Ce que vous n’avez pas appris à l’université : conseils pratiques pour les jeunes avocats et avocates

  • 15 mai 2014
  • Ann Macaulay

Après de longues années d’études, une ou un jeune avocat découvre soudainement la réalité du monde du travail. Bien que les écoles de droit enseignent aux étudiants et étudiantes à penser comme des avocats et des avocates, et offrent une formation dans différents domaines du droit substantiel, elles n’enseignent pas à gérer un cabinet d’avocat. Vous connaissez le droit, mais connaissez-vous la gestion de la pratique du droit?

L’apprentissage du droit « est très théorique et ésotérique », dit Ritu Banerjee, conseiller principal en matière de politiques du ministère de la Sécurité publique et de la protection civile à Ottawa. « Les jeunes avocats connaissent la théorie du droit, mais n’ont aucune expérience du monde du travail. Ils doivent apprendre à analyser des situations précises, à prendre des décisions pratiques et à faire preuve de bon sens. »

1. Par où commencer

Un grand nombre de jeunes avocats et avocates peuvent compter sur les ressources d’une grande entreprise, mais les jeunes avocats qui décident d’ouvrir un cabinet juridique se trouvent dans une situation plus difficile. Avant d’ouvrir son cabinet juridique, Bayo Odutola d’Odutola Law Chambers d’Ottawa s’est posé beaucoup de questions : Quel objectif veut-on atteindre? Quelle clientèle vise-t-on? Pourquoi une cliente ou un client choisirait-il son cabinet?

Il s’est rendu compte qu’il devait consulter des spécialistes. « Engagez une ou un comptable, un commis comptable, une personne responsable du marketing. » Vous devez penser aux assurances, au personnel de soutien administratif, à l’équipement de bureau; il y a beaucoup de choses auxquelles vous n’avez peut-être pas pensé.

« Un cabinet juridique est une entreprise au même titre, par exemple, qu’un dépanneur », dit Odutola. « C’est une profession, mais c’est avant tout une entreprise. La règle fondamentale est que « le flux de trésorerie est roi. » Lorsque les dépenses sont supérieures aux recettes, l’entreprise ne peut survivre. »

Les jeunes avocats qui désirent obtenir des conseils en vue d’ouvrir un cabinet juridique peuvent consulter le site Web de la Law Society of British Columbia qui offre un plan d’affaires en ligne etGetting Started: Opening Your Law Office ( http://www.lawsociety.bc.ca).

2. Comment améliorer l’aptitude à communiquer

« Dans notre profession les mots sont très importants », dit Ming Song, un juriste exerçant à titre individuel à Vancouver. Une avocate ou un avocat doit absolument savoir communiquer, mais les avocats et avocates, s’ils ou elles s’expriment généralement avec aisance, ne sont pas toujours capables d’expliquer leur point de vue aux clients, aux clientes, au personnel de soutien administratif, aux juges et à d’autres avocats. Soyez clair lorsque vous donnez des directives au personnel. Song dit « tout peut avoir deux sens. Vous savez ce que vous voulez dire, mais votre secrétaire peut l’interpréter tout à fait différemment. » Cette règle vaut également pour les clients et pour les autres avocats.

Bien que les médias considèrent les avocats comme des concurrents acharnés, un avocat ne doit jamais être agressif avec les clients et le personnel du cabinet. La pratique du droit est une profession fondée sur les rapports personnels et les clients font affaire avant tout avec la personne et ensuite avec l’avocat. « Les clients ne se rappellent pas les arguments juridiques, ils se rappellent les résultats et l’attitude de l’avocat », dit Odutola.

Un avocat ne peut obliger les clients à faire affaire avec lui. Ce sont les clients qui choisissent l’avocat. « L’avocat est le miel, les clients sont les abeilles », dit Odutola. « Les clients font affaire avec un avocat parce qu’ils aiment son attitude et lui font confiance. Les écoles de droit enseignent que les grands arguments juridiques font les grands avocats. Elles se trompent. Si vous avez des aptitudes en relations humaines, vous aurez plus de clients. La règle d’or est d’être soi-même. »

Lorsqu’une cliente ou un client vous pose une question, vous n’êtes pas obligé de répondre immédiatement. Vous ne pouvez répondre à toutes les questions et le client comprend cela. Expliquez au client que vous avez besoin de renseignements supplémentaires, que vous devez réfléchir ou que vous devez faire des recherches. « Prenez le temps nécessaire pour faire un bon travail », dit Marc McAree, un spécialiste du droit de l’environnement de Willms & Shier LLP de Toronto. « Cela vous permettra d’éviter des erreurs qui pourraient avoir des conséquences graves. »

Soyez toujours honnête avec les clients. Expliquez aux clients votre méthode de facturation et le taux horaire. « Si vous prévoyez qu’un litige sera long et coûteux, assurez-vous que le client a bien compris la situation », dit James Mahon, un associé de Marshall & Company de Yellowknife.

Souvent, les clients sont sincèrement convaincus d’avoir raison et peuvent penser que l’avocat n’a fait aucun effort, même s’il a gagné la cause. Pour cette raison, il faut toujours tenir les clients au courant des progrès de la cause. Appelez le client ou envoyez-lui des mises à jour régulières et assurez-vous qu’il est au courant de tout le travail que vous faites. Vos factures doivent être précises et détaillées. Précisez un « objet : » une ligne expliquant les appels téléphoniques. « Cela est encore plus important pour les affaires criminelles pour lesquelles vous n’avez pas gain de cause; le client doit être régulièrement tenu au courant que les choses ne suivent pas leur cours comme prévu », dit Mahon.

Le site Web du Barreau du Haut-Canada offre des conseils à la page Client Service & Communication Guideline, qui peuvent aider à éviter des malentendus avec les clients. Le bulletin www.infirmation.com fournit des renseignements sur la pratique du droit et comprend une section intitulée « Greedy Associates », (http://www.infirmation.com/bboard/clubs-top.tcl) ainsi qu’une section intitulée Manage Your Career (gérez votre carrière) (http://www.infirmation.com/articles/).

3. Comment commercialiser votre pratique

Avant de décider les meilleurs moyens pour commercialiser vos services, vous devez déterminer le domaine du droit que vous voulez pratiquer. Pensez stratégiquement et élaborez un plan. Puisque vous ne pouvez consacrer que quelques heures par semaine au marketing, concentrez-vous et tirez le maximum de votre temps.

McAree conseille de travailler fort et de rencontrer beaucoup de personnes œuvrant dans le même secteur d’activité. Participez aux activités des associations juridiques et des barreaux et parlez de votre travail à d’autres avocats et avocates, car ils et elles pourraient vous envoyer des clients et des clientes. « Un avocat compétent, sûr de lui et appliqué finira toujours par avoir du travail. »

Devenez une ou un spécialiste dans les domaines qui vous intéressent. « J’écris et mon nom est partout », dit Odutola. Il est aussi professeur de droit et fait du travail bénévole. Il conseille aux jeunes avocats et avocates de lire des livres de marketing et de communiquer avec d’autres avocats. Au début de sa carrière, il appelait d’autres avocats pour leur demander des conseils et un avocat lui a dit de ne pas changer le numéro de téléphone. « Votre numéro de téléphone est votre propriété intellectuelle – vous ne devez pas le changer. »

McAree fait des présentations à sa clientèle cible. « Ces activités permettent de mettre en évidence la compétence et les capacités, d’établir des contacts et d’assurer le suivi. » Après chaque conférence, il distribue sa carte professionnelle et le bulletin d’information trimestriel de son cabinet. Il offre aux participants et participantes un abonnement gratuit au bulletin en échange de leur carte professionnelle et, normalement, 30 à 40 p. 100 des participants lui donnent leur carte. « De cette façon, je me concentre sur les personnes qui sont vraiment intéressées et je peux assurer le suivi. »

Il dîne avec des clients potentiels pour avoir la possibilité de les connaître. « J’oublie mon intérêt personnel. Lorsque je parle avec une personne pour la première fois, je ne lui pose pas de questions sur le travail. Je lui demande des nouvelles des enfants et du chien. » Il ajoute qu’on doit savoir écouter. « En Amérique du Nord, nous attendons toujours de pouvoir parler. Nous ne prenons pas le temps d’écouter les autres, nous pensons à ce que nous voulons dire. »

4. L’organisation pratique d’un cabinet juridique

Les écoles de droit « n’enseignent pas la facturation ni les techniques de communication », dit Banerjee. Que vous soyez une professionnelle ou un professionnel exerçant à titre individuel ou une associée ou un associé d’un cabinet juridique, vous devez avant tout trouver des clients et des clinetes. « Un avocat doit obtenir des résultats et facturer les services. » Plusieurs jeunes avocats et avocates ne comprennent pas le concept d’heures facturables, mais ils apprennent vite qu’ils et elles ne peuvent facturer toutes les heures de travail.

Une étudiante ou un étudiant a beaucoup de temps pour effectuer une recherche, mais une avocate ou un avocat doit travailler vite. « Vous n’avez pas vraiment le temps de faire des conjectures et de vous écarter du sujet », dit Davis. « Faites de votre mieux avec le temps dont vous disposez, mais faites-le. »

Déterminez les ressources disponibles. Un avocat expérimenté peut ne pas avoir le temps de répondre à vos questions; c’est vous qui devez résoudre les problèmes. Consultez la documentation, lisez les guides à l’intention des juristes, participez aux sessions de FJP, posez des questions à d’autres jeunes avocats ou aux assistants administratifs, assistantes administratives.

Lorsque McAree était stagiaire auprès d’un cabinet juridique, il a dû préparer un dossier de requête et plaider la requête. « J’avais une bonne idée du concept de requête, mais je ne savais pas comment préparer un dossier de requête. » Il est allé au tribunal pour observer les autres avocats. Il a aussi posé des questions à un huissier du tribunal en vue de comprendre comment déposer des documents.

Tous les matins, McAree s’asseyait pendant 15 à 20 minutes dans la salle de réunion du cabinet juridique et écoutait attentivement les discours des avocats chevronnés. « J’avais peur de faire des erreurs. J’ai donc fait beaucoup de recherches et j’ai posé beaucoup de questions à des personnes plus expérimentées que moi. »

En bref, comment peut-on apprendre ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire en matière de pratique du droit? Il faut lire des livres, faire des recherches, observer les autres personnes, écouter et poser des questions.

Le site de la B.C. Courthouse Library Society (www.bccls.bc.ca) permet de consulter des documents juridiques et offre un service d’information, des conseils et des guides de recherche. Le site de l’Institut canadien d’information juridique (www.canlii.org) permet de consulter des textes juridiques et des décisions rendues par les tribunaux canadiens. Le site du Collaborative Law Group permet de consulter des textes juridiques et les décisions des tribunaux, affiche les stages disponibles et les adresses de différentes écoles de droit et lexisONE (www.lexisone.com) est un site américain conçu pour les petits cabinets juridiques qui offre un guide à l’intention des avocats et avocates qui veulent ouvrir un cabinet juridique, ainsi que des conseils pour concilier la vie personnelle et le travail.

5. Comment devenir une avocate ou un avocat efficace

Bien que cela puisse paraître ironique, un grand nombre d’avocats et d’avocates ne sont pas de bons orateurs. « Je défie n’importe qui d’aller au tribunal et d’assister à un procès et de ne pas s’endormir », dit Banerjee. Si vous voulez devenir une ou un avocat plaidant, suivez un cours d’art oratoire ou devenez membre d’une organisation comme Toastmasters International (www.toastmasters.org).

Les écoles de droit offrent des cours de plaidoirie, « mais elles n’enseignent pas à plaider devant un tribunal », ajoute Banerjee. Il est difficile d’exposer des faits devant un tribunal ou d’obtenir des renseignements d’un témoin, d’interroger et de contre-interroger les témoins. Vous ne disposez que d’une seule occasion d’interroger vos témoins, de ne pas poser des questions suggestives, de poser de questions de façon à obtenir les renseignements voulus. Vous devez apprendre à juger les personnes et à obtenir des renseignements.

Avant de plaider une cause, allez au tribunal et observez ce qui se passe. « Je conseille de prendre un peu de temps, de quitter le bureau et d’aller au tribunal », dit Song. « Apprenez le fonctionnement du système. » Observez le travail des autres avocats et des spécialistes. Observez les avocats chevronnés pour comprendre comment ils répondent aux besoins des clients, clientes, et analysent les situations. Et faites-le vous-même. Souvent.

La Continuing Legal Education Society of British Columbia (www.cle.bc.ca) et The Advocates’ Society de l’Ontario offrent des cours de plaidoirie.

6. Comment gérer les dossiers

Une avocate ou un avocat doit apprendre à exécuter plusieurs tâches simultanément, bien que cela ne soit pas facile. Dans la plupart des cas, vous devrez gérer plusieurs dossiers ayant des exigences et des échéances différentes. Comment peut-on réussir à traiter plusieurs dossiers simultanément? Les avocats expérimentés disent que l’établissement d’un calendrier et le personnel de soutien administratif sont la clé d’une bonne organisation. Si vous ne savez pas gérer le temps, lisez des livres qui expliquent comment déléguer et s’organiser.

« Je dois m’assurer de ne pas négliger certains clients pendant des semaines, lorsque je m’occupe du dossier d’un autre client », dit Katherine Bilson, de Robertson Stromberg Pedersen LLP de Saskatoon. « Chaque client est convaincu d’être ma seule priorité. Je dois m’assurer que tous mes clients pensent que je m’occupe de leur dossier et que je respecte des délais raisonnables. »

Bilson conseille d’établir l’ordre de priorité des dossiers au début de chaque semaine. « Donnez la priorité aux dossiers qui doivent être plaidés devant le tribunal. » Si vous passez toute la semaine au bureau, examinez chaque dossier et établissez l’ordre de priorité.

Gérez les attentes des clients, mettez les clients au courant des progrès du dossier et soyez réaliste. Ne promettez pas l’impossible. Ne dites pas à un client que vous traiterez son dossier au cours de la semaine si vous n’êtes pas en mesure de le faire. Le plan de travail et le calendrier, y compris le travail et la vie personnelle et familiale, doivent être réalistes.

Documentez tout. « Prenez toujours des notes lors d’une conversation avec le client », dit Davis. « Classez toutes les notes et tous les documents dans un seul dossier. Prenez des notes même après une brève conversation. »

Vous pouvez aussi consulter le File Management Guideline du Barreau du Haut-Canada.

7. Comment établir des contacts et trouver des mentors

Participez aux activités de l’association juridique et du barreau de votre ville ou des organismes spécialisés dans le domaine du droit que vous pratiquez. Communiquez avec vos amis de la faculté et avec les amis de vos amis. Participez aux réunions et aux sessions de FJP, devenez membre des sections de l’ABC, écrivez des articles, faites du travail bénévole et rencontrez autant de personnes que possible.

Pour trouver des mentors, communiquez avec des personnes en qui vous avez confiance. Appelez plusieurs personnes et dites-leur que vous admirez leur travail. Les mentors d’Odutola forment un petit comité consultatif officieux et lui donnent des conseils sur l’organisation de l’entreprise, les questions d’éthique et la commercialisation. Il dit « On ne doit pas avoir un seul mentor, car on ne peut compter sur une seule personne. »

Le conseil d’Odutola pour trouver des mentors est simple : « Cherchez des personnes que vous aimez. Pensez aux personnes que vous admirez et avec lesquelles vous voulez travailler et appelez-les. » Si ces personnes ne peuvent vous aider, vous pouvez leur demander de recommander une autre personne. « Ne vous découragez pas. Vous trouverez quelqu’un qui connaît une personne qui voudra vous aider. »

Le site Web de l’Ontario Trial Lawyers Association affiche une liste de mentors (http://www.otla.com) qui est accessible aux membres de l’association.

8. Comment rédiger

« Une avocate ou un avocat doit rédiger un grand nombre de documents », dit Bilson. Dès la première journée de travail, vous devrez écrire des dossiers, des notes de service, des lettres et une foule d’autres documents. « Si vous vous efforcez de bien écrire, vous deviendrez un meilleur avocat ou une meilleure avocate. »

Apprenez à rédiger des textes clairs et compréhensibles. Apprenez à juger votre clientèle et expliquez des concepts complexes de façon claire et simple. Choisissez le style de rédaction en fonction des documents, des circonstances et des clients.

Puisque l’écriture est fondée sur la recherche, l’ordinateur est votre meilleur ami. « J’ai utilisé Google (www.google.com) pour faire un grand nombre de recherches juridiques », dit Davis. Les sites du gouvernement tels que le site de la Cour suprême du Canada et le site de la Cour fédérale du Canada permettent de consulter les textes juridiques. Les sites Westlaw (www.westlaw.com) et Quicklaw (www.lexisnexis.ca/ql) offrent des services de recherche en ligne.

9. Comment obtenir le travail que vous voulez

Avant tout, vous devez décider ce que vous voulez faire. « Ce n’est pas aussi simple qu’on le pense », dit McAree.

Essayez plusieurs choses et différents domaines du droit. Après un certain temps, vous vous rendrez compte que vous vous occupez de certains dossiers et que vous en négligez d’autres. Ciblez un segment de marché précis. « Le cabinet juridique a besoin d’une personne qui fait un travail que personne d’autre ne fait », dit Bilson. « C’est un avantage pour l’entreprise qui aura plus d’intérêt à vous garder à son service. »

Après avoir choisi un domaine du droit, communiquez avec les clientes et clients potentiels, dit Paul Godin, un associé de Stitt Feld Handy Houston de Toronto. « Les clients ne peuvent savoir ce que vous faites si vous ne commercialisez pas vos services. » Évidemment vous n’aurez pas toujours les meilleurs dossiers, mais les clients seront au courant de vos activités et se rappelleront de votre cabinet lorsqu’ils auront besoin du service que vous offrez.

Pour améliorer vos chances de réussite, faites des recherches et communiquez avec les personnes qui œuvrent dans le même domaine. Un avocat compétent, sûr de lui et appliqué finira toujours par avoir du travail.

« Quand on est vraiment intéressé à ce qu’on fait, on est plus productif et on devient un meilleur avocat », dit Bilson. « Si un domaine du droit vous intéresse et si vous travaillez avec passion, vous obtiendrez plus de résultats et il vous sera plus facile de devenir un spécialiste et d’aimer votre travail. »

À la fin des études, il est parfois difficile de choisir un secteur d’activité. « Un cours de droit commercial est différent de la pratique du droit des valeurs mobilières. Ce sont deux choses très différentes », dit Davis. « On peut avoir aimé les cours de droit commercial et ne pas aimer le droit des valeurs mobilières; par conséquent, on doit essayer plusieurs domaines du droit avant de choisir définitivement. On prend une décision définitive lorsqu’on a les idées claires. » Essayez d’avoir beaucoup de clients et de clientes. Participez à différentes activités. Par exemple, si vous voulez pratiquer le droit de la santé participez aux conférences sur le droit de la santé.

10. Comment traiter le personnel de soutien administratif

Plusieurs avocats et avocates disent avoir vu de jeunes avocats et des étudiants, étudiantes, traiter le personnel de soutien administratif avec un manque de respect. « Lorsque nous nous sommes présentés à l’examen du barreau, on nous a recommandés d’être polis avec le personnel du tribunal et du greffe. Malheureusement, un grand nombre d’étudiants stagiaires et de jeunes avocats n’ont aucun respect pour le personnel de soutien administratif », dit Banerjee.

 « Si je ne respecte pas les employés, je ne peux compter sur leur collaboration et le travail est mal fait », dit Bilson. « Le personnel fait autant partie de l’équipe que les avocats. »

Les employés, employées, sont très importants, parce qu’un cabinet juridique ne peut fonctionner sans la collaboration du personnel de soutien », dit Odutola. Les clients et clientes sont certes très importants, mais si vous n’avez pas l’infrastructure pour leur offrir un bon service, vous les perdrez. »

Ann Macaulay est rédactrice à Toronto.