Dix façons pour les cabinets juridiques de perdre de l'argent

  • 15 octobre 2014
  • Janice Mucalov

Vous savez dĂ©jĂ  que votre cabinet et vous-mĂŞme perdez de l’argent lorsque vous inscrivez vos heures ou que les clients, clientes, ne paient pas leurs factures Ă  temps (ou pas du tout). Il existe toutefois plusieurs autres coĂ»ts cachĂ©s que vous ne connaissez peut-ĂŞtre pas encore et qui rĂ©duisent les profits des cabinets. Voici les 10 façons les plus courantes de perdre de l’argent et les solutions que vous pouvez adopter pour y remĂ©dier :

  1. Tolérer les pannes informatiques
  2. Ne pas inscrire toutes les heures facturables
  3. Ne pas adopter la philosophie du bureau sans papier
  4. Limiter le recours au personnel de soutien
  5. Sous-utiliser les systèmes de traitement de texte, les suites de programmes et les logiciels de gestion de la pratique
  6. Accepter les mauvais clients et clientes
  7. Conserver les clients et clientes médiocres
  8. Ne pas rĂ©cupĂ©rer les coĂ»ts d’impression
  9. Renoncer au contrĂ´le de votre temps
  10. Faire des économies de bout de chandelle avec les consultants et consultantes en matière de TI

1. Tolérer les pannes informatiques

Les blocages et les pannes informatiques coĂ»tent Ă©tonnamment cher aux cabinets juridiques, indique M. David Moon, laurĂ©at du prix TechnoLawyer de 2005 pour le « consultant juridique en matière de technologie de l’annĂ©e » et prĂ©sident de Lan-Tech Inc., une entreprise de consultants et consultantes de la GĂ©orgie qui s’occupe de l’intĂ©gration de systèmes et de technologies de l’information dans les cabinets juridiques (www.lan-tech.com).

« Vous perdez au moins 10 minutes si votre ordinateur plante et que vous devez le redĂ©marrer, relancer toutes vos applications et reprendre votre tâche », indique-t-il.

Si votre cabinet compte trois ordinateurs et que vous subissez en moyenne deux blocages de 10 minutes par jour par ordinateur, cela signifie que, en supposant un taux horaire modĂ©rĂ© de 25 $ par employĂ© sur la base de 240 jours de travail par annĂ©e, ces pannes coĂ»tent 6 000 $ Ă  votre cabinet par annĂ©e. Si chaque panne fait perdre 15 minutes, le coĂ»t annuel s’Ă©lève Ă  9 000 $. Si c’est l’ordinateur de l’avocat ou de l’avocate qui plante, les coĂ»ts sont encore plus Ă©levĂ©s.

Selon M. Moon, et contrairement Ă  l’opinion publique, les pannes informatiques ne sont pas normales : « Grâce aux systèmes et aux logiciels d’exploitation d’aujourd’hui, tout devrait ĂŞtre très stable ». Cependant, plusieurs cabinets subissent encore des pannes informatiques. Pourquoi? « Dans 90 p. 100 des cas, les systèmes tombent en panne en raison de virus et de logiciels espions », explique-t-il. Parmi les autres raisons, mentionnons les conflits entre les programmes (il est dangereux d’ignorer des messages d’erreur, en particulier si le mĂŞme message apparaĂ®t Ă  plusieurs reprises).

Solution

Installer un bon antivirus et un bon anti-logiciel espion

Trend Micro et Norton Symentec sont deux logiciels antivirus recommandĂ©s, indique M. Moon. En ce qui concerne l’anti-logiciel espion, M. Moon prĂ©fère Ad Aware, conçu par Lava Soft. Les logiciels antivirus sont habituellement installĂ©s sur le serveur (la passerelle du cabinet), mais certains programmes, comme Ad Aware, doivent ĂŞtre installĂ©s sur chaque ordinateur.

Assurez-vous Ă©galement que les programmes sont Ă  jour. Vous devez vous procurer des nouveaux fichiers DAT Ă  jour chez le fabricant du programme (votre ordinateur peut ĂŞtre rĂ©glĂ© pour les obtenir automatiquement) en plus des mises Ă  jour du système d’exploitation (p. ex., Microsoft). Certaines personnes, pour une raison ou une autre, dĂ©sactivent les mises Ă  jour automatiques.

Faire preuve de bon sens

« N’ouvrez pas une pièce jointe que vous n’attendez pas, mĂŞme si elle provient d’un client, d’une cliente ou de votre mère », recommande M. Moon. Les virus proviennent habituellement de quelqu’un que vous connaissez. Le tĂ©lĂ©chargement de programmes gratuits sur Internet n’est pas non plus une bonne idĂ©e, car c’est souvent de cette façon que sont installĂ©s les logiciels espions.

Utiliser des logiciels plus récents

Dans sa pratique de consultation, M. Moon a vu des cabinets juridiques qui utilisent encore Windows 98. Vous aurez probablement davantage de problèmes avec ce système d’exploitation (qui a presque 10 ans) qu’avec Windows XP, que M. Moon recommande d’utiliser.

Acheter ou remplacer le nouvel Ă©quipement informatique en mĂŞme temps

Lorsque vient le moment de procĂ©der Ă  une mise Ă  niveau, remplacez tous les ordinateurs au mĂŞme moment, indique M. Moon. Un système peut ĂŞtre clonĂ© et reproduit sur d’autres systèmes si le matĂ©riel est identique. MĂŞme si vous vous procurez un autre ordinateur un mois plus tard, cet ordinateur pourrait, par exemple, comprendre un pilote vidĂ©o diffĂ©rent, ce qui compliquerait la configuration de tout le système.

Investir dans une bonne technologie

DĂ©barrassez-vous de tout ordinateur vous causant des problèmes. Achetez de bons produits informatiques de marque, par exemple Dell ou HP. Procurez-vous une garantie minimale de trois ans sur place; si vous avez des problèmes avec le matĂ©riel, ce dernier peut ĂŞtre rĂ©parĂ© ou remplacĂ© directement sur place, gĂ©nĂ©ralement au cours du jour ouvrable suivant. Pour ce qui est du serveur, M. Moon suggère de se procurer une garantie pour la journĂ©e mĂŞme, sinon tout le cabinet sera en panne jusqu’Ă  ce que le problème soit rĂ©glĂ©. Pour les ordinateurs portatifs, Dell offre une garantie de « soins complets » (une assurance contre les dommages accidentels); si vous Ă©chappez votre ordinateur et qu’il se casse, Dell le remplacera quand mĂŞme.

Attendez-vous Ă  payer environ 5 000 $ par avocat pour la technologie informatique, un montant qui devrait ĂŞtre inscrit au budget tous les trois ans, ajoute M. Moon.

2. Ne pas inscrire toutes les heures facturables

On estime que les avocats et avocates perdent entre 10 et 30 p. 100 de leurs heures facturables en n’inscrivant pas leurs heures de travail. Plusieurs raisons expliquent cela, affirme Dustin Cole, un accompagnateur en matière de dĂ©veloppement professionnel pour les cabinets juridiques et directeur de l’Attorneys Master Class, en Floride (www.attorneysmasterclass.com) :

Vous oubliez tout simplement

Vous sortez Ă  toute vitesse de votre bureau en plein milieu d’une tâche, vous voyez une pile de messages tĂ©lĂ©phoniques sur le bureau de votre secrĂ©taire, vous retournez Ă  votre bureau pour rappeler vos clients, clientes, et vous oubliez tout simplement d’inscrire ce que vous Ă©tiez en train de faire.

Rabais pour un bon client ou une bonne cliente

Vous oubliez dĂ©libĂ©rĂ©ment d’inscrire certains appels tĂ©lĂ©phoniques simplement parce qu’ils proviennent d’un bon client ou d’une bonne cliente.

Inscription des pĂ©riodes d’inefficacitĂ©

Vous croyez que vous ne pouvez pas inscrire quatre heures pour une certaine tâche parce que vous n’avez Ă©tĂ© efficace que pendant trois d’entre elles.

Inscription des heures de travail plus de 24 heures plus tard

Si vous inscrivez votre temps plus de 24 heures plus tard en fonction de ce que vous vous rappelez, « vous inscrivez donc de la fiction » et vous oublierez inĂ©vitablement certaines choses, affirme M. Cole.

RĂ©duction Ă  l’avance de la facture

Vous croyez que la facture sera un peu trop salée et vous la réduisez donc au fur et à mesure.

Solution

« Cessez d’inscrire les heures facturables et commencez Ă  inscrire le temps, » recommande vivement M. Cole. Ne prenez pas de dĂ©cisions subjectives lorsque vous inscrivez votre temps. Ă€ la fin de chaque mois ou lorsqu’un dossier est terminĂ©, demandez-vous plutĂ´t si vous valez le temps que vous avez indiquĂ© et combien de temps vous devriez facturer.

Rappelez-vous aussi que les clients et clientes vous paient rĂ©ellement pour la valeur de votre travail et les rĂ©sultats et non pour les heures. Combien devriez-vous facturer pour les moments d’inspiration soudaine? Seulement 0,1 heure de votre temps? Comme M. Cole le mentionne, vous avez besoin d’une pĂ©riode d’errance pour arriver au moment oĂą surgit l’inspiration. Et vos vingt annĂ©es d’expĂ©rience juridique pourraient ĂŞtre Ă  l’origine de ce moment. Inscrivez toutes vos heures de travail, puis, Ă  la fin, facturez ce que vous valez.

3. Ne pas adopter la philosophie du bureau sans papier

« Je suis convaincu, après avoir adoptĂ© la philosophie du bureau sans papier il y a maintenant cinq ans de cela, que les coĂ»ts… sont considĂ©rablement moins Ă©levĂ©s que si nous utilisions du papier », affirme David Masters, qui se dĂ©crit comme un « avocat de pratique gĂ©nĂ©rale Ĺ“uvrant dans un petit cabinet sans papier » dans la petite ville de Montrose, au Colorado (www.masterslawfirm.com).

Imaginez un classeur de dimension normale qui coĂ»te environ 900 $ et qui occupe environ 7,5 pieds carrĂ©s (un classeur a gĂ©nĂ©ralement une profondeur de 24 pouces; il faut ajouter Ă  cela un espace de 18 pouces pour ouvrir un tiroir, et un autre 18 pouces permettant de se tenir devant le tiroir ouvert). Vous devez maintenant acheter ou louer un espace pour recevoir ce classeur; ajoutez Ă  ces coĂ»ts le chauffage, les taxes, le nettoyage et les autres coĂ»ts d’entretien de l’espace, indique M. Masters. De plus, si vous utilisez du papier, vous aurez Ă©galement des dĂ©penses liĂ©es Ă  la photocopie, Ă  l’encre et au papier.

Examinez maintenant un système sans papier. Un disque dur muni d’une mĂ©moire de 100 gigaoctets coĂ»te moins de 50 $, ce qui suffit amplement pour tout votre cabinet. (Vous n’avez besoin que de deux gigaoctets pour conserver les renseignements contenus dans un classeur Ă  quatre tiroirs.)

M. Masters, qui Ă©crit beaucoup Ă  propos de l’utilisation de la technologie de l’information dans la pratique juridique et qui est l’auteur de « The Lawyer’s Guide to Adobe Acrobat », dirige son cabinet dans un espace de 1 700 pieds carrĂ©s, oĂą l’on compte deux avocats, un adjoint juridique et une adjointe administrative. « Nous ne possĂ©dons que deux classeurs Ă  deux tiroirs », affirme-t-il. « Le tiroir du haut est vide. Dans le tiroir du bas, nous plaçons des chemises de classement bon marchĂ© en papier bulle pour nos clientes et clients actuels au cas oĂą nous aurions besoin des documents en format papier avant qu’ils soient numĂ©risĂ©s. Tous les documents sont numĂ©risĂ©s, puis dĂ©posĂ©s dans le fichier d’un dossier Ă©lectronique (duquel rien ne tombe). »

Depuis que le cabinet s’est dĂ©barrassĂ© de son photocopieur, on a rĂ©alisĂ© des Ă©conomies de 220 $ par mois, somme qu’on dĂ©pensait auparavant pour louer le photocopieur. Il n’y a plus, non plus, de coĂ»ts d’entreposage Ă  l’extĂ©rieur du cabinet pour les dossiers fermĂ©s.

« Nous arrivons Ă  fonctionner de façon virtuelle, sans papier, avec les tribunaux et les autres avocats et avocates », indique M. Masters. Environ la moitiĂ© de leurs clients communiquent par courriel et le cabinet leur envoie les copies numĂ©risĂ©es de leurs documents (plutĂ´t que les copies imprimĂ©es).

Sauvegarde des fichiers

Mais si notre ordinateur est en panne? « Et si votre cabinet est rĂ©duit en cendres Ă  la suite d’un incendie? », rĂ©plique M. Masters. « Il n’y a pas de sauvegarde possible dans ce cas-lĂ . Mais lorsque vous adoptez la philosophie sans papier, il est facile d’avoir plusieurs autres systèmes de sauvegarde. »

M. Masters travaille exclusivement Ă  l’aide d’un ordinateur portable. Les fichiers sont partagĂ©s grâce Ă  l’ordinateur du bureau et sur les ordinateurs portables de tous les employĂ©s, employĂ©es. Tous les jours, Ă  17h, tous les fichiers sont synchronisĂ©s Ă  l’aide d’une sauvegarde complète de l’ordinateur du bureau sur son ordinateur portable. Toutes les semaines, M. Masters sauvegarde les donnĂ©es de son ordinateur portable sur son ordinateur Ă  la maison. Trois fois par semaine, il sauvegarde les donnĂ©es de l’ordinateur du bureau sur une bande – il en a 4 en tout temps. Une fois par annĂ©e, il crĂ©e des sauvegardes sur CD de tous les dossiers en cours. « Cette façon de procĂ©der est beaucoup plus sĂ©curitaire que d’entreposer les dossiers papiers. »

Solution

Adoptez la philosophie sans papier. Voici ce dont vous aurez besoin :

Écrans d’ordinateur

« La peur de la technologie est essentiellement ce qui empĂŞche les avocats et avocates d’adopter la philosophie du bureau sans papier », affirme M. Masters. « Vous devez passer par-dessus le blocage mental qui consiste Ă  consulter des documents sur un Ă©cran. » M. Masters a deux Ă©crans pour son ordinateur : un Ă©cran pour le document sur lequel il travaille et l’autre sur lequel il lance Adobe Acrobat pour pouvoir regarder d’autres documents en mĂŞme temps.

Numériseur

Le plus important est de posséder un numériseur. Un numériseur de 2 000 $ devrait être suffisant pour un petit ou un moyen cabinet.

Adobe Acrobat

Assurez-vous d’avoir la version complète d’Adobe Acrobat (pas seulement Adobe Acrobat Reader) sur tous les bureaux de votre cabinet, indique M. Masters.

4. Limiter le recours au personnel de soutien

Le choix, peu judicieux, de limiter le recours au personnel de soutien est associĂ© Ă  des coĂ»ts Ă©normes, et plusieurs cabinets juridiques commettent cette erreur. M. Coles note qu’ « au cours des dernières annĂ©es, les cabinets juridiques ont adoptĂ© une tendance troublante et financièrement contraignante de limiter le personnel de soutien […] afin, apparemment, de rĂ©duire les frais gĂ©nĂ©raux ». Mais plutĂ´t que d’obtenir le rĂ©sultat souhaitĂ©, c’est le contraire qui s’est produit; les profits des avocats et avocates ont diminuĂ©, Ă©tant donnĂ© que ces derniers doivent accomplir des tâches qui reviennent Ă  un adjoint ou Ă  une secrĂ©taire juridique.

Le problème est que les cabinets n’utilisent pas leur personnel de la bonne façon, explique M. Cole. Il donne l’exemple de l’avocat qui gĂ©nère des recettes d’un million de dollars et dont la secrĂ©taire principale passe la majeure partie de son temps Ă  dactylographier et Ă  envoyer des tĂ©lĂ©copies, alors qu’elle devrait accomplir des tâches beaucoup plus importantes de rĂ©daction et d’organisation du cabinet.

Certains praticiens et praticiennes exerçant seuls sont mĂŞme tentĂ©s de travailler sans avoir recours Ă  du personnel de soutien (une fois de plus afin d’Ă©conomiser). M. Cole indique que, plutĂ´t que de ses tâches qui valent 200 $ de l’heure, la praticienne ou le praticien moyen exerçant seul pourrait passer jusqu’Ă  50 p. 100 de son temps Ă  accomplir des tâches juridiques, de secrĂ©tariat ou administratives que quelqu’un d’autre pourrait accomplir pour 25 $ de l’heure.

Solution

Déléguer vers le bas

M. Cole recommande de tirer profit du principe du levier. DĂ©placez les tâches vers le niveau le plus bas auquel on peut rĂ©aliser la tâche avec compĂ©tence. DĂ©terminez ce que vous devriez faire en tant qu’avocat, avocate, et dĂ©lĂ©guez les autres tâches au personnel de soutien.

Plus votre pratique est complexe, plus vous aurez besoin de personnel de soutien qualifiĂ©. Un avocat spĂ©cialisĂ© ou une avocate spĂ©cialisĂ©e en immobilier peut avoir recours aux services de quatre adjoints, adjointes juridiques et de deux secrĂ©taires. Un praticien ou une praticienne exerçant seul devrait au moins avoir recours aux services d’une secrĂ©taire ou d’un adjoint expĂ©rimentĂ©. Vous devriez Ă©galement embaucher un agent ou une agente d’administration lorsque le cabinet compte entre sept et dix avocats, ajoute M. Cole.

Mettez au point des procédures pour le bureau

Pour une meilleure efficacitĂ©, concevez des systèmes et des procĂ©dures normalisĂ©s concernant le fonctionnement du cabinet. Si votre secrĂ©taire doit rĂ©pondre Ă  tous vos appels tĂ©lĂ©phoniques, de quelle façon souhaitez-vous qu’elle le fasse? Si votre secrĂ©taire doit dĂ©lĂ©guer la dictĂ©e Ă  une dactylographe, crĂ©ez un formulaire de dictĂ©e standard.

5. Sous-utiliser les systèmes de traitement de texte, les suites de programmes et les logiciels de gestion de la pratique

« Une application de traitement de texte associĂ©e Ă  un logiciel de gestion de la pratique est la technologie la plus sous-utilisĂ©e », explique M. Moon. Dans plusieurs cabinets, le personnel exĂ©cute toujours manuellement des tâches qui devraient ĂŞtre automatisĂ©es.

Le temps perdu est colossal. L’un des clients de M. Moon lui a avouĂ© qu’un certain document, qui lui demandait auparavant entre quatre et huit heures Ă  prĂ©parer, ne lui demande maintenant que 20 minutes grâce Ă  l’automatisation. Pour rĂ©cupĂ©rer le coĂ»t de cet investissement, le cabinet facture maintenant un prix fixe pour les testaments automatisĂ©s ou les demandes mĂ©dicales.

M. Moon estime qu’en maximisant votre utilisation des logiciels de traitement de texte et de gestion de la pratique, votre personnel de soutien pourrait gagner 15 minutes de travail par jour ou vous pourriez augmenter votre facturation de 15 minutes par jour. Les petits cabinets devraient rĂ©cupĂ©rer leur investissement en moins de trois mois, alors que dans le cas d’un avocat pratiquant seul, on doit compter de 12 Ă  18 mois, ce qui comprend un temps d’arrĂŞt pour la formation, pour personnaliser le logiciel, etc.

Solution

« Le meilleur investissement que peut effectuer un cabinet est de s’assurer que ses logiciels de traitement de texte et de gestion de la pratique peuvent travailler ensemble Ă  l’automatisation des documents », indique M. Moon.

Les programmes de gestion de la pratique les plus courants sont Amicus, Time Matters, Abacus, Practice Master et Pro Law. Les trois qui sont le plus utilisĂ©s par les petits cabinets sont Amicus, Time Matters et Practice Master. Pensez Ă©galement Ă  vous procurer le système de facturation PC Law, qui conçoit un programme de gestion de la pratique. Le logiciel est assez abordable Ă  l’achat, soit environ 150 $ par utilisateur ou utilisatrice. Lorsque vous l’achetez, assurez-vous que votre logiciel de gestion de la pratique s’intègre Ă  votre système de facturation afin que les factures puissent ĂŞtre gĂ©nĂ©rĂ©es automatiquement.

6. Accepter les mauvais clients et clientes

M. Cole classe les clients et clientes dans des catĂ©gories allant de « A » Ă  « E ». Les clients de la catĂ©gorie « A » constituent des clients de rĂŞve qui paient Ă  tout coup et sans retard. Un client de la catĂ©gorie « E » constitue votre pire cauchemar. Les clients des catĂ©gories « D » et « E » ne coopèrent pas, se disputent avec vous et n’apprĂ©cient pas votre expertise.

Malheureusement, tous les cabinets acceptent quelques clients « D » et « E ». La principale raison est la peur que d’autres clients ne se prĂ©sentent pas, indique M. Cole. Et plus les recettes d’un avocat ou d’une avocate sont faibles, plus le nombre de clients « D » que l’avocat acceptera sera Ă©levĂ©.

« Tous les cabinets savent que des clients « D » constituent des pertes d’argent », indique M. Cole. Mais peu savent vraiment que les coĂ»ts engendrĂ©s par de tels clients dĂ©passent largement les factures non payĂ©es. Ces coĂ»ts additionnels comprennent :

  • la possibilitĂ© de nĂ©gliger des clients « A » et « B »;
  • une frustration et un stress extrĂŞmes – « Ce sont des clients qui, lorsque vous rentrez Ă  la maison le soir venu, vous font souhaiter d’exercer une autre profession », indique M. Cole;
  • les coĂ»ts de renonciation pour avoir refusĂ© du travail de plus grande valeur;
  • une tendance Ă  Ă©viter de travailler sur les dossiers des clients « D » et « E », ce qui entraĂ®ne l’oubli des dĂ©lais et des poursuites pour faute professionnelle.

Ces clients peuvent vous coĂ»ter jusqu’Ă  50 p. 100 de vos recettes, indique M. Cole.

Une autre façon d’Ă©valuer les coĂ»ts engendrĂ©s par les mauvais clients est d’examiner si ces clients constituent des promoteurs ou des dĂ©tracteurs pour votre cabinet. Selon une Ă©tude menĂ©e par le MIT, les clients peuvent ĂŞtre classĂ©s en fonction de leur rĂ©ponse Ă  la question suivante : « Sur une Ă©chelle de 1 Ă  10, oĂą 1 correspond Ă  « pas du tout probable » et 10 Ă  « extrĂŞmement probable », quelle est la probabilitĂ© que vous nous (notre cabinet juridique) recommandiez Ă  un ami, une amie ou une ou un collègue? » Si le client rĂ©pond 9 ou 10, il s’agit d’un promoteur, s’il rĂ©pond 7 ou 8, c’est un client dans la moyenne, et si sa rĂ©ponse est de 6 ou moins, il s’agit d’un dĂ©tracteur, indique Robert Millard, directeur de Edge International, un cabinet de consultants et consultantes en gestion juridique (www.edge.ai).

Il n’existe aucun chiffre expliquant les coĂ»ts engendrĂ©s par les dĂ©tracteurs pour les cabinets juridiques. Une Ă©tude menĂ©e en 2003 par Dell indiquait que le client « moyen » valait 210 $ pour Dell, que les promoteurs valaient 328 $ et que les dĂ©tracteurs avaient une valeur Ă©tonnante de -57 $. Si on applique cette analogie aux cabinets juridiques, ces clients entraĂ®neront probablement une perte nette et non un profit, Ă  moins qu’ils ne soient vraiment bien disposĂ©s envers leur conseiller ou conseillère juridique.

Solution

Ne jamais accepter un client « D » ou « E »

Dire non Ă  tout nouveau client ou dossier provenant de clients « D » ou « E » actuels. Vous dĂ©barrasser des dĂ©tracteurs aussi vite qu’il est humainement possible de le faire.

Dresser une liste de vérification pour évaluer les clients et clientes

« Vous devez crĂ©er une feuille d’Ă©valuation qui constituera un filtre assez objectif pour vous permettre de dire non lorsque les activitĂ©s sont au ralenti et que vous ĂŞtes tentĂ© de dire oui Ă  un client « D » », conseille M. Cole. Vous devriez utiliser cette liste pour tous les entretiens auprès de clients potentiels. La liste de vĂ©rification devrait comprendre une sĂ©rie de questions vous aidant Ă  dĂ©terminer tout signal d’avertissement annonçant un Ă©ventuel client « D ».

Demander Ă  un associĂ© ou une associĂ©e d’approuver les nouveaux clients, clientes

Pour tous les nouveaux dossiers supĂ©rieurs Ă  une certaine estimation, par exemple des coĂ»ts qui s’Ă©lèvent Ă  plus de 10 000 $, un deuxième avocat ou avocate devrait examiner la liste de vĂ©rification et le dossier Ă©ventuel avant que le dossier ne soit acceptĂ©.

Élaborer un bon plan d’entreprise

Utilisez les 25 heures que vous auriez passĂ© avec le client « D » (qui ne vous en aurait payĂ© que 10) pour Ă©laborer un plan d’entreprise solide, amĂ©liorer vos aptitudes en matière de marketing et de prĂ©sentation et ĂŞtre attentif Ă  vos clients « A ».

7. Conserver les clients et clientes médiocres

Selon la classification de M. Cole, il y a aussi des clients et clientes de catĂ©gorie « C », qui ont droit Ă  des taux rĂ©duits et ne paient souvent pas avant 90 jours. Mais comme M. Cole l’indique, les clients « C » sont souvent vos clients de base; ils vous donnent du travail et contribuent considĂ©rablement aux recettes globales du cabinet. Mais comme dans le cas des clients « D » et « E », le fait de conserver une proportion trop grande de clients « C » entraĂ®ne des coĂ»ts cachĂ©s et des dangers, y compris :

  • des coĂ»ts de renonciation liĂ©s au fait de ne pas avoir assez de temps Ă  accorder Ă  du travail plus facilement facturable;
  • la perte d’heures facturables additionnelles que le client ne paie pas en fonction d’une entente, par exemple le temps de supervision;
  • le surmenage et la frustration qui mènent Ă  l’attitude du« juste ce qu’il faut », ce qui augmente le risque de commettre des erreurs et de faire l’objet de poursuites pour faute professionnelle;
  • perte de revenu : le cabinet devient une banque, prĂŞtant continuellement d’importantes sommes Ă  court terme aux clients (crĂ©ances).

Solution

Introduire un programme de marketing ciblé

Pour Ă©liminer progressivement les clients et clientes « C », M. Cole suggère d’introduire un programme de marketing ciblĂ©. Votre objectif est de gagner de nouveaux clients Ă  des taux Ă©levĂ©s et de vous Ă©loigner, Ă  long terme, du travail Ă  taux plus bas.

Augmenter vos honoraires

M. Cole suggère Ă©galement d’augmenter lĂ©gèrement tous les honoraires et de convaincre vos clients d’avoir davantage recours aux services des adjoints, adjointes et aux secrĂ©taires juridiques, selon leurs propres honoraires, en permettant que l’avocat ou l’avocate facture des heures de supervision.

8. Ne pas rĂ©cupĂ©rer les coĂ»ts d’impression

Les cabinets facturaient auparavant aux clients et clientes les coĂ»ts liĂ©s aux appels interurbains et aux tĂ©lĂ©copies (avant que les tarifs tĂ©lĂ©phoniques deviennent tellement abordables qu’il ne soit souvent plus nĂ©cessaire de les facturer). Il est Ă©galement pratique courante dans les cabinets de facturer le coĂ»t des photocopies aux clients. Pourquoi ne pas rĂ©cupĂ©rer aussi le coĂ»t de vos impressions?

Vous pouvez tenter d’Ă©valuer vos coĂ»ts d’impression en fonction du nombre de boĂ®tes de papier que vous achetez ou que vous utilisez par mois. M. Moon estime que la plupart des petits cabinets juridiques utilisent probablement 50 000 feuilles tous les deux mois, ou mĂŞme chaque mois.

De plus, comme l’impression numĂ©rique et la numĂ©risation remplacent les photocopies, plusieurs documents produits par votre cabinet sont probablement perdus et non facturĂ©s. Une Ă©tude Ă©value ce coĂ»t Ă  près de 5 000 $ par avocat ou avocate, par annĂ©e, dans les dĂ©penses autrement remboursables par les clients et clientes.

Notez Ă©galement que le total de vos coĂ»ts d’impression pour une imprimante Ă  jet d’encre est probablement plus Ă©levĂ© que dans le cas d’une imprimante au laser, indique M. Moon, et ce, mĂŞme si le coĂ»t initial d’une imprimante Ă  jet d’encre est beaucoup moins Ă©levĂ©. Pour 5 000 pages, le coĂ»t d’impression par page d’une imprimante Ă  jet d’encre est de près de 15 cents en comparaison Ă  4 cents par page pour une imprimante au laser.

Solution

Louer une imprimante

La location d’une imprimante ou d’un photocopieur (plutĂ´t que l’achat d’une imprimante au laser) est probablement l’option la moins dispendieuse. Les coĂ»ts de location varient de 0,5 Ă  10 cents la page (le fournisseur paie pour l’entretien et l’encre), mais vous ne devriez pas payer plus de 2,5 cents par page, selon M. Moon; ce dernier a dĂ©jĂ  travaillĂ© avec un petit cabinet juridique qui avait nĂ©gociĂ© un taux de 0,5 cent par page. En comparaison, un photocopieur ou une imprimante de bonne qualitĂ© coĂ»te entre 3 000 et 4 000 $.

Facturer les coĂ»ts d’impression aux clients et clientes

Il existe plusieurs progiciels sur le marchĂ© qui permettent de rĂ©cupĂ©rer les coĂ»ts d’impression (et les coĂ»ts liĂ©s Ă  la numĂ©risation), par exemple Equitrac. En thĂ©orie, vous devriez pouvoir facturer le coĂ»t d’impression final, mais rien n’est vraiment certain en ce qui concerne la facturation des Ă©bauches. En rĂ©alitĂ©, le fait d’arriver Ă  rĂ©cupĂ©rer vos coĂ»ts d’impression et Ă  quel prix dĂ©pend de ce que vous nĂ©gociez avec vos clients et clientes. Vous arriverez probablement Ă  rĂ©cupĂ©rer vos coĂ»ts auprès des clients individuels plutĂ´t que chez les clients d’entreprise plus astucieux.

Vous pouvez tenter de rĂ©cupĂ©rer vos coĂ»ts auprès des clients d’entreprise en facturant des frais administratifs uniques. L’un des clients de M. Moon, un cabinet sur le droit des assurances composĂ© de huit avocats, facture 2 p. 100 de ses frais gĂ©nĂ©raux annuels Ă  chacun de ses clients plutĂ´t que de facturer des frais individuels pour l’impression, la copie, la tĂ©lĂ©copie, les appels interurbains, etc.

9. Renoncer au contrĂ´le de votre temps

M. Cole note que la plupart des avocats et avocates ne contrĂ´lent pas leur temps. Un avocat typique qui doit composer avec des centaines d’interruptions par jour (appels tĂ©lĂ©phoniques, courriels, questions du personnel et visites impromptues d’autres avocats) dĂ©veloppe une façon rĂ©active de traiter avec les clients et clientes. Mais les coĂ»ts liĂ©s au manque de contrĂ´le de votre temps sont considĂ©rables, indique M. Cole. Comme lorsque vous oubliez d’inscrire vos heures de travail, on estime que vous perdez entre 10 et 30 p. 100 de vos heures facturables en raison de vos problèmes d’horaire.

Solution

La solution est de structurer votre temps. Allouez-vous du temps pour donner suite à vos appels téléphoniques, travailler sur vos dossiers, rencontrer des clients, etc. Par exemple, demandez à votre secrétaire de ne pas vous déranger entre 9h et 10h. M. Coles note que lorsque vous êtes toujours disponible, les employés ont moins tendance à penser par eux-mêmes. Demandez-leur de regrouper leurs questions (et de préparer des réponses possibles).

10. Faire des économies de bout de chandelle avec les consultants et consultantes en matière de TI

Comme dans plusieurs autres domaines de la vie, vous « obtenez ce pour quoi vous payez » lorsque vous faites appel aux services des consultants et consultantes en matière de technologie de l’information. Tenter de faire des Ă©conomies de bout de chandelle avec les services qu’ils offrent pourrait vous coĂ»ter plus cher que ce que vous pensez Ă©pargner. M. Moon se rappelle un certain client, un cabinet juridique, qui voulait utiliser son propre employĂ© de TI pour aider un consultant externe Ă  mettre au point un service d’automatisation des documents. Malheureusement, cet employĂ© ne connaissait pas vraiment le domaine juridique et on a perdu un temps prĂ©cieux Ă  lui enseigner des termes juridiques comme « plaignant » et « dĂ©fendeur ». Le cabinet a finalement payĂ© davantage que si on avait simplement laissĂ© le consultant faire le travail.

Solution

Dans le cas des petits et moyens cabinets juridiques qui comptent jusqu’Ă  100 employĂ©s, employĂ©es, il est moins dispendieux d’avoir recours Ă  l’impartition pour votre travail de TI que d’avoir un employĂ© ou une employĂ©e de TI Ă  l’interne, conseille M. Moon. Vous pouvez choisir entre un service sur demande ou un service rĂ©gulier d’entretien et de suivi. Un cabinet composĂ© de cinq avocats et avocates peut s’attendre Ă  payer 500 $ par mois pour un service sur demande; dans le cas d’un service d’entretien prĂ©ventif, le coĂ»t est d’environ 700 $ par mois. Les plus gros cabinets peuvent s’attendre Ă  payer jusqu’Ă  4 000 $ par mois (le consultant ou la consultante peut ĂŞtre sur place presque tous les jours).

Pour obtenir le nom de consultants et consultantes recommandés, communiquez avec votre représentante ou représentant commercial pour le logiciel de facturation juridique ou de gestion de la pratique.

Janice Mucalov est journaliste pigiste Ă  Vancouver.