Apprivoiser Google
Comment la maîtrise de Google peut profiter aux avocats.
L’abondance dans la simplicité
La facilité et les coûts réduits des services Google attirent de nouveaux utilisateurs.
Google offre encore d’autres avantages : les avocats peuvent accéder à leur information et à leurs logiciels depuis tout ordinateur, à leur bureau ou ailleurs; Google s’occupe de toutes les mises à jour; les services sont échelonnés selon la croissance d’une entreprise; avec un peu de connaissances techniques, les avocats peuvent transférer leurs données hors ligne – par exemple pour gérer au moyen d’Outlook le courriel, les calendriers, les listes de contacts et les tâches qui résident dans Google.
« Google nous offre plus de ressources qu’un petit cabinet n’en aurait normalement », ajoute l’avocate géorgienne Kim Perez.
Google convient ou non à un cabinet donné selon la somme des avantages et des inconvénients dans son cas. Par exemple vu le petit nombre de fonctions disponibles dans Google Documents, peu d’avocats admettent compléter leurs documents en ligne. Au lieu, ils les transfèrent dans Microsoft Office pour effectuer la finition.
Par contre, des utilisateurs de Google Documents comme M. Price estiment que la gamme réduite de fonctions en facilite l’apprentissage et l’utilisation. « Sur le plan technique, je vaux probablement “B ” et mes associés sont encore plus faibles, admet-il. Pour nous, il vaut parfois mieux en avoir moins. »
Les sceptiques soutiennent que les soucis au sujet de la sécurité des données des clients disqualifient habituellement les logiciels SaaS dans le domaine juridique. Ces soucis sont-ils fondés?
« Les avocats doivent décider s’ils sont à l’aise de stocker de l’information auprès de tiers », dit M. Rosch. La décision devrait d’ailleurs tenir compte des règles d’éthique et des opinions à ce sujet dans leur ressort.
Jusqu’à présent, les attaques portées contre les systèmes Google ne semblent pas effrayer leurs utilisateurs les plus convaincus. « Google a une excellente réputation quant à la sécurité de ses serveurs, dit Mme Strickland. Et quand on considère les autres moyens de transmission couramment utilisés par les avocats (télécopie, courrier, remise de documents à une secrétaire, un commis ou un adjoint), l’utilisation de Google semble bien sûre. Comme le dit mon associée, il serait plus facile de voler les renseignements personnels sur nos clients en cambriolant notre bureau physiquement qu’en tentant de violer Google. »
Luigi Benetton est un rédacteur pigiste de Toronto.
|
|
Par Luigi Benetton
Le principe du logiciel service (SaaS, « Software as a Service ») continue de prendre de l’essor, permettant d’accomplir en visitant le site d’une application SaaS des tâches qui exigeaient auparavant un logiciel installé sur son propre ordinateur. On peut ainsi aussi bien consulter des données importantes que rédiger des documents et gérer des dossiers.
Une superpuissance d’Internet qui a déjà marqué de nombreux domaines du Web a pris les devants en la matière, et ce fournisseur de SaaS attire de plus en plus d’avocats. Pour le comprendre, il faut voir comment Google se distingue de la plupart des fournisseurs de SaaS. Premièrement, la variété de services proposée sur les tablettes virtuelles de Google est incomparablement supérieure à celle de ses concurrents. De fait, on pourrait imaginer qu’un avocat exploite son cabinet en n’utilisant que des produits Google.
|
« Les avocats doivent décider s’ils sont à l’aise de stocker de l’information auprès de tiers »
|
Ces services s’agencent aisément entre eux. Bon nombre sont proposés soit gratuitement, soit à prix très compétitif, grâce à la fois à la domination exercée par Google sur le marché de la publicité en ligne et à la constante volonté de Google de créer le prochain phénomène sur le Web.
Il est du reste impossible d’accabler Google au nom d’une des plus grandes craintes que suscite le SaaS : que le fournisseur fasse faillite et disparaisse, emportant les données du client. « Ce n’est guère probable dans le cas de Google », affirme Mark Rosch, vice-président du fournisseur de DP Internet for Lawyers, Inc. M. Rosch est coauteur, avec Carole A. Levitt, de Google for Lawyers: Essential Search Tips and Productivity Tools, que l’American Bar Association publiera en juin 2010.
M. Rosch est manifestement optimiste. « De nombreux cabinets d’avocats ont adopté les produits Google », dit-il.
Un de ces cabinets est celui de David Benowitz, à Washington (D.C.), qui paie des licences pour la suite bureautique de Google (courriel, calendrier, traitement de texte, chiffriers et autres applications) au tarif annuel de 50 $ par utilisateur. « C’est tellement agréable que tout le monde puisse travailler en collaboration, sans être entravé par les conditions des licences », affirme Seth Price, un associé du cabinet.
Les applications gratuites de Google offrent une autre option. Dara Strickland, qui travaille avec une autre avocate au sein d’un cabinet de St. Louis (Missouri), l’explique comme suit : « Pour les applications que nous utilisons aujourd’hui, nous ne payons rien. Il n’y a pas plus économique. »
Les seules différences entre applications payantes et gratuites, précise M. Rosch, sont une capacité de stockage supplémentaire et l’accès à un soutien technique.
Un autre argument est que nombre des applications s’utilisent efficacement sur un téléphone mobile. Mme Strickland n’y est pas insensible. Elle et son associée voyagent souvent, et elle affirme que leur cabinet « existe » grâce aux applications Google « parce qu’elles nous suivent où nous allons ».
« Nous utilisons Google Chat pour discuter de nos dossiers, explique-t-elle. Parfois, nous ne sommes pas en mesure de téléphoner en privé, mais je peux obtenir et envoyer de l’information par GChat sur mon téléphone cellulaire. »
|
|
Format imprimable