Format imprimable

Comment travailler efficacement avec son personnel

Par Janice Mucalov, LL.B.

C’est un conseil banal, mais qui vaut la peine d’être répété : pour obtenir le meilleur de votre personnel, soyez respectueux et courtois, et traitez-le comme vous voudriez être traité. Ensuite, quelques recommandations supplémentaires méritent réflexion.

Rendez l’emploi intéressant
Les employés veulent avoir des défis à relever, apprendre de nouvelles tâches et utiliser un éventail de compétences. Confiez davantage de responsabilités à vos employés que simplement de produire des documents en série. Demandez-leur s’ils souhaitent rencontrer le client pour obtenir plus d’information (en supposant que le client vous a déjà rencontré vous-même). Encouragez vos employés à aider à rédiger certains documents. Évidemment, vous devrez toujours surveiller leur travail en tant qu’avocat.

Ne faites pas de la microgestion
Le but est de faire en sorte que votre adjoint se charge de tâches avec un minimum d’instructions, selon Paul McLaughlin, ancien conseiller en gestion de cabinet auprès de la Law Society of Alberta, qui dirige aujourd’hui à Sherwood Park (Alberta) un cabinet boutique spécialisé dans les testaments et successions. « Au lieu de dicter une lettre de suivi à un autre avocat au sujet d’une ordonnance du tribunal, créez une lettre type et donnez simplement l’instruction de faire suite à l’ordonnance Smith. Mieux encore, chargez votre adjoint de faire automatiquement le suivi voulu dans un délai déterminé. »

Communiquez clairement vos instructions
Apprenez à communiquer des instructions claires. Me McLaughlin donne cet exemple. « Lorsque vous dites : “Veuillez voir si John Smith peut venir pour une réunion”, voulez-vous dire “Demandez au client s’il est disponible, puis je déciderai du moment de la réunion” ou “Organisez la réunion, envoyez une lettre de confirmation puis inscrivez la date et l’heure à mon agenda”? »

Marquez votre approbation
Le renforcement positif aide largement à obtenir le meilleur du personnel. « De nombreux avocats semblent croire que féliciter un adjoint pour un bon travail est un signe de faiblesse, dit Me McLaughlin. Mais l’approbation est un motivateur plus puissant que la réprobation. Si un client vous fait un compliment au sujet d’un employé, ne manquez pas d’informer l’employé de cette validation externe de son travail. »

Extrait de l’article « Hiring and Working with Support Staff: A Guide for Solo and Small Firm Lawyers », (uniquement en anglais) EnPratique de l’ABC (www.cba.org/cba/practicelink/wwp/supportstaff.aspx)