Présidence et animation de réunions

  • 17 juillet 2019
  • Paul Godin

Il arrive parfois d’ĂŞtre appelĂ© Ă  animer ou Ă  prĂ©sider une rĂ©union ayant un but autre que l’atteinte d’un règlement ou la rĂ©solution d’un conflit. C’est dire qu’on est alors loin des nĂ©gociations ou de la bonne vieille mĂ©diation. NĂ©anmoins, la gestion dĂ©ficiente ou mĂŞme non optimale d’une telle rĂ©union peut ouvrir une vĂ©ritable boĂ®te de Pandore. En revanche, son bon dĂ©roulement favorise la productivitĂ© et la convivialitĂ©, et peut Ă©viter que les choses prennent une mauvaise tournure.

Parmi ce genre de rĂ©unions, on compte :

  • les rencontres informelles ou d’information;
  • les consultations d’intervenants (gouvernement, promoteurs immobiliers);
  • les rĂ©unions d’un conseil d’administration;
  • les rĂ©unions d’Ă©quipe.

Aller droit au but

Quel que soit le titre de la rĂ©union, vous devez bien en cerner et en comprendre le but fondamental et, si vous animez, votre rĂ´le. Si ces points ne sont pas de votre ressort, clarifiez-les auprès des organisateurs. S’ils n’ont peut-ĂŞtre pas prĂ©cisĂ© les objectifs, ils se doivent d’avoir une idĂ©e claire de la direction Ă  prendre.

  • Quel est le but de la rĂ©union?
  • Quels sont mes rĂ´les et devoirs?
  • Que devrai-je faire et ne pas faire?

Tout ce que vous et les autres planificateurs faites devrait cadrer avec le but fondamental de la réunion et avec tout objectif connexe que vous vous fixez. Planifiez la réunion et son animation de sorte à réaliser ce but.

Il vaut parfois la peine de mettre Ă  profit des compĂ©tences et techniques de mĂ©diation, mais ceux-ci devraient ĂŞtre soigneusement adaptĂ©s au contexte. Le remue-mĂ©ninges, par exemple, se prĂŞte bien Ă  certaines situations, mais n’a pas sa place dans d’autres. Qui plus est, vous ne pouvez pas vous prĂ©senter aux participants comme Ă©tant rĂ©ellement « neutre » si une entreprise vous a engagĂ© pour servir ses intĂ©rĂŞts pendant la rĂ©union. Si le temps est comptĂ© et que la rencontre a pour but fondamental de communiquer et d’expliquer un message, mieux vaut parfois Ă©viter le dialogue (bien que certains planificateurs compĂ©tents soient peut-ĂŞtre portĂ©s Ă  mettre le dialogue et la rĂ©troaction au service de cet objectif).

Astuces de planification

Il y a lieu pour l’animateur et les organisateurs de se pencher sur quelques questions clĂ©s au prĂ©alable.

  1. Quel est le but de la réunion? Quels sont les grands objectifs à atteindre?
  2. Qui participe? Combien sont-ils? Qui devrait y ĂŞtre ou pas?
  3. Quels objectifs les participants sont-ils susceptibles d’avoir? Est-il possible de les faire cadrer avec ceux de la rencontre, ou de les traiter autrement?
  4. Redoutez-vous certains problèmes Ă  la rĂ©union (p. ex. commentaires hargneux et dĂ©rangeants)? Savez-vous comment y remĂ©dier?
  5. Comment mettre l’ordre du jour et l’organisation des lieux au service de vos objectifs? De combien de temps aurez-vous besoin pour le faire?
  6. Quels renseignements doivent ĂŞtre Ă©changĂ©s entre les participants et vous afin que vous puissiez atteindre vos objectifs? Quel serait le moyen le plus pertinent et efficace d’assurer cette communication (idĂ©alement avant la rĂ©union)?
  7. Comment pouvez-vous obtenir l’avis des participants Ă  la rĂ©union, mĂŞme si vous ne pouvez pas y rĂ©pondre directement ou entièrement sur le coup? Lors de sĂ©ances de questions, il est de bonne pratique de demander aux gens qui prennent la parole s’ils prĂ©sentent une question, un objectif, un commentaire, une idĂ©e ou une prĂ©occupation. En sachant ce dont il s’agit, on Ă©coute plus efficacement et on structure mieux notre pensĂ©e. Cela aide aussi les organisateurs Ă  garder le fil du propos.
  8. Y a-t-il des renseignements contextuels qui pourraient vous aider dans votre rĂ´le d’animateur? Si oui, obtenez-les Ă  l’avance.
  9. Comment pourriez-vous donner le ton de la réunion?
  10. Avez-vous besoin d’Ă©quipement audiovisuel? Comment les participants pourront-ils s’entendre?
  11. Y aura-t-il besoin d’identifier des participants? Comment faudra-t-il s’y prendre et, s’il y a lieu, obtenir leurs coordonnĂ©es (feuille de prĂ©sence, fiche d’inscription au podium)? Le fait de demander aux participants de s’identifier pose-t-il problème sur le plan de la confidentialitĂ©?
  12. Comment l’assistance pourra-t-elle faire le suivi auprès des organisateurs? Faudra-t-il afficher les principales coordonnĂ©es au mur, ou encore les inclure dans des diapositives, dans un document Ă  distribuer ou Ă  l’ordre du jour?
  13. Quels sont les points Ă  l’ordre du jour? RĂ©digez-en une première version et faites-la parvenir aux principaux intervenants. Tenez compte de leurs commentaires et propositions avant d’en rĂ©diger la version finale et de la distribuer.

Une prĂ©paration adĂ©quate et une bonne comprĂ©hension des objectifs de la rĂ©union sont gages d’une plus grande satisfaction et de meilleurs rĂ©sultats. Il s’agit non pas d’ĂŞtre parfait, mais d’ĂŞtre efficace. D’ailleurs, pour une rencontre informelle sur un sujet controversĂ©, la perfection est sans doute hors de portĂ©e. Cela dit, il est tout de mĂŞme possible, malgrĂ© les Ă©ventuelles tensions et escalades, d’en accroĂ®tre la productivitĂ© tout en gardant les conflits au minimum.

Paul Godin est prĂ©sident et conseiller principal de Katalyst Resolutions, une agence de mĂ©diation spĂ©cialisĂ©e en conflits sportifs, juridiques, commerciaux, familiaux et autres. Il est membre Ă  titre particulier du comitĂ© de direction de la Section de prĂ©vention et règlement des diffĂ©rends de l’ABC.

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