Gestion du temps pour les avocats

  • 23 dĂ©cembre 2014
  • Janice Mucalov, LL.B.

Si vous ĂŞtes comme la plupart des avocats et avocates, vous vous dites sĂ»rement que vous aimeriez augmenter votre facturation, travailler moins et partir du bureau en ayant le sentiment d’avoir fait une bonne journĂ©e. Mais inĂ©vitablement, vous ĂŞtes enclin Ă  perdre du temps Ă  rechercher des documents ou Ă  remettre Ă  plus tard le moment de commencer une tâche.

Si vous connaissez les bonnes habiletĂ©s en gestion du temps et si vous les mettez en pratique, vous serez plus productif et plus efficace. Pensez y! Si vous pouviez facturer seulement 30 minutes supplĂ©mentaires par jour, vous obtiendriez plus de 26 000 $ par annĂ©e en honoraires (si l’on suppose un taux de 225 $ l’heure) - sans passer plus de temps au bureau. Les personnes qui gèrent efficacement leur temps ressentent Ă©galement moins de stress et sont plus satisfaites de leur travail.

FAIRE UNE AUTO ÉVALUATION

Pour pouvoir gĂ©rer plus efficacement votre temps, vous devez tout d’abord Ă©valuer votre situation actuelle. Comment passez vous votre temps chaque jour? Combien de temps passez vous Ă  effectuer du travail facturable? Ă€ faire des appels personnels? Ă€ bavarder avec les autres avocats et avocates dans le corridor en prenant un cafĂ©? Faites le suivi de votre temps pour une semaine typique et Ă©crivez tout ce que vous faites pendant la journĂ©e. De plus, consignez les pĂ©riodes au cours desquelles vous avez le plus d’Ă©nergie et le moins d’Ă©nergie.

Quand vous aurez Ă©tabli le profil de votre temps, vous pourrez voir oĂą vous perdez du temps et ce que vous pouvez rĂ©duire. Vous saurez Ă©galement si vos pĂ©riodes d’Ă©nergie de pointe sont, par exemple, au cours des trois premières heures de la journĂ©e, ou entre 16h et 17h. Cette information vous aidera Ă  mieux planifier votre temps.

CINQ CONSEILS CLÉS POUR LA GESTION DU TEMPS

1.  Planifiez votre temps

Une bonne gestion du temps commence par la planification de la façon dont vous passez le temps que vous accordez Ă  l’exercice du droit.

Faites des listes hebdomadaires et quotidiennes des « choses Ă  faire » : Pensez Ă  l’avance Ă  ce que vous devez rĂ©aliser au cours des mois Ă  venir. Les listes de choses Ă  faire sont importantes si vous voulez accomplir des tâches de façon opportune. Tous les lundis, dĂ©terminez des tâches Ă  rĂ©aliser au cours de la semaine, et prĂ©parez une liste hebdomadaire du travail Ă  accomplir. Au dĂ©but de chaque journĂ©e, consacrez 15 minutes Ă  rĂ©diger une liste de choses Ă  faire pour la journĂ©e.

Priorisez et planifiez les tâches : Réservez et planifiez du temps dans votre agenda pour accomplir les tâches. Séparez les tâches urgentes des tâches moins urgentes. Si le projet est important, répartissez le en sous tâches que vous pouvez réaliser en périodes de 60 ou de 90 minutes. Fixez des échéances fictives pour faire avancer une tâche.

Mettez de cĂ´tĂ© une rĂ©serve de temps : PrĂ©voyez les situations imprĂ©vues, et accordez vous du temps pour les vraies urgences et les questions de dernière minute qui surviennent inĂ©vitablement. Ne vous surchargez pas. « RĂ©duisez vos promesses et dĂ©passez vos projections », affirme Irene Leonard, entraĂ®neure en perfectionnement professionnel qui a exercĂ© le droit pendant 18 ans. Si vous croyez que vous pouvez prĂ©parer le contrat pour mardi midi, dites Ă  votre client qu’il sera prĂŞt mercredi Ă  15h. Puis, si vous le remettez le mardi, votre client sera tout particulièrement satisfait.

RĂ©partissez le travail en fonction de vos pĂ©riodes de haute et de basse Ă©nergie : Concentrez vous sur les tâches les plus importantes ou les plus complexes (prĂ©parer un interrogatoire prĂ©alable, faire l’Ă©bauche d’un nouvel accord, entre autres) au cours de vos pĂ©riodes d’Ă©nergie de pointe. Lorsque vous manquez d’Ă©nergie, faites des choses moins importantes ou moins exigeantes (rĂ©viser les documents sur la formation juridique permanente, signer la correspondance, entre autres).

Consignez votre temps : Prévoyez du temps pour consigner votre temps! Si vous maintenez de bons dossiers de facturation, vous augmenterez votre facturation et aurez une pratique du droit plus productive.

2.  Apprenez Ă  dire « Non »

Pour bien gĂ©rer son temps, il est essentiel de pouvoir dire « non » avec diplomatie. Mme Leonard donne les exemples ci après :

  • « J’ai dĂ©jĂ  une rĂ©union Ă  cette heure lĂ . »
  • « Je peux commencer cela la semaine prochaine et remettre quelque chose d’ici… »
  • « Je ne suis pas disponible pour m’occuper de votre affaire avant deux semaines. Puis je vous suggĂ©rer quelqu’un d’autre? Ou souhaitez vous attendre pour que je m’en occupe? »
  • « Je suis occupĂ© en ce moment. Puis je vous rappeler...? »
  • « Je regrette, je ne pourrai pas ĂŞtre prĂ©sent. Je vous remercie de m’avoir demandĂ©. »
  • « Je vous rappellerai Ă  15h, lorsque j’aurai plus de temps pour vous donner l’attention que vous mĂ©ritez. »

3. Organisez votre bureau

Un bureau bien rangé et sans désordre vous permettra de ne pas perdre de temps à chercher des documents. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les tâches à accomplir sans être distrait par des lettres diverses ou des magazines qui traînent.

Utilisez votre agenda de bureau ou votre calendrier Ă©lectronique : Consignez les rendez vous personnels et d’affaires de façon Ă  avoir un seul organiseur. InsĂ©rez les dates des Ă©vĂ©nements, qu’il s’agisse d’invitations ou du rappel d’un rendez vous chez le dentiste, puis jetez le papier. Dans votre organisateur ou calendrier, rĂ©servez une partie de chaque journĂ©e Ă  votre liste quotidienne de choses Ă  faire. 

Classez les documents qui arrivent : Classez rapidement tous les documents et tous les messages tĂ©lĂ©phoniques dans votre boĂ®te de messages d’entrĂ©e. Mme Leonard suggère de crĂ©er un système d’Ă©tui Ă  dossiers suspendu, dans lequel les dossiers sont numĂ©rotĂ©s de 1 Ă  31 pour chaque jour du mois. Placez l’avis de formation juridique permanente du prochain cours sur les faillites dans le dossier du 15e jour, afin de pouvoir y penser Ă  ce moment lĂ . Vous pourriez Ă©galement utiliser des chemises de couleur pour diffĂ©rents documents. Par exemple, vous pourriez placer dans une chemise bleue la correspondance reçue afin de vous en occuper en fin de journĂ©e. Vous pourriez placer dans une chemise rouge la correspondance Ă  signer, et ainsi de suite.

Classez les projets de travail en cours : Enlevez les piles de papier de votre bureau. Mme Spencer Dixon recommande d’utiliser un système de classement chronologique simple pour les projets en cours. Si vous avez 10 projets et 10 piles, numĂ©rotez 10 fichiers de 1 Ă  10, par exemple : « Projet 1 - Accord pour le centre commercial du millĂ©naire ». Puis, placez les debout sur votre bahut de rangement ou dans un classeur de votre bureau. Affichez la liste de ces dossiers sur le tableau d’affiche de votre bureau afin de pouvoir bien les voir.

Utilisez la poubelle : N’accumulez pas de documents dans le seul but de peut ĂŞtre les consulter une autre fois. Pour les renseignements sur des sujets importants, comme les notes de recherche que vous voulez conserver, concevez un système de classement alphabĂ©tique simple, et classez le document sous, par exemple, « Indemnisations par versements pĂ©riodiques », ou « Coups de fouet cervicaux (mineurs) ».

4.  RĂ©duisez au minimum les interruptions

Selon Mme Spencer Dixon, « les interruptions sont la norme pour les avocats et les avocates. Le mode standard par dĂ©faut est le mode interruption. » Mais vous devriez dĂ©terminer une pĂ©riode de temps, chaque jour (maximum de deux heures), peut ĂŞtre tĂ´t le matin, au cours de laquelle vous ne pouvez pas ĂŞtre dĂ©rangĂ© afin de travailler aux tâches les plus urgentes. Fermez la porte et demandez que l’on transfère vos appels dans votre boĂ®te vocale ou Ă  votre secrĂ©taire. Au besoin, donnez Ă  votre adjoint ou adjointe une liste des clientes et clients spĂ©ciaux dont il ou elle peut transfĂ©rer les appels.

5.  DĂ©lĂ©guez

Vous ne pouvez pas tout faire vous mĂŞme – vous devez apprendre Ă  dĂ©lĂ©guer les tâches aux autres. Et au fur et Ă  mesure que vous montez dans la hiĂ©rarchie, cette habiletĂ© devient de plus en plus importante. Reconnaissez que, bien qu’il faille du temps pour former les autres Ă  faire le travail, il arrive un moment oĂą le temps passĂ© Ă  dĂ©lĂ©guer rapporte.
Planifiez la dĂ©lĂ©gation au cours de la journĂ©e : Consacrez y du temps, ce n’est pas une rĂ©flexion après coup.

Donnez suffisamment d’information : Faites une brève description de l’ensemble du dossier et de la tâche particulière que vous voulez que l’on accomplisse, ainsi que les ressources approuvĂ©es et l’Ă©chĂ©ance, de sorte que la personne Ă  qui vous dĂ©lĂ©guez le travail puisse s’acquitter adĂ©quatement de sa responsabilitĂ© et remettre le travail Ă  temps.

Énoncez clairement vos attentes : Si vous voulez que la tâche soit accomplie d’une certaine façon, soyez prĂ©cis. Par exemple, « je veux seulement que vous passiez trois heures Ă  ce travail. Je veux que les renseignements soient prĂ©sentĂ©s par point. Je veux tout d’abord la rĂ©ponse, puis la loi dans la partie suivante. » Puis, acceptez le fait que le document que l’on vous remettra sera fait diffĂ©remment de la façon dont vous l’auriez fait.

Abstenez vous de faire de la microgestion : « L’un des objectifs de la dĂ©lĂ©gation est de former les employĂ©s », a dĂ©clarĂ© Mme Dixon. Cela peut arriver seulement si vous leur accordez la libertĂ© d’appliquer leurs propres habiletĂ©s Ă  rĂ©soudre des problèmes. De mĂŞme, lorsque vous dĂ©lĂ©guez des tâches Ă  des Ă©tudiants, des Ă©tudiantes et employĂ©s, employĂ©es, assurez vous d’offrir une supervision adĂ©quate conformĂ©ment aux règles d’Ă©thique professionnelle.

RĂ©visez rapidement les tâches terminĂ©es : Mme Leonard suggère de prendre l’habitude d’examiner le travail reçu dans les 24 heures. Vous voulez que les choses continuent de bouger.

Donnez des commentaires : Reconnaissez les personnes qui ont fait du bon travail. Si certains aspects du travail peuvent être améliorés, faites des critiques constructives.

SURMONTER LA PROCRASTINATION

La procrastination est une perte de temps fréquente chez les avocats et les avocates. Si vous êtes pris, essayez les conseils qui suivent.

Demandez vous ce qui vous arrĂŞte? Les gens procrastinent souvent parce qu’ils ne savent pas vraiment quoi faire ensuite, selon Mme Leonard. Allez trouver des idĂ©es auprès d’un autre avocat ou avocate du bureau ou assurez vous des recherches qui doivent ĂŞtre menĂ©es afin d’aller de l’avant.

RĂ©partissez le projet en petites parties : Les gens procrastinent Ă©galement parce qu’ils s’inquiètent de ne pas avoir suffisamment de temps pour terminer l’ensemble du projet en une seule fois, selon Mme Spencer. Elle fait remarquer qu’il n’est pas utile de penser en termes de tout ou rien. « Il faut plutĂ´t travailler Ă  un projet pendant de courtes pĂ©riodes de 15 Ă  20 minutes Ă  la fois. »

Commencez n’importe oĂą : Vous traĂ®nez vous les pieds parce que vous ne savez pas par oĂą commencer? Le commencement n’est pas nĂ©cessairement lĂ  oĂą l’on doit commencer; pour la plupart des projets, on peut commencer n’importe oĂą. Alors commencez n’importe oĂą. Vous pouvez peut ĂŞtre commencer par les tâches les plus faciles, ou bien en vous attaquant aux tâches les plus Ă©pineuses.

RĂ©compensez vous : Dites vous que, dès que vous aurez dictĂ© la lettre ou retournĂ© la pile d’appels tĂ©lĂ©phoniques qui s’accumulent sur votre bureau, vous pourrez vous rĂ©compenser en vous offrant un cafĂ© au lait ou en allant courir Ă  l’heure du dĂ©jeuner.

Ne vous souciez pas d’ĂŞtre parfait : Lorsque vous entreprenez un projet, ce n’est pas le temps de laisser votre Ă©diteur interne prendre le contrĂ´le. Il n’est pas nĂ©cessaire de faire tout comme il faut Ă  cette Ă©tape ci. Comme le suggère Mme Spencer Dixon, une façon de mettre les mots sur papier ou Ă  l’ordinateur est de prĂ©tendre que vous Ă©crivez une lettre Ă  votre mère (par exemple, « Chère maman, Je vais te parler de l’affaire dont je dois m’occuper en ce moment, et te rĂ©sumer ce que je suis censĂ© Ă©crire. Les faits sont… »).

Ne travaillez pas plus de 15 minutes : Limitez votre temps à 15 minutes et, une fois ces 15 minutes écoulées, décidez si vous voulez arrêter ou continuer pendant 15 autres minutes. Il se peut que vous constatiez que vous êtes content de continuer de travailler parce que vous savez que la prochaine pause est dans 15 minutes, au plus.

COMPOSER AVEC LE DÉLUGE DE COURRIELS

Si vous croulez sous un torrent de messages Ă©lectroniques, tous les gains rĂ©alisĂ©s sur le plan de la productivitĂ© seront annulĂ©s, sauf si vous disposez d’un système de gestion des courriels. Il est aussi utile de connaĂ®tre des raccourcis afin de gagner du temps lors de la prĂ©paration des messages Ă©lectroniques Ă  expĂ©dier.

Ne vérifiez pas vos courriels souvent : Vérifiez les courriels le moins souvent possible, par exemple, trois fois par jour ou seulement après avoir terminé une tâche.

Utilisez des dossiers afin de trier automatiquement les messages reçus : Utilisez la caractĂ©ristique « Règles » de votre programme de courriels afin de trier automatiquement les messages reçus dans les dossiers. Dans Outlook de Microsoft, la caractĂ©ristique de filtre est appelĂ©e « assistant règles » (sous Outils). Les messages Ă©lectroniques reçus peuvent automatiquement ĂŞtre triĂ©s en fonction de l’expĂ©diteur, du sujet, du texte et d’autres filtres. Par exemple, si vous ĂŞtes abonnĂ© Ă  un bulletin ou si vous faites partie d’une liste dont la ligne « objet » indique toujours « LegalAlert », les courriels peuvent ĂŞtre automatiquement retirĂ©s de votre boĂ®te de rĂ©ception et acheminĂ©s dans le dossier appropriĂ©. Les messages non lus apparaĂ®tront en caractères gras.

CrĂ©ez des dossiers « Mesures » et des dossiers d’entreposage afin d’organiser davantage les courriels : Lorsque vous vĂ©rifiez votre boĂ®te de rĂ©ception, rĂ©pondez aux messages que vous pouvez rĂ©gler rapidement (en deux minutes ou moins), puis effacez les si possible ou envoyez les aux dossiers stockages appropriĂ©s. En ayant un dossier stockage pour chaque client, cliente ou pour chaque dossier, vous pourrez examiner facilement les messages se rapportant Ă  ce client ou Ă  ce dossier. Pour les messages qui exigent une certaine rĂ©flexion, envoyez un court message dans lequel vous accusez rĂ©ception du message et indiquez que vous y rĂ©pondrez le plus tĂ´t possible. Puis, placez ces messages dans les dossiers « mesures », par exemple, « Urgent », « Important, mais pas urgent », ou « Pas important ». Cliquez sur l’en tĂŞte du message, puis glissez et dĂ©placez le message jusque dans le dossier.

Placez les messages dans les dossiers « Ă  faire » et Ă©vĂ©nements : Si un courriel exige que vous fassiez une tâche, comme mener des recherches sur une question ou examiner un accord, glissez et dĂ©placez le message dans votre liste de « choses Ă  faire » ou votre liste de tâches Ă©lectronique. Le courriel apparaĂ®tra dans la fenĂŞtre dĂ©tails pour la tâche. Si le message prĂ©voit un rendez vous ou un Ă©vĂ©nement, faites glisser et dĂ©placer le message Ă  votre calendrier Ă©lectronique. La ligne « objet » du courriel indiquera la destination du rendez vous (mais vous pouvez le modifier au besoin), et le message s’affichera dans les dĂ©tails du rendez vous.

Demandez que l’on fasse le tri de vos messages avant de les voir : Demandez Ă  votre secrĂ©taire d’examiner de près vos messages et de les classer dans les dossiers Ă  l’avance. Votre secrĂ©taire pourrait Ă©galement rĂ©pondre aux demandes de routine. Pour les courriels personnels, vous pourriez utiliser une adresse Ă©lectronique diffĂ©rente si vous vous inquiĂ©tez des questions de respect de la vie privĂ©e.

Utilisez un gabarit pour les messages : Dans Outlook, pour sauvegarder une Ă©bauche du message Ă  utiliser comme gabarit (par exemple, l’accusĂ© de rĂ©ception d’un message), tapez le message dans une nouvelle fenĂŞtre, n’Ă©crivez rien sur la ligne Destinataire. Puis choisissez « Fichier », « Enregistrer sous »… et donnez un nom au gabarit sur la ligne « objet ». Pour utiliser le message prĂ©liminaire, utilisez le dossier « Drafts » (Ă©bauche) et « copiez – collez » le contenu du message sauvegardĂ© dans votre nouveau message Ă©lectronique.

CrĂ©ez des listes d’envoi de groupe : Par exemple, si vous communiquez souvent avec le mĂŞme groupe d’avocats et d’avocates travaillant Ă  un projet de location, vous pouvez crĂ©er une liste de distribution pour ce groupe dans Outlook. Pour envoyer un message Ă  tout le monde, vous n’avez qu’Ă  cliquer sur le nom de la liste de groupe au lieu du nom de chaque avocate, avocat individuel.

LOGICIEL DE GESTION DE LA PRATIQUE

Les programmes de gestion de la pratique peuvent accroĂ®tre l’efficacitĂ© des cabinets d’avocats et d’avocates, vous faire gagner du temps et de l’argent et, en prime, rĂ©duire les erreurs qui mènent Ă  des poursuites pour fautes professionnelles, a dĂ©clarĂ© Dan Pinnington, directeur de PracticePRO, de la Lawyers' Professional Indemnity Company de l’Ontario. « Le logiciel de gestion de la pratique est un outil qui peut devenir le système nerveux central de l’ensemble de votre cabinet. »

Caractéristiques utiles

Conçu pour les avocats et les avocates : Les programmes de gestion de la pratique sont spĂ©cialement conçus pour les avocats et les avocates afin de les aider Ă  gĂ©rer leur pratique du droit (au dĂ©part, ils ont Ă©tĂ© conçus pour les avocats plaidants et Ă©taient appelĂ©s logiciels de gestion des dossiers juridiques). Amicus Attorney, l’un des logiciels les plus populaires auprès des petits cabinets d’avocats canadiens, a Ă©tĂ© conçu par un avocat. Les Ă©crans Ă©noncent les renseignements d’une façon que vous pouvez comprendre.

LiĂ© au dossier ou Ă  l’affaire : Ces programmes sont « centrĂ©s sur les affaires ». Contrairement, par exemple, Ă  Microsoft Outlook (couramment utilisĂ© comme système de courriels, de calendriers et d’organisateurs tout usage), tous les renseignements se rapportant Ă  un dossier, Ă  savoir les donnĂ©es sur les clients, les clientes, les parties et les avocats, avocates de la partie adverse, les limites et les dates de clĂ´ture, les rendez vous planifiĂ©s, la facturation, les courriels, la correspondance, la recherche Ă©lectronique, sont liĂ©s ensemble. Tout ce qui se rapporte Ă  l’affaire peut ĂŞtre trouvĂ© instantanĂ©ment dans le dossier virtuel.

Cela signifie que vous gagnez du temps et ne gaspillez pas d’heures facturables Ă  rechercher des dossiers physiques et leur contenu. Lorsqu’un client ou une cliente appelle, vous pouvez rappeler Ă  l’Ă©cran l’historique du dossier, en un seul clic, et vous rafraĂ®chir la mĂ©moire en un instant. Vous pouvez sortir instantanĂ©ment une lettre que vous avez envoyĂ©e Ă  une date donnĂ©e.

Calendriers et listes de choses Ă  faire : Les calendriers et les listes interactives de choses Ă  faire avec alarmes et rappels sont des caractĂ©ristiques standards des programmes de gestion de la pratique. Un avantage du calendrier Ă©lectronique est que vous pouvez mieux synchroniser les rendez vous avec votre secrĂ©taire et les autres employĂ©s du cabinet. Vous n’avez plus besoin de tenir deux journaux (un pour votre secrĂ©taire et un autre pour vous). Vous apporteriez votre assistant numĂ©rique personnel (ANP) ou votre ordinateur portatif au tribunal, vous pourriez y entrer les nouvelles dates prĂ©vues d’audience, puis synchroniser ces renseignements avec la base de donnĂ©es centrale du bureau. Ainsi, les ordinateurs de toutes les autres personnes du cabinet seraient automatiquement informĂ©s de votre horaire actuel.

Comptabilisation du temps : Vous pouvez relier la plupart des programmes au programme de comptabilitĂ© de facturation et du temps de votre cabinet. Les programmes ont Ă©galement leur propre programme intĂ©grĂ© et vous permettent d’entrer et de comptabiliser votre temps quand vous terminez vos appels tĂ©lĂ©phoniques ou les diverses tâches inscrites sur votre liste de choses Ă  faire. Les programmes peuvent Ă©galement tenir compte automatiquement de la durĂ©e des appels que vous recevez et que vous faites, ce qui facilite la tenue de relevĂ©s de temps.

Mise en Ĺ“uvre et formation

Faites en sorte que le cabinet « achète » la nouvelle technologie : Assurez vous que tout le monde comprend la façon dont le nouveau programme peut amĂ©liorer la productivitĂ© du cabinet et est enthousiaste Ă  l’idĂ©e d’adopter le nouveau système.

Embauchez un consultant ou une consultante : MĂŞme si vous pouvez installer vous mĂŞme un produit de gestion de la pratique comme Amicus Attorney, il vaut mieux embaucher le vendeur du produit ou un consultant, une consultante, qui vous aidera Ă  l’installer et offrira la formation nĂ©cessaire. Avec certains programmes, vous pouvez faire appel Ă  un consultant d’un rĂ©seau autorisĂ© indĂ©pendant dans toute l’AmĂ©rique du Nord. Bon nombre de personnes travaillant Ă  distance peuvent partager votre Ă©cran, votre clavier et votre souris, et peuvent vous montrer les habiletĂ©s nĂ©cessaires sans ĂŞtre prĂ©sents physiquement.

BudgĂ©tez du temps pour la formation : « Il s’agit de boĂ®tes d’outils complexes et puissantes, mais vous devez prendre le temps d’apprendre comment vous en servir », souligne Dan Pinnington. Combien de temps? Au moins six heures de formation initiale. Puis, prĂ©voyez suivre une formation avancĂ©e une ou deux semaines plus tard, une fois que vous et les autres avocats, avocates et employĂ©s, employĂ©es serez familiarisĂ©s avec la nouvelle technologie. « Dès que vous parviendrez au niveau suivant, c’est lĂ  que vous verrez les nombreux avantages », a ajoutĂ© M. Pinnington.

Planifiez un soutien technique continu : Dès que le programme est installĂ© et qu’il fonctionne, vous n’avez pas besoin de soutien technique Ă  plein temps. Vous devriez toutefois inciter une personne du bureau Ă  devenir un « grand utilisateur » - personne très compĂ©tente qui connaĂ®t le logiciel et peut aider les autres.

Coût

Vous pouvez acheter un programme de gestion de la pratique pour environ 300 dollars par utilisateur, utilisatrice. Mais les petits cabinets devraient être prêts à dépenser plusieurs milliers de dollars, pas seulement pour le prix initial du logiciel mais également pour la formation et la mise en œuvre du produit.

Choix du produit

Embauchez un consultant ou une consultante : Un bon expert en technologie juridique peut vous aider à déterminer le produit qui convient le mieux à votre cabinet.

Examinez les examens de produits : VĂ©rifiez les examens et les articles sur les publications de la technologie juridique.

Essayez le programme : La plupart des vendeurs et vendeuses de logiciels offrent des copies de dĂ©monstration que l’on peut tĂ©lĂ©charger. Vous pouvez donc essayer le programme pour savoir s’il rĂ©pond Ă  vos besoins. Informez vous auprès des autres cabinets pour savoir ce qu’ils utilisent : Quel programme vos collègues de petits cabinets et pratiques utilisent ils?

Tenez compte de la technologie dont vous disposez Ă  l’heure actuelle : Ne repartez pas du dĂ©but si cela n’est pas nĂ©cessaire. Examinez l’Ă©quipement et les logiciels que vous avez dĂ©jĂ  et voyez si l’application que vous envisagez correspondra Ă  votre mĂ©lange de technologie actuel.

Programmes populaires de gestion de la pratique

« Time Matters et Amicus Attorney sont les programmes de gestion de la pratique les plus utilisĂ©s dans les cabinets d’avocats, d’avocates », a dĂ©clarĂ© Dan Pinnington, directeur de PracticePRO.

Les avocats et avocates qui travaillent seuls ou les très petits cabinets d’avocats utilisent plus souvent Amicus Attorney, et il est plus facile d’apprendre Ă  s’en servir que Time Matters. « Avec Amicus Attorney, la plupart des personnes peuvent pointer et cliquer et apprendre Ă  l’utiliser très rapidement », remarque M. Pinnington.

Par contre, Time Matters peut être un peu plus rebutant au départ, car il fournit davantage de renseignements à l'écran. Il est également plus difficile à apprendre. Mais il a une plus grande capacité à personnaliser et il est accompagné d'une personnalisation pour 13 domaines de pratique différents, comme les faillites, le droit de la construction, le droit touchant les personnes âgées, le droit fiscal et l'indemnisation des travailleurs. Il offre également Billing Matters, qui est un système de facturation pleinement intégré.

Il existe également environ 150 programmes de gestion de la pratique sur le marché, dont les produits populaires, nommés ci dessous :*

  • Prolaw ou Prolaw Ready – pour les petits cabinets (www.prolaw.com)
  • PracticeMaster – des fabricants de Tabs3 (www.practicemaster.com)
  • LawStream – système intĂ©grĂ© de gestion de la comptabilitĂ© et de la pratique du droit 
  • LAWTRAC – pour les services juridiques de sociĂ©tĂ©s
  • Legal Easy, Inc. Attorney’s Assistant – conçu pour un cabinet de droit familial (www.legaleasy.com)
  • Legal Files – (www.legalfiles.com)
  • Needles – axĂ© sur le droit touchant les prĂ©judices corporels (www.needleslaw.com)
  • PCLaw – système de comptabilitĂ© juridique dont la dernière version (7) possède des caractĂ©ristiques de gestion de la pratique (www.pclaw.com)
  • Perfect Law – (www.perfectlaw.com)
  • RealLegal Practice Manager – (www.reallegal.com)

Meilleures caractéristiques de Amicus Attorney et Time Matters

Recherches exhaustives et rapides des conflits : Après avoir reçu un appel d’une cliente ou d’un client potentiel, vous pouvez rapidement effectuer une recherche exhaustive sur un conflit d’intĂ©rĂŞt. Cette recherche permet d’avoir accès Ă  une plus grande base de donnĂ©es que, par exemple, Microsoft Outlook, parce que vous pouvez saisir toutes les parties liĂ©es Ă  un dossier, comme un tĂ©moin, les avocats et avocates de la partie adverse, les directeurs, directrices d’une entreprise, entre autres.

Bon usage des courriels : Vous pouvez vĂ©rifier rapidement l’historique d’un dossier avant de rĂ©pondre Ă  un courriel. Avec Time Matters, après avoir ouvert un courriel et le document joint, vous pouvez sauvegarder le document joint dans le dossier du client ou le fichier correspondant. Puis, vous cliquez sur l’onglet Timeline – qui Ă©numère chronologiquement tous les registres d’appels tĂ©lĂ©phoniques, les notes, les courriels et la correspondance – afin d’examiner le dossier. Une fois mis Ă  jour, vous pouvez rĂ©pondre de façon appropriĂ©e au courriel.

Gestion efficace des appels tĂ©lĂ©phoniques : Les programmes peuvent composer automatiquement les numĂ©ros de tĂ©lĂ©phone pour vous. Par exemple, si vous installez Telephone Pro d’Amicus, et que vous voulez retourner un appel, vous n’avez qu’Ă  cliquer sur l’icĂ´ne du tĂ©lĂ©phone situĂ© Ă  cĂ´tĂ© du nom de l’appelant dans le message tĂ©lĂ©phonique qui apparaĂ®t dans le ComCenter (lĂ  oĂą Amicus Attorney entrepose les communications). Les deux programmes tiennent Ă©galement compte du temps que vous passez Ă  un appel et peuvent consigner automatiquement le temps facturable pour chaque appel. Ils peuvent Ă©galement faire sortir les notes abrĂ©gĂ©es que vous avez tapĂ©es pendant l’appel et les mettre dans le relevĂ© de temps.

Automation de l’assemblage de documents : Vous pouvez crĂ©er, par exemple, une lettre standard crĂ©ant un dossier en quelques secondes, au moyen d’un gabarit qui extirpe le nom et l’adresse du client, et tout autre renseignement consignĂ©.

Écrans sommaires : Les deux programmes ont des écrans sommaires qui montrent la liste de choses à faire pour la journée, les calendriers de rappel, les calendriers, entre autres.

Janice Mucalov est une auteure de Vancouver.