L’embauche et la formation d’un nouvel avocat coûtent cher et prennent beaucoup de temps. Les cabinets doivent donc choisir le bon candidat. Dans le présent article, une consultante en gestion de cabinets juridiques, Wendy Werner, discute des dix éléments à considérer prioritairement avant d’entreprendre le processus d’interviews. Elle vous montrera pourquoi les cabinets doivent mieux connaître leur organisation et le poste qu’ils désirent combler avant que le premier candidat ne franchisse le seuil du cabinet pour une entrevue. Voyez comment ce travail préliminaire peut vous éviter un cauchemar en ressources humaines plus tard.

Quand les cabinets juridiques pensent à recruter des avocats, un processus difficile et déroutant, ils recherchent souvent les questions décisives qui peuvent à la fois démasquer les candidats et toucher à l’essentiel. Lire aussi À la recherche d'un employé (Mars 2006)

Introduction

Quand les cabinets juridiques pensent à recruter des avocats, un processus difficile et déroutant, ils recherchent souvent les questions décisives qui peuvent à la fois démasquer les candidats et toucher à l’essentiel. Les interviewers espèrent « découvrir » des faiblesses avant que le candidat ne devienne un employé.

De fait, le gros du travail devrait avoir été complété avant d’interviewer le tout premier candidat, voire avant d’afficher le poste. Malheureusement, la plupart des employeurs juridiques omettent cette première étape importante.

Dans le présent article, vous trouverez quelques-unes des questions que vous devez vous poser avant d’entreprendre le processus d’embauche.

Lisez le texte intégral du présent texte en version PDF (uniquement en anglais).

Tout avocat a au moins un client qu’il aimerait congédier – et qu’il devrait probablement congédier – mais les avocats hésitent habituellement avant de poser un tel geste. Ceux qui ne le font pas craignent le plus souvent les circonstances désagréables entourant un tel congédiement ou encore la perte de mandats.

Ceux qui congédient un client le font habituellement pour l’un des trois motifs suivants : des comptes impayés, le refus de suivre des instructions ou des conseils raisonnables, ou la rupture du climat de confiance entre avocat et client (souvent à cause de conflits de personnalités).

Remettre au client tout ce qui peut aider le nouvel avocat du client. Lire aussi Un client abusif? Congédiez-le! (EnPratique de l'ABC) Quand faut-il refuser un client ou une cliente? (EnPratique de l'ABC)

La décision de congédier ou non un client est toujours difficile. Les directives sur la conduite professionnelle imposent à l’avocat un devoir de ne pas se retirer d’une cause à moins de motifs sérieux et avec un préavis approprié. Ces directives constituent la première étape dans le congédiement d’un client. Mais il y a aussi d’autres mesures que vous pouvez prendre pour protéger votre pratique quand il faut vous défaire d’un client.

Agir promptement. Une décision précoce peut s’avérer déchirante, mais il est crucial de laisser au client et de vous laisser suffisamment de temps pour protéger les intérêts de toutes les parties prenantes. Si la date du procès approche, il peut être trop tard pour congédier un client et, peu importe les circonstances, l’avocat devra persévérer. Vous avez beau être réticent à poser le geste, le retarder vous créera encore plus de problèmes.

Expliquez vos motifs au client. Les tensions seront exacerbées si le client ne comprend pas les motifs de son « congédiement ». Donnez-lui par écrit des motifs clairs, précis en y ajoutant un itinéraire des gestes qui devront être posés. Le client autant que l’avocat en bénéficieront.

Rendez compte et retournez tous les biens du client, y compris les sommes en fiducie, les documents et autres biens. Des documents peuvent être conservés en garantie si un avocat est congédié sans motifs suffisants, mais si l’avocat congédie le client, tout doit être retourné.

Que faut-il remettre au client? Tout ce qui peut aider le nouvel avocat du client devrait faire partie de la liste, y compris les notes de service et les autres renseignements au sujet de la cause. N’oubliez pas qu’une comptabilisation immédiate des honoraires en suspens est également appropriée.

Collaborez avec votre successeur pour assurer une transition sans heurts. La remise de documents et de notes au nouvel avocat est cruciale, et fait partie des règles de conduite professionnelle. Assurez-vous cependant de protéger la confidentialité de vos échanges avec le client en collaborant avec un successeur. Le devoir de confidentialité demeure, à moins d’un consentement explicite du client.

Craig Burley est avocat et journaliste.

Le TECHSHOW 2007 de l’ABA offrait une multitude de conseils précieux pour les avocats proactifs, y compris une journée entière de séances consacrées aux avocats exerçant seuls ou dans des petits cabinets. Voici une dizaine des meilleurs trucs que j’y ai trouvés :

• Créer un guide de conseils pour vos clients. Vous vous souvenez de la grande utilité des cartes routières de CAA avant l’époque de Google? Appliquez le même concept pour guider vos clients durant l’ensemble du processus. (Présenté par Debbie Foster, InTouch Legal)
• Vous pouvez finalement vous fier à la reconnaissance vocale. Avec la sortie de Dragon NaturallySpeaking 9, la reconnaissance vocale et la dictée numérique constituent maintenant des options viables pour les cabinets juridiques. Tirez-en profit. (Présenté par Jim Calloway,Oklahoma Bar Association)
• Ne dirigez pas votre personnel par courriel. Des sondages récents démontrent que les récipiendaires ne réussissent que 50 % du temps à interpréter correctement les nuances d’un courriel. Le courrier électronique ne doit pas remplacer les conversations en face à face avec le personnel. (Présenté par Reid Trautz,American Immigration Lawyers Association)
• Utilisez les extranets des clients. Les clients apprécient la facilité et le caractère immédiat de l’accès électronique à l’information relative à leurs dossiers. Cela vous permet également de limiter le temps facturable. Bien sûr, assurez-vous de protéger la sécurité des renseignements que vous rendez disponibles. (Présenté par Walt Karnstein, Kolisch Hatwell, P.C.)
• Déterminez votre tarif horaire réel. Après avoir tenu compte des coûts réels durant la préparation de votre facture, vous découvrirez peut-être que votre tarif horaire est quelque peu trompeur. Votre tarif horaire réel (la somme reçue, divisée par les heures consacrées à un dossier) démontre l’importance de consigner TOUTES vos heures. (Présenté par David Bilinsky, Law Society of BC)
• Évaluez-vous sur Google. Faites une recherche sur votre nom régulièrement, pour voir ce que vos clients peuvent apprendre sur vous par l’entremise du Web. Mieux encore, utilisez les Alertes Google pour vous assurer que vous n’êtes pas le dernier à connaître ce que l’on dit de vous sur Internet. (Présenté par Dan Pinnington, LawPRO)
• Créez (et souvenez-vous) de meilleurs mots de passe. Un bon mot de passe doit être unique, suffisamment long pour inclure différents types de caractères (lettres, nombres et symboles). Des sites comme Roboform.com peuvent vous aider à créer et à mémoriser vos mots de passe en toute sécurité. (Présenté par Tom Mighell, Cowles & Thompson, P.C.)
• Utilisez sans retard les services d’experts en recherche de documents électroniques. Tous ne s’y connaissent pas dans ce domaine. Vous aurez alors besoin d’un expert dès le début du processus. Cela peut prendre la forme d’un fournisseur en recherche électronique d’éléments de preuve, d’un expert en informatique judiciaire ou même d’un avocat spécialisé. (Présenté par Bruce Olson, Davis & Kuelthau, S.C.)
• Exposez les arnaques de courrier électronique. La mystification de courriel survient quand un expéditeur de courrier électronique assume l’identité d’une autre personne en falsifiant son nom et son adresse de courriel. Un outil électronique appelé Samspade.org peut vous aider à démasquer les coupables en décodant l’information d’entête de page du courriel. (Présenté par John Simek, Sensei Enterprises, Inc.)
• Découvrez les vertus de la collaboration. Avec la popularité croissante des Wikis, Google Docs et autres outils de gestion de projets (BaseCamp et activeCollab), les clients ne se contentent plus d’apprécier la commodité de la collaboration en ligne – ils s’y attendent. (Présenté par Rick Klau, Feedburner, Inc.)

Pour plus de renseignements sur le TECHSHOW de l’ABA, visitez le www.techshow.com. Consultez également EnPratique de l’ABC pour obtenir d’autres conseils utiles provenant du TECHSHOW 2007.

Mark Kuiack est rédacteur du site EnPractique de l'ABC.

Qu'ils soient médecins, dentistes, avocats, programmeurs ou travailleurs sociaux, les professionnels emploient – et comprennent! – un vocabulaire, des termes et des expressions techniques qu'ils ont appris à l'université. Mais leur jargon peut dérouter ceux et celles qui n'ont pas la même formation.

Dans vos communications écrites, faites un effort particulier pour éviter le charabia; expliquez les termes juridiques clairement et exprimez vos idées dans un langage qu'un non-juriste peut comprendre. Lire aussi Réclamations immobilières à la hausse : une mauvaise communication en est la cause (Novembre 2006) Parler simplement, clairement (Magazine National)

Les avocats et notaires ont besoin de communiquer l'information juridique à leurs clients dans une langue que ces derniers comprennent. Il faut expliquer les termes juridiques ou leur trouver des synonymes plus simples.

Par exemple, un « interrogatoire préalable », c'est l'occasion donnée à l'autre partie d'interroger une personne avant le début d'un procès. Une fois que vous avez expliqué un terme ou une expression technique, vous pouvez l'utiliser avec confiance, sachant qu'elle sera comprise. Ne tenez pas pour acquis que votre client vous comprend.

Dans le cadre d'une conversation, en règle générale, soit par le langage corporel ou par les questions posées, vous savez quand une personne ne saisit pas le sens de vos propos. Quand vous écrivez à quelqu'un, vous n'avez pas cette réaction immédiate. Dans vos communications écrites, faites un effort particulier pour éviter le charabia; expliquez les termes juridiques clairement et exprimez vos idées dans un langage qu'un non-juriste peut comprendre.

En suivant les règles de base exposées ci-après, vous pouvez grandement améliorer la qualité de vos écrits et, du même coup, rendre vos clients plus à l'aise.

Les dix commandements de la rédaction en langage courant

Tirés de Mort au charabia!, rapport conjoint de L'Association du Barreau canadien et L'Association des banquiers canadiens sur la lisibilité juridique, 1991.

• Pensez à votre lecteur ou lectrice et rédigez en vous mettant à sa place.
• Rédigez des phrases courtes.
• Dites ce que vous avez à dire, pas plus.
• Utilisez la forme active.
• Utilisez des mots simples, ceux de tous les jours.
• Évitez de désigner un même concept par des mots différents.
• Évitez les listes de synonymes.
• Évitez les formalités inutiles.
• Organisez votre texte :
1. selon un ordre logique;
2. avec des titres informatifs;
3. et avec une table des matières lorsque le document est long.
• Faites en sorte que le document soit attrayant et conçu pour faciliter la lecture.

Une chose à souvenir :

L'American Bar Association a souvent sondé les attitudes du public envers les avocats et les avocates. Le sondage de 1993 a révélé que 50 % des clients dont les avocats parlaient souvent ou occasionnellement en jargon juridique ne voulaient pas retourner les voir ou leur envoyer de nouveaux clients.

Tirés de « Les sept clés d'un service à la clientèle hors pair », publiée par l'Association du Barreau canadien.

La recherche électronique d’éléments de preuve dans le cadre d’actions civiles a beau se produire plus souvent dans le cadre de poursuites contre de grandes entreprises, cela ne signifie pas qu’elle soit dénuée d’intérêt pour vos clients, demandeurs ou défendeurs, même s’il s’agit de petites ou de moyennes entreprises. Dans les cinq sites du mois, nous verrons comment fonctionne la recherche électronique d’éléments de preuve et donnerons un aperçu de la jurisprudence canadienne et de tout ce que vous devez savoir pour vous protéger et pour protéger vos clients.

1. La recherche électronique d’éléments de preuve : une liste de ressources.
   http://www.practicepro.ca/practice/eDiscovery_en/digest.aspx.
   Développée comme un supplément électronique du magazine LAWPRO, cette liste de ressources propose toute l’information de base nécessaire sur la recherche électronique d’éléments de preuve au Canada, y compris des directives, des renseignements sur les métadonnées, les méthodes de recherche pour les avocats pratiquant seuls ou pour les petits cabinets, et bien plus.
2. Un survol de la jurisprudence canadienne sur la recherche électronique d’éléments de preuve par l’Association du Barreau de l’Ontario.
   http://www.oba.org/en/main/ediscovery_en/digest.aspx.
   Développé et entretenu par des membres du Sedona Canada Working Group (http://www.thesedonaconference.org/wgs), ce sommaire de la jurisprudence canadienne en matière de recherche électronique d’éléments de preuve couvre un peu tout – de l’ampleur de la recherche au processus d’examen en passant par l’interrogatoire du personnel de TI durant un procès traitant d’ordonnances Anton Piller.
3. Un survol de la jurisprudence relative à la recherche électronique d’éléments de preuve par Gowlings.
   http://www.gowlings.com/resources/PublicationPDFs/BurkeT_SurveyEDiscovery.pdf.
   Dans ce document PDF, deux avocats, Todd Burke de Gowlings et Lenn Smith du cabinet Lenczner Slaght Royce Smith Griffin s.r.l., jettent un regard approfondi sur la jurisprudence relative à la recherche électronique d’éléments de preuve. Une excellente façon de se renseigner sur l’application de certaines causes spécifiques à des enjeux spécifiques en matière de recherche électronique d’éléments de preuve.
4. Table ronde virtuelle LPT (Law Practice Today) intitulée A Gold Mine of Electronic Discovery Expertise: A Conversation Among Veterans of Electronic Discovery Battles.
   http://www.abanet.org/lpm/lpt/articles/ftr07041.html.
   La Section de l’ABA sur la gestion de la pratique juridique organise cette table ronde sur la recherche électronique d’éléments de preuve. Animée par le gourou de la gestion de la pratique Dennis Kennedy, cette table ronde regroupe des avocats, des consultants, des fournisseurs et des experts pour discuter des enjeux de la recherche électronique d’éléments de preuve. On y retrouve aussi de beaux exemples de la pertinence de ce type de recherche électronique d’éléments de preuve pour les avocats exerçant seuls ou dans des petits cabinets dans des causes portant, entre autres, sur le divorce, la compétence parentale et la fraude.
5. La recherche électronique d’éléments de preuve au Canada.
   http://www.ediscoverycanada.com/.
   Martin Felskym, PDG de Commonwealth Legal, anime ce blogue éducatif sur le droit, la stratégie et la technologie de la recherche électronique d’éléments de preuve au Canada. Un excellent site pour obtenir des mises à jour et les récents développements.

Pour que leurs clients restent heureux et pour sortir du lot, un nombre de plus en plus grand de cabinets sensibles aux demandes du marché créent des normes formelles de service à la clientèle, les mettent en œuvre et en font la promotion. Ce mois-ci, sur le site EnPratique de l’ABC, découvrez comment une politique formelle de service à la clientèle peut-elle faire sortir votre cabinet du lot.

Encore du nouveau à EnPratique de l’ABC…

Balados (uniquement en anglais) :

• Concevoir une politique de normes de service à la clientèle pour votre cabinet (télécharger l’extrait audio)
• Un regard neuf sur la perception des honoraires pour les avocats (télécharger l’extrait audio)

Articles et conseils :

• Leçons apprises : les pires erreurs et les plus grandes réussites professionnelles des avocats et des avocates
• Quand faut-il refuser un client ou une cliente?
• Confier les tâches administratives à un assistant virtuel

Et n’oubliez pas de consulter notre section consacrée au lancement d’un nouveau cabinet et à la carrière en solo. Pour tous ces articles et d’autres encore, consultez le site http://www.cba.org/enpratique.