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Congés sabbatiques et rétention des avocats

Par Bob Tarantino

À l’occasion de l’étude de ses propres programmes de congé sabbatique, l’Université de l’Illinois s’est penchée sur les approches du secteur privé. Le rapport obtenu mentionne que [TRADUCTION] « de nombreuses sociétés estiment que les avantages des congés sabbatiques sont tellement évidents qu’elles préfèrent ne pas engager de dépense pour les examiner ». Il est difficile d’imaginer une forme d’appui plus solide. 

 

Nous décrirons dans cet article les éléments servant à déterminer si le congé sabbatique est une bonne solution pour vous et votre cabinet d’avocats. Nous pèserons le pour et le contre du congé sabbatique et établirons les composantes de base d’un programme. Les éléments clés visant la mise en œuvre d’un tel programme seront énoncés, et nous vous fournirons un échantillon de politique qui pourra servir de point de départ à votre cabinet.

 

Historiquement, le congé sabbatique était associé au monde universitaire, milieu insulaire et protégé des inquiétudes commerciales relatives au résultat net. Certains cabinets d’avocats américains ont néanmoins adopté le congé sabbatique dans les années 1960 et 1970. La popularité du congé sabbatique parmi les employeurs du secteur privé tend à suivre les fluctuations des grandes tendances économiques. Ainsi, il servira de mesure incitative en période d’abondance, lorsque les cabinets se trouvent en concurrence avec les banques d’investissement et les entreprises en démarrage. Au contraire, lorsque les indicateurs précurseurs suscitent la prudence, le congé sabbatique sera relégué dans la catégorie des frivolités qu’il convient d’éliminer. 

 

Certains prétendent que l’adoption d’un programme de congé sabbatique correspond à une vision démodée, même romantique qui associe la pratique du droit à une profession plutôt qu’à une activité commerciale. Compte tenu, cependant, des défis jamais vus auxquels fait face l’industrie des services juridiques au chapitre de la rétention et de la motivation, nous croyons que les cabinets d’avocats pourraient tirer profit des expériences du quart, ou presque, des employeurs américains qui sous une forme ou une autre offrent un congé sabbatique à leurs employés.

 

Des douzaines de cabinets d’avocats américains offrent des congés sabbatiques à leurs associés et parfois même aux autres avocats du cabinet. À ce sujet, l’ouvrage de référence de Lori Simon Gordon intitulé Rest Assured: The Sabbatical Solution for Lawyers, publié par l’Association du Barreau américain (ABA), offre des exemples tirés de seize cabinets d’avocats dont les tailles varient du praticien exerçant seul aux grands cabinets comptant six cents avocats, en passant par les cabinets de taille moyenne comptant une quarantaine d’avocats.

Définition du congé sabbatique

 Aux fins du présent article, le congé sabbatique est un programme formalisé (plutôt qu’un prix ad hoc) de congé étendu, payé en tout ou en partie, pendant lequel l’employé se consacre au renouvellement et à la formation personnels ou professionnels. 

 

Voici les trois éléments qui définissent le congé sabbatique : le congé découle d’un plan plutôt que d’un événement personnel traumatisant, comme la mort d’un proche; le congé est étendu, car il dure au moins quatre semaines consécutives; on s’attend à ce qu’à la fin du congé, l’employé revienne au travail. 

 

Au-delà de ces paramètres, le concept de congé sabbatique est pour ainsi dire entièrement malléable. Il s’agit là d’une de ses caractéristiques les plus séduisantes.

Le congé sabbatique pour les avocats canadiens

 À l’extérieur du milieu universitaire et de certains organismes gouvernementaux, il existe relativement peu d’employeurs canadiens qui offrent des congés sabbatiques. Comment expliquer cette différence entre les deux pays? Deux facteurs apparaissent primordiaux : l’émergence relativement récente des très grands cabinets d’avocats signifie que les cabinets canadiens n’ont pas eu l’occasion d’acquérir de l’expérience pour élaborer des politiques en matière de congé sabbatique et les rendre populaires; les normes canadiennes relativement généreuses en matière de congé de maternité et de vacances peuvent aider à atténuer la demande en congé prolongé des rigueurs de la pratique. 

 

Ces obstacles seront peut-être perçus comme des avantages à mesure que la pression exercée sur les avocats de part et d’autre de la frontière sera multipliée par la transformation continue de l’industrie juridique. Les cabinets canadiens n’auront pas à réinventer la roue; nous pouvons apprendre les meilleures pratiques de ceux qui ont déjà eu l’occasion de les élaborer. 

 

De plus, les compétences et mécanismes que les cabinets d’avocats canadiens ont élaborés pour accommoder et soutenir leurs collègues en congé de maternité statutaire peuvent aussi servir pour ces collègues qui, temporairement, quitteront la pratique pour prendre un congé sabbatique.

L’utilisation des congés sabbatiques pour conserver ses avocats

Le congé sabbatique permet de faire correspondre les intérêts du cabinet avec ceux de l’avocat. Il s’agit d’une de ses caractéristiques clés. Si vous avez pour but de conserver à long terme vos avocats, la meilleure façon de le faire est de récompenser leur loyauté plutôt que de créer un système de « récompense instantanée ». 

 

Offrir dès aujourd’hui un salaire plus élevé ou encore un iPod ne vous apportera pas grand-chose si vous désirez garder des avocats à votre emploi pour un autre cinq ou sept ans, surtout pas dans une culture où les gens demandent constamment « qu’avez-vous fait pour moi dernièrement? » Les congés sabbatiques, eux, exigent que les avocats s’engagent à long terme avant de pouvoir jouir de leur récompense.

Défis et avantages

 Coûts

 

Les cabinets expriment, au sujet des congés sabbatiques, une inquiétude simple, mais prépondérante : les coûts. Il est difficile, voire impossible de mettre un prix en dollars et en sous sur les congés sabbatiques. On peut cependant en dire tout autant de toute autre initiative relative à la rétention et à la satisfaction des employés. Par exemple, votre cabinet a-t-il déjà établi une analyse coûts-avantages des célébrations annuelles de fin d’année ou de la sortie d’été? 

 

Il est plus logique d’évaluer les congés sabbatiques en se penchant sur les coûts évités; d’après une étude menée par Conseil Catalyst, le « coût moyen du roulement de personnel » suite à la perte d’un avocat ou d’une avocate s’élève à 315 000 $. 

 

Mieux encore : tentons de voir le congé sabbatique non seulement comme un dispositif de prévention des pertes, mais comme un outil de sauvegarde de l’investissement déjà effectué pour former un employé; plus celui-ci reste longtemps, plus l’employeur a de temps pour reconstituer et réaliser cet investissement.

 

Certes, le fait qu’un avocat ou une avocate soit en congé sabbatique entraîne une baisse temporaire de revenus, mais leur absence peut aussi donner lieu à une baisse des coûts : la réduction du salaire est l’une des caractéristiques ajustables des congés sabbatiques qui peuvent être taillés sur mesure selon les besoins particuliers d’un cabinet. 

 

Tant le Groupe de travail sur la rétention des femmes en pratique privée du Barreau du Haut-Canada (BHC) que les séries Catalyst sur la souplesse des cabinets juridiques canadiens affirment que les cabinets juridiques doivent, pour leur propre bien, pour celui de la profession et pour le public qu’ils servent, trouver des mécanismes pour faire face à l’insatisfaction grandissante des avocats en ce qui concerne l’équilibre « vie – travail ». En conséquence, il ne suffit pas d’évaluer combien coûte un programme de congés sabbatiques, encore faut-il savoir combien un cabinet peut se permettre de perdre s’il n’accorde pas de souplesse aux conditions de travail.

 

Congés sabbatiques : pour les avocats comme pour les cabinets, c’est gagnant-gagnant

 

Les meilleurs avantages sont ceux dont tant les employeurs que les employés tirent profit. Le congé sabbatique encourage la rétention sous deux facettes : il favorise la loyauté et l’engagement à long terme, et il offre aussi un facteur de motivation, un but important, significatif vers lequel concentrer ses efforts. Pour celui ou celle qui se prévaut d’un congé sabbatique, c’est l’occasion de réaliser certains buts, tels les quatre « r », soit le repos, la relaxation, le rétablissement et le renouvellement. Les employeurs tirent eux aussi profit de ces avantages, ainsi que le note l’auteur Gordon :

 

[TRADUCTION] « Le fait que les avocats et avocates soient heureux et bien équilibrés apporte beaucoup au moral d’un cabinet ou d’un service juridique. Leurs perspectives sont plus encourageantes face à leur emploi et leurs liens avec leurs clients s’améliorent. Leur parler est plus intéressant et exercer avec eux est plus amusant ».

 

Cette citation fait référence aux avantages qu’il est possible d’acquérir par le biais d’un congé sabbatique, comme l’acquisition d’expériences de bénévolat en pays en développement ou l’apprentissage de compétences pour jouer de cet instrument comme vous en avez toujours rêvé.  

 

Les avocats qui, de jour en jour, concentrent minutieusement leurs efforts sur leur travail peuvent non seulement devenir ennuyants, mais aussi développer des oeillères. Un congé permet de remettre les choses en perspective et de s’informer sur de nouvelles approches aux anciens problèmes, et même de donner l’occasion d’élaborer des contacts et des réseaux pouvant amener une nouvelle clientèle et de nouveaux mandats.

 

Institutionnaliser les services aux clients

 

Le service à la clientèle est au cœur du cabinet d’avocats. Comment cet impératif critique sera-t-il touché par l’absence prolongée d’avocats? Les besoins des clients seront-ils adéquatement pris en charge?

 

Il convient de mentionner que le fait qu’un avocat ou une avocate prenne congé de son cabinet suscite les mêmes genres de « défis » que ceux posés par les vacances ou congés de maternité; pourtant, ces défis ont été relevés et surmontés. Dans ces trois scénarios, il est possible de mettre en œuvre des systèmes et protocoles pour faire face à l’absence d’un avocat ou d’une avocate, ce qui encourage la pratique en groupe et la coopération entre avocats et associés. 

 

Offrir aux clients les services d’une équipe d’avocats plutôt que d’un seul peut équivaloir à la fourniture de meilleurs services. L’absence d’un avocat ou d’une avocate peut donner à un membre de l’équipe moins expérimenté l’occasion d’élaborer ou de renforcer les liens avec les clients et de démontrer qu’il ou elle est capable de faire face à de nouveaux défis. 

 

Remplacement pendant l’absence

 

Pour les petits cabinets ou pour les praticiens exerçant seuls, le plus gros défi que pose le congé sabbatique n’est peut-être pas le coût autant que le remplacement : qui fera le travail de l’avocat absent ou de l’avocate absente? Dans certains cas, il n’y a tout simplement pas suffisamment de ressources pour assumer la charge de travail supplémentaire. 

 

Il existe néanmoins certaines solutions :

• Des avocats sous contrat peuvent être temporairement mis à contribution ou alors, des dossiers peuvent faire l’objet de sous-traitance à des fournisseurs de services juridiques qui assument le trop-plein de travail. 

• Des liens peuvent être élaborés avec d’autres praticiens ou petits cabinets qui ont les mêmes défis au chapitre des ressources humaines; ces liens peuvent en contrepartie s’avérer fructueux. 

• Le phénomène des avocats suppléants qui, essentiellement, sont des « avocats voyageurs » remplaçant et administrant la pratique d’avocats absents est en pleine émergence. Ce phénomène est populaire au R.-U., et a reçu l’aval du BHC et du Barreau de la Colombie-Britannique à titre d’initiative valable pour soutenir les petits cabinets et les praticiens exerçant seuls. (Le Barreau de la Colombie-Britannique conserve un registre des avocats suppléants).

Laisser certains partir, en recruter d’autres

 

En cas de ralentissement de l’économie, les congés sabbatiques peuvent également servir de mécanismes d’épargne : s’il n’y a pas assez de travail en circulation, laisser un avocat ou une avocate bénéficier d’un congé sabbatique équivaudra à faire d’une pierre deux coups. Imaginez un peu la tête que feront les recrues potentielles lorsqu’elles sauront que le congé sabbatique fait partie des avantages particuliers d’une offre d’emploi!

 

Problèmes de trésorerie

 

On doit aussi songer aux aspects concurrentiels de la pratique du droit. Les collègues tenteront-ils de dérober des clients? Qu’arrivera-t-il si un avocat ou une avocate en congé sabbatique ne revient tout simplement pas – le congé sabbatique ne rend-il pas le cabinet vulnérable face à ceux qui voudraient tirer profit de sa générosité?

 

Cette dernière interrogation peut être résolue de deux façons : la politique sur le congé sabbatique peut être rédigée de façon à exiger le remboursement de toute rémunération versée pendant le congé. 

 

Quant au problème des « vols de clients », ils sont le produit de la paranoïa plutôt que de la réalité. Néanmoins, si cette inquiétude est exprimée par les membres d’un cabinet, alors voilà l’occasion de la transformer : sa culture réprouvera le chapardage de clients et encouragera l’engagement, dans tout le cabinet, à combler les besoins des clients, pas seulement pour générer des revenus, mais encore pour donner vie au concept de responsabilité professionnelle.

 

En résumé, il existe des solutions à toutes les inquiétudes relatives au programme de congé sabbatique. Il conviendrait de percevoir les dépenses d’argent comme étant un exercice de compensation : les coûts du programme deviennent ainsi une tentative proactive d’éviter les coûts de remplacement des avocats ou avocates quittant le cabinet (c’est-à-dire : perte de l’investissement auprès de l’avocat ou de l’avocat qui quitte, perte potentielle de liens créés avec des clients et coûts d’embauche et de formation d’un nouvel avocat). Quant aux avocats et avocates en congé sabbatique, ils ou elles auront un meilleur rendement à leur retour, ayant fait le plein d’énergie. 

 

La planification et la préparation viendront à bout des inquiétudes autres que financières. L’approche à adopter est identique à celle appliquée aux congés de maternité qui, bien qu’ils puissent être parfois perturbateurs, ont fait l’objet d’accommodement couronné de succès et sont adoptés par des cabinets de toute taille.

Les six éléments fondamentaux de la politique sur les congés sabbatiques d’un cabinet

Lorsque vous élaborez une politique sur les congés sabbatiques, tenez compte des éléments qui suivent :

1. Admissibilité
Le programme sera-t-il offert à tous les avocats ou aux associés seulement? La majorité des politiques ne s’appliquent qu’aux associés, bien que certains grands cabinets (comme Shearman & Sterling) les étendent aux autres avocats.

2. Droit ou privilège
Le congé sabbatique sera-t-il un droit ou, plutôt, ne sera-t-il accordé que si celui ou celle qui le demande satisfait à des critères basés sur le rendement? De nombreux programmes donnent droit au congé sabbatique sous réserve des difficultés d’horaire et de l’approbation de sa raison d’être. On devrait s’assurer, lors de l’élaboration des horaires, qu’un pourcentage maximal établi d’associés (habituellement au sein d’un groupe d’exercice) s’absente en congé sabbatique au même moment.

3. Durée du congé sabbatique
D’ordinaire, on estime que le minimum serait de quatre semaines consécutives, alors que les durées les plus populaires sont de trois et quatre mois.

4. Durée du service avant l’admissibilité
Cet élément varie beaucoup, mais même les programmes offerts aux avocats avec moins d’expérience exigent un minimum de cinq ans de service. Dans la majorité des cas, les programmes établissent l’admissibilité à un certain nombre d’années (de deux à cinq) après l’obtention du statut d’associé. Autre sujet à prendre en considération : les congés sabbatiques pourront-ils se répéter, c’est-à-dire, est-ce qu’un autre sept ans de services entraîne une qualification pour un autre congé sabbatique de trois mois?

5. Rémunération pendant le congé sabbatique
Pendant le congé sabbatique, la rémunération sera-t-elle complète ou partielle? Certains cabinets offrent une rémunération complète jusqu’à concurrence d’une période de temps déterminée (par exemple, trois mois), suivie d’une rémunération réduite ou d’aucune rémunération. Ceci dépend surtout de la durée du congé. Les mécanismes de financement auront aussi un effet : songez à « garder en banque » ou à « retenir » des sommes sur la rémunération au cours des années précédant le congé sabbatique et ensuite, à verser ces fonds au cours de la durée de l’année sabbatique

6. Exigences relatives au contenu
Certains programmes laissent le bénéficiaire choisir ses activités, la seule restriction étant que les avocats ne peuvent accepter de travail rémunéré, ou du moins pas comme praticien du droit. Certains programmes exigent la présence d’un élément éducatif ou charitable.

Les quatre éléments clés pour la mise en œuvre efficace d’une politique sur les congés sabbatiques

1. Engagement et soutien
C’est la règle primordiale. Le soutien et l’acceptation institutionnels sont absolument nécessaires. Il est inutile de rédiger une politique si ceux qui bénéficient d’un congé sabbatique subissent le ressentiment de leurs collègues ou si le congé n’est accordé qu’à contrecœur.

 

2. Autorité
Les politiques doivent être formalisées et l’autorité décisionnelle doit reposer sur une personne ou sur un comité. L’autorité dont nous discutons ici doit s’étendre à la détermination de l’admissibilité, à l’approbation des congés sabbatiques proposés et à l’établissement des horaires. Les preneurs de décisions doivent aussi s’assurer que ceux qui ont droit aux congés sabbatiques les prennent bel et bien.

 

3. Défense
Les dispositions contractuelles doivent protéger le cabinet contre les bénéficiaires de congé qui voudraient indûment en profiter. La rémunération versée pendant le congé sabbatique devrait faire l’objet d’un remboursement si un départ survient dans l’année suivant le retour au travail. Ce remboursement peut ensuite être régi par une échelle descendante (par exemple : 100 % pendant la première année, 66 % pendant la deuxième année, etc.).

 

4. Communication (ou absence de communication)
Profiter d’un congé sabbatique n’équivaut pas à la suspension de ses obligations professionnelles. Il convient d’exiger que les avocats et les avocates communiquent périodiquement avec leur cabinet ou puissent, en tout temps, être rejoints d’une façon ou d’une autre, mais seulement en cas d’urgence. Souvenez-vous de la règle primordiale : le congé sabbatique permet de jouir en toute légitimité de moments passés hors du bureau et à l’écart de la pratique du droit. Il n’existe que très peu de situations qui exigeraient une communication avec le bénéficiaire d’un congé sabbatique.

Conclusion

Il convient d’aborder avec sérieux la mise en œuvre d’un programme de congé sabbatique. Cela exige une somme importante de planification et de réflexion, sinon un changement de la culture du cabinet concerné. Cependant, si on en croit ce qu’en disent les avocats et avocates qui ont refait le plein d’énergie et les cabinets qui en tirent satisfaction, les congés sabbatiques en valent la peine. 

 

Ce qui est néanmoins encore plus important, c’est que les congés sabbatiques sont fort justement perçus comme des éléments d’une perspective émergente de ce que peut être la pratique du droit. La mise en œuvre de congés sabbatiques ne saurait constituer une excuse pour négliger d’autres composantes d’un milieu de travail sain. Les congés sabbatiques ne sauraient remplacer un environnement de travail sain; ils en sont cependant l’un des éléments.

Échantillon de politique sur les congés sabbatiques pour cabinets d’avocats Format MS Word Le BHC a créé une Politique de réaménagement des horaires de travail. La politique modèle du BHC comprend un certain nombre d’éléments intéressants pour ceux qui comptent rédiger des politiques sur les congés sabbatiques. Parmi ces éléments, on compte des énoncés de mission, des restrictions et des critères d’admissibilité. Un échantillon de politique basé sur une étude de politiques en vigueur dans des cabinets américains apparaît ci-dessous.   1.             Admissibilité et cumul               Admissibilité. Tout associé est admissible au cumul de crédits pour congé sabbatique s’il ou elle est membre du cabinet depuis au moins six ans, que ce soit à titre d’avocat ou d’associé, et s’il est associé ou elle est associée depuis au moins deux ans, sous réserve que le Comité sur le congé sabbatique (le Comité) suspende cette exigence dans des circonstances exceptionnelles, sous réserve, cependant, qu’en aucun cas un associé qui est membre du cabinet depuis moins de deux ans n’est admissible à l’octroi d’un congé sabbatique.               Admissibilité – Second congé sabbatique et congés subséquents. Aucun second congé sabbatique ou congé sabbatique subséquent ne sera octroyé à un associé si moins de six ans se sont écoulés depuis le congé sabbatique précédent de l’associé en question.               Cumul. Les crédits pour congé sabbatique s’accumuleront comme suit : les associés accumuleront des crédits pour congé sabbatique au rythme de la moitié d’un mois pour chacune des années de service au sein du cabinet, jusqu’à un maximum de six mois. L’associé qui a cumulé six mois de congé sabbatique n’accumulera pas d’autres crédits avant d’avoir utilisé une partie ou la totalité de ses crédits existants.               Limites imposées au cumul. Nonobstant ce qui précède, l’associé dont le décompte des heures facturables est inférieur à 1 500 par année de rémunération recevra 50 % des crédits pour congé sabbatique auquel il aurait droit autrement, et un associé dont le décompte des heures facturables est inférieur à 1 300 par année de rémunération ne recevra aucun crédit pour congé sabbatique pour l’année en question.   2.             Durée               La durée du congé sabbatique doit être d’au moins trois mois consécutifs et ne pas excéder six mois, sous réserve, cependant, qu’en cas de circonstances exceptionnelles le Comité approuve une durée plus étendue aux fins d’objectifs à long terme, comme dans le cas de l’obtention d’un poste d’enseignant.   3.             Établissement des horaires               Demande. L’associé qui désire prendre un congé sabbatique présentera une demande pour mise à l’horaire d’un congé sabbatique au Comité, moins de trois ans et plus de huit mois avant la date prévue du début du congé. Toutes les demandes de congé sabbatique doivent être approuvées par écrit par le Comité. Les associés qui profitent d’un congé sabbatique peuvent entreprendre des activités qui ne contreviennent pas aux autres politiques écrites du cabinet ni aux obligations professionnelles de l’associé. Nous encourageons les associés à entreprendre des activités favorisant le renouvellement individuel et, aussi, s’appliquant au profit du cabinet dans son ensemble.               Pouvoir discrétionnaire du Comité. Le Comité possède un pouvoir discrétionnaire complet, qui devra être raisonnablement exercé, relativement à l’établissement des horaires de congé sabbatique, tenant compte de facteurs tels les répercussions financières sur le cabinet, les laps de temps en congé sabbatique antérieur des associés concernés, tout report ou déni antérieur de demande de congé sabbatique pour un associé en particulier, et les répercussions de tout report ou déni sur des plans de congé sabbatique en particulier (par exemple, les plans centrés sur des périodes de temps précises, comme l’enseignement ou un événement en particulier, recevront priorité). Les associés qui ont passé moins de temps en congé sabbatique que les autres auront priorité sur ceux qui ont passé plus de temps en congé sabbatique. Dans la mesure du possible, le Comité ne refusera aucune demande de congé sabbatique si un tel refus entraîne la perte, pour l’associé concerné, de crédits accumulés.               Limites. Pas plus de [pourcentage du total des associés][nombre d’associés][nombre d’associés dans le même groupe de pratique] ne pourront se trouver en congé sabbatique au même moment.               Coordonnées. L’associé en congé sabbatique fournira au Comité, avant son départ, des renseignements aussi détaillés que possible sur ses coordonnées, et procédera à la mise à jour de ces renseignements auprès du Comité pourvu que cela soit possible pendant le congé sabbatique.   4.             Rémunération               Détermination par le Comité. La rémunération accordée aux associés en congé sabbatique sera établie par le Comité. La rémunération sera conforme à l’historique des niveaux de rémunération de l’associé en question et au rendement financier du cabinet pendant l’année du congé sabbatique.               Limites. Aucun associé ne pourra recevoir de rémunération pour quelque part d’un congé sabbatique après les six premiers mois d’origine de la période sabbatique.               Revenus de source externe. Les associés en congé sabbatique pourront gagner et conserver des revenus tirés de sources externes, sous réserve, cependant, que tout revenu gagné dans le cadre de la fourniture de services juridiques (autres que des honoraires) soit versé au cabinet.               Aucune valeur marchande. Dans aucun cas un associé n’aura droit au paiement ou à quelque autre compensation financière pour toute période de congé sabbatique accumulée, mais abandonnée ou inutilisée, notamment en cas de cessation d’emploi.               Remboursement. Tout associé qui a pris un congé sabbatique du cabinet dans les douze mois précédant son départ du cabinet pour quelque raison que ce soit (sauf le décès ou l’incapacité) doit rembourser le cabinet pour les revenus qui lui ont été versés pendant le congé sabbatique.

Bob Tarantino est rédacteur à la pige et avocat auprès de l’industrie du divertissement à Toronto. Il est l’auteur de Under Arrest – Canadian Laws You Won’t Believe (Dundurn 2007), et peut être joint à l’adresse courriel bob_tarantino@hotmail.com.