Lorsque vous perdez les services précieux d’un adjointe juridique apprécié, il se peut que vous commenciez assez rapidement à vous sentir comme un coureur automobile au volant d’une voiture sans accélérateur — vous croyez que vous avez la puissance nécessaire pour tout faire, mais vous avez beau appuyer de toutes vos forces, rien ne se produit. À mesure que le retard s’accumule, la panique s’installe. Vous sentez qu’il faut que les choses bougent, et tout de suite!

Lorsque cela survient, une approche à court terme peut vous inciter à embaucher le premier venu, mais si vous faites cela, vous avez toutes les chances d’embaucher la mauvaise personne. L’embauche d’un adjointe ou d’une adjointee est l’une de vos plus importantes décisions en matière de gestion, alors vous avez tout intérêt à prendre votre temps pour trouver la personne qui combine les connaissances, les habiletés et l’attitude qui conviennent.

Pour pallier la situation de crise immédiate, vous pouvez toujours recruter un employé temporaire auprès d’une agence de placement ou embaucher quelqu’un sur une base contractuelle. Il se peut également que vous ayez à réduire temporairement votre volume de travail. Utilisez le temps ainsi libéré pour le recrutement.

Préparation aux entrevues

La clé pour dénicher la bonne personne, c’est la préparation. Commencez par passer en revue les critères d’évaluation du rendement pour le poste. Si vous n’avez pas déjà de procédure d’évaluation, c’est le moment de vous en constituer une.

Voici quelques objectifs généraux de rendement pour les adjoints juridiques :

• qualité du travail — produit toujours, ou presque toujours, un travail exempt d’erreur et bien présenté;
• quantité de travail — produit une grande quantité de travail dans des délais raisonnables;
• intégrité — agit toujours avec intégrité; fait preuve d’un sens profond des responsabilités auprès des clients;
• attitude — fait preuve d’enthousiasme, d’engagement envers le travail et les intérêts des clients, de loyauté et de fidélité envers les intérêts de l’employeur, de diligence, de fiabilité, d’assurance, de fierté face aux résultats;
• entregent — s’entend bien avec les autres, et notamment avec vous, vos clients et les autres employés du bureau; se montre toujours coopératif / coopérative;
• approche axée sur les solutions — essaie par lui-même / elle-même de trouver des solutions aux problèmes, tout en sachant quand demander de l’aide; esprit d’initiative, créativité, indépendance, sens de la planification et de l’organisation; s’affirme sans être agressif / agressive; capacité à s’adapter et à prendre des décisions.

Une embauche réussie en est une où l’employé présente une excellente évaluation de rendement après une année d’emploi.

Une fois que vous avez établi les qualités que vous recherchez chez un adjoint, la prochaine étape consiste à élaborer une série de questions visant à vous procurer l’information nécessaire pour prédire la performance des candidats et candidates après leur embauche.

Les bonnes questions pour la bonne information

Supposons que vous voulez savoir si le candidat s’entendra bien avec ses futurs collègues. Vous pourriez lui demander : « Que feriez-vous si vous étiez en conflit avec une autre personne du bureau? » Mais ce genre de question ouverte et hypothétique ne donne habituellement pas de très bonnes informations, parce que le candidat sait quel genre de réponse vous attendez et va répondre en conséquence.

La meilleure façon de savoir comment une personne se comportera est de savoir comment elle s’est comportée dans le passé. Vous obtiendrez donc de meilleurs résultats en demandant : « Parlez-moi d’une situation où vous avez été en conflit avec un collègue. Qu’est-ce qui a provoqué le problème? Qu’avez-vous fait pour le résoudre? »

Lorsque le candidat raconte une anecdote, soyez très attentif. Cette personne dit-elle la vérité? Quelles connaissances, habiletés et attitudes a-t-elle mobilisées pour faire face au problème? Apporterait-elle une contribution positive à votre organisation si une situation similaire devait se présenter?

Ce type d’approche « comportementale » en matière d’entrevues d’embauche n’est pas infaillible; même les meilleurs intervieweurs peuvent se faire duper à l’occasion. Mais il n’y a pas de meilleure méthode pour identifier le candidat qui a « ce qu’il faut » pour le poste.

Le jeu en vaut la chandelle

Si vous prenez le temps de planifier et de mettre en œuvre une stratégie de recrutement appropriée, vous aurez beaucoup plus de chances de trouver l’adjoint brillant qui rendra votre travail beaucoup plus facile et contribuera au succès de votre cabinet.

J’ai dîné avec une camarade le mois dernier. « Comment ça va? », lui ai-je demandé. Sa réponse était si démesurément positive que j’ai eu peur qu’elle ne me fasse honte en bondissant sur sa chaise comme si elle était Tom Cruise. Ma distinguée amie venait de trouver une nouvelle application de courrier électronique qui avait changé sa vie et son travail.

Je dirige un cabinet spécialisé en droit immobilier et en droit des testaments et des successions, avec du personnel travaillant à l’extérieur du bureau, et je reçois des centaines de courriels par jour. Ma boîte de réception est un mélange de travail, de blagues, d’états des programmes sportifs de mes enfants et de messages me disant que ma vie est foutue à moins d’acheminer telle lettre à dix mille de mes plus proches amis. Je ne suis pas spécialement calée en technologie. En fait, je suis probablement la seule femme de 34 ans en Amérique du Nord à ne pas savoir comment envoyer un texto. Cela dit, je devais essayer le nouveau programme de mon amie; alors après le dîner, je suis retournée à mon bureau, j’ai ajouté le module à mon Outlook, et j’ai eu le coup de foudre.

Cette application, un prolongement du programme Getting Things Done de David Allen, permet de classer les messages selon leur opportunité :  « Action », « Deferred », « Waiting for », « Snooze » ou « Someday ». En utilisant les onglets prévus à cet effet, vous pouvez retirer un message de votre boîte de réception et il ressurgira au moment où vous avez planifié la tâche concernée, ou encore il restera rangé jusqu’à ce qu’une tâche préalable soit accomplie. Je ne connais pas tellement les livres de David Allen sur la gestion du temps, mais ce que j’en ai lu est logique, surtout si vous désirez réellement que le travail se fasse.

L’extension s’appelle Getting Things Done. Elle coûte 69,95 $ et peut être obtenue à l’adresse http://gtdsupport.netcentrics.com/buy/indexd.php. Si vous êtes sceptique, vous pouvez aussi l’essayer gratuitement.

Si vous êtes calé en informatique, vous être probablement en train de lever les yeux au ciel en vous disant qu’il y a de bien meilleures façons de gérer ses messages dans Outlook. C’est possible, mais la plupart d’entre vous ont une connaissance approfondie d’Outlook. Pour ceux et celles qui aiment la simplicité, cet ajout éclair m’a fourni un moyen fiable de gérer mes courriels.

J’ai constaté que Getting Things Done est un bon moyen de me rappeler de donner suite à un courriel reçu plusieurs semaines auparavant. Il n’y a pas d’oubli avec cette application : si vous classez le message, le programme se chargera de vous faire savoir quand il doit être traité.
La technologie n’est-elle pas une chose formidable?

Le message suivant a été envoyé par David Bilinsky, conseiller en gestion de la pratique du Barreau de la Colombie-Britannique, à la rédactrice en chef de Seul maître à bord au sujet de l’article « Le secret le mieux gardé de Google » publié dans notre dernier numéro. Le message soulève plusieurs questions qu’il nous semblait important de communiquer à nos membres. Nous avons donc décidé de le reproduire ici intégralement.

J’ai lu avec grand intérêt le bulletin Seul maître à bord publié par la Conférence des juristes de la pratique générale, exerçant seuls ou en petits cabinets de l’ABC. L’un des articles m’a cependant inquiété. Il s’agit de celui qui s’intitule « Le secret le mieux gardé de Google ».
Deux choses en particulier me préoccupent :

1. L’article fait référence au moteur de recherche Google Desktop. Au Barreau de la Colombie-Britannique, nous avons de sérieuses réserves à l’égard de la protection des renseignements personnels (ou plutôt, de l’absence de protection) dans l’ensemble des services en ligne de Google. Google conserve sur ses serveurs des enregistrements électroniques qui peuvent remonter jusqu’à dix-huit mois. Comme ces serveurs sont situés aux États-Unis, l’information qu’ils contiennent est visée par la Patriot Act et d’autres mesures de sécurité américaines.
   
   En tant qu’avocats canadiens, nous avons le devoir de protéger les renseignements personnels de nos clients. Pour cette raison, nous recommandons de ne stocker aucune information concernant le cabinet ou ses clients sur un serveur situé aux États-Unis, ce qui inclut les services de Google. Nous déconseillons en particulier aux avocats d’utiliser Google Desktop. Il existe certainement des solutions de rechange qui ne présentent pas le type de risque pour la vie privée que présente ce service.
   
   
2. L’auteur écrit :
   
   « Espionnez votre propre PC : Si d’autres personnes ont accès à votre compte utilisateur sur votre ordinateur personnel et que vous vous demandez si ces personnes l’ont utilisé en votre absence, ou si vous voulez simplement contrôler des comptes utilisateurs sur d’autres ordinateurs dans votre bureau pour lesquels vous avez le nom d’utilisateur et le mot de passe, Timeline offre un excellent moyen de le faire (oui, cela fonctionne aussi pour l’ordinateur de votre adolescent ou de votre adolescente, si vous avez leur nom d’utilisateur et leur mot de passe). Vous pouvez voir quels sites Web ces personnes ont visités, quels documents elles ont ouverts, et quels courriels elles ont écrits. Mieux encore, si certains documents ont été supprimés afin de masquer une activité, Google Desktop a conservé une copie que vous pouvez ouvrir et examiner. »
   
   Vous connaissez probablement les dispositions du Code criminel sur l’interception des communications électroniques lorsque vous n’êtes ni l’expéditeur ni le destinataire de l’information communiquée. Ce type de journalisation auquel fait référence l’article pourrait poser de sérieux problèmes en égard à ces dispositions du Code.
   
   Lors de séances passées de FJP, nous avons abordé la question de l’utilisation de ce type de logiciel de journalisation dans le contexte d’un divorce et des pièges éthiques qu’ils représentent pour les avocats. Je suis d’avis que nous ne devrions pas encourager les avocats à utiliser de tels logiciels, et encore moins leurs clients.
   
   L’article a été écrit par un avocat américain pratiquant aux États-Unis. Je crois qu’il met bien en évidence les difficultés devant lesquelles les avocats canadiens pourraient se retrouver s’ils ne marquent pas un arrêt pour réfléchir aux différences entre notre situation et celle des avocats américains.
   

Le TECHSHOW de l’ABA, qui a lieu chaque année à Chicago, se surnomme lui-même « le meilleur congrès au monde en matière de technologie juridique », et après avoir assisté en mars à l’édition 2008 de ce congrès, je ne peux qu’être en accord avec cette affirmation.

Cette année, le TECHSHOW offrait 16 axes de formation. De retour cette année, il y avait les séances sur Microsoft Office, l’administration des archives, les technologies sans fil, des tables rondes, des ateliers intitulés « comment ça marche », des séances sur les fournisseurs, des séances avancées sur les technologies de l’information et la sécurité, d’autres sur l’administration de la preuve électronique, Internet, les litiges et, plus important, deux axes sur la pratique solo ou en petits cabinets.

À ces thèmes s’ajoutaient cette année des séances sur les relations avec les clients, les conseillers de sociétés ou de grandes entreprises, les ordinateurs Mac, le virage vert et le « bureau écologique ».

Je ne dispose pas de suffisamment d’espace dans ce bulletin pour présenter un compte-rendu complet du congrès, mais le plus important pour moi était de constater l’immense intérêt de participer au TECHSHOW du point de vue des petits cabinets. Il y avait parfois, outre les nombreux autres thèmes présentés simultanément, deux séances distinctes consacrées aux questions de technologie dans un contexte de pratique en solo ou en petits cabinets.

Voici quelques exemples de séances s’adressant aux juristes exerçant seuls ou en petits cabinets : « Beating the startup blues », « Seven technology must-haves for superlative client service », « She’s a spreadsheet wizard », « Drafting bills clients love to pay », « What lawyers need to know about digital dictation and voice recognition », « Is online backup Ali Baba or the 40 thieves? » et « E-discovery — one hard drive could make or break your case ».

Outre les séances de formation, l’Exposition des fournisseurs permettait aux personnes inscrites d’échanger directement avec la plupart des grands fournisseurs de logiciels juridiques au sujet de leurs différents produits. Des représentants proposaient des démonstrations interactives sur la manière dont ces logiciels nouveaux ou améliorés pouvaient être exploités pour nous aider dans notre travail.

En somme, si jamais vous avez la chance de participer au TECHSHOW de l’ABA à Chicago, le détour en vaut la peine.

Comme il s’agit de mon dernier bulletin à titre de président, il me faut revenir sur les différentes réalisations de la Conférence au cours des deux dernières années. Par exemple, nous avons coparrainé l’édition 2007 de la Pacific Legal Technology Conference à Vancouver, et coparrainé (avec la Conférence d’aide aux juristes) une séance de FJP très réussie intitulée « Technologies : s’adapter ou s’accrocher au passé? » (Tech for Two: Jack & Jill Take On Technology) lors de la Conférence annuelle de l’ABC en 2007 à Calgary. De plus, notre Conférence a connu lors de cette conférence sa meilleure réunion d’affaires à ce jour.

Autre évènement à souligner, la Conférence a tenu en avril 2008 une FJP en ligne intitulée « Le bureau écologique » (The paperless office), qui a compté près de 300 inscrits de partout au pays. Pour donner suite à ce succès, notre Conférence et la Conférence d’aide aux juristes ont l’intention de collaborer à nouveau pour présenter en août, à Québec, ce qui promet d’être une très dynamique FJP.

La Conférence a publié deux bulletins en 2007 et en 2008, des bulletins toujours d’actualité et très appréciés.

Aucune de ces réalisations n’aurait été possible sans le travail assidu des membres exécutifs de la Conférence, qui se sont réunis en personne ou par téléphone à de nombreuses occasions au cours des deux dernières années. Je sens que nous avons réussi à revigorer la Conférence et à faire la preuve à nos collègues de l’utilité de se joindre à l’Association du Barreau canadien, et en particulier à la Conférence des juristes de la pratique générale, exerçant seuls ou en petits cabinets.

Je tiens à remercier le Bureau national de l’ABC pour toute l’aide fournie au cours de ces deux années, avec bien sûr un merci spécial à Edith Pérusse, notre formidable agente de liaison.

Cet automne, David Paul prendra la relève à titre de président. Comme plusieurs d’entre vous le savent, David est à la fois compétent et énergique, et j’ai hâte de voir les progrès qu’il ne manquera pas de faire connaître à notre Conférence.

Merci encore pour ces deux formidables années.

Conférence juridique canadienne et Expo 2008
Québec
Du 17 au 19 août 2008
Centre des Congrès de Québec

Détails et inscription

Activités de la CJPGS

Le lundi 18 août
12 h 30 - 14 h - Réunion d'affaires
Tous les membres de la Conférence sont conviés à cette réunion!

Figure notamment à l'ordre du jour de la réunion l'élection d'un secrétaire-trésorier pour 2008-2010.

Toute mise en candidature présentée par un membre de la CJPGS peut être soumise par écrit au comité des mises en candidature à l'attention de Edith S. Pérusse à edithp@cba.org, avant le 12 août. Les mises en candidatures seront aussi acceptées lors de la réunion.

16 h 30 - 18 h - Réception, organisée conjointement avec la Conférence sur l'aide à la profession juridique (CAPJ) et commanditée conjointement par Sims & Co.

Le mardi 19 août
9 h - 10 h 30 – FJP – présentée conjointement avec la CAPJ
Exploitation, expansion et liquidation d’un cabinet d’avocats