Le ralentissement estival, un tremplin pour la rentrée

Pour maints avocats, l’été est une saison morte compensée par le retour à un horaire chargé après la fête du Travail.

Ces avocats peuvent profiter de ce temps mort pour resserrer leurs procédures, adopter de nouvelles technologies et réviser de manière générale leurs pratiques en vue de la reprise des activités normales. Voici quelques suggestions des experts pour améliorer la vie de bureau durant la saison sèche.

La priorité : améliorer le flux de trésorerie

Le nombre d’heures facturées par votre entreprise n’a pas d’importance : ce qui compte vraiment, c’est le nombre d’heures qui vous sont effectivement payées, et le délai de ce paiement après facturation.

« Nous n’avons pas de statistiques canadiennes, mais aux États-Unis, le taux de recouvrement de nombreuses grandes et moyennes entreprises est tombé en dessous de 85 % », affirme Jordan Furlong, directeur chez Edge International, à Ottawa, et blogueur sur Law21.ca. « Autrement dit, ces entreprises reçoivent moins de 85 cents pour chaque dollar facturé. » Les délais de recouvrement qui s’étirent sur une année ou plus menacent l’élément vital de tout cabinet : le flux de trésorerie.

Jordan Furlong invite les cabinets d’avocats à resserrer leurs pratiques de recouvrement. « Vous devez produire des factures précises et régulières, sur une durée standard de 30 jours, et vous assurer que les gens paient à temps », dit-il. « Vous pouvez par exemple offrir un rabais de 5 % pour tout paiement rapide — disons à l’intérieur de quinze jours. Certains s’opposeront à cette idée, mais si vous perdez de toute façon 15 % sur les factures qui prennent des mois à recouvrer, pourquoi ne pas échanger cette perte contre un 5 % sur des factures que vous recouvrerez en deux semaines? »

Jordan Furlong recommande également de faciliter le plus possible le paiement des factures. À cette fin, il conseille vivement aux avocats de facturer électroniquement et d’offrir la possibilité de payer par carte de crédit ou PayPal. Il conseille également de remettre la facture finale le plus tôt possible, lorsque les services que vous avez fournis sont encore frais à la mémoire du client.

« Les bonnes pratiques de facturation font véritablement partie de la bonne communication et des bonnes relations avec la clientèle », estime Jordan Furlong. « Soyez prompts, soyez professionnels, soyez explicites sur la nature des services que vous avez fournis, et soyez explicites sur le fait que vous vous attendez à un paiement rapide et complet. »

Mettre à l’essai de nouvelles technologies

« Les avocats forment une classe assez conservatrice », observe Ben Hanuka, associé chez Law Works, à Toronto. « Quand il s’agit de les amener vers de nouvelles technologies qui leur feront économiser temps et argent — comme faire migrer leurs formulaires sur le web, ou certains services vers les téléphones intelligents et les tablettes —, ils peuvent opposer une forte résistance. »

C’est pourquoi la pause estivale est un bon moment pour adopter de nouvelles technologies — à supposer que vous avez déjà déterminé les meilleures options, acquis le matériel ou les logiciels nécessaires, et veillé à la formation du personnel.

« Si vous n’avez pas fait le travail de préparation, ne déployez pas les nouvelles technologies et autres améliorations du flux de production pendant l’été », conseille Ben Hanuka. « À la place, la direction devrait utiliser ce temps pour commencer à explorer ces améliorations et élaborer une feuille de route, et réserver la mise en œuvre de ces changements pour la prochaine période calme. »

Dans un cas comme dans l’autre, les changements devraient être réduits au minimum pendant la haute saison, car les avocats et le personnel n’auront pas l’espace cérébral nécessaire pour assimiler la nouveauté.

Éliminer le gaspillage

Il y a tant de formes de gaspillage de ressources dans les cabinets juridiques — dans toute organisation en fait, qu’elle soit publique ou privée. Ces formes comprennent : l’absence de format commun de dénomination des fichiers informatiques, de sorte que les avocats enregistrent des doublons sous des noms différents; la « surrévision » des textes d’autrui sur la base du style plutôt que sur le fond; et l’attente oiseuse à côté de la photocopieuse, pendant qu’elle se réveille (cette dernière forme de gaspillage peut être résolue en demandant au service des TI de reprogrammer la photocopieuse pour l’empêcher de dormir pendant les heures de travail.)

Quand il s’agit d’élimination du gaspillage, la firme Gimbal Canada, à Montréal, sait exactement quoi faire. Dirigée par le couple d’avocats David Skinner et Karen Dunn Skinner, Gimbal applique les stratégies éprouvées d’optimisation des entreprises « Lean Six Sigma » au monde parfois chaotique des services juridiques. En réduisant le gaspillage, on libère de précieuses ressources humaines, financières et technologiques pour les activités à valeur ajoutée dont les clients ont besoin. On obtient ainsi des avocats plus productifs, plus efficaces et plus efficients — et (s’ils exercent dans le secteur privé) plus rentables.

Pour David Skinner, « l’été est le moment idéal pour examiner son entreprise et débusquer les huit formes de gaspillage résumées par l’acronyme DOWNTIME » : les défauts, la surproduction, l’attente et les retards, la sous-utilisation des compétences, le transport, la gestion des stocks, les mouvements superflus et le surtraitement (Defects, Overproduction, Waiting & delays, Non-utilized talent, Transportation, Inventory, Motion, Extra processing). « Par exemple, tout travail qui doit être refait en raison d’erreurs ou d’omissions est une forme de gaspillage », explique Karen Dunn Skinner. « Il en va de même pour les documents qui doivent être déposés à nouveau, ou des instructions au personnel qui manquent de clarté et occasionnent par conséquent des erreurs. »

Il y a tant de formes de gaspillage dans un cabinet d’avocats qu’on ne pourrait guère en dresser la liste ici. Deux derniers exemples : produire plus de copies et de courriels que nécessaire, une forme de gaspillage par la surproduction; des associés principaux qui révisent les factures en raison de failles dans le système d’enregistrement des heures facturables, un gaspillage à la fois par un défaut et par une sous-utilisation des compétences.

Gimbal peut aider les entreprises qui en ont les moyens à identifier, évaluer et éliminer (ou à tout le moins réduire) le gaspillage. Pour les cabinets qui font ce processus par eux-mêmes, un conseil : « Une fois que vous aurez identifié les sources de gaspillage, assurez-vous d’adjoindre les bonnes personnes à votre équipe d’optimisation », recommande Karen Dunn Skinner. « Les gens qui font le travail au quotidien doivent participer à la recherche des solutions. »

Petit conseil pour la gestion du temps

L’été est aussi un bon moment pour améliorer la gestion du temps : la vôtre comme celle de votre personnel. Le Barreau du Haut-Canada a mis en ligne une longue liste de conseils sur la gestion du temps. Parmi une multitude d’idées intéressantes : réserver des moments précis dans la journée pour fixer les priorités du jour, rendre les appels, répondre aux courriels, gérer l’enregistrement des heures travaillées et répondre aux affaires urgentes.

« Vous pouvez également consulter les ressources de LAWPRO, comme le centre d’accompagnement en ligne Practice PRO, pour obtenir des informations supplémentaires très utiles », signale Susan Tonkin, la conseillère en communications du Barreau du Haut-Canada.

James Careless est journaliste indépendant