Dans la majorité des cabinets d’avocats et d’avocates, plus de travail veut dire plus d’argent. Et bien que cela puisse convenir aux avocats désireux d’atteindre leurs objectifs annuels de facturation, beaucoup de petits cabinets et d’avocats qui exercent seuls constatent que les clients et clientes veulent autre chose : une solution à leurs problèmes à un coût abordable.

S’adressant à des clients plus axés sur le consommateur ou la consommatrice – et déchargés de la bureaucratie et des frais généraux élevés – ces petits cabinets adoptent des barèmes tarifaires de rechange comme moyen de prendre l’avantage sur leurs concurrents et concurrentes qui demeurent assujettis à l’heure facturable.

Ces barèmes, qui englobent des honoraires fixes, des honoraires plafonnés, des droits adaptés ou des frais de conclusion de transaction, dépendent généralement de la nature du dossier et des besoins du client.

Bill MacQuarrie, associé chez MacQuarrie Whyte Killoran, un petit cabinet de Gloucester, en Ontario, affirme que dans une proportion de 90 p. 100, la facturation de son cabinet se fait maintenant à tarif fixe.

« De nos jours, les clients magasinent sur Internet et comparent les prix. Pour attirer ces clients et les garder, on doit offrir un prix fixe raisonnablement concurrentiel. »

Faire place à une facturation de remplacement suppose un examen sérieux des habitudes passées d’un avocat ou d’une avocate et de la façon de structurer une pratique juridique de façon plus efficiente.

Mais l’heure facturable, si attrayante par sa simplicité et lucrative en raison de sa flexibilité, est une habitude dont il n’est pas facile de se débarrasser. Pour beaucoup de cabinets, il peut être difficile de résister à la tentation d’augmenter les taux en vue d’une baisse des profits.

Bien que l’adoption de nouvelles méthodes soit logique d’un point de vue commercial, faire place à une facturation de remplacement suppose un examen sérieux des habitudes passées d’un avocat ou d’une avocate et de la façon de structurer une pratique juridique de façon plus efficiente.

Afin d’adopter avec succès de nouveaux barèmes tarifaires, on doit organiser sa pratique et améliorer ses aptitudes en planification de projets, ce qui ne profite pas seulement au client, mais aussi au cabinet, parce que le système encourage et récompense l’efficience. Une affaire en particulier peut sembler valoir, disons, 10 heures de travail. Mais en peaufinant et en améliorant le système, un avocat peut découvrir qu’il est possible de réduire passablement le temps alloué à ce dossier.

« À notre bureau, nous cherchons constamment des façons d’améliorer l’efficience du déroulement de notre travail », de dire Cory Furman, associé chez Furman & Kallio, à Regina, un cabinet composé de quatre avocats spécialisés en propriété intellectuelle, lequel utilise beaucoup la facturation à tarif fixe pour les tâches courantes et prévisibles. « Ceux et celles qui misent sur leur système adéquatement peuvent obtenir de bien meilleurs résultats qu’en facturant à l’heure », affirme-t-il.

Les honoraires fixes, qui s’appliquent à des services précis tels que l’exécution de testaments et de brevets ou la constitution d’entreprises en sociétés, constituent le type de rétribution de remplacement le plus répandu. Mais ils ne sont pas toujours appropriés, surtout lorsque le cabinet doit assumer un dépassement de coûts si le dossier s’éternise.

Il y a aussi un risque que l’avocat soit tenté de précipiter un dossier. Selon Eric Polten, associé chez Polten & Hodder, à Toronto, « les honoraires bloqués posent des problèmes; ils peuvent avoir pour conséquence un travail bâclé. »

Mais les solutions de rechange qui suivent s’offrent encore à vous.

• En mettant l’accent sur la valeur d’un travail plutôt que sur le temps qui y est consacré, les honoraires conditionnels procurent une approche axée sur les résultats, selon laquelle la rétribution dépend de l’aboutissement du dossier et du rendement de l’avocat.
• Dans le cas des droits adaptés – une méthode qui favorise la délégation – on facture au client un taux horaire unique, que le travail soit effectué par une ou un juriste salarié ou par une ou un associé principal.
• L’idée de la facturation de projet est une abomination pour un bon nombre d’avocats; elle consiste à déterminer un prix au départ pour gérer un projet particulier du début jusqu’à la fin. Là encore, le client peut prévoir le coût avec plus de certitude. Pour le cabinet, toutefois, il est important d’évaluer le projet avec soin et de planifier les impondérables qui peuvent éventuellement survenir en cours de route. L’avocat peut également facturer une prime afin de couvrir en partie le risque qu’il court.

Et la liste continue. Les honoraires plafonnés, la facturation de projet et les sommes versées régulièrement à titre d’acompte constituent des méthodes différentes, lesquelles permettent de gérer un cabinet et de satisfaire ses clients en mettant l’accent sur la valeur et la rapidité.

M. Polten conseille toutefois aux avocats de ne pas perdre de vue les rentrées de fonds au cabinet, et plus particulièrement les honoraires en fonction des résultats qui se rattachent à des litiges complexes. De fait, les services offerts en fonction des résultats coûtent souvent plus cher aux clients que ceux qui sont facturés à l’heure. « La possibilité réelle qu’un avocat subisse des pertes doit être compensée par des gains plus importants dans une autre affaire, explique-t-il. À bien des égards, la certitude que recherchent les clients n’est pas toujours la méthode la plus équitable. »

D’après M. Polten, certains barèmes tarifaires hybrides ont au moins le mérite de forcer le client et l’avocat à partager le risque lié aux développements imprévus. Ce type de barème comprend notamment le tarif horaire réduit doublé d’une prime de conclusion de transaction, ou les honoraires conditionnels en fonction desquels le client paie les débours, sans égard à l’issue de l’affaire.

« Si l’avocat accepte seul tout le risque, cela peut occasionner un excédent de son côté, ajoute Eric Polten. Plus le travail est contentieux, plus il est difficile de fixer un tarif et de faire un bon travail. »

Yves Faguy est un avocat et journaliste et est un collaborateur régulier du magazine National.

Si vous vous servez de plus d’un ordinateur à plus d’un endroit, vous avez probablement éprouvé la frustration liée à l’incapacité de mettre la main sur les programmes et les dossiers dont vous aviez besoin. Bien que vous puissiez combler le fossé dans une certaine mesure, en utilisant principalement un ordinateur portatif dont vous ne vous séparez pas, ce système comporte des désavantages en dépit de sa commodité. Les piles ont une durée de vie limitée, tout comme les ordinateurs portatifs eux-mêmes. Même les plus légers d’entre eux sont assez lourds, et les écrans standards relativement petits ne sont pas conçus aux fins d’une visualisation à long terme.

Heureusement, avec un peu d’ingéniosité, vous pouvez loger dans votre poche une solution de rechange en créant votre propre ordinateur portatif.

Découvrez la clé USB, aussi appelée connecteur USB. Au cours des dernières années, ces périphériques de stockage portatifs, qui sont de la grosseur du pouce, ont remplacé les disquettes et les CD-ROM à titre de méthode de choix pour transférer des dossiers d’un ordinateur à un autre. De dimensions réduites mais dotés d’une capacité de stockage importante, ces périphériques qui sont de plus en plus abordables peuvent résoudre un grand nombre de problèmes de stockage. Et bien que vous sachiez probablement déjà de quoi ils sont capables lorsqu’il s’agit de faciliter le transfert de fichiers, vous ne connaissez peut-être pas l’une de leurs fonctions moins publicisées : ils peuvent servir d’ordinateurs portatifs.

Notre amie la clé USB.

Voici de quelle façon vous pouvez créer le vôtre en six étapes simples.

1. Procurez-vous une clé USB : l’incorporation de la clé USB courante à votre suite bureautique portative est plus facile qu’il ne semble. Utilisez au départ une clé ayant une capacité de mémoire raisonnable – 512 mégaoctets est probablement un minimum. Future Shop et Best Buy, par exemple, vendent divers connecteurs USB (en format traditionnel ou en ligne), qui sont disponibles dans une vaste gamme de dimensions à partir de 40 $.

2. Sécurisez votre clé : une fois que vous avez fait l’acquisition de votre clé et que vous l’avez branchée au port USB de votre ordinateur, laissez ce dernier lire la clé et installez les pilotes de périphériques nécessaires, après quoi vous pourrez commencer à personnaliser votre ordinateur portatif. Tout d’abord, et surtout, téléchargez une copie de TrueCrypt. Cette application de source ouverte vous permettra de chiffrer votre clé USB et de la protéger par mot de passe, afin que vous n’ayez pas à vous soucier de la protection des renseignements confidentiels, advenant le cas où vous ne pourriez la retrouver.

3. Inoculez votre clé : l’élément qui vous est ensuite indispensable, c’est un logiciel antivirus. Si vous passez d’un système à un autre, rien ne permet de savoir à quels virus l’ordinateur hôte a été exposé, à moins que vous ne soyez le seul utilisateur ou la seule utilisatrice des deux systèmes. Et si des données confidentielles sont stockées dans votre clé portative, vous ne pouvez pas vous permettre de les perdre. Munissez-vous des produits ClamWin et AVERT Stinger de McAfee afin de contrôler et d’éradiquer tout virus qui entre éventuellement en contact avec votre clé portative.

4. Branchez-vous : vous pouvez maintenant vous diriger vers un site qui se spécialise dans les applications portatives tel que PortableApps.com ou The Portable Freeware Collection, où vous trouverez un grand nombre de programmes adaptés aux activités courantes à l’aide d’une clé portative.

Retenez Portable Firefox comme navigateur Web et le logiciel de courrier électronique client qui y est associé, Portable Thunderbird. L’installation est la même pour les deux fichiers : il suffit de transférer les fichiers téléchargés sur votre clé portative et de double cliquer sur le programme d’installation.

(Si vous êtes un inconditionnel d’Internet Explorer et d’Outlook, vous pourriez être intéressé à examiner l’application logicielle Carry It Easy, produite par CoCoSys, qui vous permet d’emporter vos données – courriels et signets d’Internet Explorer – avec vous, tout en utilisant les versions de logiciels d’un système hôte. (L’attrape-nigaud, c’est que la plupart des logiciels mentionnés dans le présent article sont des gratuiciels ou des partagiciels, tandis que l’application Carry It Easy vous coûtera environ 25 $.)

5. Procurez-vous des outils : maintenant que vos besoins électroniques sont comblés, ajoutez-y des logiciels bureautiques. L’application OpenOffice.org Portable est la version portative de la suite OpenOffice de Sun Microsystems. Elle comprend un logiciel de traitement de texte, un tableur, un gestionnaire de présentation et un programme de dessin, lesquels sont tous compatibles avec la gamme des produits Microsoft Office et rendent à peu près les mêmes services, et elle est gratuite. Encore une fois, l’installation est explicite.

Votre bureau portatif commence à prendre forme. Vous devriez déjà pouvoir vous brancher à n’importe quel ordinateur afin de travailler, sans avoir à utiliser les programmes du système hôte, ni à vous préoccuper de la sauvegarde de vos dossiers confidentiels dans le système d’un tiers, ou encore de l’accès accidentel aux dossiers confidentiels d’une autre personne lorsque vous cherchez l’un de ceux que vous avez sauvegardés (vérifiez toujours afin de vous assurer que vous n’avez laissé aucun fichier temporaire dans le système hôte). De plus, votre système portatif vous deviendra de plus en plus familier au fil du temps, surtout si vous n’avez pas utilisé ces produits jusqu’ici.

6. Faites sensation : maintenant que vous avez paré à l’essentiel, vous pouvez commencer à regarder les accessoires de fantaisie. Vous pouvez envisager l’ajout d’autres programmes tels que Sunbird Portable aux fins de gestion de calendrier et de tâches (ou transférer votre calendrier Outlook actuel à un calendrier portatif EssentialPIM).

Comme les clés portatives et l’idée de les utiliser comme bureaux mobiles gagnent en popularité, pratiquement n’importe quel type de programme dont vous pourriez avoir besoin existe maintenant en version portative. Vous devez avoir accès à des fichiers PDF? Il y a les applications Cool PDF Reader ou Foxit Reader. À des logiciels d’édition graphique? Les logiciels GIMP Portable ou i.Mage s’offrent à vous. À un lecteur RSS en ligne? Les outils RSSOwl ou GreatNews feront l’affaire. Et la liste continue.

Votre clé USB étant chargée, vous êtes prêt à partir sur la route. Vous devriez être parfaitement équipé afin de travailler sur n’importe quel ordinateur assez récent, bien que vous puissiez éprouver des difficultés si votre ordinateur hôte exploite encore un système Windows 98 ou plus ancien ou des versions non mises à jour de Windows XP; vous disposez d’une gamme complète d’applications utiles et vos renseignements sont protégés. Mieux encore, votre « nouvel ordinateur » se transporte facilement dans une poche, autour de votre cou, ou dans votre mallette perpétuellement bourrée de documents. Essayez un peu de faire ça avec un ordinateur portatif…

Lorsque les coûts liés aux réclamations immobilières ont amorcé une tendance à la hausse en 2004, nous avons pris note du fait qu’il s’agissait d’un secteur à surveiller. Mais lorsque cette même tendance à la hausse a pris un essor en 2005, nous avons analysé plus en détail les réclamations dans ce domaine de la pratique, afin de donner aux juristes spécialisés en droit immobilier un aperçu du renversement possible des tendances observées pendant les premières années de la présente décennie.

Bien que le nombre de réclamations immobilières soit demeuré relativement stable, leur coût, qui représentait un peu moins de 30 p. 100 en 2004 et 23 p. 100 en 2003, a augmenté jusqu’à représenter maintenant 40 p. 100 de tous les coûts liés aux réclamations en 2005. Pour la première fois depuis plusieurs années, en 2005, les coûts liés aux réclamations immobilières ont dépassé ceux qui sont liés au contentieux, ce qui est peut-être une bonne nouvelle pour les juristes au contentieux, mais assurément une mauvaise pour ceux et celles dont la pratique vise l’immobilier.

Réclamations immobilières – causes de pertes (2003-2005)

Sur le nombre de cas observés en 2005, nous constatons aussi que les pertes relatives aux dossiers immobiliers à titre individuel sont plus importantes que par le passé, ce qui traduit vraisemblablement la valeur plus élevée des propriétés et les possibilités de promotion immobilière.

S’agit-il d’une petite anomalie passagère ou d’un signe de ce qui se profile à l’horizon? D’un point de vue statistique, il est trop tôt pour l’affirmer avec certitude. Nous savons cependant que cette situation mérite d’être surveillée et signalée aux avocats spécialisés en droit immobilier.

On pourrait aussi se demander comment cette situation peut se produire, compte tenu du caractère généralisé de l’assurance titre sur le marché. L’analyse des causes sous-jacentes aux pertes montre que les réclamations présentées contre des juristes ne résultent pas d’erreurs techniques ni liées aux recherches, mais plutôt du fait que les juristes ne donnent pas de bons conseils juridiques.

En fait, sur l’ensemble des réclamations signalées, les cas d’erreurs liées à la communication et à un examen inadéquat des faits représentent une proportion de 55 p. 100. Les clients et clientes retiennent les services d’un ou d'une juriste au cours d’une transaction immobilière parce qu’ils veulent qu’on leur donne des conseils et que l’on prenne soin d’eux. La contribution la plus utile qu’un juriste puisse apporter dans le cadre d’une transaction immobilière, ce sont les conseils juridiques qu’il prodigue.

Comment pouvez-vous vous assurer que vous donnez à votre client les conseils qu’il lui faut? En portant attention aux deux points les plus importants dans une transaction immobilière, le début et la fin.

Au début

Il est important que les juristes portent attention au « tableau d’ensemble » de la transaction immédiate. Le marché est-il raisonnable? Y a-t-il des indices de fraude? Vous demande-t-on de documenter le marché? Y a-t-il des clauses contradictoires dans le contrat ou dans les directives hypothécaires? Les personnes engagées dans les transactions sont-elles celles que vous rencontrez?

Posez-vous les questions qui suivent. Si un élément du procédé de mise en action vous préoccupe, disposez-vous d’un mécanisme visant à :

• relever les indices de fraude.
• vous assurer que votre adjoint, adjointe, vous signale les sujets de préoccupation en temps utile.
• vous assurer que vous êtes en mesure de signaler les sujets de préoccupation à votre client ou votre cliente.
• exécuter une transaction si l’autre partie n’est pas représentée.

Il ne s’agit en aucun cas d’une liste définitive des questions que vous devriez vous poser. Le formulaire d’accueil des clients et clientes de TitlePLUS peut vous mettre en garde contre d’autres sujets de préoccupation. On peut se procurer ce formulaire dans le site Web TitlePLUS en cliquant sur le lien « Products and Services » (produits et services).

À la fin

L’autre période significative au cours d’une transaction immobilière se trouve à la fin, lorsque vous êtes sur le point de clore le dossier. À ce stade, vous avez besoin de quelqu’un qui portera attention aux détails. Si plusieurs personnes sont à l’emploi de votre bureau, demandez alors à la personne qui a le meilleur sens du détail de se consacrer à ce dossier à ce moment-là. Si vous êtes une praticienne ou un praticien exerçant seul et que vous avez un soutien limité, efforcez-vous alors d’examiner le dossier au moment de la journée où vous êtes le mieux en mesure d’y consacrer du temps et de l’intérêt. Encore une fois, il est important de continuer à vous demander si la transaction est raisonnable en vous posant les questions qui suivent.

• Les fonds sont-ils affectés de manière appropriée? Si vous agissez comme acheteur ou acheteuse, et qu’une partie des fonds est réaffectée à l’acheteur, cela devrait attirer votre attention.
• Votre client ou votre cliente vous demande-t-il de courir un risque personnel? Par exemple, un client a-t-il déclaré à trois reprises distinctes qu’il avait oublié sa pièce d’identité? Si vous ne confirmez pas son identité, vous risquez de faire face à une réclamation pour négligence dans le cas où la transaction serait frauduleuse.
• Le marché a-t-il été passablement modifié? Dans l’affirmative, qui doit connaître ces modifications? Le client? La cliente? Le prêteur? La prêteuse? L’autre partie?
• Y a-t-il une incompatibilité entre le contenu des documents requis pour la clôture et les modalités de la convention d’achat-vente? Dans l’affirmative, ces questions doivent être réglées.

Si vous vous concentrez sur le début et la fin d’une transaction, la possibilité qu’une réclamation soit présentée contre vous pour négligence s’en trouve atténuée. Une fois que vous avez cerné les problèmes possibles, il est important que vous ayez en place les procédures et processus nécessaires afin de les aborder. Vous serez alors en mesure de prodiguer à vos clients et clientes les conseils juridiques qu’ils et elles attendent de vous.

Créer votre propre liste de vérification

Si ce n’est déjà fait, prenez quelques instants pour créer votre propre liste de vérification des indices de fraude. Vous pouvez probablement accomplir cette tâche en moins d’une heure, et apporter ainsi une amélioration permanente à vos procédures de bureau, ce qui contribuera à atténuer la possibilité que les statistiques sur les réclamations ne s’appliquent à vous.

Caron Wishart est vice-présidente aux réclamations chez Lawyers’ Professional Indemnity Co. (LAWPRO). Le présent article est paru pour la première fois dans le numéro de l’été 2006 du magazine LawPRO, et il a été réimprimé avec permission.

« Le marketing est si fondamental qu’on ne peut le considérer séparément de l’entreprise. Il englobe toute l’entreprise, du point de vue du résultat final – c’est-à-dire, du point de vue du client. » Peter F. Drucker, The Practice of Management

Le marketing est un processus continu et largement cérébral. Vous voulez que le marché connaisse votre nom, mais il existe d’autres considérations, tout aussi importantes. Quel marché allez-vous choisir, et comment allez-vous le joindre ? Et il y a toujours cette question fondamentale : « Pourquoi un client me préférerait-il à mes concurrents ? »

Réussir le marketing n’est pas une option – c’est une condition essentielle de succès. Et un bon marketing commence avec une bonne planification.

Le plan de marketing

« La préparation d’une stratégie de marketing constitue l’élément le plus important des efforts de marketing d’un cabinet », affirme Elizabeth Cordeau, de Calgary, présidente de la société Lexcore Communications. « Le marketing, ce n’est pas seulement la démarche de vendre votre cabinet. C’est de bien connaître ce que vous avez à vendre et ceux à qui vous essayez de le vendre. »

La première étape d’un bon plan de marketing, c’est d’écarter la notion de pratique générale, et de cibler un secteur précis du droit. Choisissez un domaine qui vous intéresse – idéalement, un domaine nouveau ou insuffisamment desservi dans le marché des services juridiques.

En ciblant votre pratique, la deuxième étape du développement d’un plan de marketing – le choix du marché à desservir – est grandement facilitée. Si vous répondez « tout le monde » à la question : « Qui est votre marché ? », votre objectif est trop vaste. Précisez davantage votre objectif.

Pour réussir véritablement, votre cabinet doit s’identifier au sein du marché des services juridiques. Selon Susan Van Dyke, de Van Dyke Marketing and Communication, à Vancouver, plusieurs cabinets juridiques amélioreraient considérablement leur situation avec quelques modifications simples à leurs pratiques d’affaires :

1. Assurez-vous d’avoir un bureau bien tenu dans un endroit accessible.
2. Assurez-vous que votre personnel soit aussi chaleureux et accueillant que possible.
3. Retournez les appels téléphoniques sans délai.
4. Accueillez les clients et clientes avec enthousiasme.
5. Ne craignez pas de confier des dossiers à d’autres spécialistes si vous n’avez pas vous-même la réponse.

L’essentiel, c’est de faciliter autant que possible l’expérience vécue par le client ou la cliente. « En fin de compte, les avocats sont dans le secteur des services », note M^me Van Dyke. « La façon dont un avocat répond aux besoins d’un client – indépendamment des services juridiques rendus – est critique. »

Une fois votre créneau établi et votre clientèle ciblée, vous devez établir une série d’objectifs en fonction du développement de votre pratique. Après tout, « si vous n’avez pas de destination en tête, le chemin importe peu », note-t-elle.

L’augmentation du bassin de clientèle, l’atteinte de cibles de croissance et l’expansion du cabinet vers de nouveaux domaines du droit peuvent compter parmi les objectifs retenus. N’oubliez pas de conserver une marge de flexibilité dans votre plan, et consultez une ou un professionnel si vous n’êtes pas sûr de votre expertise en marketing.

Mise en œuvre

Une fois le plan de marketing en place, le processus de mise en œuvre ne devrait pas poser de problèmes. La publicité dans les médias ou sur le Web constitue un excellent moyen d’attirer des clients, et le réseautage au sein de groupes d’affaires ou communautaires peut susciter des pistes intéressantes.

De plus, selon M^me Cordeau et M^me Van Dyke, les juristes négligent souvent de tirer profit des grands médias comme instruments de marketing.

« Les avocats auraient avantage à se rendre disponibles aux médias locaux pour commenter des questions d’ordre juridique dans leur secteur de pratique, ou à proposer des chroniques ou des articles dans leur domaine d’expertise », poursuit M^me Cordeau.

« Vous avez là de formidables occasions de visibilité en tant qu’experts, et par ricochet de promotion de votre pratique. »

Peu importe la stratégie que vous adopterez, il est important de se rappeler que le marketing est un processus fluide. Même les plans les mieux préparés peuvent se détraquer s'ils ne sont pas constamment révisés et mis à jour pour assurer leur efficacité et leur conformité aux objectifs du cabinet.

James Raiswell est l'ancien adjoint à la rédaction au magazine National. On peut consulter l’intégralité de ce texte sur EnPratique de l’ABC (www.cba.org/Enpratique)

Le stress est le résultat de tout facteur émotif, physique, social, économique ou autre qui exige une réponse ou un changement. Il est généralement admis qu'un peu de stress est acceptable (ce que l'on qualifie de « défi » ou de « stress positif »), mais lorsqu'il survient avec une force que vous ne pouvez maîtriser, il peut se produire des changements à la fois mentaux et physiques.

Le « stress en milieu de travail » consiste alors en des réponses physiques et émotionnelles nuisibles qui peuvent se produire lorsqu'il y a conflit entre les demandes liées au travail de l'employé et le degré de maîtrise dont dispose cet employé pour répondre à ces demandes. En général, la combinaison de demandes élevées dans un emploi et du faible degré de maîtrise sur la situation peut entraîner du stress.

Le stress en milieu de travail peut provenir de bien des sources ou d'un seul événement. Il peut avoir un impact autant sur les employés que sur les employeurs. Comme le souligne l'Association canadienne pour la santé mentale :

La peur liée à l'excédent de personnel, aux mises à pied en raison d'une économie incertaine et aux demandes accrues d'heures supplémentaires, suite à la réduction des effectifs, agissent comme facteurs d'agression négatifs. Les employés qui sentent la « pression d'exceller » peuvent se retrouver pris dans une spirale infernale d'efforts croissants pour répondre à des attentes élevées sans obtenir une plus grande satisfaction au travail. L'acharnement à donner un rendement à son maximum fait beaucoup de tort, p. ex. l'insatisfaction au travail, le roulement du personnel, la baisse d'efficacité, la maladie et même la mort. L'absentéisme, la maladie, l'alcoolisme, « la politique interne mesquine », les mauvaises décisions ou les décisions en toute hâte, l'indifférence et l'apathie, le manque de motivation ou de créativité sont tous des sous-produits d'un milieu de travail trop stressant.

(Extrait de l'Association canadienne pour la santé mentale, « Sources of Workplace Stress » Richmond, Colombie-Britannique)

Le stress peut-être à la fois bon et mauvais

Il est normal de subir un certain stress. C'est souvent ce qui nous procure l'énergie et la motivation dont nous avons besoin pour relever nos défis quotidiens à la maison et au travail. Ce genre de stress vous aide à surmonter la difficulté et à atteindre vos objectifs dans certaines situations comme les échéances à respecter, la vente, les objectifs de production ou encore la nécessité de trouver de nouveaux clients. Certaines personnes ne considèrent pas cela comme du stress, compte tenu du sentiment de satisfaction et de bonheur d'avoir relevé le défi.

Toutefois, comme c'est souvent le cas, trop des stress peut avoir des répercussions négatives. Lorsque le sentiment de satisfaction devient de l'épuisement, de la frustration ou de l'insatisfaction, ou lorsque les défis au travail deviennent trop exigeants, nous commençons à voir les signes négatifs du stress.

Les répercussions du stress

Lorsque le sentiment de satisfaction devient de l'épuisement, de la frustration ou de l'insatisfaction, ou lorsque les défis au travail deviennent trop exigeants, nous commençons à voir les signes négatifs du stress.

Le stress peut avoir des répercussions sur votre santé en général. Nos corps sont tels qu'ils sont conçus, pré-programmés si vous préférez, avec des réponses automatiques pour composer avec les situations stressantes. Ce système est très efficace pour les réponses de « combat ou de fuite » à court terme dont nous avons besoin lorsque nous devons affronter un danger immédiat. Le problème c'est que notre corps réagit à tous les types de stress de la même façon. Le fait de subir un stress pendant de longues périodes de temps (comme les faibles contraintes au travail, mais constantes) active ce système, sans qu'il ait la chance d'arrêter. La réponse pré-programmée du corps au stress, ou « réponse au stress généralisé », comprend les éléments suivants :

• augmentation de la pression artérielle
• augmentation du métabolisme (p. ex. pulsation cardiaque plus rapide, respiration plus rapide)
• diminution de la synthèse des protéines, du mouvement intestinal (digestion) des systèmes immunitaires et de réaction allergique
• augmentation du cholestérol et des acides gras dans le sang pour les systèmes de production énergétique
• inflammation localisée (rougeur, enflure, chaleur et douleur)
• coagulation sanguine plus rapide
• augmentation de la production de la glycémie pour l'énergie
• augmentation des brûlures gastriques

(Extrait de Basic Certification Training Program: Participant's Manual de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail de l'Ontario)

Heureusement, il y a habituellement des signes précurseurs pour indiquer que vous avez de la difficulté à composer avec des situations stressantes avant que des signes plus graves ne fassent leur apparition. Ces signes sont énumérés ci-dessous.

Signes et symptômes

De nombreux signes et symptômes différents peuvent indiquer si une personne a de la difficulté à faire face au stress qu'elle subit.

Signes physiques : maux de tête, grincement des dents, mâchoire contractée, douleur thoracique, souffle court, battement précipité du coeur, pression artérielle élevée, douleurs musculaires, indigestion, constipation ou diarrhée, transpiration accrue, fatigue, insomnie, maladies fréquentes

Signes psychologiques : anxiété, irritabilité, tristesse, attitude défensive, colère, sautes d'humeur, hypersensibilité, apathie, dépression, processus de réflexion lent ou pensées affolées, état de détresse, de désespoir ou sentiment d'être coincé.

Signes liés au comportement : boulimie ou anorexie, impatience, rapidité à argumenter, renvoi au lendemain, consommation accrue d'alcool ou de drogues, consommation accrue de la cigarette, isolement des autres, négligence des responsabilités, mauvais rendement, mauvaise hygiène personnelle, changement dans les pratiques religieuses, changement dans les relations familiales.

Les signes et symptômes de stress ont tendance à passer par plusieurs phases ou étapes. Ces phases peuvent être décrites ainsi :

(Extrait de : Anschuetz, B.L. « The High Cost of Caring: Coping with Workplace Stress » in Sharing: Epilepsy Ontario. Publié le 29 novembre 1999)

Faire face au stress

Les causes de stress en milieu de travail varient considérablement tout comme varient les stratégies pour les réduire ou les prévenir.

Lorsque le stress en milieu de travail provient, par exemple, d'un agent physique, il vaut mieux le contrôler à la source. Si le milieu de travail est trop bruyant, il faut mettre en oeuvre des mesures de contrôle pour enrayer le bruit dès que possible. Si vous ressentez de la douleur à la suite d'efforts répétitifs, il est possible de concevoir des postes de travail pour réduire les mouvements répétitifs et acharnés.

Dans bien des cas, la cause du stress ne peut être changée immédiatement. Il est donc essentiel de trouver des moyens de maintenir une bonne santé mentale. Il existe plusieurs moyens d'être proactif pour composer avec des situations stressantes. Au travail, vous pouvez essayer certains des conseils suggérés par l'Association canadienne pour la santé mentale suivants :

Le rire est l'un des moyens les plus faciles pour diminuer le stress. Partagez une blague avec un collègue, regardez une comédie à la maison avec des amis, lisez des bandes dessinées et essayez de voir l'humour dans les situations.

Apprenez à relaxer, prenez plusieurs respirations profondes durant la journée ou ayez des pauses régulières d'étirement. L'étirement est simple : les exercices peuvent se faire partout et ils ne prennent que quelques secondes.

Prenez en main votre situation en consacrant 10 minutes au début de la journée pour établir les priorités et organiser votre journée. Soyez honnête avec vos collègues, mais soyez constructif et faites des suggestions pratiques. Soyez réaliste par rapport à ce que vous pouvez changer.

(Extrait de l'Association canadienne pour la santé mentale, « Sources of Workplace Stress » Richmond, Colombie-Britannique)

Améliorer la santé mentale

Voici dix conseils généraux pour la santé mentale :

(Extrait de l'Association canadienne pour la santé mentale - Bureau national. Page d'accueil à l'adresse suivante : http://www.cmha.ca/)

Adaptée d'un article par le Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail (CCHST). Droit d'auteur 1997-2006 CCHST.

Logiciels bureautiques, progiciels comptables, navigateurs Web, logiciels de courrier électronique client, applications de gestion de cas – vous vous imaginez probablement que vous possédez déjà tout ce qu’il vous faut en fait de logiciels.

Eh bien, dans les cinq sites de ce mois-ci, nous jetons un coup d’œil sur cinq programmes logiciels téléchargeables qui sont de taille réduite, explicites, utiles à des égards que vous ne soupçonnez pas et disponibles à un prix plus que modique, défiant toute concurrence, puisqu’ils sont gratuits (bien que les réalisateurs et réalisatrices de certains de ces produits sollicitent des dons, si vous trouvez le programme utile, vous devriez probablement envisager de verser une petite contribution).

1. AVERT Stinger de McAfee – http://vil.mcafeesecurity.com/vil/stinger/. Même s’il n’existe aucun substitut à la protection antivirus en temps réel, l’application Stinger est un détecteur de virus léger et un outil de suppression. Si vous avez des raisons de croire que votre ordinateur, à la maison ou au bureau, a contracté un vilain bogue sur Internet, ou à la suite de transferts de fichiers, l’application Stinger permet de détecter et de régler le problème de manière très efficace. Bien qu’aucune des ressources de soutien que vous obtiendriez avec d’autres applications antivirus n’accompagne l’application Stinger, celle-ci est efficace lorsqu’il s’agit de régler rapidement vos problèmes de virus, ce qui vous permet de revenir à ce que vous êtes censé faire. En prime, stockez-en une copie sur une clé USB et vous disposerez d’un moyen très efficace de traiter une infection qui bogue votre ordinateur à un point tel qu’il est incapable d’exploiter d’autres applications.
2. Eraser  – http://www.heidi.ie/eraser/. Une fois que vous avez supprimé un fichier, il est disparu à jamais, n’est-ce pas? Pas tout à fait. Il existe toute une industrie qui cherche principalement à vous facturer des sommes exorbitantes pour récupérer des données perdues. Et si la capacité de recouvrer des données est parfois utile, par exemple, si vous venez de supprimer accidentellement tout le dossier de votre client ou de votre cliente, en d’autres circonstances, il s’agit d’une question de confidentialité et de protection des renseignements personnels. Si vous vendez ou donnez un vieil ordinateur ou un disque dur (ou que vous souhaitez vous assurer qu’une clé USB est entièrement effacée), utilisez l’application Eraser pour effacer vos données afin que les fichiers deviennent irrécupérables et que la confidentialité de vos clients soit assurée.
3. Bullfighter – http://www.fightthebull.com/bullfighter.asp. Le document que vous venez de rédiger est sans doute parfaitement intelligible pour vous, mais l’est-il pour votre client ou votre cliente? Bullfighter, un petit utilitaire de traitement de texte, parcourra votre document et vous indiquera si vous errez sur la voie de l’incompréhensibilité. Bullfighter signale le jargon technique – il a une aversion particulière pour les « termes d’entreprise » surutilisés tels que « effet de levier » ou « global » – et son dispositif Bull Index vous procurera aussi une analyse de la longueur des phrases et du nombre total de mots concrets, d’après l’indice de lisibilité de Flesch. Somme toute, il s’agit d’un merveilleux outil qui vous guidera sur la voie menant à la communication claire (malheureusement, disponible uniquement en anglais).
4. KeePass Password Safe – http://keepass.sourceforge.net/. Vous avez un mot de passe afin de lancer une session sur votre ordinateur, un pour votre courriel, un autre afin d’accéder au réseau local ou à votre courriel à domicile, un autre encore pour les services bancaires en ligne… Vous n’utilisez pas le même mot de passe à toutes ces fins, n’est-ce pas? Ou pire encore, l’expression « mot de passe » en guise de mot de passe (http ://www.modernlifeisrubbish.co.uk/top-10-most-common-passwords.asp)? L’application KeePass vous permet de créer une base de données de tous vos mots de passe – elle ira même jusqu’à créer pour vous des mots de passe aléatoires afin d’assurer une meilleure sécurité – puis de chiffrer cette base de données et de la verrouiller à l’aide d’un mot de passe maître. Maintenant, il vous suffit de mémoriser un mot de passe maître pour retrouver tous vos mots de passe aléatoires. Fini, les feuillets autoadhésifs sur le moniteur, afin de vous rappeler le mot de passe de votre compte d’épargne.
5. CCleaner – http://www.ccleaner.com/. Votre ordinateur fonctionne au ralenti? Si vous êtes raisonnablement sûr qu’il est exempt de logiciels espions – à cet égard, les applications Microsoft Defender (accessibles sans frais pour les utilisateurs et utilisatrices de Windows) ou AdAware SE Plus de Lavasoft pour les petites entreprises (32 $) sont de bons choix – jetez un coup d’œil sur l’outil CCleaner, qui débarrasse votre ordinateur des fichiers temporaires inutiles. Au surplus, le logiciel CCleaner examinera votre base de registres – la liste des programmes actifs que votre ordinateur exploite à son démarrage – et il supprimera les traces indésirables des programmes que vous avez déjà désinstallés, lesquels peuvent freiner votre ordinateur. Utilisez cet outil régulièrement, afin de vous assurer que votre ordinateur fonctionne toujours à sa vitesse maximale.

Ce mois-ci, sur le site EnPratique de l’ABC, le site de gestion de la pratique du droit à l’intention des avocats et avocates exerçant seuls et en petits cabinets au Canada , nous examinerons différents moyens de rendre votre bureau plus chaleureux, plus accueillant et plus confortable pour les personnes les plus importantes de votre cabinet juridique – vos clients et clientes.

Encore du nouveau à EnPratique de l’ABC…

Balados (uniquement en anglais) 

• New Ways to Practice Work/Life Conciliation  (téléchargement audio) (Nouveaux moyens de concilier travail et vie de famille)
• Podcasting : The Latest Addition to the Legal Marketing Toolkit (téléchargement audioaudio download) (Baladodiffusion : Les derniers ajouts de la trousse à outils de la commercialisation juridique)

Articles et conseils 

• Comment construire un système efficace de gestion des relations avec la clientèle
• L’embauche de personnel et le travail en collaboration : mode d’emploi à l’intention des avocats et avocates exerçant seuls et en petits cabinets

Et n’oubliez pas de consulter notre section consacrée au lancement d’un nouveau cabinet et à la carrière en solo, laquelle comprend maintenant le document intitulé Une carrière en solo, le Guide populaire de l’ABC destiné aux juristes qui exercent le droit à leur compte au Canada. Pour tous ces articles et d’autres encore, consultez le site http://www.cba.org/enpratique.