĂ©penses nĂ©cessaires et raisonnables engagĂ©es lors de l'exĂ©cution d'une tâche particulière et autorisĂ©e pour L’Association. Ces remboursements s'effectueront selon les règles qui suivent.

2. Les réunions de comités, et de sections

Les frais de rĂ©unions reprĂ©sentent une large part des dĂ©boursĂ©s globaux de L’Association. Il a Ă©tĂ© dĂ©montrĂ© au cours d'expĂ©riences rĂ©centes qu'une confĂ©rence tĂ©lĂ©phonique peut parfois remplacer une rĂ©union, avec une Ă©conomie considĂ©rable dans les coĂ»ts et sans dĂ©triment pour le travail de L’Association. Il y a aussi d'autres modes de communications disponibles. On demande aux membres de tenir bon compte des coĂ»ts en convoquant des rĂ©unions et en Ă©tablissant le nombre de personnes qui devraient y assister.

Les membres des comités permanents et des comités spéciaux ne devraient pas être plus de six (6), à moins que le(la) président(e), à sa discrétion, ne décide autrement, vu les circonstances, ou que la nature de la tâche du Comité ne requière une représentation individuelle division. (03-11-M)

Un budget doit ĂŞtre dressĂ© et approuvĂ© par le Conseil, et la rĂ©union organisĂ©e par l’entremise du bureau national, au moins soixante (60) jours Ă  l’avance, Ă©tant entendu que le sous-comitĂ© du budget du ComitĂ© des finances peut autoriser des dĂ©rogations Ă  cette règle dans les cas particuliers. (93-11-M)

3. MĂ©thodes de demande de remboursement

Chaque demande de remboursement doit être soumise, par écrit, signée et datée par la personne qui la soumet, et les pièces à l'appui pour toute dépense excédant 15 $ doivent accompagner la demande. On peut se procurer les formulaires de remboursement au bureau national. On devra faire parvenir au bureau national les formulaires complétés et les pièces justificatives.

On doit soumettre dans les quinze (15) jours de leur engagement ou de leur réception les comptes pour menus frais. On devra soumettre tous ses comptes de dépenses au plus tard 15 jours après la fin de l'année financière, celle-ci se terminant le 31 août.

Les comptes prĂ©sentĂ©s en dehors de cette pĂ©riode devront faire l'objet de dĂ©cision de la part du sous-ComitĂ© du budget du ComitĂ© des finances. Les comptes en retard par rapport Ă  l'Ă©chĂ©ance de l'annĂ©e financière peuvent rĂ©sulter en une coupure du budget de l'annĂ©e suivante. On ne remboursera pas les rĂ©clamations de frais soumises après plus de trois mois de la fin de l'annĂ©e financière touchĂ©e. (Bureau d’administration, fĂ©vrier 2002)

(1) Frais de voyage et d'hébergement

Dans une tentative de minimiser les frais de voyage et de dĂ©placement, L’Association a retenu les services d'une agence de voyage, dont un(e) employĂ©(e) travaille au bureau national.

Toutes les rĂ©servations de moyens de transport et d'hĂ©bergement, dont L’Association dĂ©fraie les coĂ»ts, doivent ĂŞtre effectuĂ©es par cet(cette) agent(e).

Les dĂ©placements doivent ĂŞtre planifiĂ©s suffisamment Ă  l'avance pour permettre de bĂ©nĂ©ficier des taux très Ă©conomiques, du type forfaits, disponibles. Si les plans doivent ĂŞtre modifiĂ©s pour des raisons imprĂ©visibles et que l'on en fournit l'explication, L’Association assumera les coĂ»ts d'un billet en classe Ă©conomique.

Les membres peuvent descendre dans des hôtels confortables, à taux raisonnables, mais sans être nécessairement les plus luxueux.

Communiquez avec le bureau national pour tous les arrangements de voyage (aérien, par rail et location de voiture) et d'hébergement.

De plus, on vous encourage Ă  combiner, lorsque possible, les affaires de L’Association Ă  vos autres affaires de façon Ă  minimiser, voire annuler, les frais engagĂ©s au nom de L’Association.

La politique de L’Association veut qu'elle ne rembourse pas aux membres travaillant pour des comitĂ©s, des sections, etc., les taux de voyage aĂ©rien en première classe.

Lorsqu'un membre utilise son automobile personnel, le remboursement des frais se fait au taux de 52 ¢ le kilomètre, mais pour un montant qui n'excède pas les coĂ»ts de la classe Ă©conomique aĂ©rienne pour les mĂŞmes destinations.

(2) Repas, etc.

Il va de soi que les membres seront remboursĂ©s pour les frais raisonnables des repas et de breuvages, alors qu'ils travaillent pour L’Association. Il est impossible d’Ă©dicter des règles en cette matière mais la prudence est vivement recommandĂ©e.

L’Association ne remboursera pas la portion des frais de repas excĂ©dant quarante dollars (45 $) par personne, quelles que soient les circonstances.

(3) DĂ©penses de bureau

Les dĂ©penses engagĂ©es auprès d'une firme (ex. photocopie, tĂ©lĂ©phone, service de courrier, etc.) doivent ĂŞtre justifiĂ©es en dĂ©tail (facture ou rapport mĂ©canographique), photocopie (nombre de copies x 10 ¢), tĂ©lĂ©phone (liste dĂ©taillĂ©e), courrier (factures), etc. On ne remboursera pas les frais de secrĂ©tariat.

(4) Ă‰pouse, Ă©poux, invitĂ©s, invitĂ©es, dĂ©penses familiales

Ă€ l'exception du(de la) prĂ©sident(e) national(e), les dĂ©penses relatives Ă  l'Ă©poux(l'Ă©pouse) ou un(e) invitĂ©(e) ne tombent pas sous la responsabilitĂ© de L’Association, sauf si les administrateur(trice)s exĂ©cutif(ve)s exigent que le membre soit accompagnĂ© de son Ă©poux(Ă©pouse) ou d'invitĂ©(e) et l'avise expressĂ©ment que les frais seront Ă  la charge de L’Association.

(5) DĂ©penses relatives aux personnes Ă  charge

L'ABC remboursera les frais de garde raisonnables, soit de 80 $ par jour, engagés par des membres pour faire garder leurs enfants ou adultes à charge pendant les réunions nationales des comités, conférences, sections et projets spéciaux convoquées en soirée ou pendant les fins de semaine.

Les réclamations relatives aux frais de garde de personnes à charge ne peuvent être présentées que dans les situations où d'autres types de dépenses peuvent être, à juste titre, réclamés à L'ABC et toutes les politiques générales applicables aux demandes de remboursement en raison du travail effectué pour L'ABC s'appliquent également à cette politique.

Le remboursement des frais de garde ne peut ĂŞtre rĂ©clamĂ© qu'Ă  l'Ă©gard d'enfants Ă  charge et d’adultes Ă  charge. ExceptĂ© dans le cas d'une autorisation obtenue du(de la) trĂ©sorier(ère), seule une personne extĂ©rieure Ă  la famille peut garder les personnes visĂ©s par la demande de remboursement des frais de garde La demande de remboursement doit ĂŞtre accompagnĂ©e des reçus relatifs aux frais de garde rĂ©els et chaque reçu doit prĂ©ciser la date et les heures de travail pour chaque journĂ©e ainsi que le nom et l'adresse du(de la) gardien(ne) de mĂŞme que le nom des personnes gardĂ©es pendant les heures de travail. (ComitĂ© des finances, fĂ©vrier 2009)